正式な電子メールは、私たちのビジネス、プロと個人の生活の中で明確かつエラーなしに情報を伝達する上で重要な役割を果たしています。 だから、あなたは、機会について尋ねるイベントに誰かを招待したり、仕事から辞任しているかどうか、正式な電子メールを書く方法を知っていることは、
正式な電子メールを書く方法に関するこのガイドでは、プロセスを簡単な手順に分解します。 次に、理想的な正式な電子メール形式を説明し、あなたの通信の基礎として使用できる正式な電子メールの例の選択を提供します。
正式なメールとは何ですか？
正式な電子メールは、あなたが知らない人（または人のグループ）に送信する電子メールや、権威のある立場にある人、例えば上司に送信している重要な電子メール
正式な電子メールを書くことは、同じ構造、挨拶、サインオフを持つ正式な手紙を書くことに似ています。 それらは明確な目的と計画され、書かれているスペルおよび文法上の間違いから自由である。
正式な電子メールは、丁寧で専門的であり、ポイントにまっすぐに取得します。 彼らは100％結果に焦点を当てており、間違いや誤解の余地はありません。
正式な電子メールの例には次のものがあります:
- あなたが知らないプロの人に自分自身を紹介する
- 苦情を言う
- 仕事を辞める
- 謝罪をする
デジタルの世界では、なぜ正式な電子メールが必
多くの組織や個人は、実際にはあまり形式的ではないコミュニケーションに移行しています。 しかし、米国の研究者は、これが職場で問題を引き起こす可能性があることを発見し、「無気力」のリスクが高まると説明していることに貢献しています。 個人が正式に、丁寧に、そして敬意を持ってコミュニケーションをとる組織は、紛争を経験する可能性が低いと彼らは言う。
正式なメールには影響力のある友人がいます。 平易な英語のキャンペーンは、1979年以来、通信の明確さを求めてきました。 “あなたがあまりにも正式であれば、人々は怒られることはまずありませんが、あなたがあまりにも非公式であれば失礼だと思うかもしれません”と彼ら
解決策は？ “常に読者について考えてください。”
私たちは同意します。 あなたが書いている人を知っているなら、あなたはもっと非公式に書く自由を持っています。 あなたが送信している人やメッセージが重要であることがわからない場合は、正式にしてください。
前にプロのコミュニケーションの重要性について書いたことがあります。 詳細については、プロの電子メールを書く方法についての私たちのガイドをチェックしてください。
なぜ正式なメールを書くのですか？
「人々は、実際にできるよりも効果的に電子メールを介して通信できると信じる傾向がある」とアメリカ心理学会の研究者が発見しました。 2005年の研究では、彼らは一連の実験を行い、電子メールで感情とトーンを伝えるのは難しいと結論づけました。
理由は？ 私たち自身の”自己中心主義”のために、私たちは自分自身を私たちの視点から切り離し、他の誰かのものを見ることができません。
簡単に言えば、私たちが私たちの電子メールであまりにも友好的で非公式であれば、誤解が起こりやすいです。 音声のトーンは、あまりにも、重要な情報を通信するために適していない場合があります。
正式な電子メールは、誤解や不実表示の可能性を排除します。 それは正しいビジネス電子メールのエチケットの観察について完全にある。
正式な電子メールには明確な目的があり、読者を尊重して扱います。 それは国境や文化を越えて移動する標準的な方法で書かれています。
正式な電子メールを書くことは、リーダーを含むビジネスの誰にも利益をもたらすことができる、とフォーブスの影響力のあるコラムニストBenjamin Laker氏は言 メールは、感情を尊重し、共感して配信する必要があります。 最も重要なのは、あなたの電子メールはあなたの”個人的なブランド”について多くのことを言います。 どのように認識されたいですか？
よく書かれた正式な電子メールは礼儀正しく、専門、あなたのブランドを改善し、ビジネスの成功を高める二つの強力なブランド属性です。
正式な電子メールの形式
素晴らしい正式な電子メールを作成することは非常に簡単です。 完璧な正式なビジネスメール形式にはわずか5つの部分があります:
- 件名
- 挨拶
- オープニングライン&本文
- 閉じる
- サインオフ
対応の各部分は、同じ正式な電子メール構造に従います。
正式な電子メールの件名
ビジネスでは、時間はお金なので、簡単にしてください。
あなたの件名は短く、理解しやすいべきである。 メッセージにあるものがあなたの読者に正確に言いなさい。 理想的な正式な電子メールの件名は、いくつかの単語です: たとえば、”退出要求”、”会議出席依頼”、または”顧客の苦情”。
正式な電子メールの件名は、過度に友好的または面白いことを試みるべきではありません。
正式な電子メールを開始する方法
正式な電子メールを開始する方法は、’Dear’を使用することです。
あなたがその人を知っていれば、昔ながらの、または奇妙に見えるかもしれませんが、それは私たちが正式に通信するために世代のために使用したい 親愛なるは、この日に使用され続けて正式な電子メールの挨拶です。
その人の性別を知っていれば、敬語と呼ばれるものを使うことができます–Mr、Mrsなど。 -しかし、あなたがそれを持っている場合、我々は単にフルネームを使用することをお勧めします。 このアドバイスは、正式な執筆に関する古いガイドのいくつかと矛盾するように見えるかもしれませんが、社会のより広範な変化を反映しています。
正式なメールを開かない方法を知りたい場合は、”親愛なる/マダム”や”それが関係するかもしれない人”のような息苦しい響きの集合的な用語を避けてくださ
名前のない正式な電子メールの挨拶
名前を知らずに正式な電子メールを書く方法について心配しているとします。 その場合は、”親愛なる/マダム”を適切な代替品として使用することができます。 あなたが会社に正式な電子メールに対処する方法がわからない場合は、このアプローチは、あまりにも、実用的です。
複数の受信者に正式な電子メールを開始する方法を決定するときは、いくつかのオプションがあります。 たとえば、チーム（”親愛なるチーム”）、集団（”親愛なるすべて”、”親愛なる同僚”）、またはイベント（”挨拶”）に対処することができます。
電子メールを開始する方法については、私たちのガイドをチェックアウトすることができます。
正式なメールを開く行
標準的な正式なメールを開く行はありません。 代わりに、コミュニケーションとコンテキストに適切なものを決定する必要があります。
自分が書いている人（または組織）がわからない場合は、自己紹介をするのが礼儀正しいです。 但し、人を知っていれば、これをする必要はないし、あなたのメッセージの肉にまっすぐに跳ぶことができる。
以下に、いくつかの正式なメール開封文の例を示します。 あなたには、いくつかのより多くの電子メールのイントロのインスピレーションが必要な場合は、最高の電子メール
私たちは、正式な電子メールで”私はあなたがうまくやっていることを願っています”のような空のフレーズを使用しないように助言します。 そのようなフレーズは、メッセージに何も追加しない決まり文句であり、あなたはそれらを避けるべきです。
正式なメール本文
だから、あなたは受信者を従事し、（必要に応じて）自分自身を紹介しました、今ではポイントに到達する時間です。
以下にいくつかの例を示しますが、正式な電子メール通信はピラミッドの原則に従うべきです。 マッキンゼーの大手幹部によって開発されたピラミッド原則は、最初に答えから始め、その下に情報を構造化して、議論をサポートする必要があると述べ
正式な電子メールでは、受信者はメッセージが何についてのものであり、なぜそれを気にする必要があるのかを知りたいと思うでしょう。 だから、それらを教えて！
いくつかの例に対処する方法のいくつかの例を以下に見ることができます。 また、一般的な正式な電子メールの終了文を含む正式な電子メールを終了する方法も説明します。
正式な電子メールサインオフ
正式な電子メールのエンディングは、特定のエンディング（または正式な名前を与えるためのvalediction）を使用します。 読者は、電子メールを終了する正式な方法に精通しています（そして期待しています）。
ほとんどの場合、あなたが書いている人の名前を知っていれば、”yours sincerely”という正式な電子メールの末尾を使用します。
あなたがしない場合（または例えば、人々のグループに書いている場合）、あなたは通常、”忠実にあなたの”で正式な電子メールを終了します。
ただし、メールを正式に終了する方法に変更があります。 受け入れられる形式的な語尾の例には、”誠実に”、”よろしく”、”最高の願いを持って”などがあります。
正式な電子メールを終了する最良の方法は、個人、文脈、およびあなたが通信しているものに依存します。 ほとんどの場合、私達は”あなたの誠意をこめて”、または”あなたの忠実に”と付くことを提案する。
あなたはフィッティングエンドを見つけるのに苦労していますか？ 電子メールを終了する方法についての詳細なガイドを参照してください。
正式なメールの例
上記の点を説明するために、私たちはあなたが遭遇する可能性のある状況のための正式なメールの執筆例の選択を作成しました。
正式な電子メールの例を見ることは役に立ちますが、これらを切り取って貼り付けて自分で使用することはお勧めしません。 あなたの特定の状況にあらゆる形式的な電子メールを合わせるべきである。 代わりに、あなた自身を作成する前に理解を深めるための不可欠なガイドとしてこれらを使用してください–またはFlowriteを使用してあなたのために
正式な紹介メール
正式に自己紹介したい理由はいくつかあります。 例えば、仕事の欠員、研究の機会について尋ねるか、またはあなたが助言を頼みたいと思う誰かに手を差し伸べることができる。 あなたが正式に電子メールを介して自分自身を紹介する方法に苦労している場合は、これはあなたのためです。
例については、以下の正式な紹介メールのサンプルをチェックしてください。
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あなたの心から、
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正式なありがとうメール
優れたサービスやサポートの後、それはあなたの感謝を示すために丁寧ですが、正式な電子メールで感謝するだけでどのように？
この正式なありがとうメールサンプルでは、組織内や外部から他のクライアントや顧客と共有できる個人的で肯定的な返信を構築する方法を示
私はあなたがあなたの財産での最近の滞在中に示したおもてなしに感謝したいです。 私のパートナーと私は素晴らしい休憩を楽しんだし、すべてのあなたのハードワークのためにあなたとあなたのスタッフに感謝の意を表明したいと思
あなたのスタッフに私の暖かい点を拡張してください。 私たちは、将来的に戻って喜んでされます。
あなたの心から、
サラ-トーマス
正式な辞表電子メール
仕事を辞めるときは、正式な辞表電子メールを送信することが不可欠です。 退職は、あなたが退職していることをあなたの雇用主に通知するだけでなく、あなたの退職日の証拠としても機能します。
正式な電子メールの辞表は短い場合があります。 しかし、この正式な辞任メールのサンプルでわかるように、私たちは雇用主に感謝の気持ちを示すために時間をかけました。
私はマーケティング責任者の地位を辞任していることをお知らせするために書いています。
組織の中で学び、発展する機会を与えてくれたことに感謝したいと思います。 私は私の後継者の任命をサポートするためにあなたと協力して喜んでです。
私が提供するサポートや、移行をできるだけスムーズにするために必要な詳細については、いつでもここで私に連絡することができます。
スティーブ-ウェルチ
イベントの正式な招待メール
同僚のグループに送信される正式な招待メールのサンプルを次に示します。 すべての正式な招待メールには、明確な件名、イベントに関するすべての詳細（日付、時刻、場所を含む）、および人々がどのようにRSVPできるかを含める必要があ
ここでは、ビジネスでの夜のイベントのための正式な招待メールです。
12月12日に去るマーケティング責任者であるSteve Welchのために開催しているイベントにご招待したいと思います。 イベントは12月12日の午後7時から午後12時の間に行われます。
数には限りがあり、十分なスペースと軽食を確保するため、イベントの前にRSVPする必要があります。
参加をご希望の方は、このメールに必要事項をご記入の上、送信してください。 あなたが出席できない場合は、彼が彼の新しい役割を開始するために出発する前に、スティーブのためのサポートのメッセージを送信することをお勧
,
マンディ-スミス
正式な苦情メール
あなたが悪いサービスを受けているか、製品に失望している場合は、正式な苦情メールは、あなたの問題の意識を高めることができます。 正式な電子メールでは、事実を述べることが重要ですが、過度に感情的になることを避けることが重要です。
正式な苦情メールの例を次に示します。
私は12Septemberに受け取ったサービスについて不平を言うためにあなたに連絡しています。 あなたのスタッフは私の訪問中に失礼とuncommunicativeだった。
私はあなたのサービスを長年利用してきましたが、この機会に、あなたは通常の高い基準を満たすことができなかったことに失望しました。
私は正式な謝罪を要求し、将来これを避けるために何をするつもりかを学びたいと思います。
スティーブ-ロバーツ
正式な謝罪メール
正式な謝罪メールを作成するのは難しいかもしれませんが、間違いを認めることは損害を制限し、関係を回復する上で重要です。
苦情を申し立てた顧客に対処するための、会社からの直接の正式な謝罪メールのサンプルです。
私の名前はRyan Daviesであり、私はXXXのカスタマーサービス担当者です。
残念ながら、この機会に高い基準に達することができませんでした。 私たちは、関係するすべてのチームメンバーと話をしているし、顧客サービスの重要性を改めて表明しています。 私はこれが再び起こらないことを保証したいと思います。
あなたの不平を更に論議することを望んだら私に直接連絡できます。 私たちは、あなたが私たちの感謝を示すために、あなたの次の訪問に使用するための£10のバウチャーを添付しています。
ライアン-デイヴィス
よりよい形式的な電子メールを書きたいと思いなさいか。 Flowrite
を試してみてください正式な電子メールを書くことは、私たちのプロセスに従えば簡単です。 このブログ記事に含まれる正式な電子メールテンプレートは、ガイドを提供する必要がありますが、常にあなたの特定の状況を反映するように適応し、 しかし、さらに簡単な方法があります。 Flowriteは、短い指示をすぐに送信できる電子メールやメッセージに変換するAI書き込みツールです。 あなたはまだ正式な電子メールを書くための適切な言葉を見つけるのに苦労している場合は、Flowriteは、あなたが始めると、いくつかのインスピレーションを提 以下の例からわかるように、ボタンをクリックするだけです。
あなたはまだ正式な電子メールを送信する方法を疑問に思いますか？ そうでないことを願っています。 あなたが正式な電子メールを書いている次の時間は、ちょうど心の中でこれらの例を維持し、あなたは自信を持って通信することができます。