en utfordring vi møter ganske ofte når første arbeider med nye kunder er å definere, på et ganske detaljert nivå, et prosjekt omfang. Ofte organisasjoner vet hva de vil i form av høyt nivå prosjektleveranser, men har ikke fått ned til kjedelige ting- men det er hva vi er her for!
prosjektomfang er den delen av prosjektplanleggingen som innebærer å bestemme og dokumentere en liste over spesifikke prosjektmål, leveranser, funksjoner, funksjoner, oppgaver, tidsfrister og til slutt kostnader. Med andre ord, det er det som må oppnås og arbeidet som må gjøres for å levere et prosjekt.
det er viktig å peke ut omfanget tidlig i et prosjekts livssyklus, da det i stor grad kan påvirke tidsplanen eller kostnaden (eller begge) av prosjektet nedover sporet.
Nedenfor er en oversikt over noen av de viktigste prosessene som skal følges for å definere omfanget riktig.
Definer Produktkravene
Før vi bestemmer hva som vil være i prosjektets omfang, må du være veldig klar på hva som er produktkravene, ellers kjent som produktomfang. Med andre ord, hva er funksjonene og funksjonene som kreves for nettstedet, applikasjonen og/eller skreddersydd programvareløsning som utvikles? Er det noe spesielt som må bygges inn i designet? Må det følge et bestemt sett med branding retningslinjer? Listen fortsetter.
Definer Prosesskrav
Prosesskrav beskriv hvordan folk samhandler med et produkt og hvordan et produkt samhandler med andre (ofte eksisterende) forretningsprosesser. Når du diskuterer hvordan data blir flyttet og hvordan forretningstransaksjoner flyter fra ett punkt til et annet, beskriver du prosesskrav. For eksempel må kravene til faktureringstransaksjoner på et nettsted, hvordan slike transaksjoner knytter seg til fakturering og kontoer, og på hvilket tidspunkt kan ansatte se og endre statusen til bestillinger, være detaljert.
Involver de riktige interessentene
Selvfølgelig sier det seg selv at for at et prosjekt skal kunne leveres vellykket, må de riktige interessentene fra organisasjonen igangkjøring prosjektet være involvert veldig nært på ulike stadier av prosjektets omfang. Når dette ikke skjer, begynner antagelser å bli gjort (som generelt er subjektive) og interessentforvirring kan oppstå når prosjektet fortsetter.
Identifiser begrensningene
kanskje enda viktigere enn hva som er i omfang for et prosjekt, er det som er utenfor rekkevidde for et prosjekt. Ofte er det viktig å dokumentere hva som ikke vil bli gjort, spesielt når det gjelder programvareutvikling – ellers vil folk anta at visse ting skal utføres som ikke ble budsjettert for eller inkludert i prosjektets tidslinje.
Endringsledelse
det er naturlig at deler av et stort prosjekt endres underveis. Mens det er alltid best å unngå omfang krype (en situasjon der en eller flere deler av et prosjekt ender opp som krever mer arbeid), noen ganger er det uunngåelig på grunn av skiftende natur av enhver bedrift. For å unngå uenigheter og endringer i et prosjekts omfang av alle interessenter, både klientsiden og byråsiden, er det best å ha strenge endringsledelsesprosesser på plass. Når omfanget er definert, må det ikke endres uten at de aktuelle endringsledelsesfunksjonene finner sted, og det kan treffes hensiktsmessige tiltak for å imøtekomme de skiftende prosjektkravene.
så der har du det! En enkel guide til å få prosjektet til høyre start ved å definere prosjektets omfang riktig. På sitt grunnlag krever effektiv omfangsstyring god kommunikasjon for å sikre at alle forstår prosjektets krav og er enige om nøyaktig hvordan prosjektets mål skal oppfylles. Når du har dette bedded ned, har du grunnlaget for å starte og forhåpentligvis fullføre prosjektet.