QuickBooks is een veelzijdige en flexibele software waarmee u de meeste belangrijke boekhoudtaken kunt uitvoeren, of u nu veel ervaring hebt of een eerste bedrijfseigenaar bent die alles zelf doet.
sommige tutorials van QuickBooks kunnen echter een beetje lastig te begrijpen zijn, vooral als het gaat om het aangaan van leningen en het doen van betalingen of het afschrijven van slechte zakelijke schulden.
met dit in gedachten, zal de onderstaande gids uiteen te zetten waarom u leningen moet invoeren en oninbare schulden af te schrijven met behulp van QuickBooks, plus ga over hoe beide processen in detail te doen.
waarom leningen opnemen in QuickBooks?
alle bedrijven moeten af en toe geld lenen, of het nu gaat om uitbreiding, het afbetalen van eerdere schulden of het voorbereiden op een grote marketingpush. U moet een lening uw bedrijf neemt als een verplichting in uw rekeningen, plus opnemen van de lening betalingen die u doet om die verplichting te verminderen.
dit helpt u om uw zakelijke uitgaven beter bij te houden en zorgt ervoor dat u uw schuldbetalingen op schema kunt houden ten opzichte van de rest van uw bedrijfsbudget. Het is gewoon een goede boekhouding en een van de belangrijkste dingen QuickBooks werd gemaakt voor de eerste plaats.
QuickBooks heeft een iets andere procedure voor het invoeren van leningen, afhankelijk van of u de online-of desktopversie van de software gebruikt.
hoe leningen in QuickBooks Online in te voeren
om een lening in te voeren met QuickBooks Online, moet u een aansprakelijkheidsrekening Instellen om de voortgang van de lening te volgen.
- Kies “Settings” en ” Chart of Accounts.”Selecteer vervolgens” New ” om een nieuwe rekening aan te maken
- kies “Long Term Liabilities” uit het keuzemenu “Account Type”
- kies “Notes Payable” uit het menu “Details Type”
- Geef de leningrekening een relevante naam. Wees zo specifiek mogelijk, zodat u altijd weet met welke rekening u te maken hebt, zoals “Marketing Loan”
- in het veld “saldo”, voer het totale bedrag in de rekening in, evenals de “vanaf” datum. Vanaf de datum vertelt QuickBooks wanneer u wilt beginnen met het volgen van de lening
- voer het volledige bedrag van uw lening in als een negatief bedrag, dat een aansprakelijkheidsrekening opent met het volledige totaal van de lening in kwestie
- kies “Opslaan en sluiten””
Als u leningbetalingen wilt opnemen, kunt u deze stappen volgen voor nauwkeurige opname:
- Kies “+New” En “Check”
- als u van plan bent een fysieke cheque te sturen om een deel of het geheel van de lening af te betalen, voeg dan een relevant checknummer
- als u een directe opname of een ETF wilt gebruiken, voer dan een van deze opties in het checknummer veld in plaats daarvan
- plaats het passiefbedrag voor uw lening in het keuzemenu categorie en voer het betalingsbedrag
- kies de onkostenrekening voor de rente uit dezelfde categorie drop-down menu en voer het rentebedrag
- in U kunt ook eventuele extra kosten toevoegen
- kies “Opslaan en sluiten” als u klaar bent
het invoeren van leningen in QuickBooks Desktop
het invoeren van leningen in QuickBooks Desktop is zeer vergelijkbaar. Je moet een lening account aan te maken zoals hierboven beschreven, volg dan een iets ander proces:
- Klik op “Bank” en “Schrijven Controles” in het contextuele menu
- vervolgens kunt U de naam van de begunstigde en de terugbetaling van de bedragen in de toepasselijke velden
- vergeet niet om het toewijzen van de rente-element voor uw lening
- U kunt vertellen QuickBooks om de betaling automatisch op regelmatige tijdstippen (bijv. voor de maandelijkse betalingen) als u klikt op “Bewerken” en “Onthouden Controleren”
- Klik op “Opslaan en Sluiten” wanneer je klaar bent met
Waarom Schrijf Schulden Af in QuickBooks?
van tijd tot tijd kan een bedrijf zogenaamde “oninbare schulden aangaan.”Oninbare schuld is elke schuld die een klant u wettelijk verschuldigd is, maar niet kan betalen. Als u deze schuld niet kunt innen, betekent dit een rem op uw bottom line en kan dit uw winstgevendheid beïnvloeden wanneer u deze invoert in uw boekhoudsoftware.
uw bedrijf kan echter ook gebruik maken van de boekhoudmethode op transactiebasis. Met transactiemethode accounting, uw bedrijf zal alle inkomsten en uitgaven voor zowel voltooide en lopende transacties (dat wil zeggen, u rapporteert uw transacties in zowel crediteuren en debiteuren). QuickBooks kunt u de opbouwmethode te gebruiken met zijn veelzijdige tools.
als dit het geval is, kunt u in veel gevallen oninbare schulden afschrijven als aftrekposten op uw belastingen, zodat u uiteindelijk de federale overheid minder geld schuldig bent dan u anders zou doen.
maar om van deze belastingaftrek te profiteren, moet u de facturen die u in QuickBooks verzendt als “oninbaar”registreren. Dit helpt uw netto-inkomen up-to-date te blijven en saldi uw debiteuren.
net als bij het schrijven van leningen met behulp van QuickBooks, zijn er twee verschillende processen om schulden af te schrijven: een proces voor desktopgebruikers en een voor QuickBooks Online gebruikers.
afschrijvingen met behulp van QuickBooks Desktop
- ga eerst naar ” Lists “en selecteer”Chart of Accounts “
- kies” Account, “dan”New “
- kies “Expense, then”Continue”
- voer een nieuwe accountnaam in. Om het simpel te houden, noem dit iets dat van toepassing is als “oninbare schulden “of”Schuldafschrijvingen”
- Selecteer “Opslaan en sluiten”
op dit punt, je hebt een nieuwe onkostenrekening toegevoegd om alle oninbare schulden voor uw bedrijf te volgen. Nu moet u de onbetaalde facturen geregistreerd in uw QuickBooks-account te sluiten.
- Ga naar” klanten “en kies”betalingen ontvangen “
- Voer de namen in van klanten die u niet betalen in het veld” Ontvangen van ”
- en voer het betalingsbedrag in. Omdat u geen geld ophaalt, moet dit $0,00
- kies “Discounts en Credits”
- voer het bedrag in dat u wilt afschrijven in het veld” Bedrag van korting ”
- Kies het account dat u hebt toegevoegd in de eerste stap van dit proces in de “Discount Account”
- kies “Done,” then “Save and Close”
daar heb je het! Je hebt een nieuwe account gemaakt om alle onbetaalde schulden af te handelen en hebt de transacties geregistreerd als oninbaar in uw QuickBooks account.
afschrijvingen met behulp van QuickBooks Online
QuickBooks Online heeft een soortgelijk proces als dat u zou gebruiken met de desktopversie van de software. U moet de vorderingen of facturen die u wilt beschouwen als oninbare schulden te beginnen te bekijken.
- Ga naar”Reports “
- Open een” debiteuren veroudering Detail ” rapport
- een lijst van uitstaande debiteuren zal er zijn. Kies welke u wilt afschrijven
u dient een oninbare schuldenrekening aan te maken zoals beschreven in de desktopversie van het proces hierboven. Voor QuickBooks Online moeten de knoppen die u moet indrukken hetzelfde zijn als bureaublad.
zodra u een oninbare schulden-specifieke onkostenrekening hebt aangemaakt, kunt u een nieuw en niet-inventarisartikel aanmaken als plaatshouder voor uw oninbare schuld. Dit telt niet als een waar item in de inventaris van uw bedrijf, maar is nodig om de balans van het boekhoudproces.
- Ga naar” Settings “en kies”Products and Services “
- Kies” New “en” Non-Inventory ” in de rechterbovenhoek van het scherm
- voer “Bad Debts” in in het naamveld
- kies “Bad Debts” in het keuzemenu inkomstenrekening
- kies “Save and Close””
op dit punt moet u nu een creditmemo maken voor de oninbare schuld, zodat deze correct wordt geregistreerd.
- Pick “+ New, “then” Credit Memo “
- kies de klant uit het keuzemenu klant
- kies “oninbare schulden” uit het keuzemenu” Product/dienst ”
- voer het bedrag in dat u wilt afschrijven in de kolom “Amount”
- voer “oninbare schulden” in in het vak” message display on statement “en klik vervolgens op “Save and Close””
Nu u een creditmemo voor de oninbare schuld hebt aangemaakt, kunt u de memo toepassen op de factuur(en) in kwestie.
- Kies “New+”
- kies “receive payment” Onder het keuzemenu” klanten”, kies vervolgens de juiste klant uit hetzelfde menu
- kies de factuur die u als oninbare schuld wilt markeren uit de sectie” uitstaande transacties “
- kies de oninbare schuldmemo uit de sectie “kredieten”
- kies “Opslaan en sluiten””
uw oninbare betaling te ontvangen moet nu verschijnen onder de winst – en Verliesrapport voor uw oninbare schulden kostenrekening.
wilt u alle vorderingen die u tot nu toe als oninbare schuld hebt aangemerkt, bekijken? U kunt dit doen met behulp van QuickBooks Online door te gaan naar “Instellingen, “dan” grafiek van de rekeningen, “vervolgens het selecteren van” Run Report “in de” actie ” kolom van uw dubieuze schulden rekening.
samenvatting
hoewel het van tijd tot tijd een beetje complex kan worden, zijn de procedures voor het invoeren van leningen en het afschrijven van schulden van QuickBooks nuttig en vrij snel uit te voeren als je ze eenmaal onder de knie hebt. Natuurlijk, hoe meer u QuickBooks gebruikt, hoe comfortabeler u zult zijn met de controles en hoe gemakkelijker het zal zijn om uw uitgaven bij te houden.
op het blog van Seek Capital kunt u een verscheidenheid aan andere QuickBooks-gidsen vinden, plus leren hoe u de financiering voor uw bedrijf veilig kunt stellen.
neem vandaag nog contact met ons op en zie hoe wij u kunnen helpen uw doelen te bereiken!