jossain vaiheessa uraasi olet missannut sähköpostin, joka sinun olisi pitänyt saada. Ehkä se oli RFP odotit, lasku olit etsinyt, tai yksinkertaisesti Hei alan kollega.
todennäköisesti löysit tämän viestin myöhemmin roskakansiosta, karanteenista, tai mikä pahinta, et nähnyt viestiä lainkaan. Ei vain se turhauttavaa kaipaamaan näitä sähköposteja,mutta se voi myös vaikuttaa yrityksesi tulokseen.
me saadaan se. Voi olla noloa, kun tajuaa, ettei ole koskaan vastannut kollegalle, ja on musertavaa menettää arvokas bisnesmahdollisuus, koska ei itse asiassa nähnyt muistiota.
tässä oivalluksessa kerromme, miten ja miksi sähköpostiohjelma tai ISP (eli Outlook) suodattaa sähköposteja ja miten se pitää yrityksemme turvassa. Keskustelemme myös tärkeimmistä syistä, että sähköpostit on merkitty roskapostiksi ja vaiheet sinä ja IT-tiimi voi tehdä lisätä todennäköisyyttä tärkeitä sähköposteja näy ensisijainen postilaatikkoon.
mutta tieto on valtaa, ja haluamme näyttää, mitä muut organisaatiot tekevät suojautuakseen paremmin kyberhyökkäyksiltä sähköpostin välityksellä, jotta voit ryhtyä vastaaviin toimiin yrityksesi turvaamiseksi.
miten sähköpostin suodatus toimii
Roskapostifakta: 91% kyberrikoksista alkaa sähköpostilla.
tämä asia, jota kutsumme roskapostiksi, pyytämättömäksi ja ei-toivotuksi roskapostiksi, muodostaa yli neljänneksen kaikesta sähköpostiliikenteestä. On siis tärkeää, että Internet-palveluntarjoajalla on käytössään työkalut, joilla roskapostit pysyvät kurissa. ISP haluaa pitää yrityksesi turvassa ja postilaatikot mahdollisimman roskapostivapaina.
jokainen sähköpostiisi saapuva sähköposti käy läpi suodatusprosessin, joka tarkistaa sen oikeutuksen ja mahdolliset haitalliset vihjeet. Jos sähköposti ei läpäise suodatusprosessia, se sijoitetaan yhteen kahdesta paikasta: roskakansioon tai karanteenikansioon, jos se on haitallinen.
vaikka vain yksi sadasta sähköpostista on pahansuopa, tarvitaan vain yksi lähettämään organisaatiosi vimmaan. Se on todella hyvä asia, että suurin osa näistä sähköpostit suodatetaan pois ennen kuin koskaan nähdä niitä!
ennen kuin pääset sähköpostiisi, jokaisen viestin on läpäistävä kolme eri kriteerien suodatinsarjaa Internet-palveluntarjoajasi kanssa. Nämä kriteerit ovat:
- sähköpostin elementit-sähköpostin todellinen sisältö arvioidaan sen määrittämiseksi, vaikuttaako jokin sähköpostin sisällä laittomalta tai haitalliselta.
- lähettäjän verkkotunnuksen Maine-pisteytys, jonka ISP antaa lähettäjän verkkotunnukselle, perustuu sellaisiin tekijöihin kuin roskapostin valitusnopeus ja pomppunopeus.
- sitoutumisesi viestiin – toimintasi tai toimettomuutesi sähköpostin kanssa osoittaa ISP: llesi, oletko tyytyväinen sähköpostin vastaanottamiseen.
sukelletaan syvemmälle näihin suodattimiin ja siihen, miten sähköpostien toimitettavuus vaikuttaa.
ylimmän syyn sähköpostit on merkitty roskapostiksi
sähköpostin elementeiksi.
jos löydät roskapostikansiostasi sähköpostin, jonka ei pitäisi olla siellä, se voi hyvinkin johtua siitä, että yksittäinen Sähköposti laukaisi yhden näistä yleisistä laukaisimista:
- sähköpostissa on liikaa kuvia.
- sähköpostissa käytetään roskapostin laukaisusanoja (Amazing, Peruuta milloin tahansa, onnittelut, takuu jne.).
- sähköposti ei sisällä fyysistä osoitetta.
- sähköpostissa on liikaa liitteitä.
tämä suodatustaso määrittää oleellisesti, onko sähköpostin sisältö haluttu vai ei-toivottu.
lähettäjän verkkotunnuksen Maine
jokainen IP-osoite on jokaisen ISP: n arvioima, joten jos kyseinen IP-osoite on merkitty roskapostin, petollisen toiminnan tai virusten vuoksi, kaikki kyseisen verkkotunnuksen sähköpostit merkitään myös.
lisäksi Internet-palveluntarjoajat tarkastelevat verkkotunnustason todennusta varmistaakseen, että sähköposti todella lähetetään keneltä se sanoo sen olevan lähetetty. Tämän tason tarkastelu ei katso sisältöä sähköpostin sisällä.
sitoutumisesi viestiin
ispit oppivat jatkuvasti toiminnastasi-miten toimit ja et ole vuorovaikutuksessa saamiesi sähköpostien kanssa. Oletko koskaan huomannut, että jos poistat välittömästi markkinointiviestejä yrityksestä, josta et ole kiinnostunut, lakkaat näkemästä niitä sähköposteja jonkin ajan kuluttua? Ne sähköpostit eivät ole kadonneet kuin tuhka tuuleen, ne ovat edelleen saada sinulle, mutta ISP on oppinut, että et halua niitä ja sijoitetaan ne roskakansioon.
tämän suodattimen yleisiä laukaisijoita ovat:
- roskapostin napsauttaminen viestissä postilaatikossa
- viestin avaaminen tai napsauttaminen
- Kuvien ottaminen käyttöön
- viestin välittäminen
mitä voit tehdä sähköpostin toimittamisen parantamiseksi
sähköpostin toimittamisen ensisijaiset tekijät perustuvat lähettäjän toimiin ja ISP-asetuksiin, mutta on kourallinen asioita, että sinä ja IT-tiimi voi tehdä parantaa sähköpostin toimitettavuus organisaatiossasi.
jos käytät Outlookia, tässä on muutamia vinkkejä, joilla voit varmistaa tulevaisuudessa toimitettavuuden lähettäjiltä, jotka on tällä hetkellä merkitty väärin.
- Napsauta luotetusta lähteestä roskapostikansiossa olevaa sähköpostia ”ei roskapostia” tai siirrä se Saapuneet-kansioon.
- lisää lähettäjän sähköpostiosoite yhteystietoihisi. Kyseisen lähettäjän sähköposteja ei pitäisi jatkossa merkitä roskapostiksi.
- lisää luotetut Lähettäjät ”Safe senders and domains” – listaan, jotta Outlook ei koskaan lähetä niistä sähköposteja roskapostisuodattimeesi.
- Kysy IT-osastoltasi, miten voit tarkastella karanteeniin lähetettyjä sähköposteja.
IT-osastosi pitäisi pystyä varmistamaan, että postilaatikkosi on asetettu oikein. Eri postilaatikot palvelevat erilaisia tarpeita ja ne tulisi räätälöidä vastaamaan näitä tarpeita.
varmistaaksesi, että saat jokaisen postilaatikkosi asetettua oikein, tässä muutama kysymys IT-tiimillesi:
- mikä on sähköpostivirran tarkoitus? Mitä liiketoimintaprosessia se tukee? Onko kyse tukilipuista, myynnistä, markkinoinnista?
- mikä palvelu tai palvelin lähettää sähköpostin?
- käytetäänkö postilaatikkoa viesteihin vastaamiseen, vai onko se vastaamaton osoite? Jaetaanko postilaatikko vai onko se vain yhdelle käyttäjälle? Vaaditaanko lupa?
- tarvitseeko verkkotunnuksen olla ”mail-enabled” asiakkaan ensisijaisessa sähköpostialustassa (so. exchange online)?
- kuka on postivirran tärkein yhteyspiste (varsinkin jos streamia isännöi kolmas osapuoli)?
sähköposti ei välttämättä koskaan ole täydellinen ja valitettavasti emme välttämättä pysty pitämään jokaista sähköpostia poissa turhista kansioista. Mutta toivottavasti, vinkkejä tässä artikkelissa auttaa sinua tekemään postilaatikot tehokkaampia, joten et menetä niitä todella tärkeitä sähköposteja!
Tarvitsetko apua sen varmistamisessa, että ISP on perustettu oikein? Puhu Lazorpoint asiantuntija tänään.