Jo Mer Du bruker microsoft Outlook-postboksen, jo mer vokser postboksen. Hvis du tenker på det, er det ganske likt hvordan papirer pleier å hoper seg opp på skrivebordet ditt. Men hva kan du gjøre når bunken blir så stor at den må håndteres? Vel, i det virkelige liv, kan du ta deg tid til å sortere hvert dokument og lagre de papirene som er viktige mens du kaster bort mindre viktige. Heldigvis kan du gjenskape den samme prosessen I Outlook.
uten unntak støtter Hver Versjon Av Outlook Arkivering. Enda mer, du har flere valg når det gjelder arkivering av elementene i Outlook. Den mest vanlige måten er Å bruke Automatisk Arkivering for å håndtere eldre meldinger, avtaler og oppgaver. En annen måte å gjøre det på er å bruke manuell arkivering for å flytte meldinger til en bestemt mappe. Men den raskeste måten er å bruke Arkivknappen i Fil-Menyen.
Husk At Outlook beholder en standardmappe for arkiveringsformål som ikke kan slettes. Arkivering av e-posten din vil hjelpe deg med å holde en ren butikk, noe som gjør det enklere å søke etter eldre e-postmeldinger mens du holder innboksen ryddig.
Nedenfor har Du en rekke guider som vil lede deg gjennom arkivering av elementer i Outlook på alle mulige måter. La oss begynne!
Metode 1: manuelt arkivering av meldinger med en enkelt handling
denne metoden er den raskeste måten å flytte en eller flere meldinger til Arkivmappen. Disse arkiverte filene forblir tilgjengelige via søkeboksen eller ved å navigere manuelt Til Arkivmappen. De arkiverte elementene kan også vises på mobile enheter ved å gå Til Arkivmappen. Her er en rask veiledning om manuelt arkivering av elementer i Outlook 2016:
- Åpne Outlook og velg en eller flere meldinger i Innboksen eller en annen mappe.
- Klikk På Arkivikonet i Slett-gruppen. Arkivikonet er bare synlig inne i båndet I Outlook 2016.
Merk: Du kan også trykke På Backspace-tasten for å oppnå samme resultat. - du skal kunne finne meldingene dine i arkivmappen.
Notat: Arkivmappen opprettes automatisk selv om du aldri har brukt den før. Hvis Du ikke kan se Arkivmappen, går Du Til Fil > Office-Konto > Oppdateringsalternativer og klikker På Oppdater Nå.
Metode 2: Bruke Funksjonen For Automatisk Arkivering
Outlook har en automatisk funksjon som kan arkivere elementer som Kalles Automatisk Arkivering. Denne funksjonen kan programmeres til å arkivere elementer med jevne mellomrom. Alle Versjoner Av Outlook har støtte for arkivering. Forskjellen er At Automatisk Arkivering er slått av som standard I Outlook 2010 og senere.
når Automatisk Arkivering er aktivert, kan brukere angi egenskaper for hver mappe de vil arkiveres. Husk at når du arkiverer en e-post, blir den flyttet til en ANNEN PST-fil og vil ikke lenger være tilgjengelig i HOVEDPST-filen. Her er en hurtigveiledning for aktivering Og Bruk Av Automatisk Arkivering:
Slik Aktiverer Og Konfigurerer Du Automatisk Arkivering
- hvis Du vil aktivere Automatisk Arkivering, går du til Fil > Alternativer. Når Du er inne I Outlook-Innstillinger, klikker du på Avansert-fanen for å bringe den fremover, og klikk Deretter På Innstillinger For Automatisk Arkivering.
Notat: I Outlook 2007 og eldre kan Du finne innstillingene For Automatisk Arkivering I Verktøy > Alternativer > Annet. - hvis alt er nedtonet, må du merke av i boksen Ved Siden Av Kjør Automatisk Arkivering for å aktivere Automatisk Arkivering.
- Nå er Det på tide å konfigurere Hvordan AutoArchive vil oppføre seg. Start med å velge hvor ofte Du Vil At Automatisk Arkiv skal kjøre. Standard er 14 dager, men hvis du vil holde den ren, sett den et sted mellom 2 og 6.
- hvis Du vil bli varslet før Automatisk Arkivering starter, merker du av i boksen Ved Siden Av Spør Før automatisk Arkivering kjøres. Det er en god ide å leve dette alternativet aktivert siden automatisk arkivering har potensial til å forstyrre arbeidet ditt.
- for å unngå å fylle arkivet ditt med unødvendige e-postmeldinger, er Det en god ide å la Slett utløpt e-post krysse av. Hvis Du deaktiverer Arkiv Eller Sletter gamle elementer, blir bare utløpte meldinger slettet helt.
- hvis du vil at arkivmappen skal være synlig I Outlook, må Du aktivere Vis arkivmappe i mappeliste.
- angi nå standard mappeinnstillinger for arkivering.
- aktiver deretter veksleknappen ved Siden Av Flytt gamle elementer til og Klikk Bla gjennom for å angi banen der du vil at elementene skal arkiveres. Trykk Ok for å bekrefte innstillingene.
Etter at Du har aktivert Og konfigurert Automatisk Arkivering, vil den automatisk gjøre jobben sin i god tid. Du kan bekrefte at Den fungerer ved å sjekke Om Arkivmappen fylles ut.
PRO TIPS: HVIS problemet er med datamaskinen eller en bærbar pc / bærbar pc, bør Du prøve Å bruke Restoro Repair som kan skanne depotene og erstatte korrupte og manglende filer. Dette fungerer i de fleste tilfeller, hvor problemet er oppstått på grunn av systemkorrupsjon. Du kan laste Ned Restoro ved Å Klikke Her
Konfigurere egenskaper For Automatisk Arkivering for individuelle mapper
når Du er ferdig med å konfigurere Funksjonen For Automatisk Arkivering, kan du legge til et ekstra lag med kontroll ved å angi bestemte egenskaper for hver av mappene. Det er vanlig praksis for mapper Som Slettede Elementer eller Spam for å bruke forskjellige Autoarkiveringsegenskaper enn din viktigste e-postmappe.
Notat: Hvis du ikke angir individuelle Innstillinger for Automatisk Arkivering for en mappe, vil den automatisk bruke de globale Innstillingene for Automatisk Arkivering som er konfigurert ovenfor.
her er en rask veiledning om hvordan du angir individuelle Egenskaper For Automatisk Arkivering til en mappe:
- Høyreklikk på mappen du vil behandle fortrinnsvis, og klikk På Egenskaper.
- Klikk kategorien Automatisk Arkivering for å hente den frem. Her har du et utvalg av innstillinger som bare gjelder for denne mappen.
- Du kan slå Av Automatisk Arkivering for denne mappen ved å klikke på ikke arkiver elementer i denne mappen.
- for å overstyre de globale AutoArchive-innstillingene, klikk På Arkiv denne mappen ved hjelp av disse innstillingene og gjør endringene nedenfor. Klikk På Bruk for å bekrefte innstillingene.
Merk: husk at disse innstillingene ikke gjelder for noen av undermappene i denne bestemte mappen. Du må endre hver enkelt.
Metode 3: Manuelt Arkivering av e-post Ved Hjelp Av Oppryddingsverktøy
hvis Du ikke er en stor fan av automatisering, er det en mellomløsning som lar deg arkivere i bulk med enda mer kontroll. Med denne metoden kan du arkivere en hel mappe sammen med undermappene. Hvis Du ikke vil vente På Automatisk Arkivering, kan Du gjøre Det selv og velge hvor du vil lagre Dem. Her er hva du trenger å gjøre:
- Klikk På Fil-fanen, gå Til Info og utvid rullegardinmenyen Fra Oppryddingsverktøy. Velg Arkiv fra rullegardinmenyen.
- Velg Arkiver denne mappen og alle undermapper, og klikk på mappen du vil arkivere.
- hvis du vil at Hele Outlook-dataene skal arkiveres, klikker du på e-postadressen din øverst i listen.
- Bruk rullegardinmenyen ved Siden Av Arkivelementer eldre enn for å velge den siste datoen for elementer som skal arkiveres. Alle elementer som er eldre enn datoen du angir i denne menyen, arkiveres.
- du kan arkivere elementer som tidligere ble ekskludert fra automatisk arkivering ved å merke av I boksen Ved Siden Av Inkluder elementer Med Automatisk Arkivering.
- Bruk Bla gjennom-knappen for å angi banen til DER DU vil AT pst-arkivet skal lagres. Klikk Ok for å starte prosessen.
du vil snart merke at noen e-poster vil bli flyttet fra standardmappene til den arkiverte pst-filen.
Merk: den arkiverte filen skal bli tilgjengelig I Outlook som en mappe. Hvis det av en eller annen grunn ikke går Til Fil og klikker Åpne & Eksporter. Deretter klikker Du På Åpne Outlook-datafil, naviger til plasseringen av arkivet ditt OG trykk OK.
TIPS: hvis Ingen Av Metodene har løst problemet for deg, anbefaler Vi At Du bruker Restoro Repair Tool som kan skanne depotene for å erstatte korrupte og manglende filer. Dette fungerer i de fleste tilfeller, hvor problemet er oppstått på grunn av systemkorrupsjon. Restoro vil også optimalisere systemet for maksimal ytelse. Du kan laste Ned Restoro ved Å Klikke Her