Miten suunnitella yllätysjuhlat: Ultimate Guide

etsii vinkkejä yllätysjuhlien suunnitteluun, osallistujien järjestämiseen ja kunniavieraan pimentoon pitämiseen, kunnes on aika? Tässä muutamia ohjeita, miten suunnitella parhaat mahdolliset yllätysjuhlat kenelle tahansa ja mihin tahansa tilaisuuteen. Jatka lukemista löytääksesi hyödyllisiä vinkkejä erilaisista yllätysjuhlatyypeistä sekä askel-askeleelta opas jokaisen yksityiskohdan suunnitteluun.

Opi suunnittelemaan yllätysjuhlat 17 yksinkertaisella askeleella:

noudata näitä vaiheittaisia ohjeita, miten suunnitella yllätysjuhlat, joista ystäväsi, perheesi tai asiakkaasi puhuvat vielä vuosia.

tee päätös.

yllätysjuhlat polarisoituvat. Niitä rakastavat ihmiset todella rakastavat niitä. Niitä vihaavat ihmiset todella vihaavat niitä. Ellei kunniavieras ole erikseen sanonut nauttivansa yllätysjuhlista tai haluavansa niitä, on vaikea tietää, onko se hyvä idea.

Tässä muutamia tapoja kertoa, onko yllätysjuhlat hyvä valinta vai ei:

• Kysy joltakulta, joka tietäisi parhaiten(kumppani, läheinen perheenjäsen jne.).
• kerro kunniavieraalle tuoreesta yllätyksestä, josta pidit, ja katso heidän reaktionsa.
• pohtivat, miten he reagoivat yllätyksiin aiemmin.
• mieti heidän persoonaansa — joku, joka tykkää mennä virran mukana, viihtyy todennäköisesti yllätysjuhlissa.

kumma kyllä, kannattaa oikeasti harkita yllätysjuhlien järjestämistä henkilölle, joka vannoo, ettei halua niitä. Business Wiren mukaan 43.5 prosenttia niistä, jotka sanovat, etteivät halua yhtä, todella haluavat juuri sitä samaa puoluetta. Joten ellei ole vahvoja syitä, miksi he eivät nauti siitä (ja ei, ei halua ihmisten mennä pois tieltä ei ole yksi niistä), niin tee se!

Pelaa Sherlock Holmesia.

Hanki kunniavieras(t) auttamaan juhlien suunnittelussa kertomatta heille siitä tutkimalla huolellisesti heidän juhlaan liittyviä mieltymyksiään ja inhokkejaan. Käytä luonnollista keskustelua näiden ideoiden esille tuomiseen, muuten saatat paljastaa sen.

voit:

• Kuvittele suunnittelevasi juhlia jollekulle toiselle. Hanki heidän mielipiteensä Pinterest inspiration aluksella.
• muistuta heitä muista juhlista, joissa olette olleet yhdessä. Puhu siitä, mistä pidit.
• kommentoi julkkisjuhlia, joita näet sosiaalisessa mediassa.

äläkä unohda käyttää muita käytettävissä olevia resurssejasi. Ystävät, perhe, työkaverit ja tapahtuman sidosryhmät, jotka ovat lähellä kunniavierasta, voivat kaikki maksaa kaksi senttiä.

ammattilaisvinkki: Varaa nuuskinta jollekulle, jolla on hyvä pokerinaama. Jos kunniavieras alkaa epäillä, sinun on vakuutettava heille, miksi he ovat väärässä ja ettei heille ole suunnitteilla juhlia.

kokoa joukkueesi.

yllätysjuhlat voi suunnitella ihan itse. Mutta jos sinulla on ystäviä, perhe, tai työtovereita, jotka ovat valmiita auttamaan sinua, lisää seuraavat roolit mini suunnittelukomitea:

• Team lead: kommunikoi jokaisen tiimin jäsenen kanssa, luo ja valvoo puoluesuunnittelun työnkulkua.
• suunnittelija: valitsee teeman, väripaletin ja koristeet.
• Sponsor: Rahoittaa ja / tai määrittelee yllätysbudjetin.
• juoksija: juoksee asioilla ja pitää kirjaa kuluista.
• F& B johtaja: kokkaa tai koordinoi kaikki ateriat, välipalat ja virvokkeet.
• Vierasvastaava: luo vieraslistan, lähettää kutsuja, järjestää kuljetuksen ja vahvistaa Vastausvuorot.
• kunniavieras pistehenkilö: luo tai toteuttaa harhautussuunnitelman, jolla kunniavieras pääsee juhlapaikalle pilaamatta yllätystä.

Aloita järjestäminen.

yllätysjuhlien suunnitteluun tarvitaan tarkistuslistatyökalu kaikkien tehtävien seuraamiseen ja viestintäväline kaikkien mukana olevien koordinointiin. Suosituimpia työkaluja yllätysjuhlien suunnitteluun ovat:

• Facebook: luo salainen ryhmä, kutsu vieraita ja yhteistyökumppaneita ja lisää Facebook-tapahtuma, jossa on puolueen tiedot, jotta vieraat voivat vastata sähköisesti.
• WhatsApp: Aloita yksityinen ryhmä ja kutsu ihmisiä juttelemaan yksityiskohdista ennen juhlia.
• Slack: Pikaviesti ja aloittaa keskustelun viestiketjut, että kaikki tiimisi jäsenet voivat vastata helposti.
• Trello: luo ja määrää juhlasuunnittelutehtäviä eräpäivineen, jotta kaikki pysyy aikataulussa.

päätä teemasta.

perusta teema kunniavieraan harrastuksiin (fandomit, urheilu ja harrastukset toimivat hyvin), millaiset yllätysjuhlat järjestät ja minkälaista värimaailmaa haluat käyttää. Valitse myös taso muodollisuus haluat olla nyt. Rennot Bileet toimivat yllätysjuhliin paremmin, koska valmistautuminen on helpompi piilottaa, mutta muodolliset yllätysjuhlat voi vetää pois pienellä ylimääräisellä luovuudella.

ammattilaisvinkki: avain muodollisten yllätysjuhlien järjestämiseen, joita kunniavieras ei näe tulevan, on valita hyväpalkkainen paikka, joka ei tunnu kovin erikoiselta. Tai mene sellaisen kanssa lähelle aluetta, jolla he jo viettävät aikaa.

Aseta budjetti.

yllätysjuhlien budjetti vaihtelee riippuen vierasmäärästä, sijainnista, muodollisuudesta ja paljon muusta. Mutta on aina tapoja leikata kustannuksia hieman. Tässä muutamia vaihtoehtoja harkita:

• Rajoita virvokkeet BYOBIIN.
• tarjoa aterioiden sijaan kevyitä välipaloja.
• käytä yhtä sisustuskeskusta sen sijaan, että koristelisit tilan jokaisen sentin.

Yllätysjuhlilla ei ole paljon lisäkuluja tavalliseen juhlaan verrattuna. Itse asiassa, useimmat yllätys osapuolet ylläpitää että tärkeä osa yllätys käyttämällä paikkoja, jotka eivät ole liian tavallisesta. Ajattele: naapurin takapiha tai yleinen puisto.

valitse päivämäärä ja kellonaika.

seuraa kyseiselle juhlatyypille käytettyjä perinteisiä päivämääriä ja kellonaikoja. Esimerkiksi häät pidetään tyypillisesti iltapäivän aikana, joten yllätyshääseurueen kannattaa tehdä samoin.

ammattilaisen Vinkki: Jos valitset yllätyssynttäreille päivämäärän ja ajan, Valitse vaihtoehto, joka tapahtuu ennen heidän todellista syntymäaikaansa maksimoidaksesi mahdollisuudet, jotka he todella yllättyvät. Yksi-kolme viikkoa ennen varsinaista syntymäpäivää tepsii.

varaa paikka.

parhaat paikat yllätysjuhliin ovat:

• jonnekin kunniavieras ei vahingossa mene lavastuksen aikana.
• lähellä paikkaa, jossa he käyvät usein, kuten ravintola-alueella tai ystävän talossa, jottei heitä vihjata rikkomalla heidän odotettuja rutiinejaan.
• helppo ujuttaa ihmisiä sisään, jossa on useita pysäköintivaihtoehtoja eri puolilla rakennusta sekä sisäänkäyntejä ja uloskäyntejä.

tee pohjapiirros.

Käytä 3D-tapahtumakaavioohjelmistoa ja-työkaluja selvittääksesi, minne piilotat ihmisiä ja tarvikkeita, sijoitat pöytiä ja tuoleja ja paljon muuta. Voit myös jakaa suunnitelmasi vieraidesi kanssa ja nimetä sisään-ja uloskäynnit yksittäisille ryhmille. Vähemmän on enemmän, kun se tulee koristeet — luo yksi suuri keskipiste kunniavieras näkee, kun he kävelevät pääjuhlahuoneeseen, ja suunnitella Pöydät ja tuolit ympärille.

suunnittelu-ja ostokoristeet.

yllätysjuhlien pointti on yllätys, ja jos ympärillä on liikaa koristeita, kunniavieraalle vinkataan ennen kuin he edes näkevät kaikkia vieraita. Banderolli, muutama serpentiini ja pari ilmapalloa riittää. Jos aiot tilata mukautettuja ilmapallovärejä tai erikoiskyltin, suunnittele tämä vähintään kaksi viikkoa etukäteen toimitusviiveiden varalta.

päättää mukaan otettavista toiminnoista.

lisää yllätysjuhlasuunnitelmaasi rentoa puuhaa, jotta kunniavieras pääsee sekoittamaan ja seurustelemaan. Lautapelejä, pokeri, ja DIY cupcake baari alue kaikki hienoja valintoja, mutta se tietenkin vaihtelee tyypin yllätys osapuoli. Ideoi, mikä on kunniavieraalle ja kaikille osallistujille järkevintä, ja lähde sieltä. Käytkö sinä ja kunniavieras biljardisalilla Collegessa? Harkitse paikan valitsemista biljardipöydillä. Onko kunniavieras pomosi, joka rakastaa tikkaa? Perustaa muutaman tikkataulut koko paikkaan. Vaihtoehtoja on loputtomasti-tässä luovuus on uskomattoman tärkeää!

Luo valikko.

jälleen tämä vaihe riippuu yllätysjuhlien tyypistä. Ruoka ei ole aina vaatimus, mutta useimmat isännät haluavat ainakin tuoda syntymäpäiväkakku ja cupcakes, jos se on yllätys syntymäpäiväjuhlat. Jos päätät luoda valikon koko aterian, mennä jotain tiedät isäntä rakastaa. Säästä setup ja Siivous aikaa, plus auttaa pitämään salaisuus piilossa mahdollisimman pitkään, tilaamalla nouto tai toimitus asetettu sen jälkeen, kun kunniavieras saapuu.

lähetä kutsuja.

digitaaliset kutsut ovat huomaamattomimpia ja helpoimpia piilottaa. Paperiton Post ja Evite tarjoavat ilmaiseksi muokattavissa malleja sekä RSVP ominaisuuksia ja vieras päivitykset. Lähetä kutsut kuukaudesta kahteen viikkoon etuajassa ja kerää vastaukset viikkoa etukäteen.

varmista, että ilmoitat selvästi, että kyseessä on yllätysjuhla, lisäämällä ”yllätysjuhla” eviten aiheriville ja viestin pääotsikkoon. Sisällytä pysäköinti-ja sisäänpääsyohjeet niille, jotka haluavat hypätä ulos ja yllättää vieraat. Ja ne, jotka saapuvat myöhemmin, pyydä heitä odottamaan 15 minuuttia suunnitellun kunniavieraan saapumisajan jälkeen, jotta he eivät kävele sisään yllätyksen aikana. Tämä on toinen kerta, kun ottaa jonkinlainen viestintäväline tai sovellus tulee kätevä. Et halua olla kykenemätön kommunikoimaan vieraiden kanssa, jos jokin menee pieleen (eli kunniavieras on myöhässä) viime hetkellä.

Iron out the decoy plan.

voit yllättää kunniavieraan juhlapäivänä tekemällä harhautussuunnitelman. Harhautussuunnitelma on se, mitä kunniavieras luulee menevänsä tekemään. Toiminnan tulisi vaatia heitä pukeutumaan yllätysjuhliin sopivalla tavalla, jotta he eivät jää kiinni yli/alipukeutumisesta ja nolostu asustaan. Tarvitset pisteen henkilö luoda houkutuslintu suunnitelma heidän kanssaan, järjestää kuljetus, ja aikaa kaiken ulos.

valmista ruoka ja juoma.

jos juhlat on katettu, Jaa tekemäsi pohjapiirros kokin kanssa ja päätä juhlahenkilökunnan saapumisajat. Jos olet tuomassa omia virvokkeita, osta hylly tai jääkaapin vakiotuotteet 3-5 päivää etukäteen. Tilaa mahdolliset leivonnaiset edeltävälle päivälle tai aamulle.

tee soittolista.

käytä Spotifya tai muuta vastaavaa musiikkisovellusta keksiäksesi soittolistan rennoista biteistä, klassisesta jazzista tai top 40-hiteistä, joita kunniavieras mielellään asettaa juhlien sävyyn. Mitä nopeammin ja intensiivisemmin musiikki soi, sitä enemmän tulee biletunnelmaa. Mitä hitaampi, rennompi musiikki, sitä rennompi fiilis. Rennompi musiikki sopii useimpien yllätysjuhlien sävyyn, joten jos et ole varma, mitä tehdä, oletus tälle vaihtoehdolle. Ainahan sitä voi sekoittaa. Se, mikä käy järkeen yllätysosuuden aikana, ei välttämättä käy järkeen myöhemmin illalla.

hahmottele paljastus.

kysy itseltäsi nämä tärkeät kysymykset suuren paljastuksen suunnittelemiseksi:

• Haluatko, että kaikki odottavat pimeässä ja sytyttävät valot?
• Haluatko, että osallistujat ponnahtavat esiin/ulos huonekalujen takaa?

jos pidät virtuaaliset yllätysjuhlat, pyydä kaikkia jättämään kokoustunnukset tyhjiksi tai vaihtamaan ne sopivaan juhlatervehdykseen. Käske heidän sammuttaa kameransa. Kutsu sitten kunniavieras kokoukseen tai jos olet fyysisesti läsnä, astu kokoukseen etukäteen, laita mikrofoni päälle, jotta ihmiset kuulevat tulosi, ja avaa näyttö, jotta kunniavieras näkee kaikki.

henkilökohtaisiin yllätyksiin voi haluta myös ammattikuvaajan ikuistamaan hetken. Tai lisätä joitakin hauskoja osapuoli rekvisiitta kuten pahvilasit, streamer otsanauhat, ja hehku-in-the-dark koruja.

Pikavinkit yleisiin yllätysjuhliin:

Suunnittele yllätysjuhlasi nämä avainajatukset mielessäsi niin, että onnistut missä tahansa juhlassa.

1. Virtual surprise party.
   • Vaihda kaikki taustasi valokuviin kunniavieraasta tai hänen kanssaan.
   • käytä kirkasvärisiä rekvisiittoja, kuten peruukkeja, syntymäpäiväkynttilöitä ja ilmapalloja, jotta puhelu muistuttaisi enemmän juhlia ja vähemmän työkokousta.

1. yllätyssynttärit.
   • kauppaa väsyneen ”we forgotten your birthday” – kappaleen peittelyyn vankkoja alibeja, jotka selittävät, miksi ”et pysty juhlimaan” tänä vuonna, jotta yllätys toimisi kenenkään tunteita loukkaamatta.
   • kerro vieraille, että heidän läsnäolonsa on lahja ja että lisäesineet ovat valinnaisia.

1. yllätyshäät seremonia ja / tai vastaanotto.
   • harkitse kertomista vanhemmillesi, jotta heillä on aikaa henkisesti ja fyysisesti valmistautua, mutta älä kerro kenellekään muulle.
   • teeskentele järjestäväsi juhlat tiukalla aika-ja pukukoodilla pitääksesi ne yllätyksenä.

1. Yllätysehdotus ja kihlajaisillallinen.
   • valitse kosintapaikan läheisyydestä paikka, jotta yllätysillallinen sujuisi mukavammin.
   • jos haluat todella yllättää heidät, älä mene epätavalliseen paikkaan – pitäydy sen sijaan suosikkitreffiyöpaikoissasi.

1. yllätysjuhlat.
   • valmista kotisi etukäteen heidän lempiruoistaan, viihteestään ja tarvikkeistaan.
   • harkitse vieraslistasi rajoittamista, sillä tapahtuma on todennäköisesti henkisesti ja sosiaalisesti positiivinen, mutta myös kuluttava.

1. Yllätysvauvajuhlat.
   • vastustetaan perinteitä ja luovutaan vieraslistan rajoittamisesta naisiin, vain jotta kunniavieras karistettaisiin.
   • valitse paikka, jossa voit helposti näyttää ja avata lahjoja, koska ne saattavat olla suuria (ajatella kämppiä ja rattaita).

1. yllätysjuhlat.
   • pyydä kaikkia allekirjoittamaan kortti, muistikirja tai valokuva-albumi, jossa on heidän nimensä ja hyvää-toivotukset täydellisestä tunteellisesta lahjasta.
   • älä järjestä juhlia kolmen päivän sisällä muutostaan, sillä he todennäköisesti stressaantuvat viime hetken pakkaamisesta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä yllätysjuhlista:

nyt osaat suunnitella yllätysjuhlat!

juhlasuunnittelun perusasioiden, kuten teeman, sisustuksen ja juhlapaikan valitsemisen lisäksi yllätysjuhlat vaativat sinua ajattelemaan laatikon ulkopuolelta ja keksimään luovia elementtejä, jotka tekevät juhlasta erityisen. Yhdistä nämä askel askeleelta ohjeet ultimate party planning checklist suunnitella seuraava yllätys puolue kuin ammattilainen.

seuraavaksi tsekkaa nämä uniikit tapahtumien sisustus-ja muotoilutrendit, joilla voit paketoida yllätysjuhlasi vielä pidemmälle.