Listen Posłuchaj postu
jednym z najczęstszych wyzwań, przed którymi często stają użytkownicy komputerów, jest organizacja danych. Widzę użytkowników z zaśmieconymi pulpitami pełnymi pojedynczych plików, folderów, które są duplikowane (pulpit i domyślny katalog domowy), a użytkownicy zmagają się ze znalezieniem własnych danych, co sprawia, że zarządzanie treścią jest bardzo trudne.
w tym artykule podzielę się kilkoma wytycznymi dotyczącymi organizacji danych. Proponowałbym kilka pomysłów na wybór metody porządkowania danych, radzenia sobie ze strukturą folderów, dzielenia się plikami z rodziną, korzystania z partycji dysku na swoją korzyść itp.
znaczenie organizacji danych
aby zrozumieć znaczenie organizacji danych (lub zarządzania treścią) i spojrzeć na to z perspektywy, warto rozważyć pewne wyzwania, przed którymi stoją firmy. Celem udostępniania tych informacji jest pomoc w zrozumieniu ogromnej ilości czasu, jaki spędziliśmy w ciągu dnia roboczego na zarządzaniu naszymi danymi, co obejmuje tworzenie, wyszukiwanie, usuwanie, udostępnianie, duplikowanie, wysyłanie wiadomości e-mail, Odtwarzanie i aktualizowanie dokumentów, obrazów, plików multimedialnych itp. Każdego tygodnia przeciętny pracownik informacji wydaje:
- 9.5 godziny szukania treści
- 3.5 godziny szukania, ale nie znajdowania danych
- 3.0 godziny odtwarzania treści
- 2.2 godziny walki z wersjonowaniem dokumentów
kiedy schrupiesz liczby, odkryjesz, że ilość czasu marnowanego przez użytkowników na zarządzanie treścią może naprawdę się sumować. Na przykład, jeśli organizacja ma 1000 pracowników, a pracownicy spędzają 8,7 godziny tygodniowo na szukaniu, ale nie znajdowaniu, odtwarzaniu treści, których nie mogli znaleźć, i radzeniu sobie z wieloma wersjami tego samego dokumentu (ostatnie trzy paski na powyższej grafice), może to kosztować organizację ponad 13 milionów dolarów rocznie. Można tego uniknąć, lepiej organizując Dane i powiązując z nimi metadane, dzięki czemu można je łatwo zlokalizować w ciągu kilku sekund.
oczywiście firmy mają znacznie więcej zasobów i pieniędzy niż ich pracownicy. Jeśli ich pracownicy marnują tyle czasu na zarządzanie treścią, możesz sobie tylko wyobrazić, jakie statystyki mogą być dla użytkowników domowych. Jednym z głównych powodów, dla których organizacje borykają się z zarządzaniem treścią, jest brak organizacji danych. Dlatego wiele firm wydaje miliony dolarów na zatrudnianie firm konsultingowych, które pomagają im w zarządzaniu treścią, czyli organizowaniu ich danych.
użytkownicy domowi, w tym również właściciele małych firm, którzy pracują w domu, stoją przed tymi samymi wyzwaniami w zarządzaniu treścią, co firmy, z wyjątkiem tego, że mają mniejszy zestaw danych. Małe firmy często nie mogą sobie pozwolić na zatrudnianie pracowników IT, więc nie mają specjalistycznego szkolenia, Jak zorganizować swoje dane i stać się bardziej wydajne. Dlatego włączyłem użytkowników domowych do mojej grupy docelowej, jak wyjaśniam w następnej sekcji.
Grupa docelowa
celem tego artykułu jest pomoc każdemu, kto zmaga się z organizowaniem swoich danych i może skorzystać z pewnych wskazówek. Stosując się do moich sugestii i Najlepszych Praktyk, można zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy. Wytyczne w tym artykule mogą nie działać dla wszystkich, ponieważ jak mówią, jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich. Jednak przez lata przeszkoliłem dosłownie tysiące studentów i licznych klientów biznesowych. Mam nadzieję, że skorzystasz z moich wskazówek. Pamiętaj, że nie musisz organizować swoich danych dokładnie tak, jak sugeruję. Możesz wprowadzać korekty w oparciu o to, co działa najlepiej dla ciebie.
wybór metody organizowania danych
czy należy organizować dane na podstawie kategorii, projektów, daty lub użytkownika? Odpowiedź brzmi: tak. Nie ma znaczenia, czy wybierzesz kategorię, projekt, datę, użytkownika, czy coś innego, aby uporządkować strukturę folderów. Powinieneś wybrać jedną metodę i trzymać się jej, ale w razie potrzeby możesz robić wyjątki. Pamiętaj, że to Twoje dane i to Ty musisz je znaleźć. Jeśli zdecydujesz się zorganizować dane w oparciu o kategorię, np. food, a następnie dane związane z food trafią do tej hierarchii folderów. Obejmuje to wszystkie rzeczy związane z jedzeniem, takie jak obrazy, przepisy, książki itp. Jeśli istnieje 20 przepisów, które zostały wysłane do Ciebie e-mailem przez Twoją kuzynkę Rose, zapisz je w folderze z jedzeniem, a nie folderze o nazwie Rose. Jeśli zdecydujesz się zorganizować foldery na podstawie daty, Możesz użyć struktury folderów na podstawie lat i miesięcy. Na przykład będziesz tworzyć foldery przez lata (2018, 2019, 2020…..). Każdy rok może mieć podfoldery na miesiące (Styczeń, Luty, Marzec,…..). Możesz nie potrzebować oddzielnych folderów dla każdego miesiąca lub każdego tygodnia, jeśli nie ma danych do dodania do określonych miesięcy lub tygodni. Decyzja należy do ciebie.
jeśli chodzi o obrazy, możesz uporządkować je za pomocą kategorii Data, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej. Użyj daty, miesiąca i dnia oddzielonych podkreślnikami. Pozwala to na łatwe sortowanie obrazów. Jeśli musisz przechowywać obrazy tylko wtedy, gdy zostały zrobione, nie ma potrzeby tworzenia folderu na każdy miesiąc lub rok. Po prostu utwórz foldery, gdy zdjęcia zostały zrobione.
Obraz 1
radzenie sobie ze strukturą folderów
generalnie zalecam utworzenie folderu dla hierarchii danych i upewnienie się, że każdy pojedynczy plik danych na komputerze jest zapisany w hierarchii danych. Następnie możesz ustawić folder najwyższego poziomu w hierarchii jako domyślny folder dokumentów w systemie Windows 10. Nie ma znaczenia, jak nazwiesz folder danych najwyższego poziomu. W moim przykładzie nazwę to po prostu danymi. Możesz użyć wielkich liter dla niektórych folderów, aby je wyróżnić, jeśli chcesz. Struktura folderów powinna wyglądać mniej więcej tak.
obraz 2
pod danymi znajdują się różne kategorie folderów, które będą zawierały Twoje pliki. W każdym folderze może znajdować się kilka podfolderów. Na przykład w obszarze praca będzie kilka folderów, a podfoldery mogą mieć pod nimi dodatkowe podfoldery. Twoim celem jest uporządkowanie folderów i plików w taki sposób, abyś mógł je szybko znaleźć. Pamiętaj, że nie ma czegoś takiego jak idealna struktura folderów. To, co działa dla ciebie, może nie działać dla kogoś innego.
jedną z głównych zalet organizowania danych w ten sposób jest to, że jeśli kiedykolwiek będziesz musiał wykonać kopię zapasową całych danych w chmurze lub na zewnętrznym dysku twardym USB, wystarczy przeciągnąć jeden folder na górze hierarchii do miejsca docelowego i gotowe. Będzie to również pomocne podczas wyszukiwania danych. Wystarczy podświetlić górny folder (np. Dane) i przeszukać całą hierarchię folderów, która zawiera wszystkie jego podfoldery.
Użyj szybkiego dostępu do skrótów do folderów
Eksplorator plików Windows 10 umożliwia tworzenie skrótów do folderów w celu szybkiego dostępu. Zamiast umieszczać foldery na pulpicie, możesz przypiąć najczęściej używane foldery do szybkiego dostępu (patrz rysunek 3 poniżej). Dodając foldery do szybkiego dostępu, po prostu tworzysz skrót do folderu, który nadal będzie znajdować się w jego pierwotnej lokalizacji pod D:\DATA (patrz rysunek 2).
obraz 3
zwróć uwagę, że foldery i niektóre podfoldery w obrazie 2 są przypięte do obszaru szybkiego dostępu na powyższym zrzucie ekranu.
istnieje kilka sposobów przypinania folderów, aby uzyskać szybki dostęp. Metoda 1 jest preferowana, ale użyj metody 2, jeśli jest to dla ciebie łatwiejsze.
Metoda 1
Wybierz folder, który chcesz przypiąć do szybkiego dostępu, a następnie kliknij i przeciągnij folder do obszaru szybkiego dostępu. Jest to szybsze i łatwiejsze z dwóch metod.
zachowaj ostrożność podczas przeciągania folderu do szybkiego dostępu. Jeśli nie będziesz ostrożny, przypadkowo przeniesiesz folder do innego folderu i nie będziesz mógł go już znaleźć w hierarchii danych. Może to być mylące i nieco przerażające, gdy folder znika. Po kliknięciu i przeciągnięciu folderu poczekaj, aż pokaże się poziomy pasek w miejscu (patrz rysunek 4 poniżej), w którym chcesz utworzyć szybki dostęp do folderu, a następnie zwolnij mysz. Zauważysz również mały wyskakujący Pin, aby uzyskać szybki dostęp ze strzałką obok.
obraz 4
System Windows 10 wyraźnie informuje, czy przenosisz folder, kopiujesz folder, Czy przypinasz do szybkiego dostępu. Czasami, gdy się spieszysz, łatwo nie zwracać uwagi na wyskakujące okienko, które mówi ci, co masz zamiar zrobić, więc bądź ostrożny.
Uwaga: Możesz przypinać tylko foldery, a nie Pliki, aby uzyskać szybki dostęp.
Metoda 2
innym sposobem przypinania folderu do szybkiego dostępu jest podświetlenie folderu, który chcesz przypinać, a następnie na karcie głównej Eksploratora plików kliknij przycisk Przypnij, aby uzyskać szybki dostęp. Spowoduje to dodanie folderu na dole listy. Możesz ręcznie kliknąć i przeciągnąć folder, aby zorganizować listę. Ten dodatkowy krok sprawia, że ta metoda jest nieco wolniejsza niż pierwsza.
nie ma łatwego sposobu sortowania elementów Alfabetycznie w szybki dostęp, musisz je ręcznie zorganizować.
udostępnianie plików rodzinie
jeśli będziesz udostępniać dane innym członkom rodziny, musisz mieć strategię udostępniania danych. Nie wszyscy myślą tak samo. Jeśli chcesz przechowywać zdjęcia śniegu na Boże Narodzenie, możesz wybrać etykietę folder śnieg. Jednak współmałżonek może umieścić go w folderze o nazwie zima, a twoje dziecko może przechowywać go w folderze o nazwie Boże Narodzenie, ponieważ kojarzy obrazy śniegu z Bożym Narodzeniem. Nie zaszkodzi omówić z rodziną, w jaki sposób chcesz przechowywać pliki na wspólnym komputerze. Jeśli jesteś jedyną osobą, która ma do czynienia z danymi, rzeczy są stosunkowo łatwiejsze, ale nadal musisz mieć plan i zorganizować dane w sposób, który jest łatwy do zlokalizowania.
postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami podczas pracy z plikami i folderami.
- używaj nazw plików i folderów, które są łatwe do rozpoznania.
- unikaj złego nawyku tworzenia długich nazw plików jako substytutu metadanych.
metadane są wprowadzane w obszarze plik -> Info w aplikacjach pakietu Office. Zawiera właściwości pliku, takie jak autor, tytuł, komentarze, status, kategorie, temat, firma itp. Metadane są używane do wyszukiwania informacji związanych z plikiem. Ponieważ możesz wprowadzić metadane we właściwościach dokumentu pliku (Word, Excel, PowerPoint itp.), przyzwyczajaj się do używania krótkich nazw plików i folderów. - unikaj powielania nazw.
- Zapisz swoje dane na dysku innym niż dysk systemowy C (np. D:\DATA).
więcej na ten temat w następnej sekcji. - nie używaj domyślnej lokalizacji folderu domowego, która wskazuje na C:\Users\YourProfileName\Documents.
chociaż niektórzy zachęcają do korzystania z domyślnej lokalizacji, ja nie. Twoje dane nie powinny znajdować się na dysku systemowym, na którym zainstalowany jest system operacyjny . Omówię to bardziej szczegółowo w następnej sekcji. - unikaj zapisywania plików na pulpicie.
Twój pulpit powinien być czysty tylko tapetą i tylko jednym skrótem do danych. Ludzie przechowują tylko pliki i foldery na pulpicie, ponieważ czują, że szybko je znajdą, tylko po to, aby odkryć, że gdy mają kilkaset plików na swoich pulpitach, mają problemy ze znalezieniem ich. Utwórz skrót do folderu na pulpicie, który wskazuje na folder danych. Wszystkie pliki powinny znajdować się w hierarchii folderów danych. To jedyny folder, którego potrzebujesz na pulpicie. Jeśli nie przestaniesz zapisywać plików na pulpicie, zawsze będziesz musiał zmagać się z organizacją danych. - Zaszyfruj dysk danych (np. dysk D) za pomocą funkcji BitLocker systemu Windows 10, aby zabezpieczyć dane.
BitLocker jest zawarty w wersjach Windows 10 Pro i Enterprise, ale nie w systemie Windows 10 Home. Możesz jednak bezpłatnie uaktualnić system Windows 10 Home do Windows 10 Pro, korzystając z porady w następnej sekcji.
Korzystanie z partycji dysku na swoją korzyść
jako najlepszą praktykę polecam utworzenie co najmniej dwóch partycji na komputerze (w razie potrzeby można mieć więcej niż dwie). Zwykle odbywa się to przy pierwszej instalacji systemu operacyjnego lub całkowitym wytarciu dysku twardego, aby zrobić to, co jest znane jako świeża instalacja lub czysta instalacja. Jednak gdy użytkownicy domowi kupują nowy komputer od dużego dostawcy (Lenovo, Dell, HP, Acer itp.), Zwykle:
- pochodzi z preinstalowanym systemem Windows 10 Home.
- zawiera mnóstwo bezużytecznych plików, freeware, bloatware, adware, niechcianych pasków narzędzi i potencjalnie niechcianych programów (PUP). Ludzie w nim odnoszą się do tych bezużytecznych plików jako oprogramowanie śmieci lub śmieci.
- jest skonfigurowany z tylko jedną partycją na dysku C, aby zachować prostotę dla użytkowników.
Windows 10 Home jest w zasadzie ograniczoną wersją systemu Windows 10 Pro. Doświadczone technologicznie osoby i pracownicy biznesowi używają systemu Windows 10 Pro, ponieważ oferuje kilka funkcji bezpieczeństwa i sieci, których brakuje w systemie Windows 10 Home.
wskazówka: Uaktualnij System Windows 10 Home do systemu Windows 10 Pro za darmo
możesz uaktualnić system Windows 10 Home do systemu Windows 10 Pro za darmo, jeśli masz klucz produktu dla systemu Windows 7 Professional lub Ultimate, Windows 8 / 8.1 Pro lub Windows 10 Pro. Po prostu wpisz „Ustawienia aktywacji” w polu wyszukiwania systemu Windows i naciśnij klawisz Enter, kliknij Zmień klucz produktu i wprowadź klucz produktu dla wersji Pro poprzedniej edycji systemu Windows. Komputer zostanie zaktualizowany do licencji cyfrowej Windows 10 Pro, co oznacza, że nawet jeśli ponownie zainstalujesz system Windows na tym komputerze, zostanie on automatycznie aktywowany.
chociaż nowe komputery często są wstępnie skonfigurowane z tylko jedną partycją na dysku C, System Windows 10 umożliwia utworzenie innej partycji bez uruchamiania i wycierania oryginalnej partycji. Aby to osiągnąć, możesz użyć narzędzia do zarządzania dyskami zawartego w systemie Windows 10. Istnieją inne darmowe narzędzia innych firm dostępne do osiągnięcia tego samego celu. Sprawdź mój artykuł najprostszy sposób w systemie Windows na rozszerzenie partycji systemowej (dysk C). W tym artykule omówię kilka narzędzi do rozmiaru partycji.
partycja systemowa (Zwykle dysk C) jest miejscem, w którym przechowywane są wszystkie pliki systemu operacyjnego. Zapisując dane na innym dysku (np. dysku D), izolujesz dane z plików systemowych. Jeśli system operacyjny kiedykolwiek ulegnie awarii lub zaktualizujesz system operacyjny, nie wpłynie to w ogóle na Twoje dane, ponieważ znajdują się na innej partycji. Ale czekaj, będzie jeszcze lepiej.
jeśli chcesz pójść o krok dalej, dodaj drugi dysk twardy do komputera stacjonarnego. W przeciwieństwie do komputera stacjonarnego, nie można łatwo dodać drugiego stałego dysku do laptopa, można dodać tylko Zewnętrzne Dyski Twarde, dyski USB itp. Dodając drugi dysk twardy, możesz skonfigurować go jako dysk D, a następnie utworzyć folder danych na dysku D. Ze wszystkich praktycznych względów nie zauważysz żadnej różnicy między dyskiem C i dyskiem D, nawet jeśli są to dwa fizycznie oddzielne dyski.
większość ekspertów nie lubi po prostu uaktualniać systemu operacyjnego, lubią wyczyścić swoje komputery i zacząć od nowa. W ten sposób od kilkudziesięciu lat instaluję swoje nowsze wersje systemów operacyjnych na serwerach i komputerach klienckich. Świeża instalacja utrzymuje mój system w czystości i szybkości. Świeża instalacja jest również konieczna, jeśli komputer ulega awarii z powodu awarii dysku twardego lub awarii systemu operacyjnego, którego nie można odzyskać. Jeśli przechowujesz dane przy użyciu domyślnej metody, która zapisuje dane w profilu użytkownika na partycji systemowej (dysk C), możesz utracić dane w przypadku awarii dysku twardego lub systemu operacyjnego. Możesz również utracić niektóre dane, jeśli masz problemy z zasilaniem w swoim obszarze (np. przerwy w dostawie prądu). Bezprzerwowe zasilanie (UPS) może pomóc w złagodzeniu tego problemu.
najlepsza praktyka: użyj niezawodnego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych danych w chmurze, aby łatwo przywrócić pliki w przypadku awarii dysku twardego, awarii systemu operacyjnego lub przypadkowego usunięcia pliku.
izolując dane z partycji systemowej, jak opisano powyżej, nawet awaria dysku systemowego lub nowa instalacja nie będą miały wpływu na dane. Ponadto, ponieważ dane nie będą współdzielić dysku z partycją systemową, która stale odczytuje i zapisuje dane na dysku C, dysk D nie będzie tak rozdrobniony. Mniejsza fragmentacja oznacza lepszą wydajność i szybszy dostęp do danych. Kolejną miłą rzeczą w podążaniu za moją rekomendacją jest to, że jeśli kiedykolwiek kupisz nowy komputer, Możesz po prostu wyjąć dysk D (który będzie oddzielnym dyskiem fizycznym) i zainstalować go na nowym komputerze. Twoje dane będą taktowane.
ostrzeżenie: jeśli przenosisz zaszyfrowany dysk twardy z jednego komputera na drugi, najpierw odszyfruj dysk (tj. wyłącz funkcję BitLocker), a następnie przenieś go, w przeciwnym razie nie będziesz mieć dostępu do swoich danych. Zainstaluj dysk twardy jako partycję D w nowym komputerze, a następnie ponownie użyj funkcji BitLocker, aby zaszyfrować cały dysk. Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź Stronę zabezpieczanie systemu Windows 10 za pomocą szyfrowania dysku BitLocker.
jeśli chodzi o zarządzanie treścią, nie ma o czym mówić. Szczerze mówiąc, łatwo jest napisać całą książkę na ten temat. Mam nadzieję, że kilka pomysłów w tym artykule pomoże Ci zacząć. Zachęcamy do dzielenia się swoimi pomysłami z innymi czytelnikami i zadawania pytań w sekcji komentarzy poniżej.
dzięki za przeczytanie mojego artykułu. Jeśli jesteś zainteresowany usługami IT consulting &, skontaktuj się ze mną. Odwiedź ZubairAlexander.com informacji na temat mojego doświadczenia zawodowego.