weten hoe je een vriendelijke herinnering e-mail te schrijven is een van de beste tools om efficiënt te zijn met uw tijd. Het is perfect voor het stimuleren van mensen over komende vergaderingen, gemiste betalingen, sollicitaties, belangrijke evenementen, en meer.
maar om vriendelijk en behulpzaam te zijn, in plaats van ongeduldig en opdringerig, moet je op de juiste toon en timing landen.
als u beide goed doet, kan een e-mailherinnering een opluchting zijn voor ontvangers wanneer de week vastzit. Niemand houdt ervan om deadlines te missen of vergaderingen te verzetten. Maar omdat 31% van de mensen zegt dat de beste werkdag een dag is zonder te reageren op e-mails, zijn berichten gebonden om verloren te gaan of vergeten.
bij elke herinnering moet de ontvanger precies weten waar de e-mail voor is, wat hij moet doen en wanneer. Een goed geschreven herinnering zal het aantal gemiste afspraken en deadlines verminderen. Het zal je er ook proactief en professioneel uitzien, zonder opdringerig te zijn. Dit is hoe we het aanpakken.
het schrijven van een vriendelijke herinneringsmail
Vriendelijke herinneringsmail is het beste om te verzenden wanneer er iets belangrijks op komst is of wanneer een deadline is gemist. Herinnering e-mails zijn ideaal voor:
- noteren van komende vergaderingen of evenementen.
- follow – up van facturen of betalingen.
- mensen herinneren aan gemiste deadlines.
- contact opnemen met een project.
- aandacht blijven besteden aan sollicitaties en sollicitaties.
ongeacht het doel, de belangrijkste dingen om in gedachten te houden zijn de toon en de timing van uw e-mail.
de toon van elke vriendelijke herinnering e-mail moet beleefd en professioneel, maar dringend en to the point. Iemand een duwtje geven over een gemiste deadline vereist een andere toon dan een collega eraan herinneren wanneer hij koffie moet drinken. Als de situatie onmiddellijke actie vereist, zoals een gemiste deadline, kun je taal gebruiken die to the point is, maar vriendelijk en begripvol.
het toevoegen van “Action Required”, “Request” of “Reminder” aan uw onderwerpregel trekt onmiddellijk de aandacht en kan de ontvanger in actie brengen. Terwijl actieve taal wordt beschouwd als een goede vorm, kapitaliseren van uw hele onderwerpregel is meestal niet. Alle caps kunnen overkomen als agressief en niet op hun plaats, vooral als de rest van uw bericht is vriendelijk en conversationeel.
voor meer toevallige herinneringen kiest u woorden die actief zijn maar minder dringend. Onderwerpregels die zinnen bevatten zoals “opvolgen”, “inchecken” of “volgende stappen” zijn effectief in deze situaties.
de toon is slechts één element van een vriendelijke e-mailherinnering. Je moet ook de timing precies goed te krijgen. Er is geen enkele beste tijd voor elke situatie, maar dit zijn de meest voorkomende termijnen voor elke herinnering e-mail.
- aanstaande vergadering: één tot twee dagen voor aanvang. Geef mensen die betrokken zijn bij de vergadering een paar dagen doorlooptijd, omdat ze items kunnen hebben om vooraf voor te bereiden.
- aankomend evenement: drie tot 14 dagen voor het evenement. Misschien wilt u meerdere herinneringen in de aanloop naar het evenement te sturen om enthousiasme op te bouwen en ervoor te zorgen dat iedereen duidelijk is over de timing en planning.
- aankomende deadline: verschilt per project. Geef mensen meer tijd voor een complex project en een korter tijdsbestek voor een eenvoudige taak.
- achterstallige betaling of termijn: één dag na de vervaldag. Je wilt mensen eraan herinneren wanneer het top of mind is en laten zien dat je op hen wacht om actie te ondernemen.
- sollicitatie: de Muse beveelt aan vijf tot tien werkdagen te wachten voordat er een vervolg wordt gegeven. Als iemand u heeft aanbevolen voor de functie, neem dan contact op met hen voor inzicht voordat u contact opneemt met het HR-team of het inhuren van manager. Dit lijkt misschien een lange tijd, maar inderdaad bleek dat 44% hoort van werkgevers binnen een paar weken na de aanvraag en slechts 37% hoort terug binnen een week.
- sollicitatiegesprek: als een sollicitatiegesprek een paar weken wordt gepland, kunt u het beste de dag ervoor inchecken om er zeker van te zijn dat de tijd voor alle betrokkenen nog werkt. Als iemand werd verondersteld om contact met u op te nemen na een sollicitatiegesprek, verhuren managers suggereren te wachten tot na de afgesproken tijdlijn om een herinnering e-mail te sturen. Nog steeds niets gehoord? Wacht vijf tot zeven dagen voordat u op “Verzenden.”
nu je weet dat de perfecte tijd om elke herinnering e-mail te sturen, is het tijd om erachter te komen wat op te nemen, zodat je klinkt vriendelijk en krijg een snel antwoord terug.
Hoe stuur ik een vriendelijke herinneringsmail
alle vriendelijke herinneringsmails moeten duidelijk, vriendelijk en to the point zijn. Je wilt beleefd genoeg zijn om mensen aan te moedigen om actie te ondernemen, maar niet zo passief dat mensen je boodschap negeren. De beste e-mailherinneringen hebben vijf kernelementen.
onderwerpregel
beknopte onderwerpregels brengen u ver bij het verzenden van herinneringsmails. De ontvanger moet weten waarom je een herinnering stuurt en zich gedwongen voelen om te handelen. Verkopers weten dit beter dan wie dan ook, dus waarom niet een tip of twee van deze pakkende verkoop e-mail onderwerp lijnen? Het belangrijkste idee is om uw onderwerp kort te houden en urgentie toe te voegen, zodat de ontvanger weet dat het tijdgevoelig is.
begroeting
een begroeting zet de toon voor de inhoud van uw e-mail, dus sla er niet overheen.
- aangezien het doel van deze e-mail is om vriendelijk te zijn, gebruik een meer casual begroeting zoals “Hi there, Danielle” of “Hey, Jonathan.”
- als uw bedrijf meer formele taal gebruikt, begin dan met ” Hallo, Kate.”
- beginnen met” Dear ” is over het algemeen te formeel voor een vriendelijke e-mailherinnering, maar blijf erbij als dat de standaard begroeting van uw bedrijf is.
Context
op de inhoud van uw e-mail kunt u de ontvanger laten weten waarom u e-mailt. Hier is waar u context over het project, deadline, betaling, vergadering, of welke situatie moet een duwtje. Neem specifieke namen en data als het helpt uw bericht te verduidelijken, en vermeld een recente lekkernij over de persoon of het bedrijf. Hier zijn een paar voorbeelden van hoe deze sectie eruit kan zien:
- nu het einde van de maand (en het kwartaal) snel nadert, willen we graag alle facturen zo snel mogelijk binnenhalen.
- ik ben nog steeds bezig met het artikel, Top Entrepreneurship Tips for New Founders, en zou graag uw gedachten in het stuk op te nemen. Met ABC company ‘ s recente financieringsronde en groei, heb je het afgelopen jaar zo goed navigeer.
- ik ben inchecken om u te herinneren aan de komende Q4 Content Planning meeting gepland voor deze woensdag, 1 augustus om 14: 00 EST. Ik kijk ernaar uit om te beginnen met uw analytics rapport.
- als u zich voorbereidt op de presentatie, vergeet dan niet om de dia ‘ s die u wilt toevoegen voor het einde van de dag op maandag 30 juli te sturen. Werkt dit nog steeds voor jou?
Request
zodra u de fase hebt ingesteld door context te geven, is het tijd om uw herinnering of verzoek in te schuiven. Niet te langdradig hier of je kan de aandacht van de ontvanger verliezen. Als u een onmiddellijke reactie wilt, is het handig om uw verzoek te verpakken met een vraag om mensen aan te moedigen om onmiddellijk actie te ondernemen.
- stuur uw factuur voor alle werken uit ons meest recente contract naar [email protected] en CC me. Als u vragen heeft, kunt u mij bereiken op (222) 222-2222.
- als u een offerte voor het artikel wilt indienen, deel dan uw antwoord op de volgende vraag en leg uw redenering erachter uit. Welke tip zou je geven nieuwe ondernemers om hen te helpen met succes hun bedrijf te runnen dit jaar?
afmelden
u heeft uw belangrijkste punt en verzoek gemaakt, dus het is tijd om af te tekenen met een vriendelijke afsluiting.
- Dank u voor het nemen van de tijd om hier doorheen te werken.
- Dank u voor de prioritering van dit project.
- ik waardeer uw inspanningen bij het afronden van dit voorstel.
- ik hoor graag van u.
vergeet niet een afsluitende afmelding op te nemen die dezelfde toon volgt als de rest van uw e-mail.
- all the best
- Hoogachtend
- Nogmaals bedankt
- Regards
- bedankt
sluit de e-mail af met uw voornaam voor een vriendelijke toon, of uw volledige naam voor een meer formele toon. Als u extra context wilt opgeven, voegt u uw functie, bedrijfsnaam of contactgegevens achter uw naam.
vriendelijke herinnering e-mailsjabloon
het opstellen van uw eerste paar herinneringen kan ontmoedigend zijn. Gelukkig maakt deze herinnering e-mailsjabloon het eenvoudig om de lege plekken in te vullen en een goed geformuleerd bericht te versturen. U kunt deze sjabloon ook eenvoudig aanpassen aan uw behoeften.
om de sjabloon te gebruiken, kopieert en plakt u de tekst en vult u de blanco ‘ s in met uw kopie. Vergeet niet om de definitieve versie door te lezen voordat u deze verzendt om de juiste grammatica en flow te garanderen.
Hi,
Bedankt voor .
de is prepping voor de komende, op . We zijn blij om uw ideeën te horen voor . Om alles soepel te laten verlopen, vraag ik iedereen om langs te komen .
ik waardeer het .
al het beste,
voorbeeld
hier is hoe het bovenstaande sjabloon eruit ziet wanneer het is ingevuld. Vergeet niet om specifieke verzoeken, tijdlijnen of data op te nemen om ervoor te zorgen dat er geen verwarring is over wat u de persoon moet doen en wanneer.
Hi Jack,
ik hoop dat uw week goed gaat.
de redactie bereidt zich voor op de Q4 Content Planning meeting komende donderdag 26 augustus om 11 uur ET. We zijn blij om uw ideeën te horen voor het combineren van onze Marketing en redactionele inspanningen voor de jaarlijkse vakantie campagne.
om alles soepel te laten verlopen, vraag ik alle betrokkenen om hun presentatie dia ‘ s in te dienen voor maandag 23 augustus om 17.00 uur ET. Als je vragen hebt, stuur ze dan naar mij toe.
ik waardeer uw tijd hier en kijk uit naar uw ideeën.
al het beste,
Katrina
zodra u uw e-mail verstuurt, is het enige wat overblijft, wachten op een antwoord. Het lastige deel is te weten of een extra follow-up e-mail te sturen.
hoewel het frustrerend is om een tweede of derde herinneringsmail te moeten verzenden, onthoud dat mensen veel aan de hand hebben. Wacht nog een paar dagen voordat u nog een bericht verstuurt. Als het dringend is, kunt u het eerder opvolgen-zorg ervoor dat u een vriendelijke, geduldige toon houdt. Mensen zullen meer ontvankelijk zijn voor uw verzoek en waarderen van de notitie, dat is precies wat herinnering e-mails zijn alles over.
