een versie van deze blogpost verscheen voor het eerst in het Philanthropy Front & Center New York.
als u op zoek bent om geld in te zamelen voor een goed doel zonder de extravagantie van een volledig gala, kan een house party geweldig zijn als een eenvoudiger, intiemer alternatief. Gehouden in iemands huis, meestal met niet meer dan 50 deelnemers, een fondsenwerving house party Kan u helpen bij het inzamelen van duizenden dollars binnen slechts een paar korte uren.
Wat zijn de belangrijkste ingrediënten voor een succesvol house party? Auteur, gemeenschapsorganisator en veteraan fondsenwerver Andy Robinson bezocht Foundation Center-New York om te bespreken wat er nodig is om een huisfeest samen te stellen dat veel donaties oplevert en gasten een geweldige tijd laat zien. Hier zijn een paar van zijn tips van het seminar, “Bringing Down the House: How to Plan a Fundraising House Party”.
waar houdt de partij zich?
Andy was nadrukkelijk van mening dat een goed huisfeest geen groot of luxueus huis als locatie vereist; wat wel nodig is, is een enthousiaste gastheer. Wie zijn de meest effectieve hosts? Ze zullen zijn:
- bereid om hun huis open te stellen voor uw gasten
- bereid om hun eigen vrienden uit te nodigen voor het feest
- klaar om alle aanwezigen zich op hun gemak te laten voelen
- bereid om een actieve rol te spelen in het planningsproces en in het schrijven van bedankjes na afloop
- in staat om zelf donaties te doen aan uw organisatie
dit zijn de meest effectieve hosts die u kunt hebben.
hoeveel moeten er worden uitgenodigd?
het is het veiligst om aan te nemen dat een groot percentage van de genodigden niet komt opdagen, dus nodig drie of vier keer zoveel mensen uit als je wilt. Een manier om de show-up rate te stimuleren is om follow-up telefoongesprekken te voeren naar elk van de genodigden nadat de eerste uitnodigingen zijn verzonden. Ook moet over het algemeen de helft van de uitnodigingslijst bestaan uit contacten van de organisatie, en de andere helft moet vrienden van de gastheer zijn.
Wat moet er gebeuren op het feest?Andy beveelt aan dat het feest slechts een paar uur duurt, waarbij het grootste deel van de tijd besteed wordt aan informeel socialiseren en de korte, formele fondsenwervingspresentatie misschien 45 minuten in het feest zal plaatsvinden. U wilt een soort van verleiding om uw bezoekers te trekken naar het feest, of het is vooral goed/interessant eten, of een soort van lokale beroemdheid indien mogelijk, een interessante locatie indien beschikbaar, goede muziek, of een soort van entertainment of activiteit die relevant is voor de organisatie.
ook zou er onder de menigte een klein handjevol mensen moeten zijn die de organisatie vertegenwoordigen; deze mensen kunnen naamplaatjes dragen, mensen aan de deur begroeten en namen verzamelen op een aanmeldblad, het gesprek tussen gasten vergemakkelijken en mensen bedanken als ze aan het eind van de nacht vertrekken.
wanneer en hoe moeten donaties worden aangevraagd?
het is verstandig om ervoor te zorgen dat gasten niet verrast zijn door uw verzoek om donaties, dus maak op de uitnodiging duidelijk dat dit een fondsenwervingsevenement is. Taal zoals “donaties dankbaar geaccepteerd” of “vergeet niet om uw chequeboekjes mee te nemen” zal werken voor dit doel.
u hebt ook de mogelijkheid om vooraf een vast bedrag aan te vragen ten opzichte van een verzoek van Onbepaalde Duur. Het voordeel van het vooraf vragen om een vaste donatie is dat je in principe weet hoeveel je van tevoren zal verhogen en kan een beetje meer ontspannen op het house party zonder zorgen te maken over gasten die vertrekken voordat ze een bijdrage leveren. Deze aanpak heeft echter nadelen, omdat het ingestelde bedrag vaak te veel kan zijn voor sommige deelnemers, of minder dan de deelnemer anders zou hebben gegeven als u de uitnodiging voor onbepaalde tijd had verlaten.
voor het grootste deel kan het niet specificeren van een donatiebedrag uw fondsenwerving minder voorspelbaar maken, maar mensen hebben vaak de neiging om op deze manier meer geld in te zamelen. Als het gaat om het daadwerkelijk maken van uw fondsenwerving oproep tijdens het feest, is het een goed idee om te wachten tot de gasten hebben genoten van zichzelf voor 30-45 minuten of zo, en dan de aandacht van iedereen te vestigen op de presentatie.
de “vraag” kan worden gedaan door de gastheer, of door iemand die door de gastheer wordt voorgesteld (soms kan een bestuurslid een goede keuze zijn), en de presentatie moet beknopt zijn (waarschijnlijk niet langer dan een half uur of zo), maar boeiend en boeiend – maak veel oogcontact en vertel een aantal specifieke, inspirerende verhalen over het verschil dat uw organisatie kan maken met hun bijdragen. Het is goed om een fondsenwervingsdoel voor de nacht vast te stellen en de gasten te laten weten hoeveel van een bijdrage het van elk van hen zou vergen om dat doel te kunnen bereiken.
heb een vraag en Antwoord sessie na het afsluiten van uw vraag, en geef rond manden met enveloppen waarin gasten hun bijdragen kunnen bijvoegen. Daarna, als mensen weer gaan socialiseren, kun je de donaties tellen en een aankondiging doen tegen het einde van het feest over hoeveel je hebt opgehaald met hun hulp. Vergeet niet om je gasten te bedanken als ze vertrekken, en stuur ze ook dankbriefjes nadat het feest voorbij is!
wilt u meer weten?
- Bekijk een video van Andy ‘ s volledige seminar in het Foundation Center New York.
- zoek in onze bibliotheekcatalogus naar boeken die specifiek zijn voor houseparty ‘s, zoals Morrie Warshawski’ s the Fundraising Houseparty. Voor boek/artikelen over speciale evenementen in het algemeen, probeer een onderwerp zoeken naar “fondsenwerving speciale evenementen”.
- Bekijk onze evenementkalenders voor meer programma ‘ s over fondsenwerving bij onze regionale kantoren en financieringspartners van het informatienetwerk.
- voor meer advies van Andy Robinson, bezoek zijn website voor tips, workshop Informatie, en nuttige boeken en artikelen, of bekijk een videoclip van een van zijn workshops.