den här artikeln är baserad på äldre programvara.
en av fördelarna med Outlook är möjligheten att dela kalendrar med andra. Kalendrar kan delas för att ge åtkomst för andra att visa men inte göra några ändringar. Åtkomst kan också ges för andra att göra möten i din kalender. Åtkomst baseras på behörigheter som upprättats med lämplig avdelningspersonal.
allmänna Etiketttips
följande etiketttips rekommenderas när du planerar ett möte i någon annans Kalender. Enskilda avdelningar kan också ha riktlinjer för att skapa möten i någon annans Kalender.
-
Ställ in tiden som preliminär så att Kalenderägaren snabbt kan se att kalendern har ändrats.
-
använd dialogrutan avtalad tid och inkludera en kort anteckning om avtalad tid (som du skulle göra i ett telefonmeddelande). Att inkludera kontaktinformation som en del av denna anteckning kan vara lämpligt om Kalenderägaren behöver kontakta personen före mötet.
-
skriv anteckningen med dina initialer eller ditt namn.
delningsalternativ
Outlook stöder två metoder för att dela kalendrar (och andra Outlook-resurser). Dessa inkluderar:
- dela till några användare utanför din avdelning
- dela till medlemmar i din avdelning
få användare
om du bara delar till några användare utanför din avdelning är det bästa sättet att dela din kalender att fastställa lämpliga behörigheter i din kalender. Sedan från menyn, har användaren väljer filen ”Öppna” andra användare mapp kommando.
för att tillåta andra åtkomst till din kalender genom kommandot Öppna ” andra användare mapp, måste du ge dem åtkomst till din kalender.
medlemmar i din avdelning eller annan grupp
när du delar kalendrar inom din avdelning eller annan grupp, från menyn välj Arkiv ”Öppna” andra användare Mappkommando. Behörigheter kan fortfarande ställas in per användare och inte alla medlemmar i avdelningen måste kunna se kalendern.
för instruktioner om hur du konfigurerar och öppnar delad kalender, Se dela din kalender med Avdelningsmedlemmar.
möten och delade kalendrar
när du bokar tid i någon annans Kalender är processen densamma som att boka tid i din kalender. Vi rekommenderar att du använder dialogrutan Ny avtalad tid så att du kan lägga till en anteckning om avtalad tid. När du bokar en tid i din kalender kan du ställa in den som privat så att andra som tittar på din kalender inte kan se detaljerna i mötet. För mer instruktioner om att göra möten, se schemaläggning av möten.