navigointi

monille esimiehille tehokkaan ja mukaansatempaavan suoritusarvioinnin suorittamista pidetään yhtenä haasteellisimmista tehtävistä heidän vuotuisessa kalenterissaan. Mutta oikea valmistelu ja positiivinen ajattelutapa, voit tehdä arvioinnit tuottava, stimuloiva ja vauhtia oman johdon itseluottamusta. Samalla suoritusarviointi voi sitouttaa ja virkistää henkilökuntaasi, jolloin he ovat motivoituneita saavuttamaan uudet tavoitteensa ja keskittymään seuraavaan urakehitystavoitteeseensa.

Suorituskatsaukset ovat mahdollisuus:

• elvytä liputusmotivaatiota
• aloittavat projektit, jotka ovat saattaneet jäädä sivuun
• palkitsevat tuottavia työntekijöitä, joilla on enemmän vastuuta
• käsittelevät ongelmia päistikkaa
• Aseta tulevaisuuden tavoitteet
• arvioi koulutustarpeet
• Lue lisää tiimisi ryhmädynamiikasta

hyödyt henkilökunnallesi

usko tai älä, monet ihmiset todella odottavat suoritusarvioitaan ja saamaansa palautetta.

suoritusarvio on työntekijälle mahdollisuus:

• saada tunnustusta ja palkkiota (vaikka arvioinnit eivät varmastikaan ole palkkakatselmuksia – ne tulisi mieluiten käsitellä erikseen)
• Katso eteenpäin ja aseta tavoitteita, jotka auttavat heidän uraansa
• tunnista tuki, jonka voit antaa
• epäkohtien ratkaiseminen
• vakuutuksen ja arvostuksen hakeminen

henkilöstöarvioinnin valmistelu

jotta arviointisessio olisi kannattava, on välttämätöntä valmistautua tarkastelemalla aikaisempia tietoja ja kirjaamalla ylös joitakin muistiinpanoja. Jos on tarve käydä läpi työntekijän toimenkuva ja viime katsauksessa asetetut tavoitteet, niin mieti sitten hänen tuoretta työtään ja sitä, onko se vastannut näitä odotuksia. Tunnista myös alueet, joilla ne ovat menestyneet ja ylittäneet odotukset, sekä alueet, joilla on parannettavaa.

jotta saisit käsityksen siitä, miten työntekijäsi saattaa käydä keskustelun itse kokouksessa, on hyödyllistä kysyä alustavia ajatuksia avoimella ennakkoarviointilomakkeella. Tällainen itsearviointi antaa myös henkilökunnalle aikaa miettiä rehellisesti ja tarkasti omaa suoritustaan.

ennakkoarviointilomakkeessa työntekijöitä voitaisiin pyytää arvioimaan, kuinka hyvin he ovat saavuttaneet tavoitteensa, tunnistamaan parannusmahdollisuuksia, arvioimaan vahvuuksiaan ja heikkouksiaan ja panemaan merkille muita kysymyksiä, joita he haluaisivat ottaa esille itse arviointikokouksessa. Jälkimmäinen on tärkeä, koska se antaa sinulle varoituksen kaikista asioista, joita et ehkä muuten olisi ollut tietoinen.

asioita, joita voit tehdä arvioinnista hyödyllisempää, ovat:

• pyydä työntekijääsi täyttämään arviointilomake kokonaisuudessaan
• selitä, että tarvitset lomakkeen takaisin vähintään kaksi päivää ennen kokousta, jotta ehdit tarkistaa sen
• käytä laatuaikaa arvioijan kommenttien analysointiin
• Tarkastele aiempia arviointimuistioita; mitkä olivat asetetut tavoitteet?
• Tarkista tiedot, jotka olet säilyttänyt työntekijän suorituksesta edellisen tarkastelujakson jälkeen
• Keskustele muiden esimiesten ja kollegoiden kanssa heidän palautteestaan arvioijan suorituksesta
• puhu asiakkaille tai tavarantoimittajille palautteesta
• arvioi tehty työ ja toteutetut projektit. Olisiko ne voitu tehdä paremmin? Mikä tehtiin hyvin?
• mieti tulevia osastotavoitteita-miten arvioija voi vaikuttaa? Miten arvioijaa voidaan kehittää niin, että se voi auttaa saavuttamaan vaaditut tavoitteet?

arviossa

pitäydytään ennen kaikkea nimityksessä. Olipa arvioijanne odottanut istuntoa innostuneena tai pelonsekaisin tuntein, lykkäys aiheuttaa pettymyksen. Osoita, että otat työntekijäsi uran vakavasti ja että arviointi on tärkeää myös sinulle. Jos muut haluavat nähdä sinut, pane heidät pois. Sovi tapaaminen ensimmäiseksi aamuksi, jottet joutuisi muiden aikaasi koskevien vaatimusten tielle.

ohjeena, anna arvioinnille tunti aikaa ja pidä kaikki puhelut.

aloita arvio pirteällä, positiivisella sävyllä ja lämpimällä tervehdyksellä. Anna arvioijan tietää, että keskustelun tulisi olla kaksisuuntaista, ja heidän rakentava, avoin ja rehellinen palaute on kriittistä, jotta he voivat keskustella saavutuksistaan.

aseta sitten esityslista. Selitä arvioinnin merkitys ja että tarkoituksena on keskittyä arvioijaan. Lempeä muistutus siitä, että palkka ei ole asialistalla, ei ole paikallaan, vaan pitää huomioida yksilölliset olosuhteet.

yritä noudattaa loogista järjestystä, ihanteellisesti esikarsintalomakkeesi mukaisesti. Keskustelun tulisi keskittyä:

• katsaus edellisessä arvioinnissa asetettuihin tavoitteisiin
• mitkä tavoitteet saavutettiin? Ansaitseeko arvioija erikoiskiitoksen?
• mikä ei täyttynyt? Miksi? Tarvitaanko lisäapua?
• kuinka paljon työntekijä on kasvanut edellisen tarkastelun jälkeen?
• miten arvioija suhtautuu heidän rooliinsa ja panokseensa tiimissä?
• viihtyykö arvioija työssään? Mistä asioista he nauttivat ja mistä eivät?
• miten arvioija arvioi taitojaan? Oletko samaa mieltä? Vaaditaanko pätevöitymistä? Muista ottaa arvioinnissa huomioon niin pehmeät kuin tekniset taidot.
• onko arvioijalla selkeä käsitys omasta ja osaston roolista ja siitä, miten nämä vaikuttavat organisaation kokonaismenestykseen?
• mitä urasuunnitelmia arvioijalla on? Miten ne saavutetaan?
• mihin niiden kehitys voisi viedä niitä organisaatiossa?
• mitä erityistavoitteita voit asettaa tulevalle vuodelle? Voidaanko tavoitteet saavuttaa realistisesti?
• miten suoritus mitataan?
• mitä koulutustarpeita näiden tavoitteiden saavuttaminen edellyttää?

kotitotuuksien toimittaminen

yhteenottoja voi syntyä, kun toimittaa epämiellyttäviä uutisia. Saatat joutua täsmentämään selvin sanoin, että arvioija on epäonnistunut jossakin työssään. Kyse voi olla niinkin yksinkertaisesta asiasta kuin ajankäytöstä tai omasta ulkonäöstä, tai arkaluonteisemmasta asiasta, kuten pätevyydestä tietyissä tehtävissä tai kyvystä tulla toimeen kollegoiden kanssa.

riippumatta siitä, mihin asiaan pitää puuttua, on tärkeää olla varautunut. Päätä jo ennen kokousta, miten voit parhaiten lausua kommenttisi. Voitko samalla korostaa myönteisiä seikkoja? Oletteko rakentava kritiikissänne? Mitä ehdotuksia voit esittää osoittaaksesi, miten nämä kysymykset voidaan ratkaista?

vastakkainasettelun käsittely

monissa tapauksissa suoritusarvioinnit voivat edetä myönteisesti, kunnes arvioijalta kysytään, onko hänellä muita esille otettavia asioita. Tämä voi avata purkillisen matoja, joihin et ollut varautunut, kuten henkilökohtaisia valituksia muista työntekijöistä, valituksia toimiston ergonomiasta, syytöksiä epäoikeudenmukaisesta kohtelusta ja epäkohtia työmäärästä tai resursseista. Monet näistä kysymyksistä saattavat näyttää sinusta vähäpätöisiltä suuressa asiainjärjestelmässä, mutta arvioijalle ne voivat olla suunnattoman tärkeitä.

jotkut näistä ongelma-alueista voidaan ennustaa taitavasti. Esimerkiksi työkaverit voivat vinkata etukäteen. Jos epäilet mahdollisia narinoita, varmista, että niistä keskustellaan arvioinnissa, vaikka niiden esiin tuomiseen tarvittaisiinkin hieman suostuttelua. Jotkut antavat mieluummin vaikeroinnin ja vaikeroinnin kalvaa, mutta tämä vain laskee joukkueen moraalia. Sen sijaan taklaa heidät pää edellä. Ennakoiva lähestymistapasi voi jopa hyödyttää sinua. Työntekijä, joka valittaa jatkuvasti jostakin asiasta, voi yllättyä ja suhtautua asiaan vähemmän ristiriitaisesti, jos ottaa asian ensin esille.

kuitenkin, jos se olet sinä, joka on takajalalla, yllättyneenä jostain odottamattomasta ongelmasta, sinun täytyy ajatella nopeasti jaloillasi. Pyydä arvioijaa antamaan konkreettisia esimerkkejä yleistysten sijaan. Todisteiden pyytäminen ei ole kohtuutonta. Kuuntele tarkkaan. Mistä ongelma oikeastaan johtuu? Onko ongelman esiin nostaminen peite jollekin vähemmän pahaenteiselle asialle, joka on helposti hoidettavissa? Nolottaako arvioijaa jokin?

se, että arvioijaa pyydetään ehdottamaan, miten ongelma voitaisiin ratkaista, voi myös auttaa hajauttamaan tilannetta. Sen sijaan että keskittyisit ongelmaan, pyydä heitä pohtimaan asiaa ja esittämään järkeviä ehdotuksia ongelman voittamiseksi. Jos kyse on esimerkiksi resursoinnista tai ideoista, ehkä arvioijalle voitaisiin antaa erityinen hanke, jossa ratkaisua voitaisiin laajentaa.

on selvää, että jos kantelu on luonteeltaan vakavampi, kuten häirintä-tai syrjintäsyytökset, tarvitaan lisätutkimuksia. Tee selväksi, että suhtaudut asiaan vakavasti ja ryhdyt asianmukaisiin toimiin heti arvioinnin päätyttyä. Palaa sitten pääarvioon ja keskity myönteisiin kohtiin.

tarjoa takeaway objectives

arvioinnin loppupuolella sinun tulee käydä avoin keskustelu arvioijan kanssa, jossa asetat tavoitteita, joita sinun on pyrittävä saavuttamaan ennen seuraavaa tarkastelujaksoa. Jopa kaikkein suorituskykyisimmällä työntekijällä on asioita, joita heidän on parannettava, uusia taitoja opittavaksi, lisätavoitteita täytettäviksi tai uusia projekteja ajettaviksi. Aseta siis realistiset tavoitteet, joista jokaisella on valmistumisaikataulu, ja kohdista ne organisaation tai osaston tavoitteisiin sekä työntekijän urakehityssuunnitelmaan.

jälkiarviointi

arviointi ei ole ohi, kun kokous päättyy. Täytä kaikki asiakirjat, kirjoita ylös arviointimuistiinpanot, mukaan lukien kaikki toimet, jotka on toteutettava käsiteltyjen kysymysten, keskusteltujen ja sovittujen tavoitteiden ja suorituskyvyn näkökohtien ratkaisemiseksi, jotka on tehty erityisen hyvin. On tavallista pyytää arvioijaa tarkistamaan ja allekirjoittamaan muistiinpanot ja toimittamaan heille jäljennös, joka auttaa pitämään heidät tilivelvollisina sovittujen tavoitteiden saavuttamisesta.

silloin täytyy varmistaa, että toimintapisteet ovat valmiit. Jos olet sitoutunut tutustumaan jatkokoulutukseen tai järjestämään tapaamisia esimerkiksi muiden osastojen kanssa, Järjestä nämä tapaamiset mahdollisimman pian. Jos työntekijäsi on saanut myönteisen arvion ja on tuore motivoitunut, pahinta, mitä voit tehdä, on jättää seuranta ja näyttää vähemmän kokosydämisesti uransa takana kuin olit kokouksessa.

osaaminen arvioida henkilöstöä varmistaa, että lähestyt näitä kokouksia oikealla asenteella, tehokkaalla valmistautumisella ja sitoutumisella rakentavaan seurantaan. Näin voit muuttaa henkilöstöarviot positiivisiksi, inspiroiviksi ja suorituskykyä parantaviksi kokouksiksi, jotka tuottavat hyödyllisen tuloksen sekä sinulle että työntekijällesi.