På et tidspunkt i karrieren din har du gått glipp av en e-post du burde ha mottatt. Kanskje det var EN RFP du ventet på, en faktura du hadde lett etter, eller bare et hei fra en bransjekollega.
Sannsynligvis fant du denne meldingen senere i en søppelmappe, i karantene, eller verre, du så aldri meldingen i det hele tatt. Ikke bare er det frustrerende å savne disse e-postene, men det kan også påvirke bedriftens bunnlinje.
vi får det. Det kan være pinlig når du innser at du aldri svart på en kollega, og det er knusende å gå glipp av en verdifull forretningsmulighet fordi du faktisk ikke se memo.
i denne innsikten forklarer vi hvordan og hvorfor en e-postklient eller ISP (Dvs. Outlook) filtrerer e-post, og hvordan det holder våre virksomheter sikre. Vi vil også diskutere de viktigste årsakene til at e-postmeldinger flagges som spam, og trinnene DU og IT-teamet ditt kan gjøre for å øke sannsynligheten for at viktige e-postmeldinger vises i den primære innboksen din.
men kunnskap er makt,og vi vil vise deg hva andre organisasjoner gjør for å bedre beskytte seg mot cyberangrep via e-post, slik at du kan ta lignende skritt for å sikre din bedrift.
Slik Fungerer E-Postfiltrering
Nettsøppelfakta: 91% av nettkriminalitet starter med en e-post.
denne tingen vi kaller spam, uønsket og uønsket søppelpost, står for mer enn en fjerdedel av all e-posttrafikk. SÅ det er viktig at DIN ISP har verktøy på plass for å holde spam e-post i sjakk. DIN ISP ønsker å holde virksomheten din sikker og innboksene dine så spamfrie som mulig.
Hver e-post som kommer inn i innboksen din, går gjennom en filtreringsprosess som vurderer den for legitimitet og eventuelle skadelige tegn. Hvis e-posten ikke består filtreringsprosessen, blir den plassert på ett av to steder: søppelpostmappen eller karantenemappen hvis den er skadelig.
Selv om bare en av hver hundre e-poster er skadelig, det tar bare en å sende organisasjonen spiral inn i et vanvidd. Det er en veldig god ting at de fleste av disse e-postene blir filtrert ut før du noen gang ser dem!
før du når innboksen din, må HVER melding gå gjennom tre forskjellige sett med kriteriefiltre med INTERNETT-LEVERANDØREN. Disse kriteriene er:
- Elementer av e-posten – det faktiske innholdet i e-posten evalueres for å avgjøre om noe i e-posten virker ulovlig eller skadelig.
- avsenderens domeneomdømme – poengsummen SOM INTERNETT-LEVERANDØREN gir avsenderens domene, er basert på faktorer som spamklager og avvisningsfrekvenser.
- ditt engasjement med meldingen-din handling eller passivitet med en e-post indikerer TIL DIN ISP om DU er fornøyd med å motta e-posten.
La oss ta et dypere dykk inn i hvert av disse filtrene og hvordan leveringen av e-post påvirkes.
Den Øverste Grunnen E-Post Er Flagget Som Spam
Elementer Av E-Post.
hvis du finner en e-post i søppelmappen din som ikke burde være der, kan det veldig bra være fordi den enkelte e-posten utløste en av disse vanlige utløserne:
- det er for mange bilder i e-posten.
- e-posten bruker SPAM trigger ord (Fantastisk, avbryte når som helst, gratulerer, garanti, etc.).
- e-posten inneholder ikke en fysisk adresse.
- det er for mange vedlegg i e-posten.
dette filtreringsnivået avgjør i hovedsak om innholdet i e-posten er ønsket eller uønsket.
avsenderens domeneomdømme
hver IP-adresse blir vurdert av HVER ISP, så hvis DEN IP-adressen er flagget for spam, svindelaktivitet eller virus, vil også enhver e-post fra det domenet bli flagget.
I Tillegg ser Internett-Leverandører på autentisering på domenenivå for å sikre at e-posten faktisk sendes fra hvem den sier at den sendes fra. Dette gjennomgangsnivået ser ikke på innholdet i e-posten.
ditt engasjement med meldingen
Internett-Leverandører lærer kontinuerlig av dine handlinger-hvordan du gjør og ikke samhandler med e-postene du mottar. Har du noen gang lagt merke til at hvis du umiddelbart slette markedsføring e-post fra et selskap du ikke er interessert i, vil du slutte å se disse e-postene etter en stund? Disse e-postene har ikke forsvunnet i løse luften, de kommer fortsatt til deg, MEN INTERNETT-LEVERANDØREN din har lært at du ikke vil ha dem og plassert dem i søppelmappen din.
Vanlige utløsere for dette filteret er:
- Klikke på spam-knappen på en melding i innboksen
- Åpne eller klikke på en melding
- Aktivere bilder
- Videresende en melding
hva Du Kan Gjøre For Å Forbedre E-Postleveransen
de primære faktorene for e-postleveransen er basert på avsenderens handlinger og isp-oppsett, men det er er en håndfull ting du og it-teamet ditt kan gjøre for å forbedre e-postleveransen I organisasjonen.
hvis Du bruker Outlook, her er noen tips for å sikre fremtidig levering fra avsendere som er flagget feil.
- Klikk» ikke søppelpost » på en e-post i søppelpost-mappen fra en klarert kilde, eller flytt den til innboksen.
- Legg til avsenderens e-postadresse i kontaktene dine. E-post fra avsenderen skal ikke merkes som spam i fremtiden.
- Legg til klarerte avsendere i listen» Klarerte avsendere og domener » for å hindre At Outlook sender e-post fra Dem til søppelpostfilteret.
- Spør IT-avdelingen hvordan du kan se e-poster i karantene som er sendt til deg.
IT-Avdelingen SKAL kunne sikre at postboksene er riktig konfigurert. Ulike postkasser tjene ulike behov og bør tilpasses for å møte disse behovene.
for å sikre at du får hver av postkassene satt opp riktig, er det noen spørsmål Å stille IT-teamet DITT:
- Hva er formålet med e-poststrømmen? Hvilken forretningsprosess støtter den? Er det for supportbilletter, salg, markedsføring?
- hvilken tjeneste eller server vil sende e-posten?
- vil postkassen bli brukt til å svare på meldinger, eller vil det være en no-reply adresse? Vil postkassen bli delt eller vil det være for bare en bruker? Er det nødvendig med lisens?
- må domenet være «e-postaktivert» i klientens primære e-postplattform (dvs. i exchange online)?
- Hvem er hovedkontakt for poststrømmen (spesielt hvis strømmen er vert for en 3. part)?
E-Post kan aldri være perfekt, og dessverre kan vi kanskje ikke holde hver eneste e-post ut av søppelmapper. Men forhåpentligvis vil tipsene i denne artikkelen hjelpe deg med å gjøre innboksene dine mer effektive, slik at du ikke går glipp av de virkelig viktige e-postene!
trenger du hjelp til å sikre AT INTERNETT-LEVERANDØREN din er riktig konfigurert? Snakk med En Lazorpoint-ekspert i dag.