formele e-mails spelen een cruciale rol bij het duidelijk en foutloos communiceren van informatie in ons zakelijke, professionele en persoonlijke leven. Dus, of je nu vraagt naar een kans, iemand uitnodigt voor een evenement, of ontslag neemt van een baan, weten hoe je een formele e-mail te schrijven is een essentiële vaardigheid die je moet weten.
in deze handleiding over het schrijven van een formele e-mail, splitsen we het proces op in eenvoudige stappen. Vervolgens beschrijven we het ideale formele e-mailformaat en bieden we een selectie van formele e-mailvoorbeelden die u kunt gebruiken als basis voor uw correspondentie.
Wat is een formele e-mail?
een formele e – mail is een e-mail die u verstuurt naar een persoon (of groep mensen) die u niet kent of een belangrijke e-mail die u verstuurt naar een persoon in een positie van autoriteit-bijvoorbeeld uw baas.
het schrijven van een formele e-mail is vergelijkbaar met het schrijven van een formele brief, met dezelfde structuur, begroetingen en aftekening. Ze zijn vrij van spelling en grammaticale fouten, gepland en geschreven met een duidelijk doel.
formele e-mails zijn beleefd, professioneel en komen direct ter zake. Ze zijn 100% gericht op een resultaat, waardoor er geen ruimte is voor fouten of misverstanden.
enkele voorbeelden van formele e-mails zijn::
- U stelt uzelf voor aan een professionele persoon die u niet kent
- een klacht indienen
- ontslag nemen
- excuses aanbieden
u vraagt zich misschien af waarom we in een digitale wereld nog steeds formele e-mails nodig hebben?
veel organisaties en individuen zijn inderdaad minder formeel gaan communiceren. Amerikaanse onderzoekers ontdekten echter dat dit problemen op de werkplek kan veroorzaken, wat bijdraagt aan wat zij beschrijven als een groeiend risico op “onbeschaamdheid”. Organisaties waar individuen formeel, beleefd en met respect communiceren, hebben minder kans om conflicten te ervaren, zeggen ze.
formele e-mails hebben enkele invloedrijke vrienden. De gewone Engelse campagne vraagt al sinds 1979 om duidelijkheid in de communicatie. “Vergeet niet dat mensen waarschijnlijk niet beledigd zijn als je te formeel bent, maar sommigen kunnen denken dat je onbeleefd bent als je te informeel bent,” adviseren ze.
de oplossing? “Denk altijd aan de lezer.”
wij zijn het eens. Als je de persoon kent aan wie je schrijft, dan heb je de vrijheid om informeler te schrijven. Als je niet weet dat de persoon of het bericht dat je stuurt belangrijk is, wees dan formeel.
we hebben eerder geschreven over het belang van professionele communicatie. Voor meer informatie, Bekijk onze gids over het schrijven van een professionele e-mail.
waarom een formele e-mail schrijven?
“mensen hebben de neiging te geloven dat ze effectiever via e-mail kunnen communiceren dan ze in werkelijkheid kunnen”, ontdekten onderzoekers van de American Psychological Association. In een studie uit 2005 voerden ze een reeks experimenten uit en concludeerden dat het moeilijk is om emotie en toon over te brengen via e-mail.
de reden? Door ons eigen” egocentrisme ” zijn we niet in staat om onszelf los te maken van ons perspectief en dat van iemand anders te zien.
simpel gezegd, het is gemakkelijk voor misverstanden te ontstaan als we te Vriendelijk of informeel zijn in onze e-mails. De toon van de stem is misschien niet geschikt voor het communiceren van vitale informatie, ook.
formele e-mails verwijderen de kans op misverstanden en verkeerde voorstelling van zaken. Het gaat allemaal om het observeren van de juiste zakelijke e-mail etiquette.
een formele e-mail heeft een duidelijk doel en behandelt de lezer met respect. Het is geschreven op een standaard manier die over grenzen en culturen gaat. Het schrijven van formele e-mails kan iedereen in het bedrijfsleven ten goede komen, inclusief leiders, zegt de invloedrijke Forbes-columnist Benjamin Laker. E-mails moeten respect hebben voor emoties en worden geleverd met empathie. Belangrijker nog, uw e-mail zegt veel over uw “persoonlijke merk”. Hoe wil je gezien worden?
een goed geschreven formele e-mail is beleefd en professioneel, twee krachtige merkattributen die uw merk verbeteren en het succes van uw bedrijf vergroten.
formeel e-mailformaat
het maken van grote formele e-mails is heel eenvoudig. Er zijn slechts vijf delen van de perfecte formele zakelijke e-mail formaat:
- onderwerp
- begroeting
- openingsregels & Body
- Closing
- Sign-off
elk stuk correspondentie volgt dezelfde formele e-mailstructuur, wat betekent dat als u het eenmaal onder de knie hebt, u nooit hoeft te veranderen.
formele e-mailonderwerp
in zaken is tijd geld, dus wees kort.
uw onderwerpregel moet kort en gemakkelijk te begrijpen zijn. Vertel uw lezer precies wat er in het bericht staat. De ideale formele e-mail onderwerpregel is een paar woorden: “Leave Request”, “Meeting Request”, of “customer Complaint”, bijvoorbeeld.
formele e-mail onderwerpregels moeten ook niet proberen te Vriendelijk of grappig te zijn.
hoe een formele e-mail te starten
de formele manier om een e-mail te starten is door ‘Geachte’te gebruiken.
het lijkt misschien ouderwets of vreemd als je de persoon kent, maar het gaat over het volgen van een aantal vaste regels die we al generaties lang gebruiken om formeel te communiceren. Dear is een formele e-mail begroeting die nog steeds gebruikt wordt tot op de dag van vandaag.
als u het geslacht van de persoon kent, kunt u een zogenaamde honorific gebruiken-Mr, Mrs, enz. – maar we stellen voor om gewoon de volledige naam te gebruiken als je die hebt. Dit advies lijkt misschien in tegenspraak met een aantal oudere gidsen over formeel schrijven, maar het weerspiegelt bredere veranderingen in de samenleving.
als u wilt weten hoe u een formele e-mail niet moet openen, vermijd dan “Geachte heer/Mevrouw” of benauwd klinkende collectieve termen zoals “aan wie het kan aangaan”.
formele e-mailgroeten zonder naam
stel dat u zich zorgen maakt over hoe u een formele e-mail schrijft zonder de naam te kennen. In dat geval kunt u “Geachte heer/mevrouw” gebruiken als een geschikte vervanging. Deze aanpak is ook praktisch als je niet weet hoe je een formele e-mail naar een bedrijf moet richten.
wanneer u beslist hoe u een formele e-mail naar meerdere ontvangers wilt starten, hebt u verschillende opties. U kunt bijvoorbeeld het team (“beste team”), collectief (“Beste allemaal”, “Beste collega ‘s”) of voor evenementen (“groeten”) aanspreken.
u kunt onze handleiding voor het starten van een e-mail bekijken.
formele openingsregels per e-mail
er is geen standaard formele opening per e-mail. In plaats daarvan moet je beslissen wat geschikt is voor de communicatie en de context.
als u niet weet naar welke persoon (of organisatie) u schrijft, is het beleefd om uzelf voor te stellen. Echter, als je de persoon kent, je hoeft niet om dit te doen en kan direct springen in het vlees van uw bericht.
we geven voorbeelden van een aantal formele e-mail openingszinnen hieronder. Als u wat meer e-mail intro inspiratie nodig, lees ons artikel over Beste E-mail openingsregels.
we raden het gebruik van lege zinnen zoals” ik hoop dat je het goed doet ” in een formele e-mail af. Zulke zinnen zijn clichés die niets toevoegen aan een bericht, en je moet ze vermijden.
formele e-mailtekst
dus u hebt de ontvanger ingeschakeld en uzelf voorgesteld (indien nodig), nu is het tijd om ter zake te komen.
hieronder geven we enkele voorbeelden, maar formele e-mailcommunicatie moet het Piramideprincipe volgen. Ontwikkeld door een toonaangevende executive bij McKinsey, de piramide principe stelt dat je moet beginnen met het antwoord eerst en de structuur van de informatie eronder om uw argument te ondersteunen.
in een formele e-mail zal de ontvanger willen weten waar het bericht over gaat en waarom hij er om zou moeten geven. Dus, vertel het ze!
u kunt hieronder enkele voorbeelden zien van hoe we verschillende voorbeelden aanpakken. We illustreren ook hoe u een formele e-mail kunt beëindigen, inclusief gemeenschappelijke formele e-mailafsluitzinnen.
formeel e-mail ondertekenen
een formeel e-maileinde gebruikt een specifiek einde (of een afscheidsbrief om het zijn formele naam te geven). Lezers zullen vertrouwd zijn met (en verwachten) formele manieren om een e-mail te beëindigen.
in de meeste gevallen gebruikt u de formele e-mail die eindigt met “Hoogachtend” als u de naam kent van de persoon naar wie u schrijft.
als u dat niet doet (of schrijft naar een groep mensen, bijvoorbeeld), beëindigt u meestal een formele e-mail met “Yours faithfully”.
er zijn echter veranderingen in het formeel beëindigen van een e-mail. Voorbeelden van aanvaardbare formele eindes zijn “oprecht”, “groeten”, en “met de beste wensen”.
de beste manier om een formele e-mail te beëindigen hangt af van het individu, de context en wat u communiceert. In de meeste gevallen stellen we voor om te blijven bij “Hoogachtend”, of “hoogachtend”.
heeft u moeite om een passend einde te vinden? Zie onze uitgebreide gids over het beëindigen van een e-mail.
formele e-mailvoorbeelden
om de bovenstaande punten te illustreren, hebben we een selectie van formele e-mailvoorbeelden gemaakt voor situaties die u tegenkomt.
hoewel het nuttig kan zijn om een voorbeeld van een formele e-mail te zien, raden we u niet aan deze te knippen en te plakken en ze zelf te gebruiken. U dient elke formele e-mail aan te passen aan uw specifieke omstandigheden. In plaats daarvan, gebruik deze als een essentiële gids voor het vergroten van het begrip voor het maken van uw eigen – of het gebruik van Flowrite om uw e-mails te schrijven voor u.
formele inleiding email
er zijn verschillende redenen waarom u uzelf formeel wilt introduceren. U kunt bijvoorbeeld informeren naar een vacature, onderzoeksmogelijkheid of contact opnemen met iemand die u om advies wilt vragen. Als je worstelt met hoe je jezelf via e-mail formeel te introduceren, deze is voor jou.
Bekijk onze formele inleiding e-mail voorbeeld hieronder voor een voorbeeld.
ik ben een derdejaars student aan de Universiteit van Oxford. Ik neem contact met u op om toegang te vragen tot uw online serie van tutorials. Ik ben gefascineerd om te luisteren en van je te leren en te geloven dat deze middelen mijn huidige studies zouden ondersteunen.
als u mij toegang wilt verlenen, neem dan hier contact met me op met de details. Ik wacht op uw antwoord. Met vriendelijke groet, Sarah Thomas
formele Dank u e-mail
na uitstekende service of ondersteuning, is het beleefd om uw waardering te tonen, maar hoe te bedanken in een e-mail formele?
in deze formele bedankt e-mail voorbeeld laten we zien hoe je een persoonlijk en positief antwoord dat kan worden gedeeld binnen een organisatie en extern met andere klanten of klanten te construeren.
Ik wil u bedanken voor uw gastvrijheid tijdens een recent verblijf in uw accommodatie. Mijn partner en ik hebben genoten van een fantastische vakantie en willen graag onze dank uitspreken aan u en uw medewerkers voor al uw harde werk.
groet Uw personeel van harte. We zullen blij zijn om terug te keren in de toekomst. Met vriendelijke groet, Sarah Thomas
e-mail met formeel ontslag
wanneer u ontslag neemt, is het van vitaal belang dat u een formeel ontslagmail stuurt. Het ontslag niet alleen informeert uw werkgever dat u vertrekt, maar fungeert ook als bewijs van uw ontslagdatum.
een formeel ontslag per e – mail kan kort zijn-in sommige gevallen slechts één regel. Echter, zoals u zult zien in deze formele ontslag e-mail monster, we hebben de tijd genomen om onze waardering te tonen aan onze werkgever.
ik schrijf u om u te informeren dat ik ontslag neem uit mijn functie van Hoofd Marketing.
Ik wil u bedanken voor de gelegenheid om te leren en te ontwikkelen in de organisatie, en ik heb genoten van mijn tijd hier. Ik ben bereid met u samen te werken om de benoeming van mijn opvolger te steunen.
u kunt hier op elk moment contact met mij opnemen om mijn steun te bespreken of om alle details die u van mij nodig heeft te bespreken om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Met vriendelijke groet, Steve Welch
formele uitnodigingsmail voor een evenement
hier is een voorbeeld van een formele uitnodigingsmail die naar een groep collega ‘ s is verzonden. Elke formele uitnodigingsmail moet een duidelijke onderwerpregel bevatten, alle details over het evenement (inclusief datum, tijd en locatie) en hoe mensen kunnen reageren.
hier is een formele uitnodiging e-mail voor een avond evenement op het bedrijfsleven.
Ik wil u uitnodigen voor een event dat we houden voor Steve Welch, ons hoofd Marketing die op 12 December vertrekt. Het evenement vindt plaats van 19.00 – 12.00 uur op 12 December.
nummers zijn beperkt, en gasten zullen verplicht zijn om te reserveren voor het evenement om voldoende ruimte en drankjes te garanderen.
als u aanwezig wilt zijn, gelieve deze e-mail te ontvangen met eventuele dieetwensen. Als u niet aanwezig kunt zijn, raden wij u aan om uw berichten van steun voor Steve te sturen voordat hij vertrekt om zijn nieuwe rol te beginnen.
Regards,
Mandy Smith
formele klacht e-mail
Als u slechte service hebt ontvangen of teleurgesteld bent met een product, kan een formele klacht e-mail bewustwording van uw problemen. In formele e-mails, het is belangrijk om feiten te vermelden, maar om te voorkomen dat overdreven emotioneel.
hier is een voorbeeld van een formele klacht e-mail.
ik neem contact met u op om een klacht in te dienen over de dienst die ik op 12 September heb ontvangen. Uw personeel was onbeleefd en niet communicatief tijdens mijn bezoek.
ik ben al lange tijd een gebruiker van uw diensten en was teleurgesteld dat u bij deze gelegenheid niet voldeed aan uw typisch hoge normen.
Ik wil een formele verontschuldiging aanvragen en weten wat u van plan bent te doen om dit in de toekomst te voorkomen. Met vriendelijke groet, Steve Roberts
formele verontschuldiging e-mail
het samenstellen van een formele verontschuldiging e-mail kan een uitdaging zijn, maar toegeven dat een fout is gemaakt is cruciaal bij het beperken van schade en het herstellen van een relatie.
hier is een straight-to-the-point formele excuses e-mail voorbeeld van een bedrijf om te gaan met een klant die een klacht heeft ingediend.
mijn naam is Ryan Davies, en ik ben een klantenservice medewerker bij XXX.Ik wil van deze gelegenheid gebruik maken om mij formeel te verontschuldigen voor de dienst die u op 12 September 2021 hebt ontvangen.
helaas hebben we deze keer niet aan onze hoge normen voldaan. We hebben met alle betrokken teamleden gesproken en hebben het belang van klantenservice herhaald. Ik kan u verzekeren dat dit niet nog eens zal gebeuren.
u kunt rechtstreeks contact met mij opnemen als u uw klacht verder wilt bespreken. We hebben bijgevoegd een voucher voor £10 voor u te gebruiken bij uw volgende bezoek, om onze waardering te tonen.
oprecht,
Ryan Davies
wilt u betere formele e-mails te schrijven? Probeer Flowrite
het schrijven van formele e-mails is eenvoudig als u ons proces volgt. De formele e-mailsjablonen in deze blogpost moeten een leidraad bieden, maar moeten altijd worden aangepast en bijgewerkt om uw specifieke omstandigheden te weerspiegelen. Er is echter een nog gemakkelijkere manier. Flowrite is een AI-schrijfgereedschap dat korte instructies omzet in kant-en-klare e-mails en berichten. Als je nog steeds moeite hebt om de juiste woorden te vinden voor het schrijven van formele e – mail, kan Flowrite je helpen aan de slag te gaan en wat inspiratie te bieden-of zelfs de hele e-mail voor je schrijven met een klik op een knop. Zoals u kunt zien in het voorbeeld hieronder, alles wat nodig is een klik van de knop.
vraag je je nog steeds af hoe je een formele e-mail stuurt? We hopen van niet. De volgende keer dat u een formele e-mail schrijft, houdt u deze voorbeelden in gedachten en kunt u met vertrouwen communiceren.