als je effectieve procedures wilt schrijven, zijn er enkele specifieke planningsactiviteiten die zullen resulteren in betere, nuttigere procedures.
nieuwe uitgave van “How To Write a Policies and Procedures Manual” is nu beschikbaar in e-book PDF – formaat
de Driestapsprocedure schrijfproces
in principe is het advies dat ik heb om effectieve procedures te schrijven hetzelfde advies dat ik zou geven aan iedereen die een schrijfproject aanneemt — van een college term paper tot een roman, een zakelijke brief of een procedure; maak het schrijfproject door te werken via een proces dat drie fasen omvat: plan — draft-revision.Uit uitgebreid onderzoek is gebleken dat schrijfprojecten van welke aard dan ook succes hebben wanneer schrijvers de procesbenadering gebruiken en een bepaald type activiteit uit al deze drie fasen uitoefenen. Het type activiteit hoeft niet altijd hetzelfde te zijn — het moet geschikt zijn voor het type schrijfproject en de persoonlijke voorkeuren van de schrijver. Maar het is duidelijk dat succesvolle schrijvers een soort van planningsactiviteit doen voordat ze hun werk opstellen, en dan gaan ze in revisie-activiteit.
in dit artikel gaan we in op de eerste stap in de proces — Planning. Over het algemeen bestaat planning uit activiteiten als onderzoek, brainstormen, diagrammen/schetsen, reflectie en vrij schrijven (stream of consciousness writing as an idea generation or reflection activity). Als u effectieve procedures wilt schrijven, zijn er een aantal specifieke planningsactiviteiten die zullen resulteren in een betere, nuttigere procedure.Een goede Procedure is het begrijpen van het proces
een belangrijke planningsactiviteit voor het schrijven van effectieve procedures is het begrijpen van het proces dat de procedure zal documenteren. Dat begint met onderzoek, of met andere woorden, het verzamelen van informatie. Dit zou onder meer het doen van dingen zoals het interviewen van proces eigenaren en proces doeners. Technisch gezien zijn zij de vakspecialisten. Zij zijn degenen die het proces kennen en begrijpen, en een groot deel van de informatie zou van hen moeten komen.
alle informatie mag echter niet afkomstig zijn van degenen die direct bij het proces betrokken zijn. Een andere belangrijke bron van informatie moet het verkennen van de huidige en verouderde documenten met betrekking tot het proces (oude procedures, gerelateerde procedures op andere gebieden van de organisatie, productspecificaties, eisen van de klant, enz.). Daar vindt u belangrijke informatie over het proces dat moet worden bewaard of misschien zelfs hersteld.
onderzoek moet ook buiten de organisatie worden uitgevoerd. Is er informatie beschikbaar van deskundigen of van leiders uit de sector over beste praktijken met betrekking tot het proces of gerelateerde activiteiten? Leren en het opnemen van best practices (aangepast als nodig is om het beste past bij de unieke organisatie) moet een belangrijk doel van het documenteren van een proces, maar het kost moeite om te lokaliseren en opnemen van dit soort informatie.
leer Kenmerken van proces succes
terwijl u werkt om het proces te begrijpen, zorg ervoor dat u de belangrijkste aspecten van het proces identificeert en begrijpt.
Process Template for Writing Procedures
dit omvat het volgende:
Inputs: Wie zijn de leveranciers (extern of intern)? Wat zijn de ingangen en in welk formaat (bijvoorbeeld) moeten ze zijn? Zijn er kritische paden en timing die cruciaal zijn bij het ontvangen van input? Terwijl u werkt om het proces te begrijpen, zorg ervoor dat u identificeren en begrijpen van de belangrijkste aspecten van het proces.
activiteiten: Wat zijn de belangrijkste activiteiten die moeten worden uitgevoerd om de inputs om te zetten in de benodigde outputs? Wat zijn de tijdlijnen en chronologische componenten? Wie zijn de belangrijkste spelers? Probeer te identificeren overmatige afval of inventaris en onnodige vertragingen; wat zijn mogelijke oplossingen voor deze proceskwesties?
Outputs: Wat is het uiteindelijke doel van het proces? Wie zijn de klanten (extern of intern)? Wat zijn de vereisten voor de output? Welke criteria met betrekking tot de outputs kunnen helpen bepalen of het proces succesvol is en/of onder controle is?
doelstellingen en doelstellingen: doelstellingen en doelstellingen helpen bepalen of een proces effectief en efficiënt is. Ballistische processen lopen door en door zonder enige reflectie of aandacht voor hoe goed het proces functioneert. Niemand weet of het proces doelstellingen bereikt. Is dit hoe u wilt dat uw bedrijf of afdeling te runnen? Gecontroleerde processen hebben duidelijk gedefinieerde doelstellingen, metingen die betrekking hebben op de doelstellingen, en regelmatige evaluaties van prestaties en verbeteringsinspanningen. Onderzoek moet helpen bij het definiëren van doelstellingen door middel van leerprocescapaciteiten en door te leren hoe goed industriële leiders op deze gebieden presteren (benchmarking).
communicatie: gebrek aan nuttige, zinvolle communicatie is een ernstig probleem in veel organisaties, en misschien is het een van de grotere belemmeringen voor succes. Degenen onder ons die werken in organisaties zien het de hele tijd: Sales weet niet wat Marketing doet, productie weet niet wat productontwerp doet, en vice versa. Dit gebrek aan communicatie leidt tot dure verspilling en herwerking, evenals tot zeer onproductieve last minute scrambling. Het identificeren van de benodigde communicatie en het integreren daarvan in het proces kan op dit gebied tot aanzienlijke verbeteringen leiden.
schrijf effectieve Procedures
zodra de informatieverzameling is voltooid, kunnen hulpmiddelen zoals proceskaarten, stroomdiagrammen, contouren en waardestromen de informatie presenteren in een zinvol formaat dat proces -, product-en/of informatiestroom verlicht. Het maakt niet echt uit welke methode wordt gebruikt, zolang het nuttig en zinvol is voor degenen die het documentatieproces (schrijven) leiden en uitvoeren.
dus als u een schrijfproject van welke aard dan ook start, inclusief het schrijven van een procedure, en het eerste wat u doet is aan het toetsenbord gaan zitten om het document te typen, dan maakt u een ernstige fout. Het maken van een document moet natuurlijk komen van wat je hebt geleerd van de planningsfase. Direct overslaan naar het opstellen bijna zorgt ervoor dat uw schrijven project zal geen succes zijn.