Formelle e-postmeldinger spiller en avgjørende rolle i å formidle informasjon tydelig og uten feil i våre forretnings -, profesjonelle og personlige liv. Så, om du spør om en mulighet, inviterer noen til en hendelse, eller trekker seg fra en jobb, å vite hvordan du skriver en formell e-post er en viktig ferdighet du trenger å vite.
i denne veiledningen om hvordan du skriver en formell e-post, bryter vi ned prosessen i enkle trinn. Deretter beskriver vi det ideelle formelle e-postformatet og gir et utvalg av formelle e-posteksempler som du kan bruke som grunnlag for korrespondansen din.
hva er en formell e-post?
en formell e-post er en e-post som du sender til en person (eller gruppe mennesker) som du ikke kjenner eller en viktig e-post som du sender til en person i en posisjon av autoritet-sjefen din, for eksempel.
Å Skrive en formell e-post ligner på å skrive et formelt brev, med samme struktur, hilsener og signering. De er fri for stave-og grammatiske feil, planlagt og skrevet med et klart formål.
Formelle e-postmeldinger er høflige, profesjonelle og kommer rett til poenget. De er 100% fokusert på et utfall, og gir ikke rom for feil eller misforståelser.
noen eksempler på formelle e-poster inkluderer:
- Introdusere deg selv til en profesjonell person som du ikke vet
- Lage en klage
- Fratrer fra en jobb
- Tilbyr en unnskyldning
du kan spørre hvorfor, i en digital verden, vi fortsatt trenger formelle e-poster?
Mange organisasjoner og enkeltpersoner har faktisk skiftet til å kommunisere mindre formelt. AMERIKANSKE forskere fant imidlertid at dette kan forårsake problemer på arbeidsplassen, noe som bidrar til det de beskriver som en økende risiko for»incivility». Organisasjoner der enkeltpersoner kommuniserer formelt, høflig og med respekt, er mindre sannsynlig å oppleve konflikt, sier de.
Formelle e-poster har noen innflytelsesrike venner. Plain English-Kampanjen har krevd klarhet i kommunikasjon siden 1979. «Husk at folk er usannsynlig å bli fornærmet hvis du er for formell, men noen kan tro at du er uhøflig hvis du er for uformell,» anbefaler de.
løsningen? «Tenk alltid på leseren.»
vi er enige. Hvis du kjenner personen du skriver til, har du friheten til å skrive mer uformelt. Hvis du ikke kjenner personen eller meldingen du sender er viktig, være formell.
vi har tidligere skrevet om viktigheten av profesjonell kommunikasjon. For å lære mer, sjekk ut vår guide om hvordan du skriver en profesjonell e-post.
hvorfor skrive en formell e-post?
«Folk har en tendens til å tro at de kan kommunisere via e-post mer effektivt enn de faktisk kan,» fant forskere Ved American Psychological Association. I en studie fra 2005 utførte de en rekke eksperimenter og konkluderte med at det er vanskelig å formidle følelser og tone over e-post.
årsaken? På grunn av vår egen «egocentrisme» kan vi ikke løsne oss fra vårt perspektiv og se andres.
Enkelt sagt, det er lett for misforståelser å oppstå hvis vi er for vennlige eller uformelle i våre e-postmeldinger. Tonen i stemmen kan ikke være egnet for å kommunisere viktig informasjon, også.
Formelle e-poster fjerner potensialet for misforståelser og feiltolkning. Det handler om å observere riktig business email etikette.
en formell e-post har et klart formål og behandler leseren med respekt. Det er skrevet på en standard måte som reiser over grenser og kulturer.
Å Skrive formelle e-poster kan være til nytte for alle i næringslivet, inkludert ledere, sier Den innflytelsesrike forbes-spaltisten Benjamin Laker. E-post bør være respekt for følelser og levert med empati. Viktigst, din e-post sier mye om din «personlige merkevare». Hvordan ønsker du å bli oppfattet?
en velskrevet formell e-post er høflig og profesjonell, to kraftige merkeattributter som vil forbedre merkevaren din og øke suksess.
Formelt e-postformat
Å Lage gode formelle e-postmeldinger Er veldig enkelt. Det er bare fem deler til det perfekte formelle e-postformatet for bedrifter:
- Emne
- Hilsen
- Åpningslinjer & Kropp
- Lukking
- Sign-off
hver korrespondanse følger den samme formelle e-poststrukturen, noe som betyr At når du har mestret det, trenger du aldri å endre.
Formell e-post emnelinje
i virksomheten er tid penger, så vær kort.
emnefeltet skal være kort og lett å forstå. Fortell leseren nøyaktig hva som er i meldingen. Den ideelle formell e emnefeltet er noen ord: «Forlat Forespørsel», «Møteforespørsel» eller «Kundeklager», for eksempel.
Formelle e-post emnelinjer bør ikke forsøke å være altfor vennlig eller morsom heller.
slik starter du en formell e-post
den formelle måten å starte en e-post på er Å bruke ‘Kjære’.
det kan virke gammeldags eller rart hvis du kjenner personen, men det handler om å følge noen faste regler som vi har brukt i generasjoner til å kommunisere formelt. Kjære er en formell e-hilsen som fortsetter å bli brukt til denne dagen.
hvis du kjenner personens kjønn, kan Du bruke Det som kalles en honorific – Mr, Mrs, etc. – men vi foreslår bare å bruke hele navnet hvis du har det. Dette rådet kan synes å motsi noen av de eldre guider på formell skriving, men det gjenspeiler bredere endringer i samfunnet.
hvis du ønsker å vite hvordan du ikke skal åpne en formell e-post, unngå «Kjære Herr / Fru»eller tett-klingende kollektive begreper som «til hvem det kan angå».
Formelle e-posthilsener uten navn
Anta at du er bekymret for hvordan du skriver en formell e-post uten å vite navnet. I så fall kan du bruke «Dear Sir / Madam»som en passende erstatning. Denne tilnærmingen er også praktisk hvis du ikke vet hvordan du adresserer en formell e-post til et selskap.
når du bestemmer deg for hvordan du starter en formell e-post til flere mottakere, har du flere alternativer. For eksempel kan du adressere laget («Kjære lag»), kollektiv («Kjære Alle», «Kjære Kolleger»), eller for hendelser («Hilsener»).
du kan sjekke ut vår guide for hvordan du starter en e-post.
Formelle e-poståpningslinjer
det er ingen standard formell e-poståpning. I stedet må du bestemme hva som passer for kommunikasjonen og konteksten.
hvis du ikke kjenner personen (eller organisasjonen) du skriver til, er det høflig å introdusere deg selv. Men hvis du kjenner personen, trenger du ikke å gjøre dette og kan hoppe rett inn i kjøttet i meldingen din.
vi gir eksempler på flere formelle e-poståpnings setninger nedenfor. Hvis du trenger litt mer e-postintro inspirasjon, les vår artikkel om beste e-poståpningslinjer.
vi fraråder å bruke tomme fraser som «jeg håper du har det bra» i en formell e-post. Slike uttrykk er cliché som ikke legger noe til en melding, og du bør unngå dem.
Formell e-post kropp
så, du har engasjert mottakeren og introduserte deg selv (om nødvendig), nå er det på tide å komme til poenget.
vi gir noen eksempler nedenfor, men formell e-postkommunikasjon bør følge Pyramideprinsippet. Utviklet av en ledende leder I McKinsey, Sier Pyramidprinsippet at du bør starte med svaret først og strukturere informasjonen under den for å støtte ditt argument.
i en formell e-post vil mottakeren ønske å vite hva meldingen handler om og hvorfor de bør bry seg om det. Så, fortell dem!
nedenfor kan du se noen eksempler på hvordan vi tar opp flere eksempler. Vi illustrerer også hvordan du avslutter en formell e-post, inkludert vanlige formelle e-post avsluttende setninger.
Formell e-postlogg av
en formell e-postavslutning bruker en bestemt slutt (eller en valediction for å gi den sitt formelle navn). Leserne vil være kjent med (og forventer) formelle måter å avslutte en e-post.
i de fleste tilfeller bruker du den formelle e-posten som slutter med «Hilsen» hvis du vet navnet på personen du skriver til.
hvis du ikke gjør det (eller skriver til en gruppe mennesker, for eksempel), vil du vanligvis avslutte en formell e-post med «Med Vennlig hilsen».
det er imidlertid endringer i hvordan du avslutter en e-post formelt. Eksempler på akseptable formelle avslutninger inkluderer «Oppriktig», «Hilsen» og «med beste ønsker».
Den beste måten å avslutte en formell e-post på, avhenger av personen, konteksten og hva du kommuniserer. I de fleste tilfeller vil vi foreslå å stikke med enten «Med vennlig hilsen» eller»med vennlig hilsen».
sliter du med å finne en passende slutt? Se vår grundige veiledning om hvordan du avslutter en e-post.
Formelle e-posteksempler
for å illustrere punktene ovenfor har vi laget et utvalg av formelle e-postskrivereksempler for situasjoner du kan støte på.
selv Om det kan være nyttig å se et eksempel på en formell e-post, anbefaler vi ikke at du klipper ut og limer inn disse og bruker dem selv. Du bør skreddersy hver formell e-post til dine spesifikke forhold. I stedet bruker du disse som en viktig guide for å øke forståelsen før du lager din egen-eller bruker Flowrite til å skrive e-postene dine for deg.
Formell introduksjon e-post
det er flere grunner til at du kanskje vil introdusere deg formelt. For eksempel kan du spørre om en ledig stilling, forskningsmulighet eller nå ut til noen du vil be om råd. Hvis du sliter med hvordan du presenterer deg selv via e-post formelt, er dette for deg.
Sjekk ut vår formelle introduksjon e-prøve nedenfor for et eksempel.
jeg er en tredjeårsstudent ved University Of Oxford. Jeg kontakter deg for å be om tilgang til din online serie av tutorials. Jeg er fascinert å lytte og lære av deg og tror at disse ressursene vil støtte mine nåværende studier.
hvis du er villig til å gi meg tilgang, vennligst kontakt meg her med detaljene. Jeg venter på svaret ditt.
Med vennlig hilsen,
Sarah Thomas
Formell takk e-post
etter utmerket service eller støtte, er det høflig å vise din takknemlighet, men bare hvordan å takke i en e-postformal?
i denne formelle takk-e-postprøven demonstrerer vi hvordan vi konstruerer et personlig og positivt svar som kan deles i en organisasjon og eksternt med andre kunder eller kunder.
jeg vil takke deg for gjestfriheten du viste under et nylig opphold på hotellet. Min partner og jeg likte en fantastisk ferie og vil gjerne uttrykke vår takknemlighet til deg og dine ansatte for alt ditt harde arbeid.
vennligst utvid mine varmeste hilsener til dine ansatte. Vi vil være glade for å komme tilbake i fremtiden.
Med vennlig hilsen,
Sarah Thomas
Formell oppsigelse e-post
når du går av fra en jobb, er det viktig at du sender en formell oppsigelse e-post. Oppsigelsen varsler ikke bare arbeidsgiveren din om at du forlater, men fungerer også som bevis på oppsigelsesdatoen din.
en formell e-postavgang kan være kort-i noen tilfeller bare en linje. Men som du vil se i denne formelle oppsigelses – e-postprøven, har vi tatt deg tid til å vise vår takknemlighet til arbeidsgiveren vår.
jeg skriver for å informere deg om at jeg trekker meg fra min stilling Som Leder For Markedsføring.
jeg vil gjerne takke for muligheten til å lære og utvikle seg i organisasjonen, og jeg har hatt min tid her. Jeg er villig til å jobbe med deg for å støtte utnevnelsen av min etterfølger.
Du kan kontakte meg her når som helst for å diskutere eventuell støtte jeg kan tilby eller eventuelle detaljer du måtte trenge fra meg for å gjøre overgangen så jevn som mulig.
Med vennlig hilsen,
Steve Welch
Formell e-postinvitasjon for et arrangement
her er et eksempel på en formell e-postinvitasjon sendt til en gruppe kolleger. Hver formell invitasjon e-post bør inneholde en klar emnelinje, alle detaljer om hendelsen (inkludert dato, tid og sted), og hvordan folk kan RSVP.
her er en formell invitasjon e-post for en kveld hendelse på business.
jeg ønsker å invitere deg til et arrangement vi holder For Steve Welch, Vår Leder For Markedsføring som forlater på 12 desember. Arrangementet vil finne sted mellom 7 pm-12 pm på 12 desember.
Antall Er begrenset, og gjester vil bli pålagt Å RSVP før arrangementet for å sikre tilstrekkelig plass og forfriskninger.
HVIS du ønsker å delta, RSVP til denne e-posten med eventuelle diettbehov. Hvis Du ikke kan delta, oppfordrer vi Deg til å sende meldinger om støtte Til Steve før Han forlater for å starte sin nye rolle.
Hilsen,
Mandy Smith
Formell klage e-post
hvis du har mottatt dårlig service eller er skuffet med et produkt, kan en formell klage e-post øke bevisstheten om problemene dine. I formelle e-poster er det viktig å oppgi fakta, men for å unngå å bli altfor emosjonell.
her er et eksempel på en formell klage e-post.
jeg kontakter deg for å klage på tjenesten jeg mottok 12. September. De ansatte var uhøflig og ukommunikative under mitt besøk.
jeg har vært en langvarig bruker av tjenestene dine og var skuffet over at du ved denne anledningen ikke klarte å leve opp til dine typisk høye standarder.
jeg vil be om en formell unnskyldning og lære hva du planlegger å gjøre for å unngå at dette skjer i fremtiden.
Med vennlig hilsen,
Steve Roberts
Formell unnskyldning e-post
Å Skrive en formell unnskyldning e-post kan være utfordrende, men å innrømme en feil har blitt gjort er avgjørende for å begrense skade og gjenopprette et forhold.
Her er en rett-til-poenget formell unnskyldning e-prøve fra et selskap for å håndtere en kunde som har klaget.
Mitt navn Er Ryan Davies, Og Jeg Er Kundeservicerepresentant HOS XXX. jeg vil benytte anledningen til å formelt be om unnskyldning for tjenesten du mottok 12. September 2021.
Dessverre klarte Vi Ikke å nå våre høye standarder ved denne anledningen. Vi har snakket med alle involverte teammedlemmer og har gjentatt viktigheten av kundeservice. Jeg vil forsikre deg om at dette ikke vil skje igjen.
du kan kontakte meg direkte hvis du ønsker å diskutere klagen din videre. Vi har lagt ved en kupong for £10 som du kan bruke på ditt neste besøk, for å vise vår takknemlighet.
Vennlig Hilsen
Ryan Davies
Vil du skrive bedre formelle e-poster? Prøv Flowrite
Skrive formelle e-poster er enkelt hvis du følger vår prosess. De formelle e-postmalene som er inkludert i dette blogginnlegget, bør gi en veiledning, men bør alltid tilpasses og oppdateres for å gjenspeile dine spesifikke forhold. Det er imidlertid en enda enklere måte. Flowrite er ET AI-skriveverktøy som gjør korte instruksjoner til klare til å sende e-post og melding. Hvis Du fortsatt sliter med å finne de riktige ordene for å skrive formell e-post, Kan Flowrite hjelpe deg med å komme i gang og gi litt inspirasjon – eller til og med skrive hele e-posten for deg med et klikk på en knapp. Som du kan se fra eksemplet nedenfor, alt som trengs er et klikk på knappen.
lurer du fortsatt på hvordan du sender en formell e-post? Vi håper ikke det. Neste gang du skriver en formell e-post bare holde disse eksemplene i tankene, og du kan kommunisere med tillit.