siirtyminen Facebook-profiilista sivulle-sosiaalisen median käyttäminen julkisena virkamiehenä

Sosiaalinen media on virkamiehille ja valtion virastoille loistava tapa kommunikoida kansalaisten kanssa. Kuten ehkä jo tiedätte, näitä yhteydenottoja pidetään osana julkista rekisteriä. Mutta tiesitkö, että Facebook-profiilin käyttäminen tietojen jakamiseen voi laittomasti rajoittaa kyseisten viestien saatavuutta ja rajoittaa kykyäsi noudattaa julkisia asiakirjoja koskevia vaatimuksia? Jos teet virallisia asioita, sinun täytyy hoitaa ne virallisella sivulla. Hämmentynyt? Et ole yksin. Lue edelleen ymmärtää eron ja miten käyttää Facebook tehokkaasti ja noudattaen.

profiilit ja sivut eivät ole sama asia

Ensin pitää ymmärtää Facebook-profiilin ja Facebook-sivun erot. Ihmiset käyttävät näitä termejä usein keskenään, mutta ne ovat itse asiassa hyvin erilaisia siinä, miten niitä käytetään. Profiili edustaa yksittäistä henkilöä, sillä on ystäviä, ja sillä on kyky näyttää sisältöä joillekin ihmisille samalla kun se piilotetaan muilta. Sivu edustaa yksikköä, kuten yritystä, hallitusta tai julkista virastoa. Sivut ovat julkisia, ja sivujen sisältöä voi katsella kuka tahansa, myös ne, joilla ei ole omia Facebook-tilejä.

keskeinen ero tässä on se, kuka voi katsoa ja käyttää sisältöä. Profiilipostausten näkyvyys rajoittuu usein kyseisen profiilin ystäviin, ja voidaan edelleen rajoittaa vain tiettyihin ystäviin. Julkaisuja sivuilla voi katsella kuka tahansa. Ainoa tapa tehdä sivu yksityiseksi on purkaa se kokonaan. Facebook myös rajoittaa sisältöä, joka voidaan kaapata ja arkistoida Profiilin, mikä voi tehdä lähes mahdotonta noudattaa julkisia tallennuspyyntöjä liittyvät kommentit tai suorat viestit, jotka molemmat pidetään Julkinen ennätys useimmissa valtioissa.

toisaalta sivuilla on mahdollista julkaista ja arkistoida muun muassa julkaisuja, kommentteja, kommenttivastauksia, valokuvia, videoita, live-videoita ja suoria viestejä. Sivuviestejä voi katsella kuka tahansa, myös ilman Facebook-tiliä, eikä sivun seuraajien määrälle ole mitään rajaa.

profiilisi siirtymisestä sivulle on lisäetuja, jotka ylittävät sääntöjen noudattamisen:

sivun käyttämisestä viralliseen viestintään koituvat edut ylittävät julkisen saatavuuden ja vastuuvelvollisuuden. Sivunhallinta on myös helpompaa sinulle ja organisaatiollesi:

• voit määrittää asianmukaiset sivuroolit muille organisaatiosi käyttäjille, jotta voit helposti jakaa vastuun sivun ylläpidosta. Profiili edustaa henkilöä, jota muut eivät voi hallita ilman riskialttiita jaettuja kirjautumisia.
• voit sujuvasti siirtää sivusi hallinnointia, kun työntekijä tai toimisto vaihtuu.
• Facebook-viestien kautta vastaanotettuihin usein kysyttyihin kysymyksiin voi perustaa automaattivastauksia.
• sivun hallinta-ja raportointivalmiuksien avulla näet, mitkä julkaisut tuottavat eniten sitoutumista ja kävijöidesi demografiset tiedot.
• voit kiinnittää postaukset aikajanan yläosaan varmistaaksesi, että ne pysyvät päällimmäisenä mielessä seuraajillesi (et voi tehdä tätä profiilissa).
• saat silti pitää profiilisi! Vain sitoutua käyttämään sitä henkilökohtaiseen elämääsi eikä virallista liiketoimintaa.

voit luoda sivun minuuteissa

Joten mitä teet, jos profiilissasi on jo seuraaja, mutta tunnistat nyt tarpeen saattaa viestintäkäytäntösi vaatimusten mukaiseksi ja hyödyntää sivun käytön tuomia lisäetuja? Facebook ei enää tarjoa yhdellä napsautuksella ratkaisu muuntaa Profiilin sivulle, mutta voit seurata näitä neljää yksinkertaista vaihetta luoda sivun ja kutsua ystäväsi seuraamaan sitä.

sivun luominen:

1. Kirjaudu muokattavaan Facebook-profiiliin ja napsauta Luo sivu.
2. Anna joitakin perustietoja sivustasi: nimi, luokka ja valinnainen kuvaus.
3. Tarkista valinnat ja napsauta Luo sivu.
4. Kutsu ystäväsi tykkäämään tai seuraamaan uutta sivuasi.

mitä tapahtuu seuraavaksi?

• kun klikkaat Luo sivu, profiilisi pysyy ehjänä, mutta nyt sinulla on myös sivu.
• kutsumillesi ystäville ilmoitetaan uudesta sivusta.

käyttäjien kouluttaminen olemaan vuorovaikutuksessa sivusi kanssa profiilisi sijaan

nyt kun olet suorittanut mekaaniset vaiheet, sinun on mentävä hieman pidemmälle varmistaaksesi, että Äänestäjäsi hyväksyvät sivusi. Ystäväsi ja seuraajasi saivat automaattisesti ilmoituksen muuntoprosessin aikana, joten tässä on muutamia lisävinkkejä, joilla voit siirtyä sujuvasti henkilökohtaisesta profiilista viralliselle sivulle.:

• luo profiiliisi viesti, jossa ilmoitetaan muutoksesta ja ohjataan seuraajia sitoutumaan uuden sivun kanssa eteenpäin. Muista sisällyttää linkki uudelle sivulle.
• luo purkitettu vastaus, jonka avulla voit vastata profiiliisi lähetettyihin virallisiin viesteihin ohjaamalla viestinviejän sivullesi. Vaikka et voi perustaa automaattisia vastaajia profiiliin, voit tallentaa tämän mihin tahansa tekstisovellukseen helposti. Tässä esimerkki:
  • ” Hei! Avoimuuden edistämiseksi ja julkisuuslain noudattamiseksi vastaan vain julkista liiketoimintaa koskeviin viesteihin virallisen sivuni kautta. Ota minuun yhteyttä täällä:
• luo puristuksiin viesti sivullesi selittää kytkin (ota kunnia avoimuus!)
• Päivitä uuden sivun nimi, profiilikuva ja tiedot. Nämä kopioidaan profiilista ja niitä saatetaan joutua päivittämään profiiliasi varten.
• jos juuri muuntamasi profiili oli valetili, muista lisätä oikea profiilisi admin-käyttäjätiliksi uudelle sivulle, jotta et menetä pääsyä (katso lisätietoja Facebook advisory: Dummy accounts).
• jos tarvitset apua matkan varrella, Facebook hallitukselle, politiikka & vaikuttaminen Pohjois-Amerikassa voi auttaa!

se on aikasi arvoista, ja se on laki!

virkamiehenä äänestäjiin vastaaminen on kriittinen osa työtäsi. Vastuu on sinun. Käyttämällä Facebook oikein suojaa sinua oikeudelliselta riskiltä ja auttaa sinua saavuttamaan ihmiset, joita palvelet. Jos tarvitset apua, tutustu alla oleviin lisäresursseihin tai ota meihin yhteyttä.

Kiinnostaako virkamiesten lisäresurssit sosiaalisessa mediassa? Tutustu webinar-uusintaamme, ”Social Media for Elected Officials: What’ s personal & what ’s public” ja lue lisää Facebook-arkistointiohjelmistostamme.