Faktorer för att sätta upp mål

Performance Management handlar om att sätta upp mål för att uppnå och sedan spåra framstegen mot att uppnå dem för att förstå och sätta upp prestationsmål vi kan ställa en enkel fråga från oss själv är vad prestationsmål kan uppnå?

för att övervaka och bedöma hur anställda i någon organisation presterar är det användbart att ange tydliga mål, helst med kvantifierbara prestationsmål. Detta kommer att bidra till att medarbetarna förstår vad de förväntas göra för organisationen.

fördelar med att definiera prestationsmål

definiera prestationsmål för anställda kan hjälpa oss att:

• se till att varje medarbetares bidrag passar in i företagets övergripande mål
• hjälp enskilda anställda att bättre förstå deras mål och roll inom verksamheten
• hjälp anställda att känna sig värderade
• skapa standarder för att mäta kvantitet och kvalitet på anställdas arbete
• övervaka framgången för verksamheten
• identifiera sätt att göra arbetet business kör mer effektivt
• identifiera sätt att expandera verksamheten

som jag arbetar för en ansedd prestigefyllda Fastighetsmäklare ligger i High Street Kensington som en Affärsutvecklare mitt jobb kretsar i stor utsträckning kring kundens efterfrågan och tillfredsställelse samtidigt som jag måste leta efter affärstillväxtmöjligheterna. Vi har våra veckomöten varje fredag, där vi diskuterar personalproblem och eventuella förändringar som krävs också varje anställd får sitt mål för nästa vecka. Jag ser själv till att ledningens mål ska vara SMARTSPECIFIKA, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbundna.

det finns många verktyg, tekniker och ramverk som kan användas och varje verktyg eller teknik pekar mot att uppnå förbättrade prestanda oavsett om det gäller kostnad, kvalitet, aktualitet, resurser, kundnöjdhet eller till och med självbedömning eller alla av dem eftersom de är ganska sammanflätade, vanliga exempel kan vara helheten, EFQM (European Foundation for Quality Management), Business Process Reengineering (BPR), Excellence Model, Six Sigma, Kaizen Blitz, ISO-standarder för kvalitetshantering och många andra standarder och riktmärken. Efter att ha jämfört alla ovanstående verktyg min organisation plockade upp ISO-standarder för kvalitetsstyrning eftersom det är mycket lätt att genomföra och även resultaten var stora. Plan – Do – Check – Act (PDCA) – cykeln är driftsprincipen för ISO: s ledningssystem. Vilket gjorde min företagsstrategi upprätt och alla känner sig bekväma och nu blir misstagen och problemen mindre dag för dag.

nyckeltal (KPI), mål och affärsstrategi

prestationsmål är ett kraftfullt hanteringsverktyg som kan hjälpa oss att leverera den typ av strategiska förändringar som många växande företag behöver göra. De högsta målen i vår strategiska plan kan genomföras genom avdelningsmål, och att sätta mål baserat på KPI: er är ett idealiskt sätt att göra detta.

Varför använder min organisation Key Performance indicators (KPI)?

att använda nyckeltal säkerställer att våra organisationsmål uppfyller de två första kriterierna, eftersom alla nyckeltal per definition ska vara specifika och mätbara.

uppnåelig – vi har satt upp ambitiösa mål som motiverar och inspirerar våra medarbetare. Till exempel Extra Bonus, anställd i månaden Titel, ökning i procent av våra anställda. Osv.

realistisk-att sätta realistiska mål innebär att vara rättvis mot de människor som måste nå dem. Vi ser till att vi bara ber om prestandaförbättringar inom områden som vår personal faktiskt kan påverka.

tidsbunden-människors framsteg mot ett mål kommer att bli snabbare om de har en tydlig känsla av de tidsfrister mot vilka deras framsteg kommer att bedömas.

kunna komma överens om lagprestationsmål för att bidra till att uppfylla strategiska mål

Team används alltmer av ett brett spektrum av organisationer. Från fabriksgolvet till företagets styrelserum ses team som ett sätt att motivera deltagare, öka produktiviteten och platta till organisationshierarkin. Lag är inte nya och har funnits sedan början av mänsklig historia. Det nya är den samordnade analysen av vad som gör arbetsgrupper och den framgångsrika tillämpningen av de resulterande principerna för att bygga effektiva team.

Vad är ett lag?

ett team har definierats som ” ett litet antal personer med kompletterande färdigheter som är lika engagerade i ett gemensamt syfte, mål och arbetssätt som de håller sig ömsesidigt ansvariga för.”*

att samla en grupp människor tillsammans gör inte ett ” lag.”I motsats till en grupp har ett team tydligt definierade mål och prestationsmål för vilka medlemmarna är individuellt och kollektivt ansvariga. Ett team:

• är utbildad och mentor i gruppdynamik och kommunikation.
• är starkt beroende av varandra inte bara för expertis och information utan också för ömsesidigt stöd och hjälp.
• utvecklar individuella och gruppbeteendenormer och upprätthåller dem.
• har ett starkt engagemang både för team och enskilda medlemmars framgång.

detta betyder inte att” grupper ” inte också kan vara effektiva inom en organisation. Ibland är arbetsgrupper, utskott eller andra gruppformer lämpligare för en uppgift än ett team. Ett team kräver särskild träning och tid att utvecklas innan de når topprestanda.

vilket lag som helst kan lyckas om de följer ett känt uttalande från Jinnah ’grundaren av Pakistan’ UNITY-FAITH-DISCIPLINE

Varför använda lag?

vissa team har haft spektakulär framgång med att förbättra kvaliteten, öka produktiviteten och öka lönsamheten för sina organisationer. Exempel är:

Teamresultat från den privata sektorn

Shenandoah livförsäkring minskade ärendehantering från 27 till 2 dagar.

Proctor & Gamble sänkte tillverkningskostnaderna 30% – 40%.

General Electric ökade produktiviteten med 250%.

Xerox upplevde 30% högre produktivitet.

Rubbermaid utvecklade en ny produktlinje som resulterade i en försäljning 50% större än väntat.

Honeywell ökade kvaliteten från 82% till 99,5% och produktionen med 280%.

American Transtech minskade behandlingstiden och kostnaderna med 50%.

det finns många andra exempel från både industri och regering på nyttan av lag. För att göra dramatiska förändringar behöver lag inte vara stora. Ett lag som revolutionerade Burlington Northern Railroad bestod av 7 Medlemmar; laget som vände sig om Knight-Ridder tidningar hade fjorton.

teammedlemmar samlar färdigheter och erfarenheter som överstiger en enskild persons. Olika perspektiv, kunskap och information kan komma att bära på det aktuella problemet. Ett team kan erbjuda fler potentiella lösningar än en individ ensam. Teammedlemmar kan stödja varandra i brainstorming och uppmuntra ”tänkande utanför lådan” i problemlösning.

Lagmotivation

för att ett lag ska uppfylla sina mål och deltagande för att vara givande för medlemmarna måste motivation upprätthållas under lagets varaktighet. Motivation definieras som ett internt tillstånd-ett behov eller vill–som initierar och styr beteende. En klassisk behandling av motivation är Abraham Maslows som uttrycks i hans ”behovshierarki.”Enligt denna teori finns det fem principiella lager av behov, som börjar med de mest grundläggande fysiologiska behoven. Eftersom varje lager av behov är nöjd blir skiktet ovan den främsta motivatorn. Maslow antog dessa lager av behov som:

• näring-grundläggande fysiska behov som mat, vatten, skydd, luft, sömn.
• säkerhet och trygghet – en säker miljö, stabilitet, anställningstrygghet, skydd.
• tillhörighet och kärlek – vänner, make, familj, en känsla av gemenskap.
• känsla-respekt från andra, erkännande, status, uppmärksamhet, rykte, såväl som självrespekt, kompetens, självförtroende, prestation,
• självförverkligande-autonomi, acceptans av själv och andra.*

det är ledningen som behöver förstå individens krav eftersom vissa av de anställda motiveras av ekonomiska faktorer och vissa kräver endast respekt och uppmuntran. Teamet består av individer och det är viktigt att varje teammedlem är engagerad och arbetar mot det organisatoriska målet som ska vara mycket tydligt. Lite tid extra coaching krävs också för de uppgifter som en teammedlem inte är bekant med, och det kommer att vara orättvist om något går fel han/hon skulle hållas ansvarig. Så igen blir det lagledarens plikt att ta reda på om varje teammedlem är bekväm med sin uppgift och ge coachning vid behov.

den finaste gåvan du kan ge någon är uppmuntran. Om alla fick den uppmuntran de behöver för att växa, skulle geniet i de flesta alla blomstra och världen skulle producera överflöd bortom de vildaste drömmarna.

(Signey Madwed, högtalare och poet)

Lagprestationsplan

en Lagprestationsplan är en detaljerad plan som används för att:

• identifiera de önskade prestationsnivåerna för laget
• identifiera hur dessa prestationsnivåer kommer att uppnås
• ge vägledning och riktning till laget
• Mät framsteg mot önskade prestationsnivåer

även om det inte finns några strikta regler för formatet för en Lagprestationsplan innehåller de normalt följande information:

• specifika mål för teamutveckling
• prestationsmått
• åtgärder som krävs för att uppnå mål
• en indikation på hur lång tid målen tar för att uppnå

Teamprestationsplanen bör anpassas till organisationens övergripande mål. Detta kan uppnås genom:

1. Anpassa Lagprestandaplanen till lagets syfte

2. Anpassa laget syfte med organisationens mål

baserat på ovanstående information, på min förra veckan personalmöte jag tog upp personalutbildning och utvecklingsfrågan och ledningen var glad att ge medel och tid att utbilda den nya personalen, jag ringde sedan National Association of Estate Agents (NAEA) och bokade utbildningen för vår personal och jag är säker på att de kommer att få värdefulla kunskaper och kunskaper och kommer att bidra till tillväxten av verksamheten.

kunna övervaka åtgärder och aktiviteter definierade för att förbättra lagprestanda

prestationsmätning är en grundläggande byggsten för TQM och en total kvalitetsorganisation. Historiskt sett har organisationer alltid mätt prestanda på något sätt genom det ekonomiska resultatet, vare sig denna framgång genom vinst eller misslyckande genom likvidation.

traditionella prestationsmått, baserade på kostnadsredovisningsinformation, ger dock lite att stödja. Organisationer på deras kvalitetsresa, eftersom de inte kartlägger processprestanda och förbättringar som kunden ser. I en framgångsrik Total kvalitetsorganisation mäts resultatet av de förbättringar som kunden ser samt av de resultat som levereras till andra intressenter, till exempel aktieägarna.

varför mäta prestanda?

’när du kan mäta vad du talar om och uttrycka det i siffror, vet du något om det’. Kelvin

’ du kan inte hantera det du inte kan mäta’. Anon

dessa är två ofta citerade uttalanden som visar varför mätning är viktig. Ändå är det förvånande att organisationer tycker att mätområdet är så svårt att hantera.

i cykeln med oändlig förbättring spelar prestandamätning en viktig roll i:

• identifiera och spåra framsteg mot organisationsmål
• identifiera möjligheter till förbättring
• jämföra prestanda mot både interna och externa standarder

det är viktigt att veta var organisationens styrkor och svagheter ligger, och som en del av ’Plan-Do – Check – Act’ – cykeln spelar mätning en nyckelroll i kvalitets-och produktivitetsförbättringsaktiviteter. De främsta anledningarna till att det behövs är:

• för att säkerställa att kundernas krav har uppfyllts
• för att kunna sätta förnuftiga mål och följa dem
• för att tillhandahålla standarder för att upprätta jämförelser
• för att ge synlighet och en ”resultattavla” för människor att övervaka sin egen prestandanivå
• för att markera kvalitetsproblem och bestämma områden för prioriterad uppmärksamhet
• för att ge feedback för att driva förbättringsarbetet

team performance meetings:

kommunikation är en viktig del av ett effektivt samarbete som ett team och så spendera tid möte för att diskutera ideer eller rapportera tillbaka framsteg är nödvändiga men vi bör behandla mötestid som en knapp resurs och göra varje minut räknas. Jag gillade särskilt Seth Godins inlägg” Getting serious about your meeting problem ” för att låta deltagarna utvärdera möten. Jag rekommenderar en ”mötesrevision”:

• ge alla teammedlemmar ett 1-sidblad som visar måndag till fredag Arbetsvecka i steg om 30 minuter
• be alla teammedlemmar att dokumentera de vanliga mötena de deltar regelbundet
• be dem att betygsätta varje möte ur deras perspektiv – är mötet användbart, är deras närvaro nödvändig
• be dem att identifiera hur de skulle ändra saker för att minska sin mötestid genom att 50%

Seth Godin har 3 viktiga meddelanden:

1. se till att mötet är nödvändigt
2. gör mötet så kort som möjligt
3. se till att det finns konkreta uppföljningar på saker som diskuteras i mötet

prestationsbedömning:

prestationsbedömning, även känd som medarbetarbedömning, är en metod genom vilken en anställds arbetsprestation utvärderas (i allmänhet i form av villkor för kvalitet, kvantitet, kostnad och tid). Prestationsbedömning är en del av karriärutvecklingen.

prestationsbedömningar är regelbundna granskningar av anställdas prestationer inom organisationer

generellt är syftet med en prestationsbedömning att:

• ge feedback om prestanda till anställda.
• identifiera anställdas utbildningsbehov.
• Dokumentkriterier som används för att fördela organisatoriska belöningar.
• utgör en grund för personalbeslut: löneökningar, kampanjer, disciplinära åtgärder etc.
• ge möjlighet till organisatorisk diagnos och utveckling.
• underlätta kommunikation mellan anställd och administration
• validera urvalstekniker och personalpolitik för att uppfylla federala krav på lika anställningsmöjligheter.

ett vanligt tillvägagångssätt för att bedöma prestanda är att använda ett numeriskt eller skalärt betygssystem där chefer uppmanas att göra en individ mot ett antal mål/attribut. I vissa företag får anställda bedömningar från sin chef, kamrater, underordnade och kunder samtidigt som de utför en självbedömning. Detta är känt som 360 augilisbedömning.

de mest populära metoderna som används som prestationsbedömningsprocess är:

• förvaltning av mål
• 360 graders bedömning
• Behavioral Observation Scale
• Behaviorally Anchored Rating Scale

jag håller helt med om att det finns en inverkan av lagprestanda för att bidra till att uppfylla strategiska mål utan ett professionellt team ingen organisation kan uppfylla sina strategiska mål. Därför vet vi vikten av ett lagarbete och varje individs engagemang, därför har min organisation antagit 360 graders bedömningsförfarande; ledningen får feedback från underordnade, kamrater och handledare. Den innehåller också en självbedömning och i vissa fall hjälper feedback från externa källor som kunder också ledningen med sitt beslut. Varje organisation måste anpassa människor och processer till sina strategiska mål för att maximera prestanda, uppnå mål, innovera och förbli konkurrenskraftiga. Figuren nedan visar exakt hur vi ska uppnå våra strategiska mål.

kunna tillämpa inflytande och övertalningsförmåga på dynamiken och politiken för personliga interaktioner

innan vi börjar, låt oss definiera ledarskap. Ledarskap är en process genom vilken en person påverkar andra för att uppnå ett mål och styr organisationen på ett sätt som gör den mer sammanhängande och sammanhängande. Ledare utför denna process genom att tillämpa sina ledarskapsattribut, såsom övertygelser, värderingar, etik, karaktär, kunskap och färdigheter. Även om din position som chef, handledare, bly, etc. ger dig befogenhet att utföra vissa uppgifter och mål i organisationen, denna makt gör dig inte till ledare, det gör dig helt enkelt till chefen. Ledarskap skiljer sig åt genom att det gör att anhängarna vill uppnå höga mål, snarare än att bara Bossa människor runt.

bas’ (1989 hyperlänk ”http://www.nwlink.com/~Donclark/leader/leadcon.html#one”&HYPERLINK ”http://www.nwlink.com/~Donclark/leader/leadcon.html#one” 1990) teori om ledarskap säger att det finns tre grundläggande sätt att förklara hur människor blir ledare. De två första förklarar ledarskapsutvecklingen för ett litet antal personer. Dessa teorier är:

vissa personlighetsdrag kan leda människor naturligt till ledarroller. Detta är Dragteorin.

en kris eller viktig händelse kan få en person att stiga till tillfället, vilket ger extraordinära ledarskapskvaliteter hos en vanlig person. Detta är den stora Händelseteorin.

människor kan välja att bli ledare. Människor kan lära sig ledarskapsförmåga. Detta är Transformational Leadership Theory. Det är den mest accepterade teorin idag och en av anledningarna till att jag studerar Strategic Performance Management med hjälp av Chartered Management Institute (CMI).

jag gillade personligen de nämnda ledarskapsprinciperna nedan och kommer att göra mitt bästa för att följa dessa elva principer för ledarskap på min arbetsplats:

• Känn dig själv och Sök självförbättring
• var tekniskt skicklig
• Sök ansvar och ta ansvar för dina handlingar
• gör ljud och snabba beslut
• ange exemplet
• Känn ditt folk och se upp för deras välbefinnande
• Håll dina anställda informerade
• utveckla en känsla av ansvar i dina anställda
• se till att uppgifter förstås, övervakas och utförs
• träna som ett team
• använd alla funktioner i din organisation

det finns flera funktioner för att antal tillvägagångssätt och metoder för att påverka och övertyga individer att öka engagemanget för de strategiska målen. Till exempel;

Herzbergs Motivation – Hygienteori

Frederick Herzberg studerade och praktiserade klinisk psykologi i Pittsburgh, där han undersökte arbetsrelaterade motivationer hos tusentals anställda. Hans resultat publicerades i” motivationen att arbeta ” 1959. Han drog slutsatsen att det fanns två typer av motivation:

hygienfaktorer som kan demotivera om de inte är närvarande – såsom övervakning, interpersonella relationer, fysiska arbetsförhållanden och lön. Hygienfaktorer påverkar nivån på missnöje, men Citeras sällan som skapare av arbetstillfredsställelse.

motivationsfaktorer som kommer att motivera om de är närvarande – såsom prestation, framsteg, erkännande och ansvar. Otillfredsställelse är normalt inte skyldigt på motivationsfaktorer, men de citeras som orsaken till arbetstillfredsställelse.

så, när du väl har uppfyllt Hygienfaktorerna, ger fler av dem inte mycket mer motivation, men brist på motivationsfaktorerna kommer inte att demotivera sig själva. Det finns tydliga relationer till Maslow här, men Herzbergs tankar formade verkligen modernt tänkande om belöning och erkännande i stora företag.

Douglas McGregors teori X / teori Y

Douglas McGregor publicerade ”den mänskliga sidan av företag” 1960, där han föreslog att traditionella förvaltningsmetoder (som han kallade Teori X) kanske inte är det enda sättet att få människor motiverade. Istället kan du ta ett annat tillvägagångssätt (baserat på teori Y) och uppnå samma om inte mer.

Teori X är den traditionella synen på riktning och kontroll, baserat på dessa antaganden:

• den genomsnittliga personen ogillar i sig arbete och kommer att undvika det om det alls är möjligt.
• som ett resultat måste de flesta tvingas, kontrolleras och hotas om de ska anstränga sig tillräckligt för att uppnå organisationens mål.
• i själva verket föredrar den genomsnittliga personen att styras, undviker ansvar, är inte ambitiös och söker helt enkelt säkerhet.

teori Y, baserad på integration av individuella och organisatoriska mål, antar:

• den fysiska och mentala ansträngningen i arbetet är lika naturlig som lek eller vila, så den genomsnittliga personen ogillar inte i sig arbete.
• vi kan självriktning och självkontroll, så dessa faktorer behöver inte nödvändigtvis komma från någon annanstans.
• vårt engagemang för ett mål är en funktion av belöningen för dess prestation.
• den genomsnittliga personen lär sig inte bara att acceptera utan att söka ansvar.
• de flesta människor har en kapacitet för fantasi, uppfinningsrikedom och kreativitet.
• de flesta människors intellektuella potential är underutnyttjad i det moderna industriella livet.

Abraham Maslows behovshierarki

Maslow hävdade att de faktorer som driver eller motiverar människor att agera ligger i stigande skala. När en grupp eller behovsordning är nöjd kommer individen inte att motiveras av mer av samma, men kommer att försöka tillgodose högre orderbehov. Dessutom kommer ett högre orderbehov inte att vara en motivator om lägre orderbehov förblir ouppfyllda. Maslow definierade fem order av behov, listade i stigande betydelse:

• fysiologisk

de grundläggande överlevnadskraven för värme, skydd och mat

• säkerhet

skydd mot fara för hot

• Social

relationer med andra, uttryckt som vänskapskamratskap eller kärlek

• självrespekt

känsla av personligt värde, respekt och autonomi

• självförverkligande

känsla av att uppnå din fulla potential

Således kommer vi till exempel inte att vara oroliga för arbetsrelationer eller professionell prestation om vi är verkligen bekymrade för vår egen säkerhet. På samma sätt kommer en chef inte att motivera någon genom att prata om personlig ambition och prestation om den personen känner att han håller på att förlora sitt jobb.

naturligtvis tillämpades Maslows tankar på hela människans erfarenhet, medan för de flesta oss är fysiologiska och säkerhetsbehov vanligtvis tillgodosedda i stor utsträckning. Men den senaste historien har visat att när individer är hemlösa, hungriga och hotade, bryter alla sociala system och självrespekt ner.

trots detta gäller Maslows hierarki fortfarande för det moderna kommersiella livet, och chefer skulle göra det bra att tänka i dessa termer när de försöker motivera personal.

det finns ett antal faktorer som är inblandade och har stor inverkan på att säkerställa individernas engagemang för en handlingsplan. Och det är personligt intresse, individuell dynamik, organisationspolitik, Ledningsinställning. Organisationer måste förstå vikten av dessa faktorer och göra arbetsmiljön på ett sådant sätt att det skapar intresse och varje enskild personal känner att de är en del av systemet utan dem kan organisationen inte utvecklas detta kan göras av ledande politiska färdigheter. Ledningen ser till att organisationspolitiken är anpassad till de strategiska målen och att medarbetaren inte känner sig isolerad. Ibland antar ledningen en negativ politik för att hålla ett öga på varje anställd på något sätt som kan medföra en katastrof i organisationen. Därför är det viktigt att varje organisation tar dessa faktorer på största allvar eftersom dessa faktorer har en djup inverkan på individer och organisationer.

baserat på ovan nämnda metoder känner jag att min organisation använder Douglas McGregors teori Y. eftersom ledningen visar fullt förtroende för varje anställd är varje personal också engagerad och ger 100% och om någon står inför något problem har de inga problem att diskutera med medarbetare eller till och med ledningen är direkt tillgänglig hela tiden och vår organisation är på väg att uppnå sitt strategiska mål som är att bli No 1 Fastighetsmäklare.

REFLEKTERANDE UTTALANDE:

under studierna och samtidigt som jag gör detta externa uppdrag känner jag att jag återuppstår till en ny personlighet. En personlighet som förstår den mänskliga relationen mycket väl nu. Jag har stött på många livsförändrande personlighetsförändrande artiklar som jag påverkas starkt av. Konsten att ledningen ser mycket tydligt för mig nu och jag känner mig mycket säker på att jag kan bli en chef som kommer att få mycket respekt från medarbetare som jag vet nu hur man ska hantera människor och hur man blir ett exempel för någon att följa. Plötsligt ser framtiden så ljus ut för mig.