友好的なリマインダーメールを書く方法を知ることは、あなたの時間を効率的にするための最良のツールの一つです。 これは、今後の会議、逃した支払い、求人応募、重要なイベント、および多くについての人々をナッジするのに最適です。
しかし、フレンドリーで親切に出くわすためには、せっかちで強引なのではなく、正しい調子とタイミングに着陸する必要があります。
あなたは両方の権利を取得する場合は、週が詰まって取得するとき、電子メールのリマインダーは、実際に受信者 誰も締め切りを逃したり、会議を再スケジュールするのが好きではありません。 しかし、人々の31％が最高の就業日は電子メールに応答せずに一日になると言うので、メッセージは迷子になったり忘れたりするようにバインドされています。
すべての通知において、受信者は電子メールが何のためのものであり、何をする必要があるのか、いつまでに知っている必要があります。 よく書かれたリマインダーは逃された任命および締切の数で削減する。 それはまた、あなたが強引されることなく、積極的かつ専門的に見えるようになります。 ここではそれについて移動する方法です。
友好的なリマインダーメールを書く
友好的なリマインダーメールは、重要なことが来ているときや期限が逃したときに送信するのが最善です。 リマインダーの電子メールは理想的のためです:
- 今後の会議やイベントに注意してください。
- 請求書または支払いのフォローアップ。
- プロジェクトについて連絡を取る。
- 仕事のために適用し、インタビューするとき心の上にとどまる。
目的に関係なく、心に留めておくべき主なものは、あなたの電子メールのトーンとタイミングです。
すべての友好的なリマインダーメールのトーンは、丁寧で専門的ですが、緊急かつポイントにする必要があります。 逃した期限について誰かをナッジは、コーヒーのために会うためにいつ同僚を思い出させるよりも、異なるトーンを必要とします。 状況が逃した締め切りのような即時の行動を必要とする場合は、ポイントにある言語を使用することができますが、親切で理解しています。
件名に”Action Required”、”Request”、または”Reminder”を追加すると、すぐに注意を引くことができ、受信者をアクションにジャンプスタートさせることができます。 アクティブな言語は良い形と考えられていますが、件名全体を大文字にすることは一般的ではありません。 すべての帽子は特にあなたのメッセージの残りが友好的、会話型なら積極的、場違いとして来ることができる。
よりカジュアルなリマインダについては、アクティブではあるが緊急性の低い単語を選択します。 このような状況では、”フォローアップ”、”チェックイン”、または”次のステップ”などのフレーズを含む件名行が効果的です。
トーンは友好的な電子メールのリマインダーのちょうど一つの要素です。 また、ちょうどタイミングを取得する必要があります。 それぞれの状況に最適な時間はありませんが、これらは各リマインダーメールの最も一般的な時間枠です。
- 今後の会議:一から二日前に。 彼らは事前に準備する項目を持っている可能性がありますように、会議に関与する人々にリードタイムの数日を与えます。
- 今後のイベント:イベントの3日前から14日前まで。 熱意を造り、皆がタイミングおよび予定について明確であることを確かめるためにでき事に導く多数のメモを送りたいと思う場合もある。
- 締め切り：プロジェクトによって異なります。 人々に複雑なプロジェクトのためのより多くの時間および簡単な仕事のより短い時間枠を与えなさい。
- 支払期日または期限を過ぎた：期日の翌日。 それが心の上であるとき人々に思い出させ、処置をとるためにそれらを待っていることを示したいと思う。
- 求人応募：ミューズは、フォローアップの前に五から10営業日を待つことをお勧めします。 誰かが位置のための推薦されたら、HRのチームか雇用のマネージャーに手を差し伸べる前に洞察力のためのそれらと点検しなさい。 これは長い時間のように見えるかもしれませんが、確かに44％が適用の数週間以内に雇用者から聞いて、唯一の37％が一週間以内に戻って聞くことがわか
- 就職面接:面接が数週間予定されている場合は、前日にチェックインして、関係者全員の時間がまだ有効であることを確認することをお勧めします。 誰かが就職の面接の後で連絡するために仮定されたら雇用のマネージャーはメモの電子メールを送るために合意されたタイムラインの後まで待っていることを提案する。 まだ言葉がない？ “送信”を押す前に五から七日待ちます。”
今、あなたは各リマインダーメールを送信するのに最適な時間を知っていることを、それはあなたがフレンドリーに聞こえると戻って迅速な返信を取得
友好的なリマインダーメールを送信する方法
すべての友好的なリマインダーメールは、明確で親切で、ポイントにする必要があります。 あなたは、人々があなたのメッセージを無視するように受動的ではなく、行動を起こすように人々を奨励するのに十分な礼儀正しくしたいと思っています。 最高の電子メールリマインダーは、五つのコア要素を持っています。
件名
簡潔な件名は、リマインダーメールを送信するときに遠くにあなたを取得します。 受信者は、あなたがリマインダーを送信している理由を知っているし、行動することを余儀なく感じる必要があります。 営業担当者は誰よりもこれをよく知っているので、なぜこれらのキャッチーな販売の電子メールの件名行からヒントや二つを取ることはありませんか？ 主なアイデアは、件名を簡潔に保ち、受信者が時間に敏感であることを知っているように緊急性を追加することです。
グリーティング
グリーティングはメールの本文のトーンを設定するので、スキップしないでください。
- ただし、このメールは、使用によりカジュアル挨拶のように”こんにちはあり、ダニエ”または”こんにちはナ.”
- あなたの会社が利用しやすいフォーマルな言語と”こんにちは替えよう.”
- “親愛なる”で始まることは、一般的に友好的な電子メールのリマインダーのためにあまりにも正式ですが、それがあなたの会社のデフォルトの挨拶である場
コンテキスト
あなたのメールの本文は、あなたがそれらを電子メールで送信している理由を受信者に知らせる場所です。 ここでは、プロジェクト、期限、支払い、会議、またはどんな状況が微調整を必要とするかについてのコンテキストを提供します。 あなたのメッセージを明確にするのに役立つ場合は、特定の名前と日付を含め、その人や会社についての最近のちょっとしたことを言及してくださ ここでは、このセクションがどのように見えるかのいくつかの例を示します:
- 月末（および四半期）が急速に近づいているため、できるだけ早くすべての請求書を取得したいと考えています。
- 私はまだ記事に取り組んでいます,新しい創設者のためのトップ起業家精神のヒント,そして作品にあなたの考えを含めるのが大好きです. ABCの会社の最近の資金調達ラウンドと成長では、あなたはとてもよく昨年ナビゲートしました。
- 私は今週水曜日、8月1日午後2時ESTに予定されているq4コンテンツ計画会議についてあなたに思い出させるためにチェックインしています。 あなたの分析レポートでそれを始めることを楽しみにしています。
- プレゼンテーションの準備をするときは、30日の月曜日までに含めるスライドを送信することを忘れないでください。 これはまだあなたのために働くのですか？
リクエスト
コンテキストを指定してステージを設定したら、リマインダーやリクエストをスライドさせます。 ここに余りに長winded得てはいけないまたは受け手の注意を失うかもしれない。 あなたはすぐに応答したい場合は、それはすぐに行動を取るために人々を奨励するために質問であなたの要求をラップすると便利です。
- 最新の契約からすべての作業の請求書を送信してください[email protected] そして、私をCC。 質問があれば、（222）222-2222で私に達することができます。
- 記事の引用を送信したい場合は、次の質問に対する答えを共有し、その背後にある理由を説明してください。 どのようなヒントは、彼らが成功し、今年彼らのビジネスを実行するために新しい起業家を与えるだろうか？
サインオフ
あなたはあなたの主なポイントと要求をしたので、友好的な閉鎖でサインオフする時間です。
- これを介して動作するように時間を割いていただきありがとうございます。
- このプロジェクトを優先してくれてありがとう。
- この提案を終えるにあたり、あなたの努力に感謝します。
- 私はあなたからの聴取を楽しみにしています。
メールの残りの部分と同じトーンに続く終了サインオフを含めることを忘れないでください。
- All the best
- 誠意をこめて
- Thanks again
- Thanks
- Thanks
メールには、フレンドリーなトーンのためのファーストネーム、またはより正式なトーンのためのフルネームで包みます。 追加のコンテキストを提供する必要がある場合は、名前の後に役職、会社名、または連絡先情報を含めます。
フレンドリーリマインダーメールテンプレート
最初のいくつかのリマインダーを起草することは困難なことができます。 幸いにも、このリマインダーメールテンプレートは、それが簡単に空白を記入し、よく言葉messageされたメッセージをオフに送信することができます。 また、簡単にあなたのニーズに合わせて、このテンプレートをカスタマ
テンプレートを使用するには、テキストをコピーして貼り付け、コピーで空白を埋めるだけです。 適切な文法と流れを確実にするために、送信する前に最終版を読むことを忘れないでください。
こんにちは,
感謝します。
は、この来るために準備しています、で。 私たちはあなたのアイデアを聞いて興奮しています。 すべてをスムーズに実行するために、私は皆にatでお願いしています。
ありがとうございます。
オール-ザ-ベスト,
フレンドリーリマインダーメールの例
上記のテンプレートが入力されたときのようになります。 特定の要求、タイムライン、または日付を含めることを忘れないで、人がいつ何をする必要があるかを混乱させないようにしてください。
こんにちはジャック,
I希望のお客様は週に引渡しが行われました。
編集チームは、来る8月26日木曜日午前11時ETに第4四半期コンテンツ企画会議の準備を進めている。 私たちは、毎年恒例の休日のキャンペーンのための私たちのマーケティングと編集の努力を組み合わせるた
すべてを円滑に進めるために、関係者全員に、8月23日（月）午後5時までに発表スライドを提出してもらいたいと思っています。 質問があったら、それらに私の方法を送って下さい。
私はここであなたの時間に感謝し、あなたのアイデアを聞くことを楽しみにしています。
すべての最高の、
カトリーナ
あなたがあなたの電子メールを送信したら、残っているのは応答を待つことだけです。 トリッキーな部分は、追加のフォローアップメールを送信するかどうかを知っています。
第二または第三のリマインダメールを送信する必要があるのはイライラしますが、人々は多くのことが起こっていることを覚えておいてください。 別のメッセージを送信する前に、数日間タイトにハングアップします。 それが緊急なら、すぐに追うことができる—ちょうど友好的で、忍耐強い調子を保つことを確かめなさい。 人々はあなたの要求をより受容し、リマインダーの電子メールがすべてに約あるもの丁度であるノートの感謝する。
