embora um e-mail de confirmação de reserva pareça bastante cortado e seco, não é. Em muitos casos, é a sua primeira interação com o convidado. Para ajudá-lo a impressionar logo de cara, compilamos uma lista de conteúdo profissional, completo e acolhedor que pode ajudar a melhorar o e-mail de confirmação do seu hotel.
comece com um agradecimento
dizer obrigado é hospitaleiro em qualquer idioma e muitas vezes é a melhor maneira de iniciar um e-mail de confirmação. Seja feito à mão ou usando automação, a personalização é apreciada pela maioria. Inclua o nome do convidado. Dirija-se a eles pessoalmente. E considere usar linguagem de conversação para que seu e-mail pareça de uma pessoa, não de uma máquina. (Mais sobre personalização em seguida.)
você também pode convidar convidados para se conectar com você por telefone, e-mail ou aplicativos de mensagens se eles tiverem dúvidas ou preocupações e, em seguida, fornecer essas informações. Lembre-se, este é idealmente o início de um longo, relacionamento mutuamente gratificante.
personalização
e-mails e outras comunicações de convidados podem ser personalizados aproveitando os dados de convidados armazenados na maioria dos sistemas de CRM. Usar esses dados com um sistema de automação de E-mail pode permitir que seus e-mails personalizados sejam enviados imediatamente após a reserva.
personalização não é apenas sobre ser bom, no entanto. É eficaz. De fato, de acordo com o Campaign Monitor, as mensagens de E-mail personalizadas melhoram as taxas de cliques em uma média de 14%.
uma maneira de coletar esses dados valiosos é através do uso de uma plataforma como o OpenKey. Depois que o convidado se registra no aplicativo (a coleta de informações), o OpenKey permite que os hóspedes façam check-in de qualquer lugar e tenham acesso aos seus quartos usando apenas seus dispositivos móveis. Os hóspedes apreciam a conveniência e você obtém os dados de que precisa – incluindo informações de contato, preferências e muito mais.
Utilize Automação
como mencionado acima, automatizar seu processo de E-mail é uma maneira rápida e simples de enviar e-mails de confirmação de reserva. Ele pode agilizar todo o processo e dar à sua equipe mais tempo para outras tarefas. Se você está comprando software de automação de E-mail, existem muitas opções disponíveis, incluindo algumas que são específicas da hospitalidade.
o artigo “o poder da automação de E-mail”, explica, a automação de E-mail “pode ser usada em um amplo espectro de sua estratégia de engajamento; comunicar-se com os hóspedes depois de fazer uma reserva, compartilhar informações com os hóspedes antes de sua chegada, interagir com os hóspedes depois de fazer o check-out, convidando-os a reservar novamente no futuro ou informando-os sobre os próximos eventos/atividades que possam interessá-los.”A chave para o sucesso desses e-mails, dizem eles, é” garantir que cada e-mail seja segmentado da maneira correta e cada e-mail seja personalizado.”
preferências dos hóspedes
o exemplo final de personalização na indústria hoteleira é fornecer a cada hóspede a experiência individual que ele ou ela prefere. Para conseguir isso, no entanto, você precisa de algumas informações. Talvez seu e-mail de confirmação tenha um link para uma pesquisa on-line para um convidado personalizar seu perfil. Considere fazer perguntas sobre suas preferências. Eles normalmente viajam a negócios ou a lazer? Eles viajam com crianças? Eles gostam de um travesseiro extra? Eles se exercitam? Eles reservam serviços no spa?
armado com essas informações, você pode fornecer a cada hóspede a experiência personalizada que eles não esquecerão, e uma que os trará de volta e de novo. Alguns exemplos incluem:
- se eles gostam de tratamentos de spa, envie-lhes especiais de spa atuais.
- se eles golf, oferecer para reservar um tempo tee.
- para um casal comemorando um aniversário, ofereça-lhes champanhe ou morangos cobertos de chocolate na chegada.
- para turistas, forneça guias de destino para cidades e informações turísticas.
quanto mais direcionada a experiência ou oferta, melhor. Especialistas em Marketing sugerem que você faça um link de volta para informações específicas em seu site, como a página de amenidades de negócios ou sua postagem no blog sobre atrações familiares locais. Esses e-mails são oportunidades para convidar o cliente a entrar em contato com quaisquer perguntas ou solicitações especiais que possam ter.
Comodidades e outros recursos
Os E-mails de confirmação e pré-chegada apresentam uma ótima oportunidade para gerar receita adicional, promovendo comodidades do hotel nas quais os hóspedes podem estar interessados.
para uma experiência perfeita para os hóspedes, Você pode listar as comodidades disponíveis com links para fazer reservas no spa ou restaurante.
se o aplicativo móvel do seu hotel tiver recursos de check-in remoto ou acesso à sala sem chave por meio de uma solução como o OpenKey, você também pode incluir links para baixar o aplicativo com instruções de uso para tirar o máximo proveito dele. Ter recursos úteis em seu aplicativo, como check-in móvel, chave móvel, solicitações de limpeza e outros serviços de hóspedes, dá aos hóspedes mais motivos para baixá-lo e usá-lo, permitindo que você personalize sua experiência.
fatura &informações de reserva
para muitos viajantes, esses e-mails fornecem uma paz de espírito muito necessária; eles sabem que têm um lugar para ficar. É importante que eles tenham certeza de que reservaram o número certo de noites, quartos, camas, etc., portanto, as informações de confirmação devem normalmente ocupar o centro do palco.
você também pode incluir um número de fatura para os hóspedes apresentarem no momento da chegada e ajudar a recepção a encontrar uma reserva mais rapidamente.
informações de contato do Hotel
incentive o contato dos hóspedes e verifique se eles têm as informações do hotel e da reserva convenientemente à mão. Se for o caso, forneça e-mails e números de telefone para cada aspecto do seu hotel: recepção, reservas, concierge, spa, etc.
e não se esqueça de incentivar seus convidados a seguir e se envolver com seu hotel nas redes sociais. Forneça links para todas as suas páginas de mídia social ativas-e certifique-se de que os links funcionem. Esta é outra maneira de ajudar a construir um relacionamento duradouro e fornecer ao seu CRM dados mais detalhados sobre seus convidados, suas vidas e suas preferências.
por último, confirme as lojas da sua marca e utilize os dados de forma responsável. Se sua propriedade ou hóspedes do hotel residirem na UE, certifique-se de seguir os protocolos do GDPR.
