jokaisen projektin onnistuminen on määritelty eri tavalla, ja mitä tulee projektin onnistumisen mittaamiseen yleisesti, vesi on hieman hämärää. Koska projekteissa on paljon liikkuvia osia, vaiheita, palasia ja tavoitteita, projektin menestys voi muuttua koko projektin keston ajan. EOY 2020: lle valmistunut projekti on todennäköisesti hyvin erilainen kuin Q1 2021: ssä työstämäsi projekti. Tässä artikkelissa käsittelemme kokonaisideaa projektin onnistumisesta ja siitä, miten projektin onnistumista mitataan.
Projektinhallintalaitos määrittelee hankkeen onnistumisen yhdeksi määritelmäksi sen, että hanke on saatu päätökseen ”ajallaan, budjetissa ja tarkennettuna.”Tämä on hyvin tekninen määritelmä, joka ei välttämättä koske jokaista projektia, mutta tämän määritelmän osat voivat olla hyödyllisiä, kun ymmärretään, miten projektin onnistumista mitataan.
mutta ennen kuin voimme mitata hankkeen onnistumista, meidän on määriteltävä se itse. Se tarkoittaa, että sinun ja tiimisi on yhdistettävä ryhmänä ja miettiä, miltä projektin menestys näyttää sisäisessä ryhmässäsi. Keskittyykö se kampanjan tiukkoihin suoritusmittareihin ja kriteereihin? Määräytyykö se asiakaskyselyn tai asiakkaan NPS-pisteiden perusteella? Katsotaanpa katsomaan syitä, miksi määrittely hankkeen menestys on niin kriittinen.
projektin onnistumisen määrittelyn merkitys
kuten sanoin, sillä, onko ”hankkeen onnistumisen” määritelmä samanlainen kuin tekninen, on hyvin vähän merkitystä. Tärkeämpää on, että sinä ja tiimisi päätätte, mitä tapahtuu sisäisesti, ja dokumentoitte sen jonnekin. Voisit luoda otsikko mittaamiseen mittareita ja kriteerit menestys, tai voit luoda listan asioista, jotka on saavutettava hankkeen päästä ”menestys.”Kun olet määrittänyt, miltä projektin menestys näyttää sinulle ja tiimillesi, on paljon helpompi edetä. Seuraavassa on muutamia ensisijaisia syitä, miksi:
se auttaa lisäämään toveruuden tunnetta
jos joukkuetoverisi tai muut organisaatiossasi, kaikki ymmärtävät, mikä on menestysbarometri projektissa, he ovat motivoituneempia toteuttamaan sen. Kun projektille tai osaprojekteille ei ole selvää tavoitetta, menestystä on vaikea määritellä ja tiimin jäsenet voivat helposti masentua. Heidän on myös työskenneltävä yhdessä tämän yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi-tämä edistää todellista tiimihenkeä ja toveruuden tunnetta organisaatiossanne.
Metrics = gold
kun olet määritellyt projektin onnistumisen, sinulla on KPI: t ja mittarit. Nämä ovat kultaa joukkueellesi. Näin voit mitata tarkalleen, kuinka paljon edistystä olet tehnyt, missä sinun täytyy parantaa, ja kuinka paljon ylimääräistä työtä se vie päästä sinne. Jos tiedät tavoitteesi on $1m ARR ja olet $580K kolme kuukautta mennä, tiedät, että sinun täytyy potkia sitä korkeille vaihteille. Teemme parhaamme vahvojen mittareiden avulla tukeaksemme päätöksiämme ja projektivalintojamme.
jatkuva parantaminen
sanotaan, että et osu siihen ARR-tavoitteeseen, jonka olet itse asettanut. Ei se mitään. Et ollut” onnistunut ” perinteisesti vastaan projektin tavoitteita tällä kertaa, mutta voit hyödyntää oppimista, pivot, ja parantaa koko tulevan vuoden. Mittaamalla projektin onnistumista mitataan myös projektin epäonnistumista,joka on yhtä tärkeää tutkia. Epäonnistuminen ei ole lopullista.
projektin onnistuminen tikapuut ylös
määrittelysi projektin onnistumisesta tiimisi osalta todennäköisesti vaikuttaa siihen ajatukseen, että projekti onnistuisi esimiehillesi, johtoryhmällesi ja jopa muille tiimeille, joiden kanssa teet usein yhteistyötä. Projektin onnistumisen määrittäminen tiimillesi auttaa muita tiimejä ymmärtämään paremmin, miten he työskentelevät kanssasi, tekevät yhteistyötä ja miten he päätyvät määrittelemään myös projektin onnistumisen.
hankkeen onnistumisen mittaaminen
nyt kun olemme saaneet perustiedot hankkeen onnistumisen määritelmästä ja miksi on tärkeää määritellä se termi, katsotaanpa, miten voimme mitata hankkeen onnistumista kokonaisuudessaan. Kuten aiemmin mainittiin, hankkeen onnistuminen määritellään teknisesti sen tuloksena, että hanke on saatu päätökseen ”ajallaan, budjetissa ja määrittelyssä.”Mutta miten voimme mitata projektin onnistumista? Seuraavassa on muutamia tapoja tehdä niin.
saavutukset vs. TEKNISET TIEDOT
heti projektin päättymisen jälkeen on hyödyllistä ymmärtää, mitä olet saavuttanut tavoitteellisesti verrattuna sen projektin spesifikaatioihin, jonka olet asettanut valmiiksi. Tämä on, ehkä, ilmeisin oli mitata hankkeen onnistumista. Onko hankkeen päätavoitteet ja tavoitteet saavutettu? Tiesitkö, että tietyt vaatimukset olivat merkityksettömiä matkan varrella? Ymmärtäminen, missä tavoitteet seurata lopussa projektin vs. alussa on ratkaisevan tärkeää.
ymmärtääksesi, mitä olet saavuttanut projektin aikana, voit aina seurata askeleitasi sähköpostiesi kautta ja koota listan kaikista projektin osista. Jos käytät projektinhallintatyökalua, voit käydä projektin kotisivulla ja tarkastella kaikkia suoritettuja tehtäviä. Ihannetapauksessa jokainen tehtävä olisi jaettu pienempiin projekteihin, joten voit nähdä, missä tarkalleen olet suorittanut eniten työtä tai missä olet ehkä jäänyt merkki.
asiakas tai asiakastyytyväisyys
jos työskentelet tietyn asiakkaan projektissa, toinen tapa mitata projektin onnistumista on dekoodata vastaus, jonka saat asiakkaaltasi sen valmistuttua. Millaista palautetta he joutuivat jakamaan? Tyypillisesti asiakastyytyväisyys voidaan kerätä rennosti puhelulla, sähköpostitse tai kyselylomakkeella. Jos haluat mitata tyytyväisyyden kasvua tarkasti projektin alusta loppuun, varmista, että kartoitat myös asiakkaan ennen projektin alkua.
asiakastyytyväisyys taas on hyvä tapa mitata projektin onnistumista, jos projekti liittyy asiakaskokemukseen. Jos esimerkiksi rakennamme uutta ominaisuutta Hivessä, hyvä menestysbarometri on se, kuinka monta viestiä saamme uudesta ominaisuudesta tai jos NPS (net promoter score) kasvaa keskimäärin sen lanseerauksen jälkeen. Asiakkaat ovat yleensä hyvin rehellisiä kokemuksestaan, koska he pitävät palautetta tapana jatkuvasti parantaa tuotetta. Kuunnelkaa heitä!
projektiin käytetty aika kaiken kaikkiaan
yksi arvokkaimmista resursseista, joita sinulla on koko projektin elinkaaren ajan, on joukkuetovereiden aika. Varmistamalla, että voit tarkasti mitata, kuinka paljon aikaa olet käyttänyt projektiin, ja ihannetapauksessa verrata sitä aikaa, joka on käytetty aiemmissa vastaavissa projekteissa, on hyvä tapa mitata projektin onnistumista. Aika on rahaa.
on olemassa muutamia tapoja seurata aikaa-jos käytät projektinhallintaohjelmistoa, kuten Hive, sinulla on ajanseuranta ja aikahälyttimet ominaisuus suoraan työkalussa itsessään. Tämä on hyvä isommille tiimeille, jotka haluavat seurata projekteihin tai tehtäviin käytettyä aikaa. Toinen vaihtoehto on käyttää kevyempää työkalua, kuten Toggl, yksinkertaisempaan ajanseurantaan.
riippumatta siitä, mitä työkalua päädyt käyttämään, On suositeltavaa jakaa käytetty aika pienempiin osiin, jotta voit parhaiten ymmärtää, mihin aikasi on menossa. Kuinka paljon esimerkiksi käytit aikaa projektin suunnitteluvaiheeseen ja toteutukseen? Miten tämä vertautuu aiempiin hankkeisiin?
sisäinen kasvu ja tyytyväisyys projektiin
jos projekti, jonka parissa olet työskennellyt, on enemmän sisäinen ponnistus tai työntö, hyvä tapa mitata projektin onnistumista voisi olla työntekijöiden sisäisen kasvun ja tyytyväisyyden pohtiminen. Jos olet johtaja, mieluiten haluat antaa joukkuetovereillesi projekteja, jotka haastavat ja kiinnostavat heitä samanaikaisesti.
projektin valmistumishetkellä voit kartoittaa tiimin sisäisiä jäseniä niiden toteutumisesta — nauttivatko he projektin parissa työskentelystä? Tunsivatko he edistyneensä heille tärkeitä suurempia aloitteita vastaan? Saivatko he uusia taitoja? Työntekijöiden pitäminen innostuneina ja sitoutuneina on hienoa organisaation terveydelle yleisesti, joten tämä on suuri projektin onnistumisen mittausmittari harkittavaksi.
kaiken kaikkiaan projektin onnistumista mittaava prosessi ei ole yksinkertainen. Kun ajattelet menestyksen mittaamista projektin lopussa, sinun on otettava huomioon useita tekijöitä, ensisijaisesti aika, jonka olet sijoittanut ja jos olet saavuttanut tärkeimmät virstanpylväät, joihin olet ryhtynyt. Mutta muista, että projektin menestys ei ole aina mittarivetoista-se voi olla enemmän hämärä, kun se tulee yleiseen tyytyväisyyteen sisäisellä tai ulkoisella puolella.