Outlookで電子メールをアーカイブする方法2007, 2010, 2013, 2016

Microsoft Outlookメールボックスを使用するほど、メールボックスは大きくなります。 あなたがそれについて考えるならば、それは論文があなたの机の上に積み重なる傾向がある方法に非常に似ています。 しかし、杭が非常に大きくなったときに対処する必要があるときに何ができますか？ まあ、実際の生活の中で、あなたは、各文書をソートし、あまり重要ではないものを破棄しながら、重要であるそれらの論文を格納するために時間を取るこ 幸いなことに、Outlookで同じプロセスを再作成できます。

例外なく、Outlookのすべてのバージョンはアーカイブをサポートしています。 それはOutlookであなたのアイテムをアーカイブすることになるとさらに、あなたは複数の選択肢を持っています。 最も便利な方法は、古いメッセージ、予定、およびタスクを処理するためにAutoArchiveを使用することです。 これを行う別の方法は、手動アーカイブを使用してメッセージを特定のフォルダに移動することです。 しかし、最も簡単な方法は、ファイルメニューにあるアーカイブボタンを使用することです。

Outlookは、削除できないアーカイブ目的で既定のフォルダーを保持することに注意してください。 あなたの電子メールをアーカイブすることはあなたのinboxを整頓された保っている間古い電子メールを捜すことをもっと簡単にするきれいな店を保

以下に、Outlookのアイテムを可能な限りすべての方法でアーカイブする一連のガイドがあります。 始めましょう！

方法1:単一の操作でメッセージを手動でアーカイブする

この方法は、一つ以上のメッセージをアーカイブフォルダに移動する最も簡単な方法です。 これらのアーカイブされたファイルは、検索ボックスを介して、または手動でアーカイブフォルダに移動してアクセス可能なままになります。 アーカイブされた項目は、アーカイブフォルダにアクセスしてモバイルデバイスで表示することもできます。 ここでは、Outlookでアイテムを手動でアーカイブする上でのクイックガイドです2016:

1. Outlookを開き、受信トレイまたはその他のフォルダ内の1つ以上のメッセージを選択します。
2. 削除グループ内のアーカイブアイコンをクリックします。 アーカイブアイコンは、Outlook2016のリボン内にのみ表示されます。
   注:Backspaceキーを押すと、同じ結果を得ることもできます。
3. アーカイブフォルダ内でメッセージを見つけることができるはずです。
   : アーカイブフォルダは、あなたが前にそれを使用したことがない場合でも、自動的に作成されます。 アーカイブフォルダが表示されない場合は、ファイル>Officeアカウント>更新オプションに移動し、今すぐ更新をクリックします。

方法2:AutoArchive機能を使用する

Outlookには、AutoArchiveと呼ばれるアイテムをアーカイブできる自動機能があります。 この機能は、定期的にアイテムをアーカイブするようにプログラムすることができます。 Outlookのすべてのバージョンでは、アーカイブがサポートされています。 違いは、Outlook2010以降では、自動アーカイブが既定でオフになっていることです。

自動アーカイブを有効にすると、ユーザーはアーカイブするフォルダごとにプロパティを設定できます。 あなたが電子メールをアーカイブするとき、それは別のPSTファイルに移動され、もはやメインPSTファイルで利用できなくなりますことに注意してくださ AutoArchiveの有効化と使用に関するクイックガイドは次のとおりです。

AutoArchiveを有効化および設定する方法

1. AutoArchiveを有効にするには、File>Optionsに移動します。 Outlookの設定の中に入ったら、[詳細設定]タブをクリックして前方に表示し、[自動アーカイブ設定]をクリックします。
   ノート: Outlook2007以前では、ツール>オプション>その他で自動アーカイブ設定を見つけることができます。
2. すべてがグレー表示されている場合は、AutoArchiveを有効にするには、Autoarchiveを実行するの横にあるボックスにチェックを入れる必要があります。
   
3. 次に、AutoArchiveの動作を設定します。 まず、自動アーカイブを実行する頻度を選択します。 デフォルトは14日ですが、きれいに保ちたい場合は、2から6の間のどこかに設定してください。
   
4. 自動アーカイブを開始する前に通知を受けるには、自動アーカイブを実行する前にプロンプトの横にあるボックスをオンにします。 自動アーカイブはあなたの仕事に干渉する可能性があるので、このオプションを有効にすることをお勧めします。
   
5. 不要なメールでアーカイブを埋めないようにするには、期限切れのメールの削除にチェックを入れたままにしておくことをお勧めします。 アーカイブを無効にしたり、古いアイテムを削除したりすると、期限切れのメッセージのみが完全に削除されます。
   
6. あなたのアーカイブフォルダがOutlook内に表示されるようにしたい場合は、フォルダリストにアーカイブフォルダを表示を有効にする必要があります。
   
7. 今、アーカイブのためのデフォルトのフォルダ設定を設定します。
8. 次に、”次へ”の切り替えを有効にして”古いアイテムを移動”をクリックし、”参照”をクリックしてアイテムをアーカイブする場所へのパスを設定します。 [Ok]を押して設定を確認します。
   

AutoArchiveを有効にして構成すると、自動的に期限内にジョブが実行されます。 アーカイブフォルダが設定されているかどうかを確認することで、動作していることを確認できます。

個々のフォルダの自動アーカイブプロパティの構成

自動アーカイブ機能の構成が完了したら、各フォルダに特定のプロパティを設定することで、コントロー 削除済みアイテムやスパムなどのフォルダでは、メインの電子メールフォルダとは異なるAutoArchiveプロパティを使用するのが一般的です。
: フォルダに個別の自動アーカイブ設定を設定しない場合は、上記で構成したグローバル自動アーカイブ設定が自動的に使用されます。

フォルダへの個々のAutoArchiveプロパティの設定に関するクイックガイドを次に示します:

1. 優先的に処理するフォルダを右クリックし、プロパティをクリックします。
   
2. [AutoArchive]タブをクリックして前方に移動します。 ここでは、このフォルダにのみ適用される設定の選択があります。
   
3. このフォルダの自動アーカイブをオフにするには、”このフォルダ内のアイテムをアーカイブしない”をクリックします。
   
4. グローバルなAutoArchive設定を上書きするには、これらの設定を使用してこのフォルダをアーカイブをクリックし、以下の変更を行います。 [適用]をクリックして設定を確認します。
   注:これらの設定は、この特定のフォルダのサブフォルダのいずれにも適用されないことに注意してください。 それぞれを変更する必要があります。

メソッド3: クリーンアップツールを使用して電子メールを手動でアーカイブする

あなたは自動化の大ファンではない場合は、さらに制御して一括でアーカイブすることができます中間のソリューションがあります。 この方法では、フォルダ全体とそのサブフォルダをアーカイブすることができます。 AutoArchiveが起動するのを待たない場合は、自分でそれを実行し、保存する場所を選択できます。 ここにあなたがする必要があるものがあります:

1. [ファイル]タブをクリックし、[情報]に移動し、[クリーンアップツール]からドロップダウンメニューを展開します。 ドロップダウンメニューからアーカイブを選択します。
   
2. [このフォルダとすべてのサブフォルダをアーカイブ]を選択し、アーカイブするフォルダをクリックします。
   
3. Outlookデータ全体をアーカイブする場合は、リストの上部にある電子メールアドレスをクリックします。
   
4. アーカイブするアイテムの最新の日付を選択するには、アーカイブするアイテムの横にあるドロップダウンメニューを使用します。 このメニューで設定した日付より古いすべての項目がアーカイブされます。
   
5. 以前に自動アーカイブから除外されたアイテムをアーカイブするには、”自動アーカイブ付きアイテムを含める”の横にあるボッ
   
6. [参照]ボタンを使用して、PSTアーカイブを保存する場所へのパスを設定します。 “Ok”をクリックして、プロセスを開始します。
   

あなたはすぐにいくつかの電子メールがアーカイブされたpstファイルにデフォルトのフォルダから移動されることに気づくでしょう。
注:アーカイブされたファイルは、Outlookでフォルダとしてアクセスできるようになります。 何らかの理由でファイルに移動しない場合は、[開く&エクスポート]をクリックします。 次に、[Outlookデータファイルを開く]をクリックし、アーカイブの場所に移動して[OK]を押します。