e-mail kan lastig zijn. In een werkomgeving is het noodzakelijk dat u een georganiseerde inbox houdt om de efficiëntie te behouden. Een rommelige inbox kan een nogal enorme pijn bewijzen, vooral als je gedwongen bent om door bergen van oudere e-mails te bladeren die je misschien niet meer nodig hebt. Op een gegeven moment, die oudere e-mails kunnen een doel hebben gediend, maar zijn sindsdien veranderd in extra hindernissen bij het zoeken naar een specifieke e-mail. Een inbox gevuld met spam kan echt weg te nemen van uw vermogen om uw e—mailbibliotheek te beheren, en hoewel er tal van manieren om te voorkomen dat uw e—mail op extra spam lijsten-we raden het verzenden van uw e-mail anoniem-je nog steeds uit de oude spamberichten die hun weg gevonden in uw inbox in de eerste plaats.
om veel tijdverbruik te voorkomen zou ik niet aanraden om al uw oudere e-mails handmatig te verwijderen. In plaats daarvan, dankzij de hulp van filters, zult u in staat zijn om zich te ontdoen van die e-mails veel sneller. Door een filter aan te maken kunt u oude berichten verwijderen op basis van een opgegeven tijdsbestek. Het enige probleem dat ik kan zien met het gebruik van filters is dat ze alleen van toepassing zijn op nieuw ontvangen berichten. U kunt in de toekomst filters toepassen om ervoor te zorgen dat de opstapeling niet voor een tweede keer optreedt, maar hoe zit het met die e-mails die nu uw inbox vullen?
Auto-Delete oude e-mails in Gmail
er zijn een paar dingen om in te duiken als het gaat om jezelf te bevrijden van die oudere, niet langer noodzakelijke e-mails teisteren uw Gmail-inbox. Ik zal gaan over hoe u het opzetten van Uw filters, toe te passen voor toekomstig gebruik, en hoe zich te ontdoen van alle van de huidige oude e-mails met behulp van de Gmail add-on, e-mail Studio.
Uw Filters instellen
laten we eerst Uw Filters instellen.
te beginnen:
- Log in op uw Gmail-account met de vereiste referenties.
- zoek het tandwiel / tandwielpictogram. Dit is het menu Instellingen van Gmail en kan worden gevonden in de rechterbovenhoek van het venster. Klik op dit pictogram en selecteer vervolgens Instellingen in het drop-down menu.
- klik op het tabblad” Filters ” en klik vervolgens op een nieuw filter aanmaken.
- in het invoerveld” heeft de woorden “typt u het volgende – older_than:x waarbij” x ” het tijdsbestek is van de berichten die u wilt verwijderen. Dit wordt een nummer gevolgd door een letter. De letters die volgen zullen betrekking hebben op het tijdsbestek. Je moet dagenlang ‘ d ‘gebruiken, weken’ w ‘en maanden ‘m’. Een voorbeeld zou older_than: 3d zijn als u e-mails wilt verwijderen die ouder zijn dan drie dagen.
- klik vervolgens op het filter maken met deze zoekknop.
- vul de vakjes “Delete it” en “Also apply filter to” in met een vinkje door erop te klikken.
- Klik ten slotte op Filter maken om getuige te zijn van al uw oudere e-mails, gebaseerd op de datum die u zojuist hebt ingesteld, verplaatsen van uw postvak IN naar uw prullenbak.
wanneer berichten in Gmail worden verwijderd, verdwijnen ze niet onmiddellijk uit het bestaan. In plaats daarvan, u kunt ze vinden in uw Prullenbak map. Dit betekent dat die e-mails nog steeds zullen tellen tegen uw totale gegevenscapaciteit. Om ze in hun geheel te ontdoen, kunt u ofwel wachten tot Gmail om ze automatisch te verwijderen na 30-dagen of verwijder ze allemaal nu zelf. Om het laatste uit te voeren, klik op de Prullenbak map en klik vervolgens op de link Prullenbak nu legen.
Filter voor toekomstige verwijdering (Hertoepassing)
de titel van dit artikel heeft betrekking op automatische verwijdering. Helaas kunnen filters niet automatisch worden geactiveerd. U moet teruggaan en opnieuw het filter toepassen op uw huidige Postvak IN.
om een filter opnieuw toe te passen:
- Ga terug naar je instellingen door op het tandwiel/tandwielpictogram rechtsboven in het Gmail-venster te klikken en instellingen te selecteren in de vervolgkeuzelijst.
- klik op het tabblad” Filters”.
- omdat u al eerder een filter hebt aangemaakt, kunt u nu op Bewerken klikken, dat zich naast dat filter bevindt. Als u eerder meerdere filters hebt gemaakt, kunt u eenvoudig de gewenste filters vinden, omdat de criteria voor elk filter worden weergegeven.
- klik op Doorgaan in de sectie die wordt weergegeven met uw zoekcriteria. Het zal een scherm vergelijkbaar zijn met het scherm dat verscheen toen u het oorspronkelijke filter instelde.
- pas opnieuw een vinkje toe op het vakje naast “pas ook filter toe op.”
- deze keer, om het filter te activeren, klikt u op filter bijwerken. Al uw oudere e-mails, ingesteld op het opgegeven tijdsbestek, worden nu weggevoerd naar de prullenbak.
Email Studio
Email Studio wordt geleverd met een handige functie die automatisch al uw oudere e-mails verwijdert van een opgegeven afzender of die zich in een specifieke map bevinden. De ingebouwde Auto-Purge functie zal helpen om uw Gmail-mailbox veel meer georganiseerd leidt tot een efficiëntere werkomgeving.
met Email Studio, kunt u archiveren en toepassen “markeren als gelezen” op alle e-mails die momenteel in uw inbox die er zijn geweest voor meer dan drie maanden. Het stelt u ook in staat om permanent te verwijderen van alle e-mails uit uw prullenbak en Spam mappen automatisch na twee dagen. Als een extra toegevoegde bonus, de Auto-Purge bevat een e-mail unsubscribe functie die u kan helpen eenvoudig verwijderen van uw e-mailadres uit een van die vervelende nieuwsbrief mailinglijsten. Er is ook nog veel meer waar de add-on toe in staat is, maar ik denk dat degenen die al genoemd zijn precies benadrukken wat we nodig hebben voor dit artikel.
het basispakket is gratis te gebruiken, maar om het meeste uit het product te halen, wordt een premiumversie aangeboden tegen een jaarlijks prijskaartje van $29. Met de upgrade kunt u meerdere sets reinigingsregels maken en bevat u een e-mailplanner, doorstuurserver en een auto-responder.
Auto-Purging instellen en inschakelen in Gmail
uiteraard is het eerste wat u moet doen het downloaden en installeren van de Email Studio add-on. Zodra dat is bereikt, zult u in staat zijn om het pictogram E-Mail Studio zien uit naar de rechter zijbalk wanneer u een van uw Gmail e-mailberichten te openen.
om het te gebruiken:
- Open de e-mail Studio add-on en meld u aan met uw Gmail-account.
- u ziet een lijst met opties. Uit deze opties, kies de” e-mail Cleanup ” tool.
- klik vervolgens op nieuwe regel toevoegen om een regel in te stellen (zoals je deed met de Filters).
- er zijn twee delen om een regel in te stellen – u moet een voorwaarde opgeven en vervolgens een actie. Denk aan oorzaak en gevolg. De actie wordt geactiveerd zodra aan de opgegeven voorwaarde is voldaan.
- om een voorwaarde in te stellen, kunt u geavanceerde zoekparameters gebruiken binnen Gmail, zoals newer_than Of has:attachment of larger_than. Gebruik deze om u te helpen de exacte overeenkomst te vinden met de Gmail-e-mails die u wilt archiveren, naar de prullenbak wilt verzenden of naar een andere map wilt verplaatsen.
- zodra een regel is gemaakt, klikt u op de knop Opslaan. Email Studio werkt nu op de achtergrond en voert elk uur een run-check uit om de opgegeven actie uit te voeren wanneer een e-mail voldoet aan de voorwaarden die ermee verbonden zijn. Je hoeft helemaal niets handmatig te doen.