e-mails archiveren in Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

hoe meer u uw Microsoft Outlook mailbox gebruikt, hoe meer uw mailbox groeit. Als je erover nadenkt, het is vrij vergelijkbaar met hoe papieren de neiging om stapelen op uw bureau. Maar wat kun je doen als de stapel zo groot wordt dat het moet worden aangepakt? Nou, in het echte leven, kun je de tijd nemen om elk document te sorteren en die documenten op te slaan die belangrijk zijn, terwijl je minder belangrijke weggooit. Gelukkig kunt u hetzelfde proces opnieuw maken in Outlook.

zonder uitzondering ondersteunt elke versie van Outlook archivering. Nog meer, je hebt meerdere keuzes als het gaat om het archiveren van uw items in Outlook. De meest gebruikelijke manier is om AutoArchive te gebruiken om te gaan met oudere berichten, afspraken en taken. Een andere manier om dit te doen is door handmatig archiveren te gebruiken om berichten naar een specifieke map te verplaatsen. Maar de snelste manier is om de knop Archief in het menu bestand te gebruiken.

Houd er rekening mee dat Outlook een standaardmap bijhoudt voor archiveringsdoeleinden die niet kunnen worden verwijderd. Het archiveren van uw e-mail zal u helpen om een schone winkel te houden, waardoor het gemakkelijker is om te zoeken naar oudere e-mails terwijl het houden van uw inbox overzichtelijk.

hieronder vindt u een reeks hulplijnen die u op elke mogelijke manier door het archiveren van items in Outlook zullen leiden. Laten we beginnen!

Methode 1: handmatig archiveren van berichten met een enkele actie

deze methode is de snelste manier om een of meer berichten naar de archiefmap te verplaatsen. Deze gearchiveerde bestanden blijven toegankelijk via het zoekvak of door handmatig naar de archiefmap te navigeren. De gearchiveerde items kunnen ook op mobiele apparaten worden bekeken door de archiefmap te bezoeken. Hier is een korte handleiding voor het handmatig archiveren van items in Outlook 2016:

1. Open Outlook en selecteer een of meer berichten in uw Inbox of een andere map.
2. klik op het Archiefpictogram in de groep verwijderen. Het archiefpictogram is alleen zichtbaar in het lint in Outlook 2016.
   Opmerking: U kunt ook op de Backspace-toets drukken om hetzelfde resultaat te bereiken.
3. u kunt uw berichten vinden in de archiefmap.
   Noot: De archiefmap wordt automatisch aangemaakt, zelfs als u deze nog nooit eerder hebt gebruikt. Als u de archiefmap niet kunt zien, gaat u naar Bestand > Office-Account > opties bijwerken en klikt u op Nu bijwerken.

Methode 2: het gebruik van de functie AutoArchiveren

Outlook heeft een automatische functie waarmee items met de naam AutoArchiveren kunnen worden gearchiveerd. Deze functie kan worden geprogrammeerd om items op regelmatige tijdstippen te archiveren. Alle versies van Outlook hebben ondersteuning voor archivering. Het verschil is dat AutoArchive standaard is uitgeschakeld in Outlook 2010 en later.

nadat AutoArchive is ingeschakeld, kunnen gebruikers eigenschappen instellen voor elke map die ze willen archiveren. Houd er rekening mee dat wanneer u een e-mail archiveert, deze wordt verplaatst naar een ander PST-bestand en niet langer beschikbaar is in het hoofdpst-bestand. Hier is een korte handleiding over het inschakelen en gebruiken van AutoArchive:

AutoArchive

1. om AutoArchive aan te zetten, navigeert u naar Bestand > opties. Zodra u zich in Outlook-instellingen bevindt, klikt u op het tabblad Geavanceerd om het naar voren te brengen en klikt u vervolgens op Instellingen voor AutoArchiveren.
   Noot: In Outlook 2007 en ouder kunt u de Instellingen voor automatisch archiveren vinden in Hulpprogramma ‘ s > opties > andere.
2. als alles grijs is, moet u het vakje naast AutoArchive uitvoeren aanvinken om AutoArchive in te schakelen.
   
3. nu is het tijd om te configureren hoe AutoArchive zich zal gedragen. Begin met te kiezen hoe vaak u wilt dat Auto Archive wordt uitgevoerd. De standaard is 14 dagen, maar als je het schoon wilt houden, zet het ergens tussen 2 en 6.
   
4. als u een melding wilt voordat AutoArchive wordt gestart, vinkt u het vakje aan naast Prompt voordat AutoArchive wordt uitgevoerd. Het is een goed idee om te leven deze optie ingeschakeld omdat auto-archivering heeft het potentieel van het verstoren van uw werk.
   
5. om te voorkomen dat het vullen van uw archief met onnodige e-mails, het is een goed idee om te vertrekken verwijder verlopen e-mail aangevinkt. Als u archiveren uitschakelt of oude items verwijdert, worden alleen verlopen berichten volledig verwijderd.
   
6. Als u wilt dat uw archiefmap zichtbaar is in Outlook, moet u de archiefmap weergeven in de mappenlijst inschakelen.
   
7. stel nu de standaard mapinstellingen in voor archivering.
8. schakel vervolgens de schakelaar naast om oude items naar te verplaatsen in en klik op Bladeren om het pad in te stellen naar waar u uw items wilt archiveren. Druk op Ok om uw instellingen te bevestigen.
   

nadat u AutoArchive hebt ingeschakeld en geconfigureerd, zal het automatisch zijn werk te zijner tijd doen. U kunt bevestigen dat het werkt door te controleren of de archiefmap wordt ingevuld.

AutoArchive-eigenschappen configureren voor afzonderlijke mappen

nadat u klaar bent met het configureren van de AutoArchive-functie, kunt u een extra controlelaag toevoegen door specifieke eigenschappen in te stellen voor elk van uw mappen. Het is gebruikelijk voor mappen zoals Verwijderde Items of Spam om verschillende AutoArchive eigenschappen te gebruiken dan uw belangrijkste e-mailmap.
Noot: Als u geen individuele Autoarchivering-instellingen voor een map instelt, wordt automatisch gebruik gemaakt van de Algemene Autoarchivering-instellingen die hierboven zijn geconfigureerd.

hier is een korte handleiding voor het instellen van individuele Autoarchivering-eigenschappen naar een map:

1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u bij voorkeur wilt behandelen en klik op Eigenschappen.
   
2. klik op het tabblad AutoArchiveren om het naar voren te brengen. Hier heb je een selectie van instellingen die alleen van toepassing zijn op deze map.
   
3. u kunt AutoArchive voor deze map uitschakelen door te klikken op Archiveer geen items in deze map.
   
4. om de Globale AutoArchive instellingen te overschrijven, klikt u op Archiveer deze map met behulp van deze instellingen en maak uw wijzigingen hieronder. Klik op Toepassen om uw instellingen te bevestigen.
   opmerking: Houd er rekening mee dat deze instellingen niet van toepassing zijn op een van de submappen van deze specifieke map. U moet ze allemaal aanpassen.

Methode 3: Handmatig archiveren van e-mails met behulp van Cleanup Tools

Als u geen grote fan bent van automatisering, is er een middle ground oplossing die u in staat stelt om bulk te archiveren met nog meer controle. Met deze methode kunt u een hele map samen met de submappen archiveren. Als u niet wilt wachten tot AutoArchive begint, kunt u het zelf doen en kiezen waar u ze wilt opslaan. Dit is wat je moet doen:

1. klik op het tabblad Bestand, ga dan naar Info en vouw het vervolgkeuzemenu uit van Cleanup Tools. Selecteer Archief in het vervolgkeuzemenu.
   
2. Selecteer Archiveer deze map en alle submappen en klik op de map die u wilt archiveren.
   
3. als u wilt dat uw volledige Outlook-gegevens worden gearchiveerd, klikt u boven aan de lijst op uw e-mailadres.
   
4. gebruik het vervolgkeuzemenu naast Archiveer items die ouder zijn dan om de laatste datum te selecteren waarop items moeten worden gearchiveerd. Alle items die ouder zijn dan de datum die u in dit menu hebt ingesteld, worden gearchiveerd.
   
5. u kunt items archiveren die eerder waren uitgesloten van automatisch archiveren door het vakje aan te vinken naast items opnemen met automatisch archiveren.
   
6. gebruik de knop Bladeren om het pad in te stellen naar waar u uw PST-archief wilt opslaan. Klik op Ok om het proces te starten.
   

u zult binnenkort merken dat sommige e-mails worden verplaatst van uw standaard mappen naar het gearchiveerde pst-bestand.
Opmerking: Het gearchiveerde bestand moet toegankelijk worden in Outlook als map. Als het om een of andere reden niet naar Bestand gaat en op Open & Export klikt. Klik vervolgens op Open Outlook-gegevensbestand, navigeer naar de locatie van uw archief en druk op OK.