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Uno de los desafíos más comunes a los que se enfrentan los usuarios de computadoras es la organización de datos. Veo usuarios con escritorios desordenados llenos de archivos individuales, carpetas duplicadas (escritorio y directorio personal predeterminado) y usuarios que tienen dificultades para encontrar sus propios datos, lo que dificulta la administración de contenido.
En este artículo, compartiré algunas pautas para organizar sus datos. Sugeriría algunas ideas para seleccionar un método para organizar sus datos, tratar con la estructura de carpetas, compartir archivos con su familia, usar particiones de disco para su ventaja, etc.
Importancia de organizar los datos
Para comprender la importancia de la organización de los datos (o la gestión de contenidos) y poner las cosas en perspectiva, es útil considerar algunos desafíos a los que se enfrentan las empresas. El propósito de compartir esta información con usted es ayudarlo a comprender la enorme cantidad de tiempo que pasamos en un día de trabajo en la administración de nuestros datos, que incluye crear, buscar, eliminar, compartir, duplicar, enviar por correo electrónico, reproducir y actualizar documentos, imágenes, archivos multimedia, etc. Cada semana que pasa un trabajador de la información promedio:
- 9.5 horas de búsqueda de contenido
- 3,5 horas de búsqueda pero sin encontrar los datos
- 3,0 horas de recreación
- 2.2 horas luchando con el control de versiones de documentos
Al calcular los números, descubrirá que la cantidad de tiempo que los usuarios pierden tratando con la administración de contenido realmente puede sumar. Por ejemplo, si una organización tiene 1000 empleados y los empleados pasan 8,7 horas a la semana buscando pero no encontrando, recreando el contenido que no pudieron encontrar y tratando con varias versiones del mismo documento (las últimas tres barras en el gráfico anterior), puede costarle a la organización más de 13 millones de dólares al año. Esto se puede evitar organizando mejor los datos y asociando metadatos con ellos para que puedan ubicarse fácilmente en segundos.
Obviamente, las empresas tienen muchos más recursos y dinero que sus empleados. Si sus empleados están perdiendo tanto tiempo con la administración de contenido, solo puede imaginar cuáles podrían ser las estadísticas para los usuarios domésticos. Una de las principales razones por las que las organizaciones luchan con la gestión de contenidos es la falta de organización de datos. Es por eso que muchas empresas gastan millones de dólares contratando empresas de consultoría que les ayudan con la gestión de contenidos, es decir, organizando sus datos.
Los usuarios domésticos, que también incluyen propietarios de pequeñas empresas que trabajan desde casa, enfrentan los mismos desafíos con la administración de contenido que las empresas, excepto que tienen un conjunto de datos más pequeño. Las pequeñas empresas a menudo no pueden permitirse contratar personal de TI, por lo que no tienen un especialista que las capacite para organizar sus datos y ser más eficientes. Es por eso que he incluido a los usuarios domésticos en mi público objetivo, como explico en la siguiente sección.
Público objetivo
El objetivo de este artículo es ayudar a cualquier persona que tenga dificultades para organizar sus datos y pueda usar alguna guía. Al seguir mis sugerencias y mejores prácticas, puede ahorrar tiempo y dinero considerables. Es posible que las pautas de este artículo no funcionen para todos porque, como se suele decir, una talla única no sirve para todos. Sin embargo, he entrenado literalmente a miles de estudiantes y numerosos clientes comerciales a lo largo de los años. Espero que te beneficies de mis consejos. Recuerde, no tiene que organizar sus datos exactamente de la manera que le sugiero. Puedes hacer ajustes en función de lo que funcione mejor para ti.
Seleccionar un método para organizar los datos
¿Debería organizar los datos en función de la categoría, los proyectos, la fecha o el usuario? La respuesta es sí. Realmente no importa si elige categoría, proyecto, fecha, usuario u otra cosa para organizar la estructura de carpetas. Debes elegir un método y apegarte a él, pero está bien hacer excepciones si es necesario. Recuerde, estos son sus datos y usted es el que necesita encontrarlos. Si decide organizar los datos en función de una categoría, p. ej. alimentos, luego los datos relacionados con los alimentos irán a esa jerarquía de carpetas. Esto incluye todo lo relacionado con la comida, como imágenes, recetas, libros, etc. Si hay 20 recetas que tu prima Rose te envió por correo electrónico, guárdalas en la carpeta de Alimentos, en lugar de en una carpeta llamada Rose. Si decide organizar sus carpetas en función de la fecha, puede utilizar una estructura de carpetas basada en años y meses. Por ejemplo, creará carpetas durante años (2018, 2019, 2020…..). Cada año puede tener subcarpetas durante meses (Enero, Febrero, Marzo,…..). Es posible que no necesite carpetas separadas para cada mes o cada semana, si no hay datos que agregar a ciertos meses o semanas. Depende totalmente de ti tomar esa decisión.
En cuanto a las imágenes, es posible que desee organizarlas utilizando la categoría fecha, como se muestra en la captura de pantalla a continuación. Utilice la fecha, el mes y el día separados por guiones bajos. Esto permite ordenar fácilmente las imágenes. Si solo tiene que almacenar imágenes cuando se tomaron, no es necesario crear una carpeta para cada mes o año. Simplemente cree carpetas para cuando se tomaron las imágenes.
Imagen 1
Tratar con la estructura de carpetas
Como regla general, le recomiendo que cree una carpeta para su jerarquía de datos y asegúrese de que todos los archivos de datos de su computadora se guarden dentro de la jerarquía de datos. A continuación, puede convertir la carpeta de nivel superior de su jerarquía en la carpeta de documentos predeterminada en Windows 10. No importa lo que llames la carpeta de datos de nivel superior. En mi ejemplo, lo llamaré DATOS. Puede usar mayúsculas para ciertas carpetas para que destaquen si lo desea. Su estructura de carpetas debería verse algo como esto.
Imagen 2
Tiene varias categorías de carpetas bajo DATOS que contendrán sus archivos. Dentro de cada carpeta, puede tener varias subcarpetas. Por ejemplo, tendrá un montón de carpetas en Trabajo y las subcarpetas también pueden tener subcarpetas adicionales debajo de ellas. Tu objetivo es organizar tus carpetas y archivos de forma que puedas encontrarlos rápidamente. Tenga en cuenta que no existe una estructura de carpetas perfecta. Lo que funciona para ti, puede que no funcione para otra persona.
Una ventaja importante de organizar los datos de esta manera es que si alguna vez necesita hacer una copia de seguridad de todos sus datos en la nube o en un disco duro USB externo, todo lo que tiene que hacer es simplemente arrastrar una carpeta en la parte superior de la jerarquía al destino y listo. También encontrará que esto es útil cuando está buscando datos. Solo tienes que resaltar la carpeta superior (por ejemplo, DATOS) y buscar en toda la jerarquía de carpetas, que incluye todas sus subcarpetas.
Usar Acceso rápido para accesos directos a carpetas
El explorador de archivos de Windows 10 le permite crear un acceso directo a sus carpetas para un acceso rápido. En lugar de colocar carpetas en el escritorio, puede anclar las carpetas más utilizadas al Acceso rápido (vea la imagen 3 a continuación). Al agregar carpetas a Acceso rápido, simplemente está creando un acceso directo a la carpeta que aún residirá en su ubicación original en D:\DATA (ver Imagen 2).
Imagen 3
Observe que sus carpetas y algunas de las subcarpetas de la Imagen 2 están ancladas en el área de acceso rápido de la captura de pantalla anterior.
Hay un par de formas de fijar carpetas para acceder rápidamente. El método 1 es preferible, pero use el Método 2 si es más fácil para usted.
Método 1
Seleccione la carpeta a la que desea anclar el acceso rápido y, a continuación, haga clic y arrastre la carpeta al área de acceso rápido. Esto es más rápido y fácil de los dos métodos.
Tenga cuidado cuando arrastre una carpeta para acceder rápidamente. Si no tiene cuidado, moverá accidentalmente la carpeta dentro de otra carpeta y ya no podrá encontrarla en su jerarquía de DATOS. Esto puede ser confuso y un poco aterrador a veces cuando la carpeta desaparece. Cuando haga clic y arrastre una carpeta, espere hasta que muestre una barra horizontal en la ubicación (consulte la imagen 4 a continuación) en la que desea crear un acceso rápido para la carpeta y, a continuación, suelte el ratón. También notará un pequeño Pin de caja emergente para acceder rápidamente con una flecha al lado.
Imagen 4
Windows 10 le indica claramente si está moviendo una carpeta, copiándola o fijándola para acceso rápido. A veces, cuando tienes prisa, es fácil no prestar atención a la caja emergente que te dice lo que estás a punto de hacer, así que ten cuidado.
NOTA: Solo puede fijar carpetas, no archivos, para un acceso rápido.
Método 2
Otra forma de anclar su carpeta para acceder rápidamente es resaltar la carpeta que desea anclar y, a continuación, en la pestaña Inicio del Explorador de archivos, haga clic en Anclar para acceder rápidamente. Esto agregará la carpeta al final de la lista. Puede hacer clic y arrastrar manualmente la carpeta para organizar su lista. Este paso adicional hace que este método sea un poco más lento que el primer método.
No hay una manera fácil de ordenar los elementos alfabéticamente en Acceso rápido, debe organizarlos manualmente.
Compartir archivos con su familia
Si va a compartir datos con otros miembros de la familia, entonces necesita tener una estrategia sobre cómo compartir los datos. No todos piensan de la misma manera. Si desea almacenar imágenes de nieve en Navidad, puede elegir etiquetar la carpeta Nieve. Sin embargo, su cónyuge puede ponerlo en una carpeta llamada Invierno, y su hijo puede guardarlo en una carpeta llamada Navidad porque asocia las imágenes de nieve con la Navidad. No duele para hablar con su familia sobre cómo desea almacenar los archivos en una computadora compartida. Si eres la única persona que tiene que lidiar con tus datos, entonces las cosas son relativamente más fáciles, pero aún así necesitas tener un plan y organizar los datos de una manera que sea fácil de localizar.
Siga estas prácticas recomendadas al trabajar con archivos y carpetas.
- Utilice nombres para archivos y carpetas que sean fáciles de reconocer.
- Evite el mal hábito de crear nombres de archivo largos como sustitutos de los metadatos.
Los metadatos se introducen en File – > Info en aplicaciones de Office. Incluye las propiedades de un archivo, como autor, título, comentarios, estado, categorías, asunto, empresa, etc. Los metadatos se utilizan para buscar información relacionada con un archivo. Porque puede introducir metadatos en las propiedades del documento de un archivo (Word, Excel, PowerPoint, etc.).), adquiera el hábito de usar nombres cortos para archivos y carpetas. - Evite nombres duplicados.
- Guarde sus datos en una unidad que no sea la unidad de sistema C (p. ej. D:\DATA).
Más sobre esto en la siguiente sección. - No utilice la ubicación predeterminada de la carpeta de inicio que apunta a C:\Users\YourProfileName\Documents.
Mientras que algunas personas lo alientan a usar la ubicación predeterminada, yo no. Sus datos no deben estar en la unidad del sistema donde está instalado el sistema operativo. Discuto esto con más detalle en la siguiente sección. - Evite guardar archivos en su escritorio.
Su escritorio debe estar limpio con solo un fondo de pantalla y un acceso directo a sus DATOS. Las personas solo almacenan archivos y carpetas en su escritorio porque sienten que los encontrarán rápidamente, solo para descubrir que una vez que tienen unos pocos cientos de archivos en sus escritorios, tienen problemas para encontrarlos. Cree un acceso directo a una carpeta en el escritorio que apunte a su carpeta de datos. Todos sus archivos deben estar bajo la jerarquía de carpetas de datos. Es la única carpeta que necesitas en tu escritorio. Si no deja de guardar archivos en su escritorio, siempre tendrá problemas con la organización de datos. - Cifre la unidad de datos (por ejemplo, la unidad D) con Windows 10 BitLocker para proteger sus datos.
BitLocker está incluido en las ediciones Windows 10 Pro y Enterprise, pero no en Windows 10 Home. Sin embargo, puede actualizar Windows 10 Home a Windows 10 Pro de forma gratuita usando la punta en la siguiente sección.
Usar particiones de disco a Su Favor
Como práctica recomendada, recomiendo crear al menos dos particiones en su computadora (está bien tener más de dos, si es necesario). Normalmente, esto se logra cuando instala el sistema operativo por primera vez, o limpia el disco duro por completo para hacer lo que se conoce como una instalación nueva o una instalación limpia. Sin embargo, cuando los usuarios domésticos compran una computadora nueva a un gran proveedor (Lenovo, Dell, HP, Acer, etc.), por lo general:
- Viene con Windows 10 Home preinstalado.
- Contiene toneladas de archivos inútiles, freeware, bloatware, adware, barras de herramientas no deseadas y programas potencialmente no deseados (PUP). La gente en ÉL se refiere a estos archivos inútiles como software basura o basura.
- Viene configurado con una sola partición en la unidad C para mantener las cosas simples para los usuarios.
Windows 10 Home es básicamente una versión limitada de Windows 10 Pro. Los individuos y empleados de negocios expertos en tecnología usan Windows 10 Pro porque ofrece varias características de seguridad y redes que el hogar de Windows 10 carece.
CONSEJO: Actualice Windows 10 Home a Windows 10 Pro gratis
Puede actualizar su Windows 10 Home a Windows 10 Pro gratis si tiene una llave de producto para Windows 7 Professional o Ultimate, Windows 8/8.1 Pro o Windows 10 Pro. Simplemente escriba «configuración de activación» en el cuadro de búsqueda de Windows y presione Entrar, haga clic en Cambiar clave de producto e ingrese la clave de producto para una versión Pro de una edición anterior de Windows. Su computadora se actualizará a una licencia digital Windows 10 Pro, lo que significa que incluso si reinstala Windows en esta computadora, se activará automáticamente.
Aunque los equipos nuevos a menudo vienen preconfigurados con una sola partición en la unidad C, Windows 10 le permite crear otra partición sin comenzar de nuevo ni borrar la partición original. Para ello, puede utilizar la herramienta de administración de discos incluida en Windows 10. Hay otras herramientas gratuitas de terceros disponibles para lograr el mismo objetivo. Echa un vistazo a mi artículo La Forma Más Fácil en Windows de Extender la Partición del Sistema (Unidad C). En este artículo, analizo varias herramientas de tamaño de partición.
La partición del sistema (generalmente la unidad C) es donde se almacenan todos los archivos del sistema operativo. Al almacenar datos en una unidad diferente (por ejemplo, la unidad D), está aislando sus datos de los archivos del sistema. Si su sistema operativo se bloquea alguna vez o si actualiza su sistema operativo, no afectará en absoluto a sus datos porque están en una partición diferente. Pero espera, se pone aún mejor.
Si quieres ir un paso más allá, agrega un segundo disco duro a tu computadora de escritorio. A diferencia de la PC de escritorio, no puede agregar fácilmente una segunda unidad fija a una computadora portátil, solo puede agregar discos duros externos, unidades USB, etc. Al agregar un segundo disco duro, puede configurarlo como su unidad D y luego crear su carpeta de DATOS en la unidad D. Para todos los propósitos prácticos, no notará ninguna diferencia entre la unidad C y la unidad D, a pesar de que son dos discos físicamente separados.
A la mayoría de los expertos no les gusta simplemente actualizar un sistema operativo, les gusta limpiar sus computadoras y comenzar de cero. Así es como he estado instalando mis versiones más recientes de sistemas operativos en servidores y equipos cliente durante varias décadas. La instalación fresca mantiene mi sistema limpio y rápido. La instalación nueva también es necesaria si su computadora se bloquea debido a un fallo en el disco duro o un fallo en el sistema operativo que no se puede recuperar. Si almacena sus datos utilizando el método predeterminado, que guarda sus datos dentro de su perfil de usuario en la partición del sistema (unidad C), es posible que pierda sus datos cuando falle el disco duro o el sistema operativo. También puede perder algunos de sus datos si tiene problemas de energía en su área (por ejemplo, apagones y caídas de tensión). Una fuente de alimentación ininterrumpida (UPS) puede ayudar a mitigar este problema.
PRÁCTICA RECOMENDADA: Utilice una solución confiable de copia de seguridad de datos en la nube para restaurar fácilmente sus archivos en caso de fallo del disco duro, fallo del sistema operativo o eliminación accidental de archivos.
Al aislar sus datos de la partición del sistema como se describió anteriormente, incluso un fallo en la unidad del sistema o una instalación nueva no tendrán ningún efecto en sus datos. Además, debido a que sus datos no compartirán la unidad con la partición del sistema, que lee y escribe datos constantemente en la unidad C, su unidad D no estará tan fragmentada. Menos fragmentación significa un mejor rendimiento y un acceso más rápido a sus datos. Otra cosa buena de seguir mi recomendación es que si alguna vez compra un equipo nuevo, simplemente puede sacar la unidad D (que será una unidad física separada) e instalarla en su nuevo equipo. Sus datos estarán intactos.
ADVERTENCIA: Si está moviendo su disco duro cifrado de un equipo a otro, asegúrese de descifrar primero la unidad (es decir, desactivar BitLocker) y luego moverla, de lo contrario no podrá acceder a sus datos. Instale su disco duro como partición D en el nuevo equipo y, a continuación, vuelva a utilizar BitLocker para cifrar toda la unidad. Para obtener más información, visite Protección de Windows 10 con cifrado de unidades BitLocker.
Cuando se trata de gestión de contenido, hay demasiado de qué hablar. Francamente, es fácil escribir un libro completo sobre este tema. Con suerte, las pocas ideas de este artículo te ayudarán a empezar. Siéntase libre de compartir sus ideas con otros lectores y hacer preguntas en la sección de comentarios a continuación.
Gracias por leer mi artículo. Si está interesado en servicios de capacitación de consultoría de TI &, comuníquese conmigo. Visita ZubairAlexander.com para obtener información sobre mi experiencia profesional.