for hvert prosjekt vi gjennomgår, er prosjektsuksess definert annerledes, og når det gjelder å måle prosjektsuksess generelt, er vannet litt mørkt. Fordi prosjekter har mange bevegelige deler, trinn, stykker og mål, kan prosjektets suksess endres gjennom hele prosjektets varighet. Et prosjekt du fullførte FOR EOY 2020 er sannsynligvis svært forskjellig fra prosjektet du jobber Med I Q1 2021. I denne artikkelen vil vi takle den generelle ideen om prosjektsuksess og hvordan du måler prosjektsuksess.
en definisjon Som Project Management Institute gir for prosjektsuksess er at prosjektet er fullført » i tide, innenfor budsjett og til spesifikasjon.»Dette er en veldig teknisk definisjon som kanskje ikke gjelder for hvert prosjekt der ute, men komponenter i denne definisjonen kan være nyttige når man forstår hvordan man måler prosjektets suksess.
men før vi kan måle prosjektets suksess, må vi definere det for oss selv. Det betyr at du og teamet ditt må komme sammen som en gruppe og tenke på hva prosjektsuksess vil se ut for din interne gruppe. Vil det være fokusert på strenge resultatmål og kriterier for en kampanje? Vil det bli bestemt av en kundeundersøkelse eller nps-poengsum for kunden? La oss ta en titt på årsakene til at definere prosjekt suksess er så kritisk.
Betydningen Av Å Definere Prosjektsuksess
som jeg sa, om definisjonen av «prosjektsuksess» ligner den tekniske, betyr svært lite. Det som er viktigere er at du og teamet ditt bestemmer hva det skal være internt, og dokumenterer det et sted. Du kan opprette en rubrikk for å måle beregninger og kriterier for suksess, eller du kan opprette en liste over ting som må gjøres for et prosjekt for å nå » suksess.»Når du har definert hvordan prosjektsuksess ser ut for deg og teamet ditt, blir det mye lettere å gå videre. Her er noen av de viktigste årsakene til at:
Det vil bidra til å skape en følelse av fellesskap
hvis lagkameratene dine, eller andre i organisasjonen din, alle forstår hva barometeret for suksess er på et prosjekt, vil de være mer motiverte for å få det til å skje. Når det ikke er et klart mål for prosjektet eller delprosjektene, blir suksess vanskelig å definere, og gruppemedlemmer kan lett bli motløs. De må også jobbe sammen mot det felles målet-dette vil fremme en ekte lagånd og følelse av fellesskap i organisasjonen.
Metrics = gold
når du har definert prosjektsuksess, har Du Kpier og beregninger. Dette er gull for laget ditt. Dette vil tillate deg å måle nøyaktig hvor mye fremgang du har gjort, hvor du trenger å forbedre, og hvor mye ekstra arbeid det vil ta å komme dit. Hvis du vet at målet ditt er $1M ARR, og du er på $580K med tre måneder å gå, vet du at du må sparke den i høyt utstyr. Vi jobber best med sterke beregninger for å støtte våre beslutninger og prosjektvalg.
Kontinuerlig forbedring
la oss si at DU ikke treffer DET ARR-målet du satte for deg selv. Det er OK. Du var ikke» vellykket » tradisjonelt mot prosjektmålene dine denne gangen, men du kan utnytte læringene, svinge og forbedre gjennom det kommende året. Ved å måle prosjektsuksess måler du også prosjektfeil, noe som er like viktig å studere. Feil er ikke endelig.
Prosjektsuksess stiger opp
din definisjon av prosjektsuksess for teamet ditt spiller sannsynligvis inn i ideen om prosjektsuksess for ledere, ledergruppen og til og med andre lag du samarbeider med ofte. Definere prosjektsuksess for teamet ditt hjelper andre team med å forstå bedre hvordan de vil jobbe med deg, samarbeide og hvordan de vil ende opp med å definere prosjektets suksess også.
Hvordan Måle Prosjektets Suksess
Nå som vi har en grunnleggende forståelse av definisjonen av prosjektsuksess Og hvorfor det er viktig å definere det begrepet, la oss grave inn i hvordan vi kan måle prosjektsuksess generelt. Som tidligere nevnt er prosjektsuksess teknisk definert som et resultat av at et prosjekt blir fullført » i tide, innenfor budsjett og til spesifikasjon.»Men hvordan kan vi faktisk måle prosjektets suksess? Her er noen måter å gjøre det.
Prestasjoner vs spesifikasjoner
Umiddelbart Etter at du har fullført et prosjekt, er Det nyttig Å forstå hva du oppnådde målrettet i forhold til spesifikasjonene for prosjektet du satte ut for å fullføre. Dette er kanskje det mest åpenbare var å måle prosjektets suksess. Har de viktigste målene og målene for prosjektet blitt oppfylt? Visste du at visse spesifikasjoner var irrelevante underveis? Forstå hvor målene spore på slutten av et prosjekt versus begynnelsen er avgjørende.
for å forstå hva du har oppnådd gjennom et prosjekt, kan du alltid spore trinnene dine gjennom e-postene dine og trekke sammen en liste over alle prosjektkomponenter. Hvis du bruker et prosjektstyringsverktøy, kan du bare gå til prosjektets hjemmeside og se alle fullførte oppgaver. Ideelt sett vil hver oppgave bli delt opp i mindre prosjekter, slik at du kan se hvor nøyaktig du fullførte mest arbeid eller hvor du kanskje har savnet merket.
Kunde-eller kundetilfredshet
hvis du arbeider på et prosjekt for en bestemt klient, er en annen måte å måle prosjektsuksess ved å dekode svaret du får fra klienten ved ferdigstillelse. Hvilken type tilbakemelding måtte de dele? Vanligvis kan kundetilfredshet samles tilfeldig på en samtale, via e-post eller i et undersøkelsesskjema. Hvis du vil måle tilfredshetsøkninger nøyaktig fra starten til slutten av et prosjekt, må du også undersøke klienten før prosjektet starter.
Kundetilfredshet, Derimot, er en god måte å måle prosjektets suksess hvis dette prosjektet gjelder kundeopplevelse. Hvis Vi for eksempel bygger en ny funksjon hos Hive, er et godt barometer for suksess hvor mange meldinger vi får om den nye funksjonen, eller HVIS VÅR nps (net promoter score), øker i gjennomsnitt etter lanseringen. Kunder vil vanligvis være veldig ærlige om deres erfaring, da de ser tilbakemelding som en måte å konsekvent forbedre produktet på. Hør på dem!
tid brukt på prosjekt samlet
en av de mest verdifulle ressursene du har gjennom hele prosjektets levetid er teammedlemmenes tid. Å sørge for at du nøyaktig kan måle hvor mye tid du har brukt på prosjektet, og ideelt sett sammenligne det med tid brukt på tidligere lignende prosjekter, er en fin måte å måle prosjektsuksess på. Tid er penger.
det er noen måter du kan spore tid på — hvis du bruker en prosjektstyringsprogramvare som Hive, har du en tidssporing og timeregistreringsfunksjon rett i selve verktøyet. Dette er flott for større lag som ønsker å spore tid brukt på prosjekter eller oppgaver. Et annet alternativ er å bruke et lettere verktøy som Toggl for enklere tidssporing.
Uansett hvilket verktøy du ender med å bruke, anbefales det at du bryter tid brukt opp i mindre biter, slik at du best kan forstå hvor tiden din går. For eksempel, hvor mye tid brukte du i prosjektplanleggingsfasen versus utførelse? Hvordan er dette i forhold til tidligere prosjekter?
Intern vekst og tilfredshet med project
hvis prosjektet du har jobbet med er mer av en intern innsats eller push, kan en fin måte å måle prosjekt suksess være ved å tenke på intern ansattes vekst og tilfredshet. Hvis du er en leder, vil du helst gi lagkameratene dine prosjekter som vil utfordre dem og interessere dem samtidig.
når et prosjekt er fullført, kan du spørre interne teammedlemmer om deres oppfyllelse — likte de å jobbe med prosjektet? Følte de at de gjorde fremgang mot større tiltak som var viktige for dem? Fikk de noen nye ferdigheter? Å holde ansatte begeistret og engasjert er flott for en organisasjons helse generelt, så dette er en stor prosjekt suksess måling metrisk å vurdere.
Samlet sett, når du måler prosjektsuksess, er det Ikke en enkel prosess. Når du tenker på å måle suksess på slutten av et prosjekt, må du vurdere flere faktorer, først og fremst tiden du har investert, og hvis du har oppnådd de viktigste milepælene du satte opp for å takle. Men husk at prosjektsuksess ikke alltid er metrikkdrevet-det kan være mer tåkete når det gjelder total tilfredshet på den interne eller eksterne siden.