効果的な手順を書く方法

効果的な手順を書きたい場合は、より良い、より有用な手順になりますいくつかの具体的な計画活動があります。

“ポリシーと手順マニュアルを書く方法”の新しいリリースは、電子書籍PDF形式で利用可能になりました

スリーステッププロシードライティングプロセス

基本的に、私は効果的な手順を書くために持っているアドバイスは、私が書くプロジェクトの任意の種類を取る人に与えるのと同じアドバイスです-大学の用語の論文から小説に、ビジネスレター、またはプロシージャ;3つの段階を含んでいるプロセスによって働くことによって執筆プロジェクトを制作しなさい:計画草案改訂。

広範な研究は、作家がプロセスアプローチを使用し、これらの三つのフェーズすべてから何らかの種類の活動に従事すると、あらゆる種類の執筆プロジ活動のタイプは常に同じである必要がない—それは執筆プロジェクトのタイプおよび作家の個人的な好みに適切べきである。しかし、成功した作家は、彼らの仕事を草案する前に何らかのタイプの計画活動を行い、その後改訂活動に従事することは明らかです。

この記事では、プロセス計画の最初のステップについて説明しましょう。一般的に言えば、計画は、研究、ブレーンストーミング、ダイアグラム/アウトライン、反射、およびフリーライティング（アイデア生成または反射活動としての意識あなたが効果的な手順を書きたい場合は、より良い、より有用な手順になりますいくつかの特定の計画活動があります。

良い手順を計画することは、プロセスを理解することを意味します

効果的な手順を書くための重要な計画活動は、手順が文書化するプロセスを理解それは研究、または他の言葉で、情報を収集することから始まります。これには、プロセス所有者やプロセス実行者にインタビューするようなことが含まれます。技術的な執筆言葉でそれらは主題の専門家である。彼らはプロセスを知り、理解する物であり、情報の大きい部分はそれらから来るべきである。

すべての情報は、しかし、プロセスに直接関与しているものから来るべきではありません。もう一つの重要な情報源は、プロセスに関連する現在および廃止された文書（古い手順、組織の他の分野での関連手順、製品仕様、顧客要件など）を探索すそこでは、保存またはおそらく復元する必要があるプロセスに関する重要な情報を見つけることができます。

研究は組織外でも実施すべきである。プロセスや関連する活動に関するベストプラクティスについて、専門家や業界リーダーから入手できる情報はありますか？ベストプラクティスを学習して組み込むこと（固有の組織に最適になるように必要に応じて変更）は、プロセスを文書化する重要な目標であるべきで

プロセスの成功の属性を学ぶ

プロセスを理解するために働くときは、プロセスの重要な側面を特定し、理解していることを確認してください。

手順を書くためのプロセステンプレート

これには次のものが含まれます。

入力：サプライヤー（外部または内部）は誰ですか？入力とは何ですか、どの形式（たとえば）にする必要がありますか？入力を受信する際に重要なクリティカルパスとタイミングはありますか？プロセスを理解するために働くと同時にプロセスの主要な面を識別し、理解することを確かめなさい。

アクティビティ:入力を必要な出力に変換するために実行する必要がある重要なアクティビティは何ですか？タイムラインと時系列のコンポーネントは何ですか？キープレーヤーは誰ですか？これらのプロセスの問題に対する潜在的な解決策は何でしょうか？

出力：プロセスの究極のポイントは何ですか？顧客（外部または内部）は誰ですか？出力の要件は何ですか？出力に関連する基準は、プロセスが成功しているかどうか、および/または制御されているかどうかを判断するのに役立ちますか？

目標と目的:目標と目的は、プロセスが効果的かつ効率的であるかどうかを判断するのに役立ちます。弾道プロセスは、プロセスがどれだけうまく機能するかに反映や注意を払わずに実行されます。プロセスが目的を達成しているかどうか誰も知らない。これはあなたのビジネスか部門にいかに動かしてほしいかであるか。制御されたプロセスには、目標、目標に関連する測定、およびパフォーマンスと改善努力に関する定期的なレビューが明確に定義されています。研究は、プロセス能力を学習し、業界のリーダーがこれらの分野でどれだけうまく機能するかを学習することによって目標を定義するのに役立ち

コミュニケーション:有用で意味のあるコミュニケーションの欠如は、多くの組織で深刻な問題であり、おそらくそれは成功の大きな障害の一つです。組織で働く私たちのものは、それをすべての時間を参照してください: 販売はマーケティングがしているものを知らない、生産は製品設計がしているものを知らないし、その逆もまた同様である。コミュニケーションのこの欠乏は非常に非生産的な最後の分の先を争うことと同様、高い無駄および手直しをもたらす。必要なコミュニケーションを特定し、プロセスに組み込むことは、この分野の大幅な改善につながる可能性があります。