hvis du vil skrive effektive prosedyrer, er det noen spesifikke planleggingsaktiviteter som vil resultere i bedre, mer nyttige prosedyrer.
Ny Utgivelse av «Hvordan Skrive En Retningslinjer Og Prosedyrer Manual» er nå tilgjengelig i E-bok PDF – Format
Tre Trinns Prosedyre Skriveprosessen
I Utgangspunktet er rådene jeg har for å skrive effektive prosedyrer det samme rådet jeg vil gi alle som tar på noen form for skriveprosjekt — fra et høyskolesemester til en roman et forretningsbrev eller en prosedyre; lage skriveprosjektet ved å jobbe gjennom En prosess Som Inkluderer Tre faser: plan — utkast-revidere.
Omfattende forskning har vist at skriveprosjekter av noe slag har en tendens til å lykkes når forfattere bruker prosesstilnærmingen og engasjerer seg i noen form for aktivitet fra alle disse tre faser. Type aktivitet trenger ikke alltid å være den samme — det bør være hensiktsmessig å skrive prosjektet og personlige preferanser av forfatteren. Men det er klart at vellykkede forfattere gjør noen form for planleggingsaktivitet før de utarbeider sitt arbeid, og så engasjerer de seg i revisjonsaktivitet.
i denne artikkelen la oss dekke det første trinnet i prosessen-Planlegging. Generelt sett består planlegging av aktiviteter som forskning, brainstorming, diagram/skissering, refleksjon og fri skriving (strøm av bevissthet som en ideegenerering eller refleksjonsaktivitet). Hvis du vil skrive effektive prosedyrer, er det noen spesifikke planleggingsaktiviteter som vil resultere i en bedre, mer nyttig prosedyre.
Planlegging Av En God Prosedyre Betyr Å Forstå Prosessen
en viktig planleggingsaktivitet for å skrive effektive prosedyrer er å forstå prosessen som prosedyren vil dokumentere. Det starter med forskning, eller med andre ord, innsamling av informasjon. Dette vil inkludere gjør ting som intervjue prosesseiere og prosess doers. I teknisk skriving er de Fageksperter. De er de som kjenner og forstår prosessen, og en stor del av informasjonen skal komme fra dem.
All informasjon bør imidlertid ikke komme fra de som er direkte involvert i prosessen. En annen viktig informasjonskilde bør være å utforske nåværende og foreldede dokumenter relatert til prosessen(gamle prosedyrer, relaterte prosedyrer i andre områder av organisasjonen, produktspesifikasjoner, kundekrav, etc). Der kan du finne viktig informasjon om prosessen som må bevares eller kanskje til og med gjenopprettes.
Forskning bør også utføres utenfor organisasjonen. Er det informasjon tilgjengelig fra eksperter eller fra industriledere om beste praksis angående prosessen eller relaterte aktiviteter? Læring og inkorporering av beste praksis (endret etter behov for å passe best til den unike organisasjonen) bør være et sentralt mål for å dokumentere enhver prosess, men det krever innsats for å finne og innlemme denne typen informasjon.
Lær Attributter For Prosess Suksess
når du arbeider for å forstå prosessen, må du sørge for at du identifiserer og forstår de viktigste aspektene av prosessen.
Prosessmal For Skriveprosedyrer
dette inkluderer følgende:
Innganger: hvem er leverandørene (ekstern eller intern)? Hva er inngangene og hvilket format (for eksempel) skal de være i? Er det kritiske baner og timing som er avgjørende for å motta innganger? Når du arbeider for å forstå prosessen, må du sørge for at du identifiserer og forstår de viktigste aspektene av prosessen.
Aktiviteter: hva er de viktigste aktivitetene som må utføres for å forvandle inngangene til de nødvendige utgangene? Hva er tidslinjer og kronologiske komponenter? Hvem er nøkkelspillerne? Prøv å identifisere overdreven avfall eller inventar og unødvendige forsinkelser; hva kan være potensielle løsninger på disse prosessproblemene?
Utganger: Hva er det ultimate punktet i prosessen? Hvem er kundene (eksterne eller interne)? Hva er kravene til utgangene? Hvilke kriterier knyttet til utgangene kan bidra til å avgjøre om prosessen er vellykket og / eller i kontroll?
Mål Og Mål: Mål og mål bidrar til å avgjøre om en prosess er effektiv og effektiv. Ballistiske prosesser kjører videre og videre uten refleksjon eller oppmerksomhet til hvor godt prosessen fungerer. Ingen vet om prosessen er å oppnå mål. Er det slik du vil at din bedrift eller avdeling skal drive? Kontrollerte prosesser har klart definerte mål, målinger som relaterer seg til målene, og regelmessige vurderinger av ytelse og forbedringsarbeid. Forskning skal bidra til å definere mål ved å lære prosessegenskaper og ved å lære hvor godt industriledere utfører på disse områdene (benkmerking).
Kommunikasjon: Mangel på nyttig, meningsfull kommunikasjon er et alvorlig problem i mange organisasjoner, og kanskje er Det en av de større hindringene for suksess. De av oss som jobber i organisasjoner ser det hele tiden: Salg vet ikke Hva Markedsføring gjør, Produksjon vet ikke Hva Produktdesign gjør, og omvendt. Denne mangelen på kommunikasjon fører til dyrt avfall og omarbeid, samt til svært uproduktiv siste øyeblikk scrambling. Å identifisere den nødvendige kommunikasjonen og bygge den inn i prosessen kan føre til betydelige forbedringer på dette området.
Skriv Effektive Prosedyrer
når informasjonsinnsamlingen er fullført, kan bruk av verktøy som prosesskart, flytdiagrammer, konturer og verdistrømmer presentere informasjonen i et meningsfullt format som belyser prosess -, produkt-og/eller informasjonsflyt. Det spiller ingen rolle hvilken metode som er ansatt, så lenge det er nyttig og meningsfylt for de som leder og utfører dokumentasjonsprosessen.
Så hvis du starter et skriveprosjekt av noe slag, inkludert å skrive en prosedyre, og det første du gjør er å sette deg ned på tastaturet for å begynne å skrive dokumentet, gjør du en alvorlig feil. Opprette et dokument bør komme naturlig fra det du har lært fra planleggingsfasen. Hoppe direkte til utkast nesten sikrer skriveprosjektet vil ikke bli en suksess.