Après avoir reçu une invitation à un événement, il est tentant de simplement mettre l’invitation de côté et de prendre une note mentale pour répondre plus tard. De plus, quel est le problème du droit de RSVPing? Ce n’est pas tout à fait vrai. Pour vous l’invité, c’est peut-être, mais pour l’organisateur, ce n’est pas le cas.
Envoyer des e-mails de réponse RSVP est extrêmement important car cela fait du bien à l’organisateur. Répondre aux e-mails de RSVP sont importants car ils donnent à l’organisateur les détails dont il a besoin pour planifier correctement.
Les invitations RSVP peuvent venir sur tous les supports, tant que c’est un moyen de communication, il peut être utilisé pour demander RSVP. Avec l’augmentation astronomique de la popularité du courrier électronique en tant qu’alternative plus rapide, moins chère et plus facile aux autres supports de communication, les invitations par courrier électronique sont devenues extrêmement populaires pour les anniversaires, les réunions, les vacances, les réunions ou les rassemblements.
En savoir plus: Comment Demander poliment une Réponse dans un e-mail officiel
Qu’est-ce qu’un e-mail de RSVP?
RSVP est une abréviation de l’expression française « répondez s’il vous plaît » qui se traduit par (veuillez répondre). Une RSVP est une demande simple et polie d’un organisateur vous demandant de confirmer ou de refuser son invitation. Il est considéré comme impoli et impoli de laisser un hôte suspendu sans réponse.
Répondre aux RSVP est important car cela donne à l’organisateur les informations dont il a besoin pour l’aider à planifier plus efficacement. Répondre à un e-mail de RSVP aide l’organisateur à décider de la quantité de nourriture qu’il doit préparer, du nombre de places à réserver, de mieux organiser la disposition des places et d’une foule d’autres raisons. Cela garantit que l’événement se déroule bien et qu’ils sont en mesure de planifier et d’organiser efficacement.
Types de RSVP et comment répondre
Il existe différents types de RSVP pour un événement. Il n’y a pas de méthode particulière réservée à l’envoi de RSVP. Cela peut être par SMS, e-mails, médias sociaux, invitations envoyées par la poste, etc. La meilleure façon de répondre à un RSVP dépend entièrement du destinataire et de votre relation avec lui. Si un organisateur vous envoie un RSVP par e-mail, il est préférable de répondre également sur le même support. Mais si vous êtes proche de l’organisateur, vous pouvez également appeler Rsvp.
Décider Comment et quand répondre aux e-mails de RSVP
Avant de vous engager dans un événement, il est préférable de vous assurer que vous avez tout considéré. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas changer d’avis après avoir répondu à un RSVP, ce n’est pas conseillé car cela amène l’organisateur à modifier ses plans dans la plupart des cas.
Avant de répondre à un RSVP, il y a des choses que vous devez considérer. Certains d’entre eux sont:
- Décidez si vous y assisterez ou non: La toute première étape pour répondre à un RSVP est de décider si vous assisterez à l’événement ou si vous refuserez l’invitation. Il est préférable de décider si vous assisterez ou non à un événement dès que vous recevrez l’invitation.
Certaines choses à considérer lors de la décision d’assister ou non à un événement sont le lieu dudit événement. Si un événement se déroule à l’extérieur de votre ville, y assister peut être coûteux.
Vérifiez également votre calendrier pour vous assurer que l’événement ne se heurte à aucun autre engagement que vous auriez pu planifier.
Enfin, si vous allez répondre au RSVP pour des personnes autres que vous-même telles que les membres de votre famille, vos collègues, etc. Vous devrez peut-être confirmer leur disponibilité avant de répondre au RSVP.
- Comprendre le type d’événement: Différentes occasions nécessitent différents tons et différents niveaux de formalité. Par conséquent, vous devez considérer l’occasion avant de répondre au RSVP.
Si votre voisin a une réunion et qu’il a envoyé une invitation par courrier électronique informelle, vous pouvez également décider de répondre au RSVP de manière informelle. De plus, si vous êtes invité à un mariage et que l’invitation est extrêmement formelle, il est important de répondre au RSVP dans cet esprit.
Généralement, la règle pour répondre à RSVP est d’utiliser le même support que vous avez été invité.
- Répondez dès que possible: Après avoir décidé si vous participerez ou non à l’événement, vous devez répondre le plus rapidement possible. C’est la chose la plus importante lorsque vous répondez à un e-mail RSVP. Il est important d’informer l’organisateur de votre décision d’assister ou non à l’événement.
Dans certaines invitations, l’organisateur indique l’heure à laquelle vous devez répondre au RSVP. Si tel est le cas avec votre invitation, envoyez votre réponse avant la date prévue.
La raison pour laquelle il est important de répondre dès que possible est que votre silence sur votre décision peut être interprété comme acceptant l’invitation.
Comment écrire un e-mail répondant à un RSVP
Dans cette partie de l’article, nous allons discuter des meilleures façons d’écrire un e-mail répondant à un RSVP. Après avoir décidé comment et quand répondre à votre e-mail, vous devrez écrire l’e-mail. Voici quelques conseils sur la façon d’écrire un e-mail répondant à un RSVP:
- Écrivez la ligne d’objet: C’est facilement la partie la plus importante d’un e-mail répondant à un RSVP. La ligne d’objet doit inclure votre décision de participer ou non à l’événement.
Si vous répondez à une invitation officielle, votre lettre d’objet doit transmettre cette formalité.
Une ligne d’objet officielle serait: « Refuser l’invitation à la Conférence »
Une ligne d’objet informelle serait: « Impossible de se rendre à votre fête d’anniversaire. »
- Adressez correctement votre e-mail: L’adressage de votre e-mail est essentiel car il donne le ton de votre e-mail. En adressant correctement votre courrier électronique, vous transmettez également à votre destinataire le respect que vous lui portez.
- Le corps: Le corps de votre e-mail répondant au RSVP est facilement la partie la plus importante de votre e-mail. C’est la partie qui transmet votre réponse au destinataire. Si vous acceptez ou refusez l’invitation, cela fait partie de l’e-mail qui répond au RSVP.
- La signature de l’e-mail: Après avoir écrit le corps de l’e-mail, la dernière étape consiste à signer la réponse à l’e-mail de RSVP. Comme l’adresse de votre e-mail, la signature transmet également le respect que vous portez au destinataire.
Des exemples de salutations formelles sont, « Sincèrement vôtre », « Meilleures salutations », « Meilleurs voeux », etc.
Des exemples de salutations informelles sont « Sincèrement », « Meilleur », « Cordialement », etc.
Lorsque vous signez votre nom à la fin après la salutation de fin, vous pouvez signer uniquement votre nom ou les noms de toutes les personnes invitées. Si votre famille a été invitée, vous pouvez signer « La famille Addams. »
Informations supplémentaires pour répondre au courrier électronique de RSVP
Si vous avez refusé ou accepté une invitation à un événement, vous voudrez peut-être modifier votre réponse à de rares occasions. Quelle que soit votre décision précédente, vous pouvez envoyer un e-mail au destinataire et lui faire part de votre décision.
Si vous modifiez votre réponse à une invitation, votre sujet peut être « Changer ma RSVP »
De plus, la même règle s’applique si vous modifiez votre réponse à une RSVP. La règle est d’envoyer cet e-mail dès que vous découvrez que vous modifiez votre réponse.
E-mail Échantillon Un pour Accepter une RSVP
Subject line: Accepting your invitationDear Anna,Thank you for inviting me to your birthday party. I will be attending your party and have marked the date calendar. I look forward to meeting you and hanging out with Jackson and the Kids. See you on the 18th!Sincerely, Jane Doe.
E-mail Échantillon Deux pour Accepter une RSVP
Subject line: Accepting your invitation for your WeddingDear Simon and Annie,Thank you for inviting me to your wedding on the 19th of June. I will be attending. If there's a dress code or anything I need to know beforehand, please let me know. Thank you again for your invitation. Kind Regards, John Doe.
E-mail Échantillon Un pour Rejeter une RSVP
Subject Line: Declining your invitation for your bat mitzvahDear Sandra,Thank you for inviting me to your son's bat mitzvah on the 18th of January. Unfortunately, I'm going to have to decline your invitation as I will be out of town that day. Thank you for inviting me and congratulations on your son's bat mitzvah.Kind Regards,Jane Doe.
E-mail Échantillon Deux pour Refuser une RSVP
Subject: Declining Invitation to your birthday party. Dear James, Thank you for your invitation to your birthday party on the 17th of May. Unfortunately, I will be unable to attend as I will be out of town at a conference. I appreciate your invitation and I hope you have a wonderful party. Happy birthday in advance. Best, Jane Doe
E-mail Échantillon Un pour Modifier Votre Réponse RSVP
Subject: Changing my RSVPDear Jane, Due to some unplanned circumstances, Sophia and I will be unable to make it to your party on the 15th. We apologize for the change in plans this close to the date. Have a wonderful party we hope to see you soon. Best, John Doe.
E-mail Exemple deux pour modifier votre réponse RSVP
Subject: Changing my RSVPHello Grace, I'm emailing you to change my RSVP for your event. I would love to attend if you can host more guests. Sincerely,John Doe.
Conclusion
Répondre à une RSVP est important pour toutes les raisons énumérées ci-dessus. Cela donne à l’organisateur suffisamment de temps pour préparer et prendre les dispositions nécessaires à l’événement. Les aspects importants de la réponse à un RSVP sont mis en évidence dans cet e-mail. Il y a des exemples dans cet article qui fournissent de nombreux exemples de la façon d’écrire une réponse à un RSVP.