Quand vient le temps de séparer le « déchiqueter » et le « ne pas déchiqueter » à votre domicile ou à votre bureau en Virginie, au Maryland ou à Washington, DC, il peut être un peu difficile de dire ce qui se passe exactement où. Vous ne voulez certainement pas réaliser tardivement que vous aviez quelque chose dont vous aviez besoin, mais maintenant c’est parti pour de bon! Mais vous ne pouvez certainement pas tout tenir littéralement, sinon vous vous retrouverez bientôt noyé dans du papier inutile.
Quels documents doivent être déchiquetés? Quels papiers devez-vous garder? Ne vous inquiétez pas! Chez TrueShred, nous travaillons dur pour nous assurer de vous fournir non seulement des services de destruction de documents de premier ordre, mais également le service adapté à vos besoins. En tant que propriétaire d’une maison ou d’une petite entreprise, il peut être difficile de choisir les objets à déchiqueter et à conserver, mais notre équipe est là pour vous aider.
Est-il temps pour une session de déchiquetage pour votre entreprise ou votre bureau à domicile? Chez TrueShred, nous vous recommandons de suivre les conventions de conservation et de destruction des documents pour vos documents professionnels et personnels. Quand il est temps de purger vos fichiers en toute sécurité, appelez TrueShred — nous venons à vous!
Renseignements commerciaux à déchiqueter
La plupart des gens se trompent de prudence lorsqu’il s’agit de conserver des dossiers personnels et de la paperasse. Après tout, personne ne veut être surpris en train de manquer une information essentielle — comme une facture de médecin, un relevé de carte de crédit ou une facture. Il est important de conserver certains documents pendant les périodes recommandées. Cependant, en conserver trop, pendant trop longtemps, peut aller à l’encontre de l’objectif d’une bonne tenue des dossiers, laissant vos fichiers désorganisés avec de nombreux éléments inutiles.
Les organismes gouvernementaux, les grandes entreprises et les sociétés ont généralement des lignes directrices et des exigences concernant la durée de conservation de certains documents. Cependant, les petites entreprises et les ménages ne le font généralement pas. Il peut être déroutant de déterminer ce dont vous pouvez disposer et ce que vous devez conserver.
Ce sont des documents qui doivent être déchiquetés:
- Enregistrements de comptes
- Audits
- Relevés bancaires
- Offres et devis
- Dossiers/Dossiers d’affaires
- Listes de clients
- Informations concurrentielles
- Enregistrements informatiques
- Correspondance
- Informations de carte de crédit
- Numéros de permis de conduire
- Demandes d’emploi
- Estimations
- États financiers
- Formulaires d’Assurance maladie
- Rapports de blessures
- Dossiers d’assurance
- Propriété intellectuelle
- Notes internes
- Registres d’inventaire
- Factures
- Documents juridiques
- Études de marché
- Dossiers médicaux
- Contrats obsolètes
- Registres de paie
- Dossiers du personnel
- Relevés téléphoniques
- Photographies
- Listes de prix
- Reçus d’achat
- Prévisions de ventes
- Numéros de Sécurité sociale
- Relevés fiscaux
- Numéros de téléphone
- Informations sur la formation
Données Client à Déchiqueter
- Offres et devis
- Contrôles
- Enregistrements informatiques
- Listes de prix
- Informations exclusives
- Reçus
- Factures
- Fichiers R & D
Renseignements Personnels à Déchiqueter
- Adresses
- Reçus ATM
- Comptes de courtage
- Chèques annulés
- Numéros de carte de débit
- Rapports de crédit
- Talons de chèque de paie
- Polices d’assurance
- Relevés de placement
- Dossiers médicaux/ dentaires
- Numéros de passeport
- Cv
- Formulaires fiscaux
- Billets d’avion d’occasion
Supports à Déchiqueter ou à Détruire
- Disques durs
- CD-ROM
- CD-Rs
- DVD
- Sauvegardes informatiques
- Microfiches
- Rayons X
- Bandes vidéo
- Cassettes
- Échantillons De produits
- Prototypes
- Uniformes
- Badges D’Identification
- Et Plus encore!
Vous Ne Savez Pas Quoi Déchiqueter?
Si vous avez des doutes sur le déchiquetage de certains documents, mais que vous souhaitez tout de même rationaliser vos fichiers, envisagez de les numériser et de les conserver sur un disque dur. De cette façon, vous aurez toujours accès aux informations sans encombrer votre espace avec des copies papier de fichiers dont vous n’aurez peut-être jamais besoin.
Si vous ne savez pas quels reçus sont sûrs à jeter et quels reçus vous pouvez jeter, consultez notre blog.
Documents de la trousse d’urgence
Pour les citoyens touchés par des catastrophes naturelles ou d’autres événements catastrophiques soudains, des conseils sont fournis par le gouvernement des États-Unis, avec l’aide de la Federal Emergency Management Agency (FEMA). La FEMA a élaboré un plan appelé Trousse de premiers soins financiers d’urgence, ou EFFAK, à utiliser comme ligne directrice pour déterminer quels documents devraient être facilement accessibles en cas d’urgence. Les documents à conserver dans l’EFFAK comprennent:
- Certificats de naissance et de mariage
- Cartes de sécurité sociale des membres du ménage
- Documents de testament et / ou de fiducie
- Procurations
- Déclarations de revenus récentes
- Passeports et/ ou autres documents d’identité
- Papiers de décharge militaire
- Une liste de vos prescriptions et celles des membres de votre famille
La constitution d’un EFFAK peut vous apporter une certaine tranquillité d’esprit et vous faire gagner un temps précieux en cas d’urgence.
Si vous avez des questions sur le protocole de déchiquetage ou de destruction/conservation de documents, appelez TrueShred au (888) 322-3218.
Pourquoi L’Organisation Des Documents Est-Elle Si Critique ?
Pourquoi ne pas tout déchiqueter? En un mot, tout est une question de pertinence. Il y a d’innombrables situations que nous rencontrons dans notre vie quotidienne à la maison et au travail qui nécessitent une documentation. Vous avez besoin de certains papiers pour faire correctement les impôts, pour mettre à jour une licence, comme preuve dans un litige juridique ou commercial — et qu’ont-ils tous en commun? Ils ont besoin de certains documents, et pour certains problèmes, vous ne pouvez pas toujours être sûr de ce dont vous aurez besoin.
En formulant un système shred / no shred dans votre espace, vous vous assurez d’avoir toujours accès aux fichiers critiques à tout moment, ce qui vous évite le casse-tête de la récupération ou de la duplication, qui nécessite souvent beaucoup de temps, et parfois aussi un peu d’argent.
À la lumière des points ci-dessus, pourquoi ne pas tout garder? Une réponse similaire: la pertinence. En gardant du papier obsolète, vieux et inutile, nous compliquons nos maisons et nos bureaux. Nous générons des quantités absolument énormes de paperasse et de documentation chaque jour. Dans un an, ce petit tas soigné est maintenant une montagne insurmontable, et cela ne fait qu’empirer à partir de là. Les services de déchiquetage sécurisés de TrueShred vous aident à rester organisé, en sécurité et en sécurité informationnelle!
Où déchiqueter vos documents
Chez TrueShred, nous offrons plusieurs options:
- Apportez vos documents personnels obsolètes et inutiles lors du prochain événement de déchiquetage de la communauté TrueShred. Les événements Shred sont essentiellement un service de style « drop-off » que nous offrons de manière régulière — le plus souvent mensuelle. C’est une excellente occasion pour les petites entreprises et les propriétaires de se débarrasser en toute sécurité des documents et des médias indésirables de manière sûre. Le service est généralement facturé par la boîte pour les boîtes de taille « standard » et dure quatre ou cinq heures dans des endroits spécifiques. Pour des informations détaillées sur les dates et plus encore, nous vous invitons à garder un œil sur notre calendrier des événements.
- Faites déchiqueter votre document à votre domicile ou au bureau! En dehors des événements de déchiquetage communautaires, TrueShred choisit d’opérer uniquement sur place, à la fois pour notre bien et pour le vôtre. L’exploitation sur site offre des avantages distincts en limitant la chaîne de traçabilité à nos employés de confiance et aide à garder les choses propres, sûres et sécurisées pour nos clients.
Services de déchiquetage de documents sécurisés dans la région de Washington, DC
Peu importe si vous avez besoin d’un service de déchiquetage unique ou d’un déchiquetage sécurisé continu pour votre entreprise, TrueShred peut vous fournir! Nous offrons un déchiquetage sécurisé, sûr et fiable aux propriétaires de maisons et d’entreprises du Maryland, de la Virginie et de Washington, DC depuis des années, et nous pouvons nous assurer que vos besoins sont totalement satisfaits.
Contactez un professionnel TrueShred en ligne dès aujourd’hui pour en savoir plus sur notre service, ou pour planifier le traitement de vos documents et papiers « à déchiqueter »!