E-Post kan være en tøff ting å administrere. I et arbeidsmiljø er det viktig at du holder en organisert innboks for å opprettholde effektiviteten. En rotete innboks kan bevise en ganske stor smerte, spesielt når du er tvunget til å bla gjennom fjell av eldre e-poster du kanskje ikke lenger trenger. På en gang, de eldre e-postene kan ha tjent et formål, men har siden blitt til flere hindringer når vi leter etter en bestemt e-post. En innboks fylt med spam kan virkelig ta bort fra din evne til å administrere e-postbiblioteket ditt—og mens det er mange måter å holde e-posten din fra å komme på flere spamlister-vi anbefaler å sende e-posten din anonymt – må du fortsatt rydde ut de gamle spammeldingene som fant veien inn i innboksen din i utgangspunktet.
for å unngå mye tidsforbruk, vil jeg ikke anbefale å forsøke å slette alle dine eldre e-postmeldinger manuelt. I stedet, takket være hjelp av filtre, vil du være i stand til å bli kvitt disse e-postene mye raskere. Ved å opprette et filter kan du slette gamle meldinger basert på en bestemt tidsramme. Det eneste problemet jeg kan se med å bruke filtre er at de bare gjelder for nylig mottatte meldinger. Du kan bruke filtre i fremtiden for å sikre at pileup ikke skjer for andre gang, men hva med disse e-postene fylle opp innboksen din nå?
Automatisk Slette Gamle E-Poster I Gmail
Det er noen ting å dykke inn når det gjelder å kvitte deg med de eldre, ikke lenger nødvendige e-postene som plager Gmail-innboksen din. Jeg skal gå over hvordan du konfigurerer filtrene dine, bruker dem til fremtidig bruk, og hvordan du blir kvitt alle de nåværende gamle e-postene ved Hjelp Av Gmail-tillegget, Email Studio.
Sette Opp Filtre
Første ting først, la oss sette Opp Filtrene dine.
for å begynne:
- Logg Inn På Gmail-kontoen din med de nødvendige legitimasjonene.
- Finn Tannhjul / Tannhjul-ikonet. Dette Er Gmail-Innstillingsmenyen og finnes øverst til høyre i vinduet. Klikk på dette ikonet og velg Deretter Innstillinger fra rullegardinmenyen.
- Klikk over til» Filtre » – fanen og klikk Deretter På Opprett et nytt filter.
- skriv inn følgende – older_than:x i boksen «Har ordene» der «x» er tidsrammen for meldingene du vil slette. Dette vil være et tall etterfulgt av et brev. Bokstavene som følger vil gjelde for tidsrammen. Du må bruke » d «for dager,» w «for uker, og» m » for måneder. Et eksempel ville være older_than: 3d hvis du ønsket å slette e-poster som er eldre enn tre dager.
- Klikk Deretter På Opprett filter med denne søkeknappen.
- Fyll ut boksene merket «Slett det» og «Bruk også filter til» med et merke ved å klikke på dem.
- Til slutt klikker Du På Opprett filter for å se alle de eldre e-postene dine, basert på datoen du nettopp har angitt, flytte fra innboksen til papirkurvmappen.
når meldinger slettes I Gmail, forsvinner de ikke umiddelbart fra eksistensen. I stedet kan du finne Dem I Papirkurv-mappen. Dette betyr at disse e-postene fortsatt vil telle mot din samlede datakapasitet. For å kvitte seg med dem i sin helhet, kan Du enten vente På At Gmail automatisk sletter dem etter 30 dager eller sletter dem alle nå selv. For å utføre sistnevnte, klikk På Papirkurvmappen og klikk deretter koblingen Tøm Papirkurv Nå.
Filter For Fremtidig Sletting (Ny applikasjon)
tittelen på denne artikkelen omhandler automatisk sletting. Dessverre kan filtre ikke utløses automatisk. Du må gå tilbake og igjen bruke filteret til din nåværende innboks.
for å bruke et filter på nytt:
- Gå tilbake til Innstillingene dine ved å klikke På Cog / Gear-ikonet øverst til høyre i Gmail-vinduet og velge Innstillinger fra rullegardinmenyen.
- Klikk på» Filtre » – fanen.
- siden du allerede har opprettet et filter tidligere, kan du nå klikke På Rediger, som ligger ved siden av filteret. Hvis du tidligere har opprettet flere filtre, kan du enkelt finne den du ønsker som kriteriene for hvert filter vil bli vist.
- Klikk På Fortsett i delen som vises med søkekriteriene dine. Det vil være en skjerm som ligner den som dukket opp da du satte opp det opprinnelige filteret.
- legg igjen en hake i boksen ved siden av «Bruk også filter på.»
- Denne gangen, for å aktivere filteret, klikker Du Oppdater filter. Alle dine eldre e-poster, satt til den angitte tidsrammen, vil nå bli sendt bort Til Papirkurven.
Email Studio
Email Studio kommer med en fin funksjon som automatisk vil slette alle dine eldre e-poster fra en bestemt avsender eller de som ligger i en bestemt mappe. Den innebygde Auto-Purge-funksjonen vil bidra til å holde Gmail-postkassen langt mer organisert, noe som fører til et mer effektivt arbeidsmiljø.
Med Email Studio kan du arkivere og bruke «Merk Som Lest» på alle e-poster som er i innboksen din som har vært der i over tre måneder. Den lar deg også permanent fjerne alle e-poster fra Søppel og Spam mapper automatisk etter to dager. Som en ekstra ekstra bonus, Auto-Purge inkluderer en e-post unsubscribe funksjon som kan hjelpe deg enkelt fjerne din e-postadresse fra noen av de pesky nyhetsbrev postlister. Det er også mye mer tillegget på er i stand til, men jeg føler at de allerede nevnte fremhever nøyaktig hva vi trenger for denne artikkelen.
grunnpakken er gratis å bruke, men for å få mest mulig ut av produktet, tilbys en premium-versjon til en $ 29 årlig prislapp. Oppgraderingen vil tillate deg å opprette flere sett med renseregler og inkluderer en e-planlegger, speditør, og en auto-responder.
Oppsett Og Aktiver Automatisk Rensing I Gmail
Det Første Du Må Gjøre Er Selvfølgelig å laste ned Og installere E-Post Studio-tillegget. Når det er oppnådd, kan Du se E-Poststudioikonet til høyre sidebar når du åpner Noen Av Gmail-e-postmeldingene dine.
for å bruke den:
- Åpne E-Post Studio-tillegget og logg inn med Gmail-kontoen din.
- du vil se en liste over alternativer. Fra disse alternativene velger du verktøyet» E-Postopprydding».
- Klikk Deretter På Legg til ny regel for å sette opp en regel(som det du gjorde med Filtrene).
- det er to deler for å sette opp en regel-du må angi en betingelse og deretter en handling. Tenk «årsak og virkning». Handlingen vil utløse når den angitte betingelsen er oppfylt.
- for å angi en betingelse, vil du kunne bruke avanserte søkeparametere i Gmail som newer_than eller has: attachment eller larger_than. Bruk Disse til å hjelpe deg med å finne nøyaktig samsvar med Gmail-e-postene du Vil Arkivere, sende Til Papirkurven eller flytte til en annen mappe.
- når en regel er opprettet, klikker Du På Lagre-knappen. Email Studio vil nå operere i bakgrunnen og utføre en run-check hver time som utfører den angitte handlingen når en e-post oppfyller betingelsene knyttet til den. Du trenger ikke å gjøre noe manuelt i det hele tatt.