Miten kirjoittaa tehokkaita menettelyjä

jos haluat kirjoittaa tehokkaita menettelyjä, on olemassa joitakin erityisiä suunnittelutoimia, jotka johtavat parempiin ja hyödyllisempiin menettelyihin.

the Three Step Procedure Writing Process

periaatteessa neuvoni tehokkaiden menettelyjen kirjoittamiseen on sama neuvo, jonka antaisin kaikille, jotka ottavat vastaan minkä tahansa kirjoitusprojektin — Collegen termipaperista romaaniin, liikekirje, tai menettely; Craft kirjallisesti projekti työskentelemällä prosessi, joka sisältää kolme vaihetta: suunnitelma-luonnos-tarkistaa.

laaja tutkimus on osoittanut, että kaikenlaiset kirjoitusprojektit ovat yleensä onnistuneita, kun kirjoittajat käyttävät prosessin lähestymistapaa ja harjoittavat jonkinlaista toimintaa kaikista näistä kolmesta vaiheesta. Toiminnan ei aina tarvitse olla samanlaista — sen pitäisi sopia kirjoitusprojektin tyyppiin ja kirjoittajan henkilökohtaisiin mieltymyksiin. Mutta on selvää, että menestyneet kirjoittajat tekevät jonkinlaista suunnittelutoimintaa ennen kuin he luonnostelevat teoksensa, ja sitten he ryhtyvät revisiotoimintaan.

tässä artikkelissa käydään läpi prosessin ensimmäinen vaihe — suunnittelu. Yleisesti ottaen suunnittelu koostuu sellaisista toiminnoista kuin tutkimus, aivoriihi, diagrammaus/hahmottelu, pohdinta ja vapaa-kirjoittaminen (tajunnanvirtakirjoittaminen ideasukupolvena tai reflektiotoimintana). Jos haluat kirjoittaa tehokkaita menettelyjä, on joitakin erityisiä suunnittelutoimia, jotka johtavat parempaan, hyödyllisempään menettelyyn.

hyvän menettelyn suunnittelu tarkoittaa prosessin ymmärtämistä

tehokkaiden menettelyjen kirjoittamisen keskeinen suunnittelutoiminto on prosessin dokumentoinnin ymmärtäminen. Se alkaa tutkimuksella, toisin sanoen tiedon keräämisellä. Tämä sisältäisi asioita, kuten haastattelemalla prosessien omistajia ja prosessin tekijöitä. Teknisessä kirjallisuudessa he ovat Aiheasiantuntijoita. He ovat niitä, jotka tietävät ja ymmärtävät prosessin, ja suuren osan tiedosta pitäisi tulla heiltä.

kaiken tiedon ei kuitenkaan pitäisi tulla suoraan prosessiin osallistuneilta. Toinen keskeinen tietolähde olisi tutkia nykyisiä ja vanhentuneita asiakirjoja, jotka liittyvät prosessiin (Vanhat menettelyt, niihin liittyvät menettelyt muilla organisaation alueilla, tuotespesifikaatiot, asiakkaiden vaatimukset jne.). Sieltä löydät keskeiset tiedot prosessista, joka on säilytettävä tai ehkä jopa palautettava.

tutkimusta tulisi tehdä myös organisaation ulkopuolella. Onko asiantuntijoilta tai alan johtajilta saatavissa tietoa prosessiin tai siihen liittyvään toimintaan liittyvistä parhaista käytännöistä? Parhaiden käytäntöjen oppimisen ja sisällyttämisen (joita muokataan tarpeen mukaan, jotta ne sopisivat parhaiten ainutlaatuiseen organisaatioon) pitäisi olla keskeinen tavoite minkä tahansa prosessin dokumentoinnissa, mutta tällaisen tiedon löytäminen ja sisällyttäminen vaatii ponnistelua.

Opi prosessin onnistumisen attribuutteja

kun työskentelet prosessin ymmärtämiseksi, varmista, että tunnistat ja ymmärrät prosessin keskeiset näkökohdat.

This includes the following:

Inputs: Who are the suppliers (external or internal)? Mitkä ovat syötteet ja missä muodossa (esimerkiksi) niiden pitäisi olla? Onko olemassa kriittisiä polkuja ja ajoitusta, jotka ovat ratkaisevia syötteiden vastaanottamisessa? Kun työskentelet ymmärtämään prosessia, varmista, että tunnistat ja ymmärrät prosessin keskeiset näkökohdat.

toiminnot: mitkä ovat ne keskeiset toiminnot, jotka on suoritettava, jotta panokset voidaan muuttaa tarvittaviksi tuotoksiksi? Mitkä ovat aikajanat ja kronologiset osatekijät? Ketkä ovat avainpelaajia? Yritä tunnistaa liiallinen jäte tai inventaario ja tarpeettomat viivästykset; mitkä voisivat olla mahdollisia ratkaisuja näihin prosessikysymyksiin?

lähdöt: mikä on prosessin perimmäinen piste? Keitä ovat asiakkaat (ulkoiset tai sisäiset)? Mitkä ovat tuotosten vaatimukset? Mitkä tuotoksiin liittyvät kriteerit voivat auttaa määrittämään, onko prosessi onnistunut ja / tai hallinnassa?

tavoitteet ja tavoitteet: päämäärät ja tavoitteet auttavat määrittämään, onko prosessi tehokas ja tehokas. Ballistiset prosessit jatkuvat ja jatkuvat ilman minkäänlaista pohdintaa tai huomiota siihen, kuinka hyvin prosessi toimii. Kukaan ei tiedä, saavutetaanko prosessissa tavoitteita. Näinkö haluat yrityksesi tai osastosi toimivan? Kontrolloiduilla prosesseilla on selkeästi määritellyt tavoitteet, tavoitteisiin liittyvät mittaukset sekä suoritus-ja parannustoimien säännölliset katsaukset. Tutkimuksen pitäisi auttaa tavoitteiden määrittelyssä oppimalla prosessivalmiuksia ja oppimalla, miten hyvin alan johtajat suoriutuvat näillä aloilla (bench-marking).

viestintä: hyödyllisen, mielekkään viestinnän puute on vakava ongelma monissa organisaatioissa, ja ehkä se on yksi suurimmista menestyksen esteistä. Ne meistä, jotka työskentelevät järjestöissä, näkevät sen koko ajan.: Myynti ei tiedä, mitä markkinointi tekee, tuotanto ei tiedä, mitä tuotesuunnittelu tekee, ja päinvastoin. Tämä kommunikaation puute johtaa kalliiseen tuhlaukseen ja uudelleenkäsittelyyn sekä hyvin tuottamattomaan viime hetken sekoittamiseen. Tarvittavan viestinnän tunnistaminen ja sen rakentaminen prosessiin voi johtaa merkittäviin parannuksiin tällä alalla.

Kirjoita tehokkaat menettelyt

kun tiedonkeruu on valmis, käyttämällä työkaluja, kuten prosessikarttoja, vuokaavioita, hahmotelmia ja arvovirtoja, voidaan esittää tieto mielekkäässä muodossa, joka valaisee prosessia, tuotetta ja/tai tiedonkulkua. Sillä ei ole oikeastaan väliä, mitä menetelmää käytetään, kunhan se on hyödyllinen ja mielekäs niille, jotka johtavat ja toteuttavat dokumentointiprosessia (kirjoittaminen).

joten jos olet aloittamassa minkäänlaista kirjoitusprojektia, mukaan lukien jonkin toimenpiteen kirjoittaminen, ja ensimmäiseksi istut näppäimistön ääreen aloittaaksesi asiakirjan kirjoittamisen, teet vakavan virheen. Dokumentin luomisen pitäisi lähteä luontevasti siitä, mitä on oppinut suunnitteluvaiheessa. Hyppäämällä suoraan laatimiseen lähes varmistaa, että kirjoitusprojekti ei tule onnistumaan.