Å vite hvordan du skriver en vennlig påminnelse e-post er en av de beste verktøyene for å være effektiv med din tid. Det er perfekt for nudging folk om kommende møter, tapte betalinger, jobbsøknader, viktige hendelser, og mer.
men for å komme over som vennlig og hjelpsom, i stedet for utålmodig og pushy, må du lande på riktig tone og timing.
hvis du får begge rett, kan en e-postpåminnelse faktisk være en lettelse for mottakerne når uken blir jam-pakket. Ingen liker å gå glipp av tidsfrister eller planlegge møter. Men siden 31% av folk sier at den beste arbeidsdagen ville være en dag uten å svare på e-post, er meldinger bundet til å gå seg vill eller glemt.
i hver påminnelse bør mottakeren vite nøyaktig hva e-posten er for, hva de trenger å gjøre, og når. En velskrevet påminnelse vil kutte ned på antall tapte avtaler og tidsfrister. Det vil også gjøre at du ser proaktiv og profesjonell, uten å være pushy. Her er hvordan du skal gå om det.
Skrive En Vennlig Påminnelse E-Post
Vennlig påminnelse e-post er best å sende når noe viktig kommer opp eller når en tidsfrist har blitt savnet. Påminnelse e-post er ideell for:
- Legg merke til kommende møter eller arrangementer.
- Oppfølging av fakturaer eller betaling.
- Minner folk om ubesvarte tidsfrister.
- Komme tilbake i kontakt om et prosjekt.
- Bor øverst i tankene når du søker og intervjuer for en jobb.
uansett formålet, de viktigste tingene å huske på er tonen og tidspunktet for e-posten din.
tonen i hver vennlig påminnelse e-post bør være høflig og profesjonell, men haster og rett på sak. Nudging noen om en savnet frist krever en annen tone enn å minne en kollega når man skal møte for kaffe. Hvis situasjonen krever umiddelbar handling, som en savnet frist, kan du bruke språk som er til poenget, men likevel snill og forståelse.
Når du Legger Til «Handling Kreves», «Forespørsel» eller «Påminnelse» til emnelinjen, får du øyeblikkelig oppmerksomhet og kan få mottakeren til å handle. Mens aktivt språk anses som god form, er det vanligvis ikke å kapitalisere hele emnelinjen. Alle caps kan komme over som aggressiv og malplassert, spesielt hvis resten av meldingen er vennlig og conversational.
hvis du vil ha mer uformelle påminnelser, velger du ord som er aktive, men som haster mindre. Emnelinjer som inneholder setninger som «Følge Opp»,» Sjekke inn «eller» Neste Trinn » er effektive i disse situasjonene.
tonen er bare ett element i en vennlig e-postpåminnelse. Du må også få timingen akkurat. Det er ikke en eneste beste tiden for hver situasjon, men disse er de vanligste tidsrammer for hver påminnelse e-post.
- Kommende møte: En til to dager på forhånd. Gi folk som er involvert i møtet et par dager med ledetid, som de kan ha elementer å prep på forhånd.
- Kommende arrangement: Tre til 14 dager før arrangementet. Det kan være lurt å sende flere påminnelser som fører opp til arrangementet for å bygge entusiasme og sørge for at alle er klare om timing og planlegging.
- Kommende frist: Varierer etter prosjekt. Gi folk mer tid til et komplekst prosjekt og en kortere tidsramme for en enkel oppgave.
- Forfalt betaling eller frist: en dag etter forfallsdato. Du vil minne folk når det er øverst i tankene og vise at du venter på at de skal handle.
- jobbsøknad: Muse anbefaler at du venter fem til 10 virkedager før du følger opp. Hvis noen anbefalte deg for stillingen, sjekk inn med dem for innsikt før du når UT TIL HR-teamet eller ansettelsesansvarlig. Dette kan virke som en lang tid, men faktisk funnet at 44% høre fra arbeidsgivere innen et par uker med å søke og bare 37% høre tilbake innen en uke.
- Jobbintervju: hvis et intervju er planlagt noen uker ut, er det best å sjekke inn dagen før for å sikre at tiden fortsatt fungerer for alle involverte. Hvis noen skulle kontakte deg etter et jobbintervju, foreslår ansette ledere å vente til etter avtalt tidslinje for å sende en påminnelse om e-post. Fortsatt ikke noe ord? Vent fem til syv dager før du trykker » send.»
Nå som du vet den perfekte tiden til å sende hver påminnelse e-post, er det på tide å finne ut hva du skal inkludere slik at du høres vennlig og få et raskt svar tilbake.
Hvordan Sende En Vennlig Påminnelse E-Post
alle vennlige påminnelse e-post skal være klar, snill, og rett på sak. Du vil være høflig nok til å oppmuntre folk til å handle, men ikke så passiv at folk ignorerer meldingen din. De beste e-påminnelser har fem kjerneelementer.
Emnelinje
Fyndige emnelinjer vil få deg langt når du sender påminnelse e-post. Mottakeren bør vite hvorfor du sender en påminnelse og føler seg tvunget til å handle. Selgere vet dette bedre enn noen, så hvorfor ikke ta et tips eller to fra disse fengende salg e emnelinjer? Hovedideen er å holde emnelinjen kort og legge til haster slik at mottakeren vet at det er tidsfølsomt.
Hilsen
en hilsen setter tonen for brødteksten i e-posten din, så ikke hopp over den.
- Siden målet med denne e-posten er å være vennlig, bruk en mer uformell hilsen som «Hei Der, Danielle «eller» Hei, Jonathan.»
- hvis din bedrift har en tendens til å bruke mer formelt språk, start med » Hei, Kate.»
- Begynner med «Kjære» er generelt for formell for en vennlig e-postpåminnelse, men hold deg til det hvis det er bedriftens standardhilsen.
Kontekst
hoveddelen av e-posten din er der du lar mottakeren vite hvorfor du sender e-post til dem. Her er der du gir kontekst om prosjektet, fristen, betaling, møte, eller hva situasjonen trenger et dytt. Inkluder spesifikke navn og datoer hvis det bidrar til å avklare meldingen din, og nevne en ny godbit om personen eller firmaet. Her er noen eksempler på hvordan denne delen kan se ut:
- Med slutten av måneden (og kvartalet) nærmer seg, vil vi gjerne få alle fakturaer inn så snart som mulig.
- jeg jobber fortsatt med artikkelen, Topp Entreprenørskapstips For Nye Grunnleggere, og vil gjerne inkludere tankene dine i stykket. MED ABC companys siste finansieringsrunde og vekst har du navigert det siste året så bra.
- jeg sjekker inn for å minne deg om det kommende Q4 Innholdsplanleggingsmøtet planlagt for denne onsdag, August 1 på 2 pm EST. Ser frem til å starte det med analytics-rapporten din.
- når du forbereder presentasjonen, må du huske å sende lysbildene du vil inkludere innen slutten av dagen mandag 30.juli. Fungerer dette fortsatt for deg?
Forespørsel
når du har satt scenen ved å gi kontekst, er det på tide å skyve i påminnelsen eller forespørselen. Ikke bli for lang omstendelig her, eller du kan miste mottakerens oppmerksomhet. Hvis du vil ha et øyeblikkelig svar, er det nyttig å pakke inn forespørselen din med et spørsmål for å oppmuntre folk til å handle med en gang.
- vennligst send faktura for alt arbeid fra vår siste kontrakt til [email protected] OG CC meg. Hvis du har spørsmål, kan du nå meg på (222) 222-2222.
- hvis du vil sende inn et tilbud for artikkelen, vennligst del svaret ditt på følgende spørsmål og forklar begrunnelsen bak det. Hvilke tips vil du gi nye entreprenører for å hjelpe dem med å drive sin virksomhet i år?
Sign-off
du har gjort ditt hovedpunkt og forespørsel, så det er på tide å logge av med en vennlig lukking.
- Takk For at Du tok deg tid til å jobbe gjennom dette.
- Takk for at du prioriterer dette prosjektet.
- jeg setter pris på din innsats når vi fullfører dette forslaget.
- jeg ser frem til å høre fra deg.
Husk å ta med en avsluttende pålogging som følger samme tone som resten av e-posten din.
- Alle de beste
- Med Vennlig Hilsen
- takk igjen
- Hilsen
- Takk
Pakk opp e-posten med fornavnet ditt for en vennlig tone, eller ditt fulle navn for en mer formell tone. Hvis du trenger å oppgi ytterligere kontekst, må du inkludere jobbtittel, firmanavn eller kontaktinformasjon etter navnet ditt.
Vennlig Påminnelse E-Post Mal
Utforme dine første påminnelser kan være skremmende. Heldigvis gjør denne påminnelses – e-postmalen det enkelt å fylle ut feltene og sende ut en velformulert melding. Du kan også enkelt tilpasse denne malen til dine behov.
for å bruke malen, kopier og lim inn teksten, og fyll ut blankene med kopien din. Husk å lese gjennom den endelige versjonen før du sender den for å sikre riktig grammatikk og flyt.
Hei,
Takk For .
det er prepping for dette kommer, kl . Vi er glade for å høre dine ideer til . For å få alt til å løpe jevnt, ber jeg alle om å gjøre det .
jeg setter pris på .
Alt det beste,
Vennlig Påminnelse E-Post Eksempel
Her er hva malen ovenfor ser ut når den fylles ut. Husk å inkludere spesifikke forespørsler, tidslinjer eller datoer for å sikre at det ikke er forvirring om hva du trenger personen til å gjøre og når.
Hei Jack,
jeg håper uken din går bra.
Redaksjonen er prepping For Q4 Innhold Planlegging møtet dette kommer torsdag, August 26th på 11 am ET. Vi er glade for å høre dine ideer for å kombinere Vår Markedsføring og Redaksjonelle innsats for den årlige feriekampanjen.
for å få alt til å løpe jevnt, ber jeg alle involverte om å sende inn presentasjonslysbilder innen mandag 23. August på 5 pm ET. Hvis du har noen spørsmål, vennligst send dem min vei.
jeg setter pris på din tid her og ser frem til å høre dine ideer.
Alt det beste,
Katrina
når du sender e-posten din, er alt som er igjen å vente på svar. Den vanskelige delen er å vite om å sende en ekstra oppfølging e-post.
mens det er frustrerende å måtte sende en andre eller tredje påminnelse e-post, husk at folk har mye å gå på. Hold fast i noen dager før du sender en annen melding. Hvis det haster, kan du følge opp før – bare sørg for å holde en vennlig, pasient tone. Folk vil være mer mottakelig for forespørselen og takknemlig for notatet, som er akkurat hva påminnelse e-post handler om.
