voor elk project dat we ondergaan, wordt projectsucces anders gedefinieerd, en als het gaat om het meten van projectsucces in het algemeen, zijn de wateren een beetje troebel. Omdat projecten veel bewegende delen, stappen, stukken en doelen hebben, kan het succes van het project gedurende de projectduur veranderen. Een project dat je hebt afgerond voor EOY 2020 is waarschijnlijk heel anders dan het project waar je aan werkt in Q1 2021. In dit artikel zullen we het algemene idee van projectsucces aanpakken en hoe we projectsucces kunnen meten.
een definitie die het Instituut voor projectmanagement geeft voor het succes van het project is dat het project op tijd, binnen het budget en volgens specificatie is voltooid.”Dit is een zeer technische definitie die misschien niet van toepassing is op elk project dat er is, maar Onderdelen van deze definitie kunnen nuttig zijn bij het begrijpen hoe project succes te meten.
maar voordat we projectsucces kunnen meten, moeten we het zelf definiëren. Dat betekent dat u en uw team samen moeten komen als een groep en na te denken over hoe project succes eruit zal zien voor uw interne groep. Zal het gericht zijn op strikte prestatiemetingen en criteria van een campagne? Wordt het bepaald door een klantenquãate of NPS-score van de klant? Laten we eens kijken naar de redenen waarom het definiëren van projectsucces zo belangrijk is.
het belang van het definiëren van projectsucces
zoals ik al zei, doet het er niet toe of uw definitie van “projectsucces” vergelijkbaar is met de technische definitie. Wat belangrijker is, is dat jij en je team beslissen wat het intern gaat worden, en dat ergens documenteren. U kunt een rubriek maken voor het meten van metrics en criteria van succes, of u kunt een lijst maken van dingen die moeten worden bereikt voor een project te bereiken “succes.”Als je eenmaal hebt gedefinieerd hoe projectsucces eruit ziet voor jou en je team, zal het veel gemakkelijker zijn om vooruit te gaan. Hier zijn een paar van de belangrijkste redenen waarom:
het zal helpen een gevoel van kameraadschap te bevorderen
als uw teamgenoten, of anderen in uw organisatie, allemaal begrijpen wat de barometer voor succes is op een project, zullen ze meer gemotiveerd zijn om het te laten gebeuren. Als er geen duidelijk doel is voor het project, of subprojecten, wordt succes moeilijk te definiëren en kunnen teamleden gemakkelijk ontmoedigd raken. Ze zullen ook moeten samenwerken aan dat gemeenschappelijke doel-dit zal een echte teamgeest en gevoel van kameraadschap binnen uw organisatie te bevorderen.
Metrics = gold
zodra u projectsucces hebt gedefinieerd, hebt u uw KPI ‘ s en metrics. Dit is goud voor je team. Zo kunt u precies meten hoeveel vooruitgang u hebt gemaakt, waar u moet verbeteren en hoeveel extra werk het kost om er te komen. Als je weet dat je doel is $1M ARR en je bent op $580K met drie maanden te gaan, je weet dat je nodig hebt om het te schoppen in hoge versnelling. We werken het beste met sterke statistieken om onze beslissingen en projectkeuzes te ondersteunen.
continue verbetering
stel dat je het ARR-doel niet haalt dat je voor jezelf hebt ingesteld. Dat geeft niet. Je was niet “succesvol” traditioneel tegen uw project doelen deze keer rond, maar je kunt de lessen benutten, pivot, en verbeteren gedurende het komende jaar. Door projectsucces te meten, meet je ook projectfouten, wat net zo belangrijk is om te bestuderen. Falen is niet definitief.
projectsucces ladders up
uw definitie van projectsucces voor uw team speelt waarschijnlijk in op het idee van projectsucces voor uw managers, het executive team en zelfs andere teams waarmee u vaak samenwerkt. Het definiëren van projectsucces voor uw team helpt andere teams beter te begrijpen hoe ze met u samenwerken, samenwerken en hoe ze uiteindelijk ook hun projectsucces definiëren.
hoe projectsucces meten
nu we een basiskennis hebben van de definitie van projectsucces en waarom het belangrijk is om die term te definiëren, gaan we dieper in op hoe we projectsucces in het algemeen kunnen meten. Zoals eerder vermeld, wordt het succes van een project technisch gedefinieerd als het resultaat van een project dat “op tijd, binnen het budget en volgens specificatie wordt voltooid.”Maar hoe kunnen we het succes van projecten meten? Hier zijn een paar manieren om dit te doen.
prestaties vs. SPECIFICATIES
direct na het voltooien van een project, is het handig om te begrijpen wat je doelgericht hebt bereikt versus de specificaties van het project dat je wilde voltooien. Dit is, misschien, de meest voor de hand liggende was om het succes van het project te meten. Zijn de belangrijkste doelstellingen en doelstellingen van het project bereikt? Wist je dat bepaalde specificaties niet relevant waren? Het is van cruciaal belang om te begrijpen waar je doelen aan het einde van een project ten opzichte van het begin volgen.
om te begrijpen wat u tijdens een project hebt bereikt, kunt u altijd uw stappen door uw e-mails heen volgen en een lijst van alle projectcomponenten samenstellen. Als u een project management tool gebruikt, kunt u eenvoudig de homepage van het project bezoeken en alle voltooide taken bekijken. Idealiter zou elke taak worden opgesplitst in kleinere projecten, zodat u kunt zien waar u precies het meeste werk hebt voltooid of waar u misschien het doel hebt gemist.
klanttevredenheid
als u aan een project voor een specifieke klant werkt, is een andere manier om het succes van het project te meten door het decoderen van de reactie die u van uw klant krijgt na voltooiing. Wat voor soort feedback moesten ze delen? Meestal kan klanttevredenheid terloops worden verzameld tijdens een oproep, via e-mail of in een enquêteformulier. Als u de tevredenheidsstijgingen van het begin tot het einde van een project nauwkeurig wilt meten, moet u ook de klant raadplegen voordat het project begint.
klanttevredenheid is daarentegen een goede manier om projectsucces te meten als dit project betrekking heeft op klantervaring. Bijvoorbeeld, als we bouwen aan een nieuwe functie bij Hive, een geweldige barometer voor succes is hoeveel berichten we krijgen over de nieuwe functie, of als onze NPS (net promoter score), stijgt gemiddeld na de lancering. Klanten zullen meestal heel eerlijk over hun ervaring, als ze feedback te bekijken als een manier om consequent te verbeteren van het product. Luister naar ze!
tijd besteed aan project totaal
een van de meest waardevolle middelen die u hebt gedurende de levensduur van een project is de tijd van uw teamgenoten. Ervoor zorgen dat u nauwkeurig kunt meten hoeveel tijd u besteed aan het project, en idealiter vergelijken met tijd besteed aan eerdere soortgelijke projecten, is een geweldige manier om het succes van het project te meten. Tijd is geld.
er zijn een paar manieren waarop u tijd kunt bijhouden — als u een projectbeheersoftware zoals Hive gebruikt, hebt u een functie voor tijdregistratie en tijdbladen in het gereedschap zelf. Dit is geweldig voor grotere teams die willen tijd besteed aan projecten of taken te volgen. Een ander alternatief is het gebruik van een lichtere tool zoals Toggl voor eenvoudiger time tracking.
ongeacht welke tool u uiteindelijk gebruikt, is het raadzaam om de tijd die u hebt doorgebracht in kleinere brokken te splitsen, zodat u het beste kunt begrijpen waar uw tijd naartoe gaat. Hoeveel tijd heb je bijvoorbeeld doorgebracht in de projectplanningsfase versus de uitvoering? Hoe verhoudt dit zich tot eerdere projecten?
interne groei en tevredenheid met project
als het project waaraan u hebt gewerkt meer een interne inspanning of push is, zou een goede manier om het succes van het project te meten kunnen zijn door na te denken over interne groei en tevredenheid van werknemers. Als je een manager bent, zou je idealiter je teamgenoten projecten willen geven die hen tegelijkertijd uitdagen en interesseren.
ten tijde van de voltooiing van een project kunt u interne teamleden ondervragen over hun uitvoering — vonden ze het leuk om aan het project te werken? Hadden ze het gevoel dat ze vooruitgang boekten tegen grotere initiatieven die belangrijk voor hen waren? Hebben ze nieuwe vaardigheden verworven? Het houden van werknemers enthousiast en betrokken is geweldig voor de gezondheid van een organisatie in het algemeen, dus dit is een groot project succes meting metric om te overwegen.
over het algemeen is het geen eenvoudig proces als u projectsucces meet. Wanneer u denkt aan het meten van succes aan het einde van een project, moet u rekening houden met verschillende factoren, in de eerste plaats de tijd die u hebt geïnvesteerd en of u de belangrijkste mijlpalen hebt bereikt die u wilt aanpakken. Maar vergeet niet, project succes is niet altijd metrics-gedreven — het kan meer vaag zijn als het gaat om de algehele tevredenheid aan de interne of externe kant.