hur man kommunicerar effektivt (i alla situationer)

jag hade en konversation med en vän nyligen om hur man kommunicerar effektivt i alla situationer.

jag ska vara den första att erkänna att jag verkligen kämpar med detta. Jag är i mitt huvud mycket, och jag säger ofta ord som inte tas emot på det sätt jag tänker.

(jag skrev först om denna kamp exakt ett år sedan i en bättre Leader nyhetsbrev uppdatering.)

det är frustrerande, ödmjukt och driver mig att bli bättre. Den här artikeln är lika mycket för mig som för dig!

som jag reflekterade över den tuffa frågan-Hur kommunicerar du effektivt? – Jag skrev ner fyra grundprinciper som jag tror bygger grunden för bra kommunikation.

dessa principer är kraftfulla och tidlösa, och de kan tillämpas på nästan alla situationer där effektiv kommunikation krävs.

föräldrar, chefer, ledare, pastorer, lärare och människor precis som du kan dra nytta av att omsätta dessa principer i praktiken när du kommunicerar med andra.

tydlighet är grunden för effektiv kommunikation.

effektiv kommunikation är tydlig kommunikation.

tydlig kommunikation sker när meddelandet du skickar tas emot som det meddelande du tänkte.

jag skulle argumentera för att # 1 Anledningen till att du inte kommunicerar effektivt är att du inte är 100% säker på vad du försöker säga.

du kan ha en vag känsla av riktning, men du måste förstå att din vaga är deras förvirring. Alltför ofta ser jag människor kommunicera på ett sätt som handlar mer om dem att få sin egen känsla av tydlighet snarare än att övertyga lyssnaren om vad de hör!

precis som tanken att du inte kan lösa ett problem du inte förstår, kan du inte effektivt kommunicera ett meddelande du inte har tydlighet på.

men hur får du klarhet? För att vara en effektiv kommunikatör måste du vara tydlig på vad du säger. Här är en enkel process för att få klarhet i något ämne:

1. Skriv vad du vill säga och läs det högt för dig själv. Verbal bearbetning har ett unikt sätt att tvinga dig att vara tydligare. Jag övar personligen detta med någon del av mitt skrivande (den här artikeln, e-post, texter, samtal etc.).
2. punkt #1 kommer att avslöja dåligt formulerade fraser och argument. Redigering handlar om att säga mer med mindre. Ändra vad du har skrivit så att du kan tala mer kraftfullt med mindre ansträngning.
3. upprepa processen tills du kan skriva och tala om ämnet tydligt.

när du får tydlighet kommer du plötsligt att låsa upp motivationen för att bli tydligare. Det är en positiv återkopplingsslinga som förvandlar svag kommunikation till effektiv kommunikation.

effektiv kommunikation syftar till att förstås, inte svarat på.

när jag nämner detta för människor får jag vanligtvis ett udda ansiktsuttryck.

” vad menar du försöker förstås? Vill du inte att din kommunikation ska generera ett svar??”

Ja och nej.

som en effektiv kommunikatör är ditt främsta jobb att kommunicera på ett sätt som människor förstår. Din kommunikation kommer alltid att generera ett svar, men om du misslyckas med att tala på ett sätt som försöker förstås kommer svaret du får inte att vara det svar du önskar.

ta till exempel en pastor i en lokal kyrka. Pastorn kan ha en examen från seminariet, bekväm med att studera, diskutera och skriva i teologiska termer som är infödda i en universitetsmiljö.

Detta är bra och bra i det sammanhanget, men det är alltför vanligt att predikanter fyller sina predikningar med akademiskt jargong som den genomsnittliga personen inte har hört talas om.

i ett försök att bekräfta deras värde eller maskera deras osäkerhet förlorar de grundprincipen att kommunicera på ett sätt som människor förstår och skapar förvirring som svar från sina åhörare.

detta fenomen är inte begränsat till prekestolen. Jag är i mjukvarubranschen, och jag har skrivit mycket kod under min tid i branschen. Om och om igen kommer utvecklare att göra en presentation onödigt svår genom att införa ord och begrepp som är för komplexa.

de har båda optimerat för ” Wow, du är riktigt smart!”svar istället för” Wow, Det var otroligt värdefullt och tillämpligt”.

bete kroken för att passa fisken.

dale carnegie

effektiv kommunikation försöker förstås. Skräddarsy ditt meddelande till din publik och dela upp komplexa ämnen på enkla, smältbara sätt. Undvik ord som låter smart och använd istället ord som gör poängen tydlig.

genom att göra detta kommer du att gnista ”Aha!”moment i dina lyssnare-svaret på toppen av effektiv kommunikation.

effektiv kommunikation tar hänsyn till meddelandets miljö.

meddelandets miljö spelar en stor roll i effektiv kommunikation.

jag har delat upp det i dessa fem områden:

1. rätt ord.
2. rätt sätt.
3. rätt person.
4. rätt plats.
5. rätt tid.

dessa fem områden måste beaktas och utnyttjas för att din kommunikation ska vara effektiv. Att vara avstängd på bara en av dem kan helt sidospår ditt meddelande.

de flesta förstår att du måste säga rätt ord. Ord är kraftfulla, och felaktiga ord kan göra verklig skada.

Ordspråksboken 18:21 säger ”död och liv är i tungans kraft, och de som älskar det kommer att äta dess frukter.”Det är ett anmärkningsvärt starkt uttalande om effekterna av våra ord, på gott och ont.

de andra övervägandena är mer subtila. Välmenande ord kan talas på fel sätt, vilket får dem att bli dåligt mottagna. Eller kanske får du allt rätt-förutom att du berättar det för fel människor!

eller kanske du säger alla rätt saker på rätt sätt, men du säger dem vid fel tidpunkt.

Ställ dig själv dessa frågor när du levererar ett viktigt budskap:

1. använder jag rätt ord här?
2. säger jag dessa ord på rätt sätt och i rätt medium?
3. pratar jag med rätt person med tanke på situationen?
4. är det här samtalet på rätt plats?
5. är det här rätt tid?

ägna tid åt att öva hur du skulle svara på dessa frågor.

ju mer du tränar, desto bättre blir du på att kommunicera rätt ord, på rätt sätt, till rätt person, på rätt plats och vid rätt tidpunkt.

effektiv kommunikation förutser frågor och invändningar och svarar klokt.

svaga kommunikatörer är blinda för frågor och invändningar, men effektiva kommunikatörer ser frågor och invändningar tydligt innan de har dykt upp.

effektiva kommunikatörer frågar sig alltid, ” vilka frågor kommer min publik att ha?”och” vilka invändningar kommer jag att möta?”

det är förvånande hur ofta denna enkla princip ignoreras. Det låser upp så mycket tydlighet, och ändå misslyckas människor med att göra det eftersom de bara inte tror att det är viktigt.

när du inte förutser frågor och invändningar avslöjar du Öppet din brist på förberedelse. Detta minskar ditt inflytande och får din kommunikation att känna sig ansträngd snarare än enkel.

i tider där effektiv kommunikation är nödvändig har jag funnit det bra att ställa dessa två frågor till mig själv och svara på dem efter bästa förmåga. Det ger mer klarhet i hur jag talar, och det ger en större känsla av behärskning över samtalsämnet.

den tröstande verkligheten är att du inte behöver vara expert på ämnet. Du behöver bara förstå frågorna och invändningarna och kunna svara klokt.

men att svara klokt är där du kan komma i trubbel.

erfarna kommunikatörer känner till de frågor och invändningar som kommer att tas upp, men ännu viktigare, de vet vilka som ska underhålla och vilka som ska ignoreras.

inte alla frågor eller invändningar behöver svar. Det är ditt jobb att lära sig skillnaden.

jag gick nyligen på en golfresa med en grupp män. Gruppens smink var eklektisk när det gäller skicklighet och förtrogenhet med spelet. Vissa män skulle inte ha några frågor alls, och andra skulle ha tillräckligt för hela gruppen.

så när jag förberedde den ultimata guiden (ja, det var i ämnesraden i e-postmeddelandet) för resan frågade jag mig de två frågorna ovanifrån:

1. vilka frågor kommer dessa män att ställa?
2. vilka invändningar kommer de att föreslå när de är på resan?

vissa frågor behövde svar, till exempel ” Vem ska jag bo hos?”och” vad ska jag ta med mig?”. Jag gav så mycket detaljer som möjligt i mina svar.

jag förutsåg också några invändningar som skulle dyka upp i form av uttalanden. ”Jag har bara spelat en gång under det senaste året” är ett subtilt sätt att bilda invändningar kring ett par saker:

1. förvänta dig inte mycket av mig när det gäller att spela spel på banan.
2. jag vet inte om flera golfrundor på en dag är för mig.

genom att förutse dessa invändningar adresserade jag dem direkt i e-postmeddelandet, vilket hjälpte till att ställa lämpliga förväntningar på resan.

men några frågor och invändningar jag styrde bort att ta itu med. Till exempel vill bättre golfare vanligtvis ha sidospel – vilket är bra! – men att kommentera den frågan till hela gruppen skulle ställa obekväma förväntningar på mindre erfarna spelare.

det var en fråga som bäst besvarades när du var nere på banan med den lilla gruppen golfare, inte innan resan började.

jag har upptäckt att en bra barometer för huruvida du har svarat på lämpligt sätt är att gå tillbaka och analysera vad du säger.

om du tycker att det är ordigt och komplext har du sannolikt försökt svara på för många frågor eller invändningar och förlorat kärnprinciperna för vad du försöker säga. Tydlig, koncis och övertygande bör alltid vara målet.

och när du kan kommunicera på det sättet medan du förutser dessa frågor och invändningar, kommer du att vara effektiv varje gång.

jag hoppas att du har hittat det här innehållet om hur du kommunicerar effektivt. Om du har, Vänligen dela den med andra genom att klicka på delningsknapparna i den här artikeln.

du kan också hitta min Välkommen till Ledarskapsserie till hjälp. Jag utforskar vad det innebär att vara ledare, karaktärsdrag hos stora ledare och hur man leder sig själv.

om du har några frågor, kontakta mig gärna. Jag skulle älska att ansluta!

till effektivare kommunikation,
Thomas