van scan naar e-mail: stappen om uw gescande documenten te e-mailen

het e-mailen van gescande documenten was een van de vroegste manieren om papierloos te gaan (veel voordat eSignatures mainstream werd).

wanneer u het document rechtstreeks vanaf het kopieerapparaat scant en verzendt, wordt dit het proces Scannen naar e-mail genoemd.

vandaag de dag zijn er, naast de methode scannen om te verzenden, vele andere manieren om documenten te scannen en te delen via e-mail. In dit artikel zullen we dieper ingaan op de volgende onderwerpen:

moet u de functie Scannen naar e-mail van uw printer gebruiken?

als u een belangrijk document verzendt, is het niet aan te raden om de functie Scannen naar e-mail van uw printer te gebruiken. Dit is voornamelijk te wijten aan het gebrek aan tracking mogelijkheden die u hebt van uw printer, zodat u niet in staat om te weten of uw ontvanger de scan heeft ontvangen. U ontvangt ook geen foutmelding als het e-mailadres onjuist is ingevoerd, of als het Postvak IN van de ontvanger vol is of het e-mailadres is gewijzigd.

gebruik de methode Scannen naar e-mail dus alleen als u een manier hebt om handmatig met de ontvanger te bevestigen, via oproep, sms of e-mail, dat zij het gescande document hebben ontvangen.

andere problemen met de scan naar e-mail methode zijn:

• de ontvanger kan niet direct reageren op de scan naar e-mail bericht als het wordt verzonden vanaf een “no-reply” e-mailadres.
• het is moeilijk om langere e-mailberichten aan te passen en uit te typen.

als u een belangrijk document verstuurt, ga dan naar deze sectie voor ons advies over wat u moet doen.

de functie Scannen naar e-mail van de printer gebruiken

zodra het bestand is gescand en verzonden, ontvangt u een bevestigingsbericht.

wat zijn de alternatieve manieren om gescande documenten te e-mailen om een handtekening aan te vragen?

waar dat de scan naar e-mail methode niet de meest betrouwbare is.

gelukkig zijn er veel andere manieren om documenten te digitaliseren en te verzenden naar ontvangers overal ter wereld.

hier volgen de stappen om een document te scannen, te ondertekenen en naar een derde partij te verzenden.

scannen vanaf uw computer (+ondertekenen en verzenden)

1. Scan
   1. Schakel de scanner in en plaats het document in de scanner-invoer of flatbed.
   2. gebruik de Preview-app (voor Mac) of Scan (Voor Windows) om het document te scannen.
2. Sign
   1. Signeasy openen in de webbrowser.
   2. klik op document ondertekenen in de linkerbovenhoek.
   3. kies het gescande bestand.
   4. druk op de knop Handtekening.
   5. klik op het gedeelte van het gescande document waarop u de handtekening wilt laten verschijnen.
   6. Klik Op Voltooien.
3. Send
   1. druk op de knop E-mail.
   2. voer e-mailadres, onderwerp en bericht in het dialoogvenster in.
   3. Druk Op Verzenden.

hoe te scannen met uw telefoon (+ondertekenen en e-mail het)

1. Scan
   1. plaats de afbeelding op een vlak en goed verlicht oppervlak.
   2. gebruik de app Google Drive (voor Android) of Notes (voor iOS) om de documenten te scannen.
   3. sla het gescande document op in een bekende map.
2. Sign
   1. Open De Signeasy-app.
   2. klik op het pictogram + in de rechterbenedenhoek van de app.
   3. Selecteer het bestand dat moet worden ondertekend en gemaild.
   4. Klik Op Teken > Teken Zelf.
   5. Tik op om annotaties toe te voegen (handtekening, initialen, datum, tijd, tekst, enz.).
   6. klik op het ✓ icoon in de rechterbovenhoek.
3. Send
   1. klik op het pictogram Delen in de rechterbovenhoek.
   2. Kies het e-mailadres of station dat u het bestand wilt delen.
   3. Voer de e-mailadressen van de geadresseerden in.
   4. druk op de knop Verzenden.

hoe een gescand document te ondertekenen met Signeasy

vooral in een tijd dat COVID-19 nog steeds op vrije voeten is, kunt u het beste op afstand documenten ondertekenen en delen via een eSignature-oplossing zoals Signeasy.

het is mogelijk om een gescand document in slechts 4 eenvoudige stappen te ondertekenen.

1. Open De Sigeasy-app op mobiele apparaten, desktops of laptops.
2. klik op ondertekenen Document > ondertekening.
3. klik op een deel van het document waar u de annotatie wilt toevoegen.
4. Klik Op Voltooien.

wilt u alleen scannen? Hier zijn alle manieren waarop u kunt:

waar u ook bent, het is mogelijk om uw belangrijke document bij u te houden in de vorm van scans.

alles, van zorg-en verzekeringsbestanden, contracten, formulieren en ID-kaarten, kan op de volgende manieren worden gescand:

hoe scant u op Android

1. Tik op het + – pictogram in de rechterbenedenhoek van de Google Drive-app.
2. druk op de knop Scannen.
3. plaats het document met de voorzijde naar boven op een vlak, goed verlicht oppervlak.
4. richt uw telefooncamera op het document en leg de afbeelding vast.
5. controleer de resulterende afbeelding en pas de grootte aan of pas deze aan zoals vereist. Als de afbeelding niet duidelijk is, tikt u op Opnieuw maken om op een andere afbeelding te klikken.
6. klik op het + teken in de linkerbenedenhoek en herhaal stap 4 en 5 totdat alle pagina ‘ s van het document zijn ondertekend.

hoe te scannen op iOS

1. Open de Notes-app op uw iOS-apparaat.
2. Open een nieuwe notitie waarin u de gescande afbeelding wilt toevoegen.
3. klik op het camerapictogram onderaan het scherm.
4. plaats het document met de voorzijde naar boven op een vlak oppervlak met goede verlichting.
5. klik op documenten scannen.
6. richt uw camera op het document, zodat het apparaat het automatisch kan scannen.
7. sla het gescande document op.

hoe te scannen op een Mac

1. Sluit uw scanner aan en zet uw documenten klaar.
2. klik op Bestand > importeren vanuit Scanner en kies een scanner in de Preview-app.
3. Bekijk het scanvoorbeeld in het dialoogvenster Importeren.
4. kies scanopties zoals kleur, type document, grootte, oriëntatie, enz.
5. Klik Op Scannen.
6. herhaal de stappen 2 tot en met 5 voor alle pagina ‘ s die u moet scannen.

hoe te scannen op Windows

1. typ Windows Scan in de zoekbalk en open de toepassing.
2. Controleer of uw scanner is ingeschakeld en correct is aangesloten.
3. plaats het document dat u wilt scannen op de flatbed van de scanner of in de documentinvoer.
4. Kies uw scanner, de bronlocatie van waaruit u wilt scannen, het bestandstype en waar u de afbeelding wilt opslaan.
5. klik op Scannen, onderaan het scherm.
6. druk op beeld om het gescande bestand te zien voordat u het opslaat. Op dit moment kunt u zelfs het gescande document bewerken.
7. klik op SLUITEN om het gescande document op te slaan.

FAQ ‘ s rond Scannen naar e-mail

hier zijn antwoorden op veelgestelde vragen over scannen naar e-mail en andere methoden om documenten te scannen.