sähköpostien arkistointi Outlookissa 2007, 2010, 2013, 2016

mitä enemmän käytät Microsoft Outlook-postilaatikkoa, sitä enemmän postilaatikko kasvaa. Jos sitä ajattelee, se on aika samanlaista kuin se, miten papereita yleensä kasaantuu työpöydälle. Mutta mitä voi tehdä, kun kasa kasvaa niin suureksi, että se pitää hoitaa? Oikeassa elämässä voit lajitella jokaisen dokumentin ja tallentaa tärkeät paperit samalla kun hylkäät vähemmän tärkeät. Onneksi, voit luoda saman prosessin Outlook.

poikkeuksetta jokainen Outlookin versio tukee arkistointia. Vielä enemmän, sinulla on useita vaihtoehtoja, kun se tulee arkistointi kohteita Outlook. Kaikkein conventable tapa on käyttää AutoArchive käsitellä vanhempia viestejä, tapaamisia, ja tehtäviä. Toinen tapa tehdä se on käyttää manuaalista arkistointia siirtää viestejä tiettyyn kansioon. Mutta nopein tapa on käyttää Arkistopainiketta, joka sijaitsee Tiedosto-valikossa.

muista, että Outlook pitää oletuskansion arkistointitarkoituksiin, joita ei voi poistaa. Sähköpostisi arkistointi auttaa sinua pitämään siistin kaupan, mikä helpottaa vanhempien sähköpostien etsimistä samalla, kun postilaatikkosi pysyy siistinä.

alla on sarja oppaita, jotka opastavat sinua Outlookin kohteiden arkistoinnissa kaikin mahdollisin tavoin. Aloitetaan!

menetelmä 1: viestien käsin arkistointi yhdellä toiminnolla

tämä menetelmä on nopein tapa siirtää yksi tai useampi viesti arkistokansioon. Nämä arkistoidut tiedostot pysyvät saatavilla hakukentän kautta tai manuaalisesti navigoimalla arkistokansioon. Arkistoituja kohteita voi tarkastella myös mobiililaitteilla Arkistokansiossa käymällä. Tässä on pikaopas manuaalisesti arkistointi kohteita Outlook 2016:

1. avaa Outlook ja valitse yksi tai useampi viesti postilaatikkoon tai muuhun kansioon.
2. Napsauta Poistoryhmän sisällä olevaa Arkistokuvaketta. Arkistokuvake näkyy vain nauhan sisällä Outlookissa 2016.
   huomaa: saman tuloksen saa myös painamalla Backspace-näppäintä.
3. viestisi pitäisi löytyä arkistokansiosta.
   Huom.: Arkistokansio luodaan automaattisesti, vaikka et olisi koskaan käyttänyt sitä ennen. Jos et näe Arkistokansiota, siirry tiedostoon > Office Account > Update Options ja napsauta Update Now.

Menetelmä 2: Käyttämällä AutoArchive-ominaisuutta

Outlookissa on automaattinen ominaisuus, joka pystyy arkistoimaan kohteita nimeltä AutoArchive. Tämä ominaisuus voidaan ohjelmoida arkistoimaan kohteita säännöllisin väliajoin. Kaikki versiot Outlook on tuki arkistointi. Ero on, AutoArchive on oletuksena pois päältä Outlook 2010 ja myöhemmin.

kun AutoArchive on käytössä, käyttäjät voivat asettaa ominaisuuksia jokaiselle arkistoitavalle kansiolle. Muista, että kun arkistoit sähköpostia, se siirretään toiseen PST-tiedoston ja ei enää ole saatavilla tärkeimmät PST-tiedoston. Tässä pikaopas Autoarchiven käyttöönotosta ja käytöstä:

miten ottaa käyttöön ja määrittää AutoArchive

1. voit ottaa Autoarchiven käyttöön, siirry tiedostoon > Asetukset. Kun olet sisällä Outlookin asetukset, klikkaa Lisäasetukset-välilehteä tuoda sitä eteenpäin, Napsauta AutoArchive Asetukset.
   Huom.: Outlookissa 2007 ja sitä vanhemmissa, löydät AutoArchive asetukset työkalut > Asetukset > muut.
2. jos kaikki on harmaantunut, sinun täytyy rasti vieressä olevaan ruutuun ajaa AutoArchive jotta voit ottaa AutoArchive.
   
3. nyt on aika määrittää, miten AutoArchive käyttäytyy. Aloita valitsemalla kuinka usein haluat Auto Archive ajaa. Oletusarvo on 14 päivää, mutta jos haluat pitää sen puhtaana, aseta se jonnekin 2: n ja 6: n välille.
   
4. jos haluat saada ilmoituksen ennen AutoArchive käynnistyy, rasti vieressä kehote ennen AutoArchive toimii. Se on hyvä idea elää tämä vaihtoehto käytössä, koska automaattinen arkistointi on mahdollista häiritä työsi.
   
5. välttääksesi arkiston täyttämisen tarpeettomilla sähköposteilla, on hyvä idea jättää Poista vanhentunut Sähköposti valittuna. Jos poistat arkiston käytöstä tai poistat vanhat kohteet, vain vanhentuneet viestit poistetaan kokonaan.
   
6. jos haluat arkistokansiosi näkyvän sisällä Outlook, sinun täytyy ottaa käyttöön Näytä arkistokansio kansioluettelossa.
   
7. aseta nyt oletuskansion asetukset arkistointia varten.
8. ota seuraava vaihtoehto käyttöön, jos haluat siirtää vanhoja kohteita, ja valitse Selaa, jos haluat määrittää polun, johon haluat, että kohteesi arkistoidaan. Vahvista asetukset valitsemalla Ok.
   

kun olet ottanut käyttöön ja määritetty AutoArchive, se tekee automaattisesti työnsä ajallaan. Voit vahvistaa, että se toimii tarkistamalla, jos arkistot kansio on kansoitettu.

Automaattiarchive-ominaisuuksien määrittäminen yksittäisille kansioille

kun olet määrittänyt AutoArchive-ominaisuuden, voit lisätä ylimääräisen hallintakerroksen asettamalla tiettyjä ominaisuuksia jokaiselle kansiollesi. Se on yleinen käytäntö kansioita, kuten poistetut kohteet tai roskapostin käyttää eri AutoArchive ominaisuuksia kuin tärkein sähköpostikansio.
Huom.: Jos et aseta kansiolle yksittäisiä AutoArchive-asetuksia, se käyttää automaattisesti yllä määritettyjä yleisiä AutoArchive-asetuksia.

tässä pikaopas yksittäisten AutoArchive-ominaisuuksien asettamisesta kansioon:

1. napsauta hiiren kakkospainikkeella käsiteltävää kansiota ja valitse Ominaisuudet.
   
2. Napsauta AutoArchive-välilehteä aikaistaaksesi sitä. Tässä sinulla on valikoima asetuksia, jotka koskevat vain tähän kansioon.
   
3. voit sammuttaa tämän kansion AutoArchive napsauttamalla älä arkistoi kohteita tässä kansiossa.
   
4. jotta ohittaa global AutoArchive Asetukset, klikkaa Archive tämä kansio käyttämällä näitä asetuksia ja tehdä muutoksia alla. Vahvista asetukset valitsemalla Käytä.
   huomaa, että nämä asetukset eivät koske tämän kansion alikansioita. Sinun täytyy muokata jokaista.

Menetelmä 3: Manuaalisesti arkistointi sähköpostit Cleanup Työkalut

jos et ole suuri fani automaatio, on middle ground ratkaisu, jonka avulla voit arkistoida irtotavarana entistä enemmän valvontaa. Tällä menetelmällä, voit arkistoida koko kansion sekä sen alikansiot. Jos et halua odottaa Autoarchiven käynnistymistä, voit tehdä sen itse ja valita, missä haluat tallentaa ne. Tässä on mitä sinun täytyy tehdä:

1. Napsauta Tiedosto-välilehteä, siirry kohtaan Info ja laajenna pudotusvalikosta Cleanup Tools. Valitse Arkisto pudotusvalikosta.
   
2. valitse arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot ja napsauta kansiota, jonka haluat arkistoida.
   
3. jos haluat koko Outlook tiedot arkistoidaan, klikkaa sähköpostiosoitteesi yläreunassa listan.
   
4. käytä avattavaa valikkoa vanhempien arkistoitavien kohteiden vieressä valitaksesi arkistoitavien kohteiden viimeisimmän päivämäärän. Kaikki tämän valikon päiväystä vanhemmat kohteet arkistoidaan.
   
5. voit arkistoida kohteita, jotka aiemmin suljettiin pois autoarchiving valitsemalla Seuraava laatikko sisällyttää kohteita AutoArchive.
   
6. käytä Selaa-painiketta asettaa polku, johon haluat pst arkisto tallennetaan. Käynnistä prosessi napsauttamalla Ok.
   

huomaat pian, että jotkut sähköpostit siirretään oletuskansioista arkistoituun pst-tiedoston.
Huomautus: arkistoidun tiedoston pitäisi tulla Outlookiin kansiona. Jos se ei jostain syystä mene tiedostoon, valitse Avaa & vie. Sitten, klikkaa Avaa Outlookin datatiedosto, siirry sijaintiin arkiston ja osuma OK.