även om ett bokningsbekräftelsemail verkar ganska klippt och torrt, är det inte. I många fall är det din första interaktion med gästen. För att hjälpa dig att imponera direkt, sammanställde vi en lista med professionellt, grundligt och välkomnande innehåll som kan hjälpa till att förbättra ditt Hotells bekräftelsemail.
börja med ett tack
att säga tack är gästvänligt på alla språk och är ofta det bästa sättet att starta ett bekräftelsemail. Oavsett om det görs för hand eller med hjälp av automatisering uppskattas personalisering av de flesta. Inkludera gästens namn. Adressera dem personligen. Och överväg att använda konversationsspråk så att din e-post läser som om det är från en person, inte en maskin. (Mer om personalisering nästa.)
du kan också bjuda in gäster att ansluta till dig via telefon, e-post eller meddelandeprogram om de har några frågor eller problem och sedan lämna den informationen. Kom ihåg, detta är idealiskt början på en lång, ömsesidigt givande relation.
anpassning
e-post och annan gästkommunikation kan anpassas genom att utnyttja gästdata som lagras i de flesta CRM-system. Att använda dessa data med ett e-postautomatiseringssystem kan tillåta att dina personliga e-postmeddelanden skickas omedelbart efter bokningen.
Personalisering handlar inte bara om att vara trevlig. Det är effektivt. Enligt Campaign Monitor förbättrar personliga e-postmeddelanden klickfrekvensen med i genomsnitt 14%.
ett sätt att samla in dessa värdefulla data är genom att använda en plattform som OpenKey. När gästen registrerar sig i appen (insamling av information) tillåter OpenKey gästerna att checka in var som helst och få tillgång till sina rum med bara sina mobila enheter. Gästerna uppskattar bekvämligheten och du får de uppgifter du behöver – inklusive kontaktinformation, preferenser och mer.
använd automatisering
som nämnts ovan är automatisering av din e-postprocess ett snabbt och enkelt sätt att skicka ut bokningsbekräftelsemail. Det kan effektivisera hela processen och ge ditt team mer tid för andra uppgifter. Om du handlar efter programvara för e-postautomatisering finns det många alternativ tillgängliga, inklusive några som är Gästfrihetsspecifika.
artikeln ”kraften i e-postautomatisering” förklarar, e-postautomatisering ”kan användas över ett brett spektrum av din engagemangsstrategi; kommunicera med gäster när de har gjort en bokning, dela information med gäster före ankomst, interagera med gäster när de har checkat ut, bjuda in dem att boka igen i framtiden eller informera dem om kommande evenemang/aktiviteter som kan intressera dem.”Nyckeln till framgången för dessa e-postmeddelanden, säger de, är att ”se till att varje e-post är segmenterad på rätt sätt och varje e-post är personlig.”
Gästpreferenser
det ultimata exemplet på personalisering i hotellbranschen är att ge varje gäst den individuella upplevelsen han eller hon föredrar. För att uppnå detta behöver du dock lite information. Kanske har ditt bekräftelsemail en länk till en onlineundersökning för en gäst att anpassa sin profil. Överväg att ställa frågor om deras preferenser. Reser de vanligtvis för affärer eller nöje? Reser de med barn? Gillar de en extra kudde? Tränar de? Bokar de tjänster på spaet?
beväpnad med denna information kan du ge varje gäst den personliga upplevelsen de inte kommer att glömma, och en som kommer att föra dem tillbaka om och om igen. Några exempel är:
- om de gillar spabehandlingar, skicka dem aktuella spa specialerbjudanden.
- om de golf, erbjuda att boka en starttid.
- för ett par som firar ett årsdag, erbjuda dem champagne eller chokladtäckta jordgubbar vid ankomsten.
- för turister, ge destinationsguider för städer och reseinformation.
ju mer riktade upplevelsen eller erbjudandet desto bättre. Marknadsföringsexperter föreslår att du länkar tillbaka till specifik information på din webbplats, som sidan business amenities eller ditt blogginlägg om lokala familjeattraktioner. Dessa e-postmeddelanden är möjligheter att bjuda in kunden att komma i kontakt med eventuella frågor eller speciella önskemål de kan ha.
bekvämligheter och andra funktioner
bekräftelse och e-post före ankomst ger en fantastisk möjlighet att öka intäkterna genom att marknadsföra hotellfaciliteter som gäster kan vara intresserade av.
för en sömlös gästupplevelse kan du lista tillgängliga bekvämligheter med länkar för att boka på spa eller restaurang.
om ditt Hotells mobilapp har fjärrincheckning eller åtkomst till nyckelfria rum via en lösning som OpenKey kan du också inkludera länkar för att ladda ner appen med instruktioner för användning för att få ut det mesta av det. Att ha användbara funktioner i din app som mobil incheckning, mobilnyckel, hushållningsförfrågningar och andra gästtjänster ger gästerna desto större anledning att ladda ner och använda den, så att du kan anpassa deras upplevelse.
Faktura & bokningsinformation
för många resenärer ger dessa e-postmeddelanden lite välbehövlig sinnesfrid; de vet att de har en plats att bo. Det är viktigt att de är säkra på att de har bokat rätt antal nätter, rum, sängar etc., så bekräftelseinformation bör vanligtvis ta centrum.
du kan också inkludera ett fakturanummer för gäster att presentera vid ankomsten och hjälpa receptionen snabbare att hitta en gästbokning.
Hotellkontaktinformation
uppmuntra gästkontakt och se till att de har Hotell-och bokningsinformationen bekvämt till hands. Om det är lämpligt, ge e-post och telefonnummer för varje aspekt av ditt hotell: reception, bokningar, concierge, spa, etc.
och glöm inte att uppmuntra dina gäster att följa och engagera sig med ditt hotell på sociala medier. Ge länkar till alla dina aktiva sociala medier – och se till att länkarna fungerar. Detta är ett annat sätt att hjälpa till att bygga ett långvarigt förhållande och ge din CRM mer djupgående data om dina gäster, deras liv och deras preferenser.
slutligen, bekräfta ditt varumärke lagrar och använder data på ett ansvarsfullt sätt. Om din egendom eller hotellgäster bor i EU, se till att du följer GDPR-protokoll.
