Miten lähettää täydellinen ystävällinen muistutus sähköpostitse (olematta ärsyttävää)

tietäen miten kirjoittaa ystävällinen muistutus sähköposti on yksi parhaista työkaluista on tehokas aikaa. Se on täydellinen tönäisemään ihmisiä tulevista tapaamisista, maksamatta jääneistä maksuista, työhakemuksista, tärkeistä tapahtumista ja muusta.

mutta ollakseen ystävällinen ja avulias, kärsimättömän ja päällekäyvän sijaan on laskeuduttava oikeaan sävyyn ja ajoitukseen.

jos molemmat osuvat kohdalleen, voi sähköpostimuistutus olla oikeasti helpotus vastaanottajille, kun viikko ruuhkautuu. Kukaan ei halua myöhästyä määräajoista tai siirtää tapaamisia. Mutta koska 31 prosenttia ihmisistä sanoo, että paras työpäivä olisi päivä vastaamatta sähköposteihin, viestit väistämättä katoavat tai unohtuvat.

jokaisessa muistutuksessa vastaanottajan tulee tietää tarkalleen, mitä varten sähköposti on, mitä heidän tulee tehdä ja mihin mennessä. Hyvin kirjoitettu muistutus vähentää myöhästyneiden tapaamisten ja määräaikojen määrää. Se tekee sinusta myös ennakoivan ja ammattimaisen, olematta päällekäyvä. Näin se tehdään.

ystävällisen Muistutussähköpostin kirjoittaminen

ystävälliset muistutussähköpostit on parasta lähettää, kun jotain tärkeää on tulossa tai kun määräaika on kulunut umpeen. Muistutus sähköpostit ovat ihanteellisia:

• tulevien kokousten tai tapahtumien huomioiminen.
• laskujen tai maksujen seuranta.
• muistuttaa ihmisiä myöhästyneistä määräajoista.
• Yhteyden ottaminen projektista.
• päällimmäisenä mielessä työnhaussa ja työhaastattelussa.

tarkoituksesta riippumatta tärkeintä on pitää mielessä sähköpostin sävy ja ajoitus.

jokaisen ystävällisen muistutussähköpostin sävyn tulisi olla kohtelias ja ammattimainen, mutta kiireellinen ja asiallinen. Jonkun töniminen myöhästyneestä määräajasta vaatii erilaisen sävyn kuin kollegan muistuttaminen siitä, milloin on tarkoitus kokoontua kahville. Jos tilanne vaatii välittömiä toimia, kuten myöhästynyt määräaika, voit käyttää kieltä, joka on asiaan, mutta ystävällinen ja ymmärtäväinen.

sanojen ”Action Required”, ”Request” tai ”Reminder” lisääminen aiheriville kiinnittää huomion välittömästi ja voi käynnistää vastaanottajan toimintaan. Vaikka aktiivista kieltä pidetään hyvänä muotona, koko aiherivin kapitalisoiminen ei yleensä ole. Kaikki caps voi törmännyt aggressiivinen ja paikallaan, varsinkin jos loput viestisi on ystävällinen ja keskusteleva.

jos haluat satunnaisempia muistutuksia, Valitse sanat, jotka ovat aktiivisia mutta vähemmän kiireellisiä. Aiherivit, jotka sisältävät lauseita, kuten ”seuranta”,” sisäänkirjautuminen ”tai” seuraavat vaiheet”, ovat tehokkaita näissä tilanteissa.

sävy on vain yksi osa ystävällistä sähköpostimuistutusta. Sinun täytyy myös saada ajoitus juuri oikea. Ei ole yksi paras aika jokaiseen tilanteeseen, mutta nämä ovat yleisimpiä aikavälejä kunkin muistutus sähköpostia.

• tuleva kokous: yhdestä kahteen päivää etuajassa. Anna kokoukseen osallistuville ihmisille muutaman päivän läpimenoaika, sillä heillä voi olla asioita valmisteltavana etukäteen.
• tuleva tapahtuma: kolme-14 päivää ennen tapahtumaa. Haluat ehkä lähettää useita muistutuksia, jotka johtavat tapahtumaan innostuksen lisäämiseksi ja varmista, että kaikki ovat selvillä ajoituksesta ja aikataulutuksesta.
• tuleva määräaika: vaihtelee projekteittain. Anna ihmisille enemmän aikaa monimutkaiselle projektille ja lyhyempi aikaväli yksinkertaiselle tehtävälle.
• erääntynyt maksu tai määräaika: yksi päivä eräpäivän jälkeen. Haluat muistuttaa ihmisiä, kun se on päällimmäisenä mielessä ja näyttää, että odotat heidän ryhtyvän toimiin.
• työhakemus: Muse suosittelee odottamaan viidestä kymmeneen arkipäivää ennen jatkotoimia. Jos joku suositteli sinua tehtävään, kysy heiltä tietoa ennen kuin otat yhteyttä HR-tiimiin tai rekrytointipäällikköön. Tämä voi tuntua pitkältä ajalta, mutta todettiinkin, että 44 prosenttia kuulee työnantajilta parin viikon sisällä hakemisesta ja vain 37 prosenttia kuulee takaisin viikon sisällä.
• Työhaastattelu: jos haastattelu sattuu ajoittumaan muutaman viikon päähän, on parasta ilmoittautua jo edellisenä päivänä varmistaaksesi, että aika toimii vielä kaikilla mukana olevilla. Jos jonkun piti ottaa sinuun yhteyttä työhaastattelun jälkeen, esimiesten palkkaaminen kehottaa odottamaan sovitun aikajanan jälkeen muistutussähköpostin lähettämistä. Eikö vieläkään mitään? Odota viidestä seitsemään päivää ennen kuin osut ” lähetä.”

nyt kun tiedät täydellinen aika lähettää jokainen muistutus sähköpostitse, on aika selvittää, mitä sisällyttää niin kuulostat ystävällinen ja saada nopea vastaus takaisin.

ystävällisen Muistutussähköpostin lähettäminen

kaikkien ystävällisten muistutussähköpostien tulee olla selkeitä, ystävällisiä ja asiallisia. Haluat olla tarpeeksi kohtelias rohkaistaksesi ihmisiä toimimaan, mutta et niin passiivinen, että ihmiset sivuuttaisivat viestisi. Paras sähköposti muistutuksia on viisi ydinelementtiä.

Asiarivi

Ytimekkäillä asiariveillä pääsee pitkälle muistutusviestejä lähetettäessä. Vastaanottajan pitäisi tietää, miksi lähetät muistutuksen ja tuntea tarvetta toimia. Myyjät tietävät tämän paremmin kuin kukaan, joten miksi ei ottaa kärki tai kaksi näistä tarttuva myynti sähköpostin aihe linjat? Pääajatuksena on pitää aiherivi lyhyenä ja lisätä kiireellisyys niin, että vastaanottaja tietää sen olevan aikaherkkä.

Tervehdys

tervehdys asettaa sävyn sähköpostisi vartalolle, joten älä hyppää sen yli.

• koska tämän sähköpostin tarkoituksena on olla ystävällinen, käytä rennompaa tervehdystä, kuten ”Hei siellä, Danielle” tai ”Hei, Jonathan.”
• jos yritykselläsi on tapana käyttää muodollisempaa kieltä, aloita ” Hello, Kate.”
• ”rakas” – sanan alku on yleensä liian muodollinen ystävälliselle sähköpostimuistutukselle, mutta pidä siitä kiinni, jos se on yrityksesi oletustervehdys.

Konteksti

sähköpostisi runko on se, jossa kerrot vastaanottajalle, miksi lähetät sähköpostia. Tässä annat kontekstin projektista, määräajasta, maksusta, kokouksesta tai mistä tahansa tilanteesta, joka tarvitsee tönäisyn. Sisällytä tietyt nimet ja päivämäärät, jos se auttaa selkeyttämään viestiäsi, ja mainitse tuore makupala henkilöstä tai yrityksestä. Tässä muutamia esimerkkejä siitä, miltä tämä osio voi näyttää:

• kun kuun loppu (ja vuosineljännes) lähestyy nopeasti, haluaisimme saada kaikki laskut mahdollisimman pian.
• kirjoitan vielä artikkelia, Huippuyrittäjyysvinkkejä uusille perustajille, ja ottaisin mielelläni ajatuksiasi mukaan teokseen. ABC-yhtiön tuoreen rahoituskierroksen ja kasvun myötä olet suunnistanut kuluneen vuoden niin hyvin.
• kirjaudun sisään muistuttaakseni tulevasta Q4-Sisällönsuunnittelukokouksesta, joka on määrä pitää tänä keskiviikkona 1. elokuuta kello 14. Odotan aloittavasi sen analytiikkaraportillasi.
• kun valmistaudut esitykseen, muista lähettää diat, jotka haluat sisällyttää päivän loppuun mennessä maanantaina 30.heinäkuuta. Toimiiko tämä vielä?

pyyntö

kun olet asettanut vaiheen antamalla asiayhteyden, on aika liu ’ uttaa muistutuksesi tai pyyntösi. Älä innostu liikaa, tai saatat menettää vastaanottajan huomion. Jos haluat välittömän vastauksen, on hyödyllistä paketoida pyyntösi kysymyksellä, joka kannustaa ihmisiä ryhtymään toimiin heti.

• Lähetä lasku kaikista töistä viimeisimmästä sopimuksestamme osoitteeseen [email protected] ja kerro minulle. Jos sinulla on kysyttävää, voit ottaa minuun yhteyttä numerossa (222) 222-2222.
• jos haluat lähettää sitaatin artikkeliin, kerro vastauksesi seuraavaan kysymykseen ja selitä perustelusi. Minkä vinkin antaisit uusille yrittäjille, jotta he onnistuisivat hoitamaan yrityksensä tänä vuonna?

kuittaus

olet esittänyt pääkohtasi ja pyyntösi, joten on aika kuitata ystävällisellä lopetuksella.

• Kiitos, että otitte aikaa asian läpikäymiseen.
• kiitos tämän projektin priorisoinnista.
• arvostan vaivannäköänne tämän ehdotuksen viimeistelyssä.
• odotan kuulevani teistä.

Muista liittää mukaan päättävä kuittaus, joka noudattaa samaa sävyä kuin muu sähköpostisi.

• kaikki parhaat
• vilpittömästi
• Kiitos jälleen
• terveisin
• Kiitos

paketoi sähköpostiin etunimi ystävälliseen sävyyn tai koko nimi muodollisempaan sävyyn. Jos tarvitset lisäyhteyttä, liitä mukaan työnimikkeesi, yrityksen nimi tai yhteystietosi nimesi jälkeen.

Ystävällinen Muistutuspostimalli

ensimmäisten muistutusten laatiminen voi olla pelottavaa. Onneksi, tämä muistutus sähköpostin malli on helppo täyttää tyhjät ja lähettää pois hyvin muotoiltu viesti. Voit myös helposti muokata tätä mallia tarpeisiisi.

jos haluat käyttää mallia, kopioi ja liitä teksti ja täytä tyhjät kohdat kopiollasi. Muista lukea lopullinen versio ennen sen lähettämistä varmistaaksesi oikean kieliopin ja virtauksen.

Hei,

Kiitos .

the is prepping for the this coming , at . Olemme innoissamme kuullessamme ideoitasi . Jotta kaikki sujuisi hyvin, pyydän kaikkia käymään .

arvostan .

kaikki parhaat,

Friendly Reminder Email Example

Here ’ s what the above template looks like when filled in. Muista sisällyttää erityisiä pyyntöjä, aikajanoja tai päivämääriä, jotta ei ole epäselvyyttä siitä, mitä tarvitset henkilön tekemään ja milloin.

Hei Jack,

toivottavasti viikkosi sujuu hyvin.

toimitus valmistautuu tulevana torstaina, 26.elokuuta klo 11 ET. Olemme innoissamme kuullessamme ideoitanne markkinointimme ja toimituksellisen panoksemme yhdistämisestä vuosilomakampanjaan.

jotta kaikki sujuisi sujuvasti, pyydän kaikkia mukana olleita toimittamaan esityksensä diat maanantaihin 23.8. klo 17 ET. Jos teillä on kysyttävää, lähettäkää ne minulle.

arvostan aikaanne täällä ja odotan innolla kuulevani ideoitanne.

kaikki parhaat,

Katrina

kun lähettää sähköpostinsa pois, ei muuta kuin odottamaan vastausta. Hankalinta on tietää, lähetetäänkö ylimääräinen seurantasähköposti.

vaikka on turhauttavaa joutua lähettämään toinen tai kolmas muistutussähköposti, muista, että ihmisillä on paljon meneillään. Sinnittele pari päivää ennen kuin lähetät uuden viestin. Jos se on kiireellistä, voit seurata nopeammin—vain varmista pitää ystävällinen, kärsivällinen sävy. Ihmiset ovat vastaanottavaisempia pyynnöllesi ja arvostavat muistilappua, joka on juuri sitä, mistä muistutussähköposteissa on kyse.