op een bepaald moment in uw carrière hebt u een e-mail gemist die u had moeten ontvangen. Misschien was het een RFP waar je op wachtte, een factuur waar je naar op zoek was, of gewoon een Hallo van een collega uit de industrie.
waarschijnlijk vond u dit bericht later in een spammap, in quarantaine,of erger nog, u zag het bericht helemaal niet. Niet alleen is het frustrerend om deze e-mails te missen, maar het kan ook invloed hebben op uw bedrijf bottom line.
we begrijpen het. Het kan gênant zijn als je je realiseert dat je nooit gereageerd hebt op een collega, en het is verpletterend om een waardevolle zakelijke kans te missen omdat je de memo eigenlijk niet hebt gezien.
in dit inzicht leggen we uit hoe en waarom een e-mailclient of ISP (bijvoorbeeld Outlook) e-mails filtert en hoe het onze bedrijven veilig houdt. We zullen ook bespreken de belangrijkste redenen dat e-mails worden gemarkeerd als spam en de stappen die u en uw IT-team kunnen doen om de kans dat belangrijke e-mails worden weergegeven in uw primaire inbox te verhogen.
maar kennis is macht, en we willen u laten zien wat andere organisaties doen om zichzelf beter te beschermen tegen cyberaanvallen via e-mail, zodat u soortgelijke stappen kunt nemen om uw bedrijf te beveiligen.
How Email Filtering Works
spam Fact: 91% van de cybercriminaliteit begint met een e-mail.
dit ding dat we spam noemen, ongevraagde en ongewenste ongewenste ongewenste e-mail, is verantwoordelijk voor meer dan een kwart van al het e-mailverkeer. Het is dus essentieel dat uw ISP tools heeft om spam e-mails onder controle te houden. Uw ISP wil uw bedrijf beveiligen en uw inboxen zo spam-vrij mogelijk te houden.
elke e-mail die in uw postvak in binnenkomt, ondergaat een filterproces dat het controleert op legitimiteit en eventuele kwaadaardige aanwijzingen. Als de e-mail het filterproces niet passeert, wordt het op een van de twee plaatsen geplaatst: uw ongewenste map of uw quarantaine map als het kwaadaardig is.
hoewel slechts één op de honderd e-mails kwaadaardig zijn, is er slechts één nodig om uw organisatie spiraalsgewijs in een razernij te sturen. Het is echt een goede zaak dat de meeste van die e-mails worden uitgefilterd voordat je ze ooit ziet!
voordat u uw postvak IN bereikt, moet elk bericht door drie verschillende sets criteria-filters met uw ISP gaan. Deze criteria zijn::
- elementen van de e-mail-de werkelijke inhoud van de e-mail worden geëvalueerd om te bepalen of iets in de e-mail lijkt onwettig of kwaadaardig.
- de domein reputatie van de afzender – de score die uw ISP geeft het domein van de afzender is gebaseerd op factoren zoals spam klacht tarieven en bounce tarieven.
- uw betrokkenheid bij het bericht – uw actie of inactiviteit met een e-mail geeft aan uw ISP aan of u tevreden bent met het ontvangen van de e-mail.
laten we dieper ingaan op elk van deze filters en hoe de leverbaarheid van e-mails wordt beïnvloed.
de belangrijkste reden e-mails worden Gemarkeerd als Spam
elementen van de e-mail.
als u een e-mail in uw spammap vindt die er niet zou moeten zijn, kan dat heel goed zijn omdat de individuele e-mail een van deze veelvoorkomende triggers activeerde:
- er zijn te veel afbeeldingen in de e-mail.
- de e-mail maakt gebruik van spam trigger woorden (geweldig, annuleren op elk gewenst moment, gefeliciteerd, garantie, enz.).
- het e-mailadres bevat geen fysiek adres.
- er zijn te veel bijlagen in de e-mail.
dit filterniveau bepaalt in wezen of de inhoud van de e-mail gewenst of ongewenst is.
de domeinreputatie van de afzender
elk IP-adres wordt door elke ISP beoordeeld, dus als dat IP-adres is gemarkeerd voor spam, frauduleuze activiteiten of virussen, dan zal elke e-mail van dat domein ook worden gemarkeerd.
bovendien kijken ISP ‘ s naar authenticatie op domeinniveau om er zeker van te zijn dat de e-mail daadwerkelijk wordt verzonden van wie het zegt dat het wordt verzonden. Dit niveau van beoordeling kijkt niet naar de inhoud in de e-mail.
uw betrokkenheid bij het bericht
ISP ‘ s leren voortdurend van uw acties — hoe u wel en niet communiceert met de e-mails die u ontvangt. Heb je ooit gemerkt dat, als je onmiddellijk marketing e-mails te verwijderen van een bedrijf dat u niet geïnteresseerd bent in, je stopt met het zien van die e-mails na een tijdje? Die e-mails zijn niet in het niets verdwenen, ze komen nog steeds bij je, maar je ISP heeft geleerd dat je ze niet wilt en ze in je ongewenste map geplaatst.
veelvoorkomende triggers voor dit filter zijn:
- te Klikken op de knop spam op een bericht in de inbox
- Openen of klik op een bericht
- Inschakelen afbeeldingen
- Doorsturen van een bericht
Wat Kunt U Doen om het Verbeteren van e-Mail Deliverability
De belangrijkste factoren voor e-mail-deliverability zijn gebaseerd op de afzender acties en ISP setup, maar er zijn enkele dingen die u en uw team kunnen doen om het verbeteren van e-mail deliverability binnen uw organisatie.
Als u Outlook gebruikt, zijn hier een paar tips om toekomstige leverbaarheid van afzenders te garanderen die momenteel onjuist zijn gemarkeerd.
- klik op “geen spam” op een e-mail in de spammap van een vertrouwde bron of verplaats deze naar het postvak in.
- voeg het e-mailadres van de afzender toe aan uw contacten. E-mails van die afzender mogen in de toekomst niet als spam worden gemarkeerd.
- voeg vertrouwde afzenders toe aan de lijst” Veilige Afzenders en domeinen ” om te voorkomen dat Outlook ooit e-mails van hen naar uw spamfilter verzendt.
- vraag uw IT-afdeling hoe u e-mails in quarantaine kunt bekijken die naar u zijn verzonden.
uw IT-afdeling zou ervoor moeten kunnen zorgen dat uw mailboxen correct zijn ingesteld. Verschillende mailboxen dienen verschillende behoeften en moeten worden aangepast aan die behoeften te voldoen.
om ervoor te zorgen dat al uw mailboxen correct zijn ingesteld, zijn hier enkele vragen die u aan uw IT-team kunt stellen:
- Wat is het doel van de e-mailstream? Welk bedrijfsproces ondersteunt het? Is het voor support tickets, verkoop, marketing?
- welke service of server stuurt de e-mail?
- wordt de mailbox gebruikt om berichten te beantwoorden of wordt het een adres zonder antwoord? Wordt de mailbox gedeeld of is het voor slechts één gebruiker? Is een licentie vereist?
- moet het domein “mail-enabled” zijn binnen het primaire e-mailplatform van de client (d.w.z. binnen exchange online)?
- Wie is het belangrijkste aanspreekpunt voor de mailstream (vooral als de stream wordt gehost door een derde partij)?
e-mail is mogelijk nooit perfect en helaas kunnen we niet elke e-mail uit spammappen houden. Maar hopelijk zullen de tips in dit artikel u helpen uw inboxen efficiënter te maken, zodat u die echt belangrijke e-mails niet mist!
heeft u hulp nodig om ervoor te zorgen dat uw internetprovider correct is ingesteld? Spreek vandaag met een Lazorpoint expert.