deși un e-mail de confirmare a rezervării pare destul de tăiat și uscat, nu este. În multe cazuri, este prima dvs. interacțiune cu oaspetele. Pentru a vă ajuta să impresionați imediat, am compilat o listă de conținut profesional, detaliat și primitor, care vă poate ajuta să îmbunătățiți e-mailul de confirmare al hotelului.
începeți cu un mulțumesc
spunând mulțumesc este ospitalier în orice limbă și este adesea cel mai bun mod de a începe un e-mail de confirmare. Indiferent dacă este făcută manual sau folosind automatizarea, personalizarea este apreciată de majoritatea. Includeți numele oaspetelui. Adresați-le personal. Și luați în considerare utilizarea limbajului conversațional, astfel încât e-mailul dvs. să citească ca și cum ar fi de la o persoană, nu de la o mașină. (Mai multe despre personalizare următor.)
de asemenea, puteți invita oaspeții să se conecteze cu dvs. prin telefon, e-mail sau aplicații de mesagerie dacă au întrebări sau nelămuriri, apoi furnizați aceste informații. Amintiți-vă, acesta este în mod ideal începutul unei relații lungi, reciproc satisfăcătoare.
Personalizare
e-mailurile și alte comunicări ale oaspeților pot fi personalizate prin utilizarea datelor oaspeților stocate în majoritatea sistemelor CRM. Utilizarea acestor date cu un sistem de automatizare a e-mailurilor poate permite trimiterea e-mailurilor dvs. personalizate imediat după rezervare.
personalizarea nu înseamnă doar să fii drăguț. E eficient. De fapt, potrivit Campaign Monitor, mesajele de e-mail personalizate îmbunătățesc ratele de clic cu o medie de 14%.
o modalitate de a colecta aceste date valoroase este prin utilizarea unei platforme precum OpenKey. După ce oaspeții se înregistrează în aplicație (colecția de informații), OpenKey permite oaspeților să se înregistreze de oriunde și să aibă acces la camerele lor folosind doar dispozitivele mobile. Oaspeții apreciază confortul și obțineți datele de care aveți nevoie – inclusiv informații de contact, preferințe și multe altele.
utilizați automatizarea
după cum sa menționat mai sus, automatizarea procesului de e-mail este o modalitate rapidă și simplă de a trimite e-mailuri de confirmare a rezervării. Poate eficientiza întregul proces și poate oferi echipei dvs. mai mult timp pentru alte sarcini. Dacă cumpărați software de automatizare a e-mailurilor, există multe opțiuni disponibile, inclusiv unele care sunt specifice ospitalității.
articolul, „puterea automatizării prin e-mail”, explică, automatizarea prin e-mail „poate fi utilizat într-un spectru larg al strategiei dvs. de implicare; comunicarea cu oaspeții după ce au făcut o rezervare, schimbul de informații cu oaspeții înainte de sosirea lor, interacțiunea cu oaspeții după ce au făcut check-out, invitându-i să rezerve din nou în viitor sau informându-i despre evenimente/activități viitoare care i-ar putea interesa.”Cheia succesului acestor e-mailuri, spun ei, este de a „asigura fiecare e-mail este segmentat în mod corect și fiecare e-mail este personalizat.”
Preferințe pentru oaspeți
exemplul final de personalizare în industria hotelieră este de a oferi fiecărui oaspete experiența individuală pe care o preferă. Pentru a realiza acest lucru, totuși, aveți nevoie de câteva informații. Poate că e-mailul dvs. de confirmare are un link către un sondaj online pentru ca un oaspete să-și personalizeze profilul. Luați în considerare să puneți întrebări despre preferințele lor. Călătoresc de obicei pentru afaceri sau plăcere? Călătoresc cu copii? Le place o pernă în plus? Fac exerciții fizice? Fac servicii de carte la spa?
înarmați cu aceste informații, puteți oferi fiecărui oaspete experiența personalizată pe care nu o vor uita și una care îi va aduce înapoi din nou și din nou. Câteva exemple includ:
- dacă le plac tratamentele spa, trimiteți-le oferte speciale spa actuale.
- în cazul în care golf, oferta de a rezerva un timp tee.
- pentru un cuplu care sărbătorește o aniversare, oferiți-le șampanie sau căpșuni acoperite cu ciocolată la sosire.
- pentru turiști, furnizați ghiduri de destinație pentru orașe și informații turistice.
cu cât experiența sau oferta sunt mai bine direcționate. Experții în Marketing vă sugerează să vă conectați la informații specifice de pe site-ul dvs. web, cum ar fi pagina de facilități de afaceri sau postarea pe blog despre atracțiile locale ale familiei. Aceste e-mailuri sunt oportunități de a invita clientul să ia legătura cu orice întrebări sau solicitări speciale pe care le poate avea.
dotări și alte caracteristici
confirmarea și e-mailurile înainte de sosire prezintă o oportunitate excelentă de a genera venituri suplimentare prin promovarea facilităților hoteliere de care oaspeții ar putea fi interesați.
pentru o experiență de oaspeți fără probleme, puteți lista facilitățile disponibile cu link-uri pentru a face rezervări la spa sau restaurant.
dacă aplicația mobilă a hotelului dvs. are capacități de check-in la distanță sau acces la cameră fără cheie printr-o soluție precum OpenKey, puteți include și linkuri pentru a descărca aplicația cu instrucțiuni de utilizare pentru a profita la maximum de ea. Având funcții utile în aplicația dvs., cum ar fi check-in mobil, cheie mobilă, cereri de menaj și alte servicii pentru oaspeți, oferă oaspeților cu atât mai multe motive pentru a le descărca și utiliza, permițându-vă să le personalizați experiența.
Factură& informații de rezervare
pentru mulți călători, aceste e-mailuri oferă o liniște sufletească atât de necesară; știu că au un loc unde să stea. Este important ca acestea sunt asigurate le-am rezervat dreptul de numărul de nopți, camere, paturi, etc., deci informațiile de confirmare ar trebui să fie în mod obișnuit în centrul atenției.
puteți include, de asemenea, un număr de factură pentru oaspeți să prezinte la sosire și de a ajuta la recepție găsi mai repede o rezervare de oaspeți.
informații de contact Hotel
încurajați contactul oaspeților și asigurați-vă că au la îndemână informațiile despre hotel și rezervare. Dacă este cazul, furnizați e-mailuri și numere de telefon pentru fiecare aspect al hotelului dvs.: recepție, rezervări, concierge, spa etc.
și nu uitați să vă încurajați oaspeții să urmărească și să se angajeze cu hotelul dvs. pe social media. Furnizați linkuri către toate paginile dvs. active de socializare – și asigurați-vă că linkurile funcționează. Acesta este un alt mod de a ajuta la construirea unei relații de lungă durată și de a oferi CRM-ului dvs. date mai detaliate despre oaspeții dvs., viața lor și preferințele lor.
în cele din urmă, confirmați că marca dvs. stochează și utilizează datele în mod responsabil. Dacă proprietatea sau oaspeții hotelului dvs. locuiesc în UE, asigurați-vă că respectați protocoalele GDPR.
