6020>
az egyik leggyakoribb kihívás, amellyel a számítógép-felhasználók gyakran szembesülnek, az adatszervezés. Látom a felhasználókat, akiknek zsúfolt asztali számítógépei tele vannak egyedi fájlokkal, duplikált mappákkal (asztali és alapértelmezett otthoni könyvtár), és a felhasználók küzdenek a saját adataik megtalálásával, ami nagyon megnehezíti a tartalomkezelést.
ebben a cikkben megosztok néhány iránymutatást az adatok rendezéséhez. Javasolnék néhány ötletet az adatok rendezésére szolgáló módszer kiválasztásához, a mappastruktúra kezeléséhez, a fájlok megosztásához a családjával, a meghajtó partícióinak előnyhöz juttatásához stb.
az adatok rendezésének fontossága
az adatszervezés (vagy Tartalomkezelés) fontosságának megértéséhez és a dolgok perspektívájába helyezéséhez hasznos megfontolni néhány olyan kihívást, amellyel a vállalkozások szembesülnek. Ezen információk megosztásának célja, hogy segítsen megérteni, hogy egy munkanapon mennyi időt töltöttünk adataink kezelésével, amely magában foglalja a dokumentumok, képek, multimédia fájlok stb.létrehozását, keresését, törlését, megosztását, sokszorosítását, e-mail küldését, sokszorosítását és frissítését. Minden héten egy átlagos információs munkavállaló költ:
- 9.5 óra tartalom keresése
- 3,5 óra keresés, de nem találja az adatokat
- 3,0 óra újra létrehozása
- 2.2 óra küzd a dokumentumverzióval
amikor összeroppantja a számokat, rájössz, hogy a felhasználók által a tartalomkezeléssel töltött idő valóban összeadódhat. Például, ha egy szervezetnek 1000 alkalmazottja van, és az alkalmazottak hetente 8,7 órát töltenek kereséssel, de nem találják meg, újra létrehozzák a nem talált tartalmat, és ugyanazon dokumentum több verziójával foglalkoznak (a fenti ábra utolsó három sávja), akkor a szervezetnek évente több mint 13 millió dollárba kerülhet. Ez elkerülhető az adatok jobb rendszerezésével és a metaadatok hozzá társításával, így másodpercek alatt könnyen megtalálható.
nyilvánvaló, hogy a vállalkozások sokkal több erőforrással és pénzzel rendelkeznek, mint alkalmazottaik. Ha alkalmazottaik annyi időt pazarolnak a tartalomkezeléssel, akkor csak el tudod képzelni, mi lehet A statisztika az otthoni felhasználók számára. Az egyik fő oka annak, hogy a szervezetek küzdenek a tartalomkezeléssel, az adatszervezés hiánya. Ezért sok vállalkozás dollármilliókat költ tanácsadó cégek felvételére, akik segítenek nekik a tartalomkezelésben, azaz az adatok szervezésében.
az otthoni felhasználók, köztük az otthonról dolgozó kisvállalkozások tulajdonosai is, ugyanazokkal a kihívásokkal szembesülnek a tartalomkezeléssel, mint a vállalkozások, azzal a különbséggel, hogy kisebb adathalmazuk van. A kisvállalkozások gyakran nem engedhetik meg maguknak, hogy informatikai személyzetet béreljenek, így nincs szakemberük, aki felkészítené őket az adatok rendszerezésére és hatékonyabbá válására. Ezért vettem fel az otthoni felhasználókat a célközönségembe, amint azt a következő részben elmagyarázom.
célközönség
a cikk célja, hogy segítsen mindenkinek, aki küzd az adatok rendszerezésével, és használhat némi útmutatást. A javaslataim és a legjobb gyakorlatok követésével jelentős időt és pénzt takaríthat meg. Lehet, hogy az ebben a cikkben szereplő irányelvek nem mindenki számára működnek, mert mint mondják, Egy méret nem felel meg mindenkinek. Az évek során azonban szó szerint több ezer diákot és számos üzleti ügyfelet képeztem. Remélem, hogy profitálni fog a tippjeimből. Ne feledje, hogy nem kell pontosan úgy rendeznie az adatait, ahogy javaslom. Kiigazításokat végezhet annak alapján, hogy mi működik a legjobban az Ön számára.
módszer kiválasztása az adatok rendezésére
az adatokat kategória, projektek, dátum vagy felhasználó alapján kell rendszerezni? A válasz igen. Nem igazán számít, hogy kategóriát, projektet, dátumot, felhasználót vagy valami mást választ-e a mappaszerkezet rendezéséhez. Válasszon egy módszert, és ragaszkodjon hozzá, de rendben van, ha szükséges, kivételeket tesz. Ne feledje, hogy ezek az Ön adatai, és önnek kell megtalálnia azokat. Ha úgy dönt, hogy egy kategória alapján rendezi az adatokat, pl. élelmiszer, akkor az élelmiszerekkel kapcsolatos adatok a mappa hierarchiájába kerülnek. Ez magában foglalja az ételekkel kapcsolatos összes dolgot, például képeket, recepteket, könyveket stb. Ha vannak 20 receptek, amelyeket Rose unokatestvére e-mailben küldött neked, akkor mentse őket az élelmiszer mappába, nem pedig a Rose nevű mappába. Ha úgy dönt, hogy a mappákat dátum alapján rendezi, akkor évek és hónapok alapján használhatja a mappastruktúrát. Például évekig mappákat hoz létre(2018, 2019, 2020…..). Ezután minden évben hónapokig lehetnek almappák (január, február, március,…..). Előfordulhat, hogy nincs szükség külön mappákra minden hónapban vagy minden héten, ha bizonyos hónapokhoz vagy hetekhez nem kell adatokat hozzáadni. Teljesen rajtad múlik, hogy meghozod-e ezt a döntést.
ami a képeket illeti, érdemes a dátumkategória használatával rendezni őket, amint az az alábbi képernyőképen látható. Használja a dátumot, a hónapot és a napot aláhúzással elválasztva. Ez lehetővé teszi a képek egyszerű rendezését. Ha csak akkor kell tárolnia a képeket, amikor készültek, akkor nincs szükség mappa létrehozására minden hónapban vagy évben. Egyszerűen hozzon létre mappákat a képek készítéséhez.
Image 1
a mappaszerkezet kezelése
általános szabályként azt javaslom, hogy hozzon létre egy mappát az adathierarchiához, és győződjön meg arról, hogy a számítógépen található minden egyes adatfájl az adathierarchiába kerül. Ezután a hierarchia legfelső szintű mappáját a Windows 10 alapértelmezett dokumentumok mappájává teheti. Nem számít, hogy mit hív a legfelső szintű adatmappának. A példámban csak adatoknak hívom. Bizonyos mappákhoz nagybetűket használhat, hogy kiemelje őket, ha akarja. A mappaszerkezetnek így kell kinéznie.
2.kép
az adatok alatt különböző mappakategóriák találhatók, amelyek a fájlokat tartalmazzák. Az egyes mappákon belül több almappája is lehet. Például egy csomó mappa lesz a munka alatt, és az almappák alatt további almappák is lehetnek. A cél az, hogy a mappákat és fájlokat úgy rendezze, hogy gyorsan megtalálja őket. Ne feledje, hogy nincs olyan, hogy tökéletes mappaszerkezet. Ami működik az Ön számára, lehet, hogy nem működik valaki másnak.
az adatok ilyen módon történő rendezésének egyik fő előnye, hogy ha valaha is biztonsági másolatot kell készítenie a teljes adatról a felhőbe vagy egy külső USB merevlemezre, akkor csak annyit kell tennie, hogy egyszerűen húzza a hierarchia tetején lévő mappát a rendeltetési helyre, és kész. Ez akkor is hasznos lesz, ha adatokat keres. Csak kiemelte a felső mappát (pl. ADATOK), és keresse meg a teljes mappahierarchiát, amely magában foglalja az összes almappát.
a Gyors hozzáférés a parancsikonokat mappák
Windows 10 File Explorer lehetővé teszi, hogy hozzon létre egy parancsikont a mappák gyors hozzáférést. Ahelyett, hogy mappákat helyezne az asztalra, a leggyakrabban használt mappákat rögzítheti a gyors hozzáféréshez (lásd az alábbi 3.képet). Ha mappákat ad hozzá a gyors hozzáféréshez, egyszerűen létrehoz egy parancsikont a mappához, amely továbbra is az eredeti helyén marad D:\DATA (lásd a 2. képet).
Image 3
vegye figyelembe, hogy a mappák és a 2.Image almappái a fenti képernyőképen a Gyorselérési területre vannak rögzítve.
van egy pár módon pin mappák gyors hozzáférést. Az 1. módszer előnyösebb, de használja a 2.módszert, ha ez könnyebb az Ön számára.
1.módszer
válassza ki a Gyorseléréshez rögzíteni kívánt mappát, majd kattintson a Gyorselérési területre. Ez gyorsabb és könnyebb a két módszer közül.
legyen óvatos, amikor egy mappát gyors elérésre húz. Ha nem vigyázol, véletlenül áthelyezed a mappát egy másik mappába, és már nem fogod megtalálni az ADATHIERARCHIÁBAN. Ez zavaró és kissé ijesztő lehet, amikor a mappa eltűnik. Amikor egy mappára kattint és húz, várjon, amíg egy vízszintes sáv jelenik meg azon a helyen (lásd az alábbi 4.képet), ahol gyors hozzáférést szeretne létrehozni a mappához, majd engedje fel az egeret. Azt is észre egy kis felugró doboz Pin gyors hozzáférést egy nyíl mellette.
Image 4
A Windows 10 egyértelműen megmondja, hogy áthelyez-e egy mappát, másol-e egy mappát, vagy gyors hozzáféréshez rögzít-e. Néha, amikor siet, könnyű nem figyelni a felugró ablakra, amely megmondja, mit fog tenni, ezért legyen óvatos.
megjegyzés: a gyors hozzáféréshez csak mappákat rögzíthet, fájlokat nem.
2.módszer
a mappa gyors eléréshez történő rögzítésének másik módja a rögzíteni kívánt Mappa kijelölése, majd a File Explorer Kezdőlap lapján kattintson a gyors eléréshez való rögzítés elemre. Ez hozzáadja a mappát a lista aljára. A lista rendezéséhez manuálisan is rákattinthat és húzhatja a mappát. Ez az extra lépés kissé lassabbá teszi ezt a módszert, mint az első módszer.
nincs egyszerű módja az elemek ábécé szerinti rendezésének a gyors Hozzáférésben, manuálisan kell elrendeznie őket.
Fájlok megosztása a családjával
ha adatokat oszt meg más családtagokkal, akkor stratégiára van szüksége az adatok megosztására. Nem mindenki gondolkodik ugyanúgy. Ha karácsonykor hó képeket szeretne tárolni, dönthet úgy, hogy felcímkézi a mappát hó. A házastársa azonban beteheti egy tél nevű mappába, a gyermeke pedig a karácsony nevű mappába, mert a hó képeit a karácsonyhoz társítja. Nem árt megbeszélni a családjával, hogyan szeretné tárolni a fájlokat egy megosztott számítógépen. Ha Ön az egyetlen személy, akinek foglalkoznia kell az adataival, akkor a dolgok viszonylag könnyebbek, de még mindig szüksége van egy tervre, és az adatokat könnyen megtalálhatja.
kövesse ezeket a bevált gyakorlatokat, amikor fájlokkal és mappákkal dolgozik.
- könnyen felismerhető fájlok és mappák nevét használja.
- Kerülje el azt a rossz szokást, hogy hosszú fájlneveket hozzon létre a metaadatok helyettesítésére.A
metaadatok az Office-alkalmazások Fájl – > Info menüpontjában kerülnek megadásra. Ez magában foglalja a fájl tulajdonságait, például szerző, cím, megjegyzések, Állapot, kategóriák, tárgy, vállalat stb. A metaadatok egy fájlhoz kapcsolódó információk keresésére szolgálnak. Mivel metaadatokat adhat meg egy fájl dokumentum tulajdonságaiban (Word, Excel, PowerPoint stb.), szokása, hogy rövid neveket használ a fájlokhoz és mappákhoz. - kerülje az ismétlődő neveket.
- mentse az adatokat a C rendszermeghajtótól eltérő meghajtóra (pl. D:\DATA).
erről bővebben a következő részben. - ne használja az alapértelmezett saját mappa helyét, amely C:\Users\YourProfileName\Documents.
míg egyesek arra ösztönzik, hogy használja az alapértelmezett helyet, én nem. az adatok nem lehetnek a rendszermeghajtón, ahol az operációs rendszer telepítve van. Ezt részletesebben a következő részben tárgyalom. - kerülje a fájlok mentését az asztalra.
az asztal legyen tiszta, csak egy háttérkép és csak egy parancsikont az adatokat. Az emberek csak fájlokat és mappákat tárolnak az asztalon, mert úgy érzik, hogy gyorsan megtalálják őket, csak azért, hogy felfedezzék, hogy ha néhány száz fájl van az asztali számítógépükön, nehezen találják meg őket. Hozzon létre egy parancsikont az asztalon lévő mappához, amely az adatmappára mutat. Az összes fájlnak az adatmappa hierarchiája alatt kell lennie. Ez az egyetlen mappa, amire szüksége van az asztalon. Ha nem hagyja abba a fájlok mentését az asztalra, akkor mindig küzd az adatszervezéssel. - titkosítsa az adatmeghajtót (például a D meghajtót) a Windows 10 BitLocker segítségével az adatok védelme érdekében.
a BitLocker megtalálható a Windows 10 Pro és Enterprise kiadásokban, de a Windows 10 Home nem tartalmazza. A következő szakaszban található tipp segítségével azonban ingyenesen frissítheti a Windows 10 Home alkalmazást a Windows 10 Pro rendszerre.
meghajtó partíciók használata előnyére
legjobb gyakorlatként azt javaslom, hogy hozzon létre legalább két partíciót a számítógépén (ha szükséges, akkor kettőnél több is lehet). Normális esetben ez akkor valósul meg, amikor először telepíti az operációs rendszert, vagy teljesen törli a merevlemezt, hogy elvégezze az úgynevezett friss telepítést vagy tiszta telepítést. Amikor azonban az otthoni felhasználók új számítógépet vásárolnak egy nagy gyártótól (Lenovo, Dell, HP, Acer stb.), általában:
- előre telepítve van a Windows 10 Home.
- tartalmaz tonna haszontalan fájlok, freeware, bloatware, adware, nem kívánt eszköztárak és potenciálisan nemkívánatos programok (kölykök). A benne lévő emberek ezeket a haszontalan fájlokat szemétnek vagy szemétszoftvernek nevezik.
- jön konfigurálva csak egy partíciót a C meghajtón, hogy a dolgok egyszerű a felhasználók számára.
A Windows 10 Home alapvetően a Windows 10 Pro korlátozott verziója. A Tech-hozzáértő egyének és üzleti alkalmazottak azért használják a Windows 10 Pro-t, mert számos olyan biztonsági és hálózati funkciót kínál, amelyek a Windows 10 Home-ból hiányoznak.
tipp: frissítse a Windows 10 Home-ot Windows 10 Pro-ra ingyen
frissítheti a Windows 10 Home-ot Windows 10 Pro-ra ingyen, ha rendelkezik Windows 7 Professional vagy Ultimate, Windows 8/8.1 Pro vagy Windows 10 Pro termékkulccsal. Egyszerűen írja be az “aktiválási beállítások” szót a Windows keresőmezőjébe, majd nyomja meg az Enter billentyűt, kattintson a Termékkulcs módosítása elemre, majd írja be a Windows előző kiadásának Pro verziójának termékkulcsát. A számítógép frissítésre kerül egy Windows 10 Pro digitális licencre, ami azt jelenti, hogy még akkor is, ha újratelepíti a Windows rendszert erre a számítógépre, az automatikusan aktiválódik.
bár az új számítógépek gyakran csak egy partícióval vannak előre konfigurálva a C meghajtón, a Windows 10 lehetővé teszi egy másik partíció létrehozását anélkül, hogy az eredeti partíciót újrakezdené és törölné. Ennek megvalósításához használhatja a Windows 10-ben található Lemezkezelő eszközt. Vannak más, harmadik féltől származó ingyenes eszközök is, amelyek ugyanazt a célt szolgálják. Nézze meg a cikkemet A Windows legegyszerűbb módja a rendszerpartíció (C meghajtó) kiterjesztésére. Ebben a cikkben több partíció méretező eszközt tárgyalok.
a rendszerpartíció (általában a C meghajtó) az operációs rendszer összes fájljának tárolása. Ha egy másik meghajtón (pl. D meghajtón) tárolja az adatokat, akkor elkülöníti az adatokat a rendszerfájloktól. Ha az operációs rendszer valaha összeomlik, vagy ha frissíti az operációs rendszert, az egyáltalán nem befolyásolja az adatait, mert egy másik partíción van. De várj, még jobb lesz.
ha egy lépéssel tovább szeretne menni, adjon hozzá egy második merevlemezt az asztali számítógéphez. Az asztali PC-vel ellentétben nem lehet egyszerűen hozzáadni egy második rögzített meghajtót egy laptophoz, csak külső merevlemezeket, USB-meghajtókat stb. Egy második merevlemez hozzáadásával konfigurálhatja azt D meghajtóként, majd létrehozhatja az adatmappát a D meghajtón. Minden gyakorlati szempontból nem fog különbséget tenni a C és a D meghajtó között, annak ellenére, hogy két fizikailag különálló lemezről van szó.
a legtöbb szakértő nem szereti egyszerűen frissíteni az operációs rendszert, hanem tisztára törli a számítógépét, és újrakezdi. Így telepítem az operációs rendszerek újabb verzióit szerverekre és ügyfélszámítógépekre több évtizede. A friss telepítés tisztán és gyorsan tartja a rendszeremet. Friss telepítésre akkor is szükség van, ha a számítógép összeomlik a merevlemez meghibásodása vagy az operációs rendszer összeomlása miatt, amely nem helyreállítható. Ha az adatokat az alapértelmezett módszerrel tárolja, amely az adatokat a felhasználói profilon belül menti a rendszerpartíción (C meghajtó), elveszítheti adatait, ha a merevlemez vagy az operációs rendszer meghibásodik. Az adatok egy részét elveszítheti, ha áramkimaradások vannak a környéken (pl. áramkimaradások és áramkimaradások). A szünetmentes tápegység (UPS) segíthet enyhíteni ezt a problémát.
legjobb gyakorlat: használjon megbízható felhőalapú adatmentési megoldást a fájlok egyszerű visszaállításához merevlemez meghibásodása, operációs rendszer összeomlása vagy véletlen fájl törlése esetén.
ha az adatokat a fent leírt módon leválasztja a rendszerpartícióról, még a rendszermeghajtó meghibásodása vagy egy friss telepítés sem lesz hatással az adatokra. Ezenkívül, mivel az adatok nem osztják meg a meghajtót a rendszerpartícióval, amely folyamatosan olvassa és írja az adatokat a C meghajtóra, a D meghajtó nem lesz olyan töredezett. A kisebb töredezettség jobb teljesítményt és gyorsabb hozzáférést jelent az adatokhoz. Egy másik jó dolog az ajánlásom követésében az, hogy ha valaha új számítógépet vásárol, egyszerűen vegye ki a D meghajtót (amely külön fizikai meghajtó lesz), és telepítse az új számítógépére. Az adatok minden tapintatban lesznek.
FIGYELEM: Ha a titkosított merevlemezt egyik számítógépről a másikra mozgatja, először ellenőrizze, hogy visszafejtette-e a meghajtót (azaz kapcsolja ki a BitLocker programot), majd helyezze át, különben nem fog tudni hozzáférni az adatokhoz. Telepítse a merevlemezt d partícióként az új számítógépbe, majd használja újra a BitLocker programot a teljes meghajtó titkosításához. További információkért látogasson el a Windows 10 biztosítása a BitLocker Meghajtótitkosítással oldalra.
ami a tartalomkezelést illeti, túl sok mindenről kell beszélni. Őszintén szólva könnyű egy egész könyvet írni erről a témáról. Remélhetőleg a cikkben szereplő néhány ötlet segít az indulásban. Nyugodtan ossza meg ötleteit más olvasókkal, és tegyen fel kérdéseket az alábbi megjegyzések részben.
Köszönöm, hogy elolvasta a cikket. Ha érdekli az IT tanácsadás & képzési szolgáltatások, kérjük, forduljon hozzám. Látogassa Meg A Zubairalexandert.com információkat a szakmai háttér.