skannauksesta sähköpostiin: vaiheet skannattujen dokumenttien lähettämiseen sähköpostiin

skannattujen Dokumenttien lähettäminen sähköpostitse oli yksi varhaisimmista paperittomuuden tavoista (paljon ennen kuin esignaturesista tuli valtavirtaa).

kun skannaat ja lähetät asiakirjan suoraan kopiokoneesta, sitä kutsutaan skannauksesta sähköpostiin-prosessiksi.

nykyään on scan to send-menetelmän lisäksi monia muita tapoja skannata asiakirjoja ja jakaa niitä sähköpostitse. Tässä artikkelissa syväsukellamme seuraaviin aiheisiin:

pitäisikö sinun käyttää tulostimen scan to email-ominaisuutta?

jos lähetät tärkeän asiakirjan, tulostimen scan to email-ominaisuutta ei kannata käyttää. Tämä johtuu pääasiassa tulostimelta löytyvien seurantaominaisuuksien puutteesta, joten et voi tietää, onko vastaanottajasi vastaanottanut skannauksen. Et myöskään saa virheilmoitusta, jos sähköpostiosoite on syötetty väärin tai jos vastaanottajan postilaatikko on täynnä tai sähköpostiosoite on muuttunut.

käytä siis scan to email-menetelmää vain silloin, kun pystyt vahvistamaan vastaanottajalle manuaalisesti puhelun, tekstiviestin tai sähköpostin välityksellä, että he ovat vastaanottaneet skannatun asiakirjan.

muita scan to email-menetelmään liittyviä ongelmia ovat:

• vastaanottaja ei voi vastata suoraan scan to email-viestiin, koska se lähetetään ”no-reply” – sähköpostiosoitteesta.
• pidempiä sähköpostiviestejä on vaikea muokata ja kirjoittaa ulos.

jos olet lähettämässä tärkeää asiakirjaa, Siirry tästä osiosta neuvoaksemme, mitä tehdä.

tulostimen scan to email-toiminnon käyttäminen

kun tiedosto on skannattu ja lähetetty, saat vahvistusviestin.

mitkä ovat vaihtoehtoiset tavat lähettää skannattuja asiakirjoja sähköpostitse allekirjoitusta varten?

totta, että scan to email-menetelmä ei ole luotettavin.

onneksi on olemassa monia muitakin tapoja digitoida ja lähettää asiakirjoja vastaanottajille, jotka sijaitsevat missä päin maailmaa tahansa.

tässä ohjeet asiakirjan skannaamiseen, allekirjoittamiseen ja lähettämiseen kolmannelle osapuolelle.

kuinka skannaat tietokoneelta (+allekirjoita ja lähetä se)

1. skannaa
   1. Käynnistä skanneri ja aseta asiakirja skannerin syöttölaitteeseen tai alustaan.
   2. käytä Esikatselusovellusta (Mac) tai Skannaussovellusta (Windows) asiakirjan skannaamiseen.
2. Signease
   1. avaa Signeasy verkkoselaimessa.
   2. klikkaa Sign-asiakirjaa vasemmassa yläkulmassa.
   3. valitse skannattu tiedosto.
   4. paina allekirjoitus-nappia.
   5. Napsauta skannatun asiakirjan kohtaa, johon haluat allekirjoituksen näkyvän.
   6. Napsauta Loppuun.
3. lähetä
   1. paina sähköpostipainiketta.
   2. Kirjoita sähköpostiosoite, aihe ja viesti dialogikenttään.
   3. Hit Send.

kuinka skannata puhelimella (+allekirjoita ja lähetä se sähköpostilla)

1. skannaa
   1. Aseta kuva tasaiselle ja hyvin valaistulle pinnalle.
   2. käytä Google Drive-sovellusta (Androidille) tai Notes-sovellusta (iOS: lle) asiakirjojen skannaamiseen.
   3. tallenna skannattu asiakirja tuttuun kansioon.
2. merkki
   1. avaa Signeasy-sovellus.
   2. klikkaa + – kuvaketta sovelluksen oikeassa alakulmassa.
   3. valitse allekirjoitettava ja lähetettävä tiedosto.
   4. Klikkaa Sign > Sign Yourself.
   5. voit lisätä huomautuksia (allekirjoitus, nimikirjaimet, päivämäärä, kellonaika, teksti jne.) napauttamalla.
   6. klikkaa ✓ – kuvaketta oikeassa yläkulmassa.
3. lähetä
   1. klikkaa Jaa-kuvaketta oikeassa yläkulmassa.
   2. valitse sähköposti tai asema, jonka haluat jakaa tiedoston.
   3. Kirjoita vastaanottajien sähköpostiosoitteet.
   4. paina lähetä-nappia.

skannatun asiakirjan allekirjoittaminen signeasyn

avulla varsinkin COVID-19: n ollessa vielä vapaalla jalalla, on paras tapa allekirjoittaa ja jakaa asiakirjoja etänä Signeasyn kaltaisella signature-ratkaisulla.

skannatun asiakirjan voi allekirjoittaa vain 4 helppoa vaihetta.

1. avaa Signeasy-sovellus mobiililaitteissa, pöytäkoneissa tai kannettavissa tietokoneissa.
2. klikkaa Sign Document > Signature.
3. napsauta mitä tahansa asiakirjan osaa, johon haluat lisätä huomautuksen.
4. Napsauta Loppuun.

haluatko vain skannata? Tässä kaikki keinot:

riippumatta siitä, missä olet, on mahdollista säilyttää tärkeä asiakirja mukanasi skannausten muodossa.

kaikki terveydenhoito-ja vakuutustiedostoista, sopimuksista, liittymislomakkeista henkilökortteihin voidaan skannata seuraavilla menetelmillä:

miten skannataan Androidilla

1. napauta + – kuvaketta Google Drive-sovelluksen oikeassa alakulmassa.
2. paina skannauspainiketta.
3. aseta asiakirja kuvapuoli ylöspäin tasaiselle, hyvin valaistulle pinnalle.
4. Tarkenna puhelimen kamera dokumenttiin ja nappaa kuva.
5. Tarkista tuloksena oleva kuva ja kokoa tai säädä sitä tarpeen mukaan. Jos Kuva ei ole selkeä, napsauta toista kuvaa napauttamalla Retake.
6. Napsauta + – merkkiä vasemmassa alakulmassa ja toista vaiheet 4 ja 5, kunnes asiakirjan kaikki sivut on allekirjoitettu.

kuinka skannata iOS: llä

1. avaa Notes-sovellus iOS-käyttöisellä laitteella.
2. Avaa uusi muistilappu, johon lisäät skannatun kuvan.
3. Klikkaa näytön alareunasta löytyvää kamerakuvaketta.
4. aseta asiakirja kuvapuoli ylöspäin tasaiselle alustalle, jossa on hyvä valaistus.
5. Napsauta Skannausdokumentteja.
6. osoita kamerasi asiakirjaan, jotta laite skannaa sen automaattisesti.
7. Tallenna tuloksena oleva skannattu asiakirja.

kuinka skannata Macilla

1. kytke skanneri ja käynnistä skanneri ja valmistele dokumentit.
2. napsauta tiedostoa > tuo skannerista ja valitse skanneri Esikatselusovelluksesta.
3. Näytä skannauksen esikatselu tuo-valintaikkunassa.
4. valitse skannausvaihtoehdot, kuten väri, asiakirjan tyyppi, koko, suunta jne.
5. Napsauta Skannausta.
6. Toista vaiheet 2-5 kaikille skannattaville sivuille.

kuinka skannata Windowsissa

1. hakupalkkiin, kirjoita Windowsin skannaus ja avaa sovellus.
2. tarkista, onko skanneri päällä ja onko se kytketty oikein.
3. Aseta skannattava asiakirja skannerin alustalle tai asiakirjansyöttölaitteeseen.
4. valitse skannerisi, lähdesijainti, josta haluat skannata, tiedostotyyppi ja minne haluat tallentaa kuvan.
5. Napsauta skannausta näytön alareunassa.
6. paina näkymää nähdäksesi skannatun tiedoston ennen sen tallentamista. Tässä vaiheessa voit jopa muokata skannattua asiakirjaa.
7. tallenna skannattu asiakirja napsauttamalla Sulje.

usein kysytyt kysymykset skannauksesta sähköpostiin

tässä on vastauksia yleisesti kysyttyihin kysymyksiin skannauksesta sähköpostiin ja muista menetelmistä asiakirjojen skannaamiseksi.