viralliset sähköpostit ovat ratkaisevassa asemassa viestittäessä selkeästi ja virheettömästi tietoa liiketoiminnassamme, työelämässämme ja yksityiselämässämme. Niin, olitpa tiedustelevat mahdollisuus, kutsumalla joku tapahtuma, tai irtisanoutumisen työstä, tietäen miten kirjoittaa muodollinen sähköposti on olennainen taito sinun täytyy tietää.
tässä virallisen sähköpostin kirjoittamista koskevassa oppaassa prosessi jaetaan yksinkertaisiin vaiheisiin. Sitten, kuvaamme ihanteellinen muodollinen sähköpostin muodossa ja tarjota valikoiman muodollinen Sähköposti esimerkkejä, joita voit käyttää perustana kirjeenvaihto.
mikä on virallinen Sähköposti?
Virallinen Sähköposti on sähköposti, jonka lähetät tuntemattomalle henkilölle (tai ihmisryhmälle), tai tärkeä sähköposti, jonka lähetät esimiehellesi tai esimiehellesi.
virallisen sähköpostin kirjoittaminen muistuttaa muodollisen kirjeen kirjoittamista, jossa on sama rakenne, tervehdykset ja kuittaus. Niissä ei ole oikeinkirjoitus-ja kielioppivirheitä, ne on suunniteltu ja kirjoitettu selkeästi.
viralliset sähköpostit ovat kohteliaita, ammattimaisia ja menevät suoraan asiaan. He keskittyvät 100-prosenttisesti lopputulokseen, eivätkä jätä tilaa virheille tai väärinkäsityksille.
joitakin esimerkkejä virallisista sähköposteista ovat:
- esittäytyminen tuntemattomalle ammattihenkilölle
- valituksen tekeminen
- irtisanoutuminen
- anteeksipyynnön esittäminen
saatat kysyä, miksi digitaalisessa maailmassa tarvitaan vielä virallisia sähköposteja?
monet organisaatiot ja yksilöt ovatkin siirtyneet viestimään vähemmän muodollisesti. Yhdysvaltalaistutkijat kuitenkin havaitsivat, että tämä voi aiheuttaa ongelmia työpaikoilla, mikä osaltaan lisää heidän kuvaamaansa kasvavaa ”inkiviliteettiriskiä”. Järjestöt, joissa yksilöt kommunikoivat muodollisesti, kohteliaasti ja kunnioittavasti, kokevat vähemmän konflikteja, he sanovat.
virallisilla sähköposteilla on vaikutusvaltaisia ystäviä. Plain English-kampanja on vaatinut selkeyttä viestintään vuodesta 1979. ”Muista, että ihmiset eivät todennäköisesti loukkaannu, jos olet liian muodollinen, mutta jotkut saattavat ajatella, että olet töykeä, jos olet liian epämuodollinen”, he neuvovat.
ratkaisu? ”Ajattele aina lukijaa.”
olemme samaa mieltä. Jos tunnet henkilön, jolle kirjoitat, sinulla on vapaus kirjoittaa vapaamuotoisemmin. Jos et tunne henkilöä tai lähettämäsi viesti on tärkeä, ole muodollinen.
olemme kirjoittaneet aiemminkin ammattimaisen viestinnän merkityksestä. Lisätietoja, tutustu opas siitä, miten kirjoittaa ammatillinen Sähköposti.
miksi kirjoittaa Virallinen Sähköposti?
”ihmisillä on taipumus uskoa, että he pystyvät kommunikoimaan sähköpostin välityksellä tehokkaammin kuin todellisuudessa pystyvät”, Yhdysvaltain Psykologiliiton tutkijat havaitsivat. Vuonna 2005 tehdyssä tutkimuksessa he tekivät sarjan kokeita ja totesivat, että tunteita ja sävyä on vaikea välittää sähköpostin välityksellä.
syy? Oman ”egosentrismimme” vuoksi emme pysty irrottautumaan omasta näkökulmastamme ja näkemään jonkun toisen näkökulmaa.
Yksinkertaisesti sanottuna väärinkäsityksiä syntyy helposti, jos olemme liian ystävällisiä tai epävirallisia sähköposteissamme. Äänensävykään ei välttämättä sovellu elintärkeiden tietojen välittämiseen.
viralliset sähköpostit poistavat väärinymmärryksen ja väärinesityksen mahdollisuuden. Kyse on noudattamalla oikea liiketoiminnan sähköposti etiketti.
virallisella sähköpostilla on selkeä tarkoitus ja se kohtelee lukijaa kunnioittavasti. Se on kirjoitettu normaalilla tavalla, joka kulkee rajojen ja kulttuurien yli.
muodollisten sähköpostien kirjoittaminen voi hyödyttää ketä tahansa liike-elämässä, myös johtajia, sanoo vaikutusvaltainen Forbesin kolumnisti Benjamin Laker. Sähköpostien pitäisi olla tunteita kunnioittavia ja empaattisesti lähetettyjä. Mikä tärkeintä, sähköpostisi kertoo paljon ”henkilöbrändistäsi”. Miten haluat tulla nähdyksi?
hyvin kirjoitettu Virallinen Sähköposti on kohtelias ja ammattimainen, kaksi voimakasta brändiominaisuutta, jotka parantavat brändiäsi ja lisäävät liiketoiminnan menestystä.
muodollinen sähköpostimuoto
suurten virallisten sähköpostien luominen on hyvin yksinkertaista. On vain viisi osaa täydellinen muodollinen business email muodossa:
- aihe
- Tervehdys
- Avauslinjat & keho
- sulkeminen
- kuittaus
jokainen kirjeenvaihto noudattaa samaa virallista sähköpostirakennetta, eli kun sen hallitsee, ei tarvitse koskaan muuttua.
virallisen sähköpostin asiarivi
liike – elämässä aika on rahaa, joten ole lyhyt.
aiherivin tulisi olla lyhyt ja helppotajuinen. Kerro lukijallesi tarkasti, mitä viestissä on. Ihanteellinen muodollinen sähköpostin aihe rivi on muutaman sanan: Esimerkiksi” lomapyyntö”,” kokouspyyntö ”tai” Asiakasvalitus”.
virallisen sähköpostin aiherivien ei pitäisi myöskään yrittää olla liian ystävällisiä tai hauskoja.
miten Virallinen Sähköposti aloitetaan
virallinen tapa aloittaa sähköposti on käyttää ”Dear”.
se voi tuntua vanhanaikaiselta tai oudolta, jos tuntee henkilön, mutta kyse on tiettyjen sääntöjen noudattamisesta, joita olemme käyttäneet sukupolvien ajan kommunikoidaksemme muodollisesti. Dear on virallinen sähköpostitervehdys, jota käytetään tänäkin päivänä.
jos tietää henkilön sukupuolen, voi käyttää niin sanottua kunniamerkkiä – Herra, Rouva jne. – mutta ehdotamme, että käyttäisit koko nimeä, jos sinulla on se. Tämä neuvo saattaa näyttää olevan ristiriidassa joidenkin vanhempien virallisen kirjoittamisen oppaiden kanssa, mutta se heijastaa laajempia muutoksia yhteiskunnassa.
jos haluat tietää, miten virallista sähköpostia ei saa avata, vältä ”Hyvä herra/rouva” tai tunkkaiselta kuulostavia kollektiivisia termejä, kuten ”kenelle se voi koskea”.
muodollinen sähköpostitervehdys ilman nimeä
Oletetaan, että olet huolissasi siitä, miten kirjoittaa Virallinen Sähköposti tietämättä nimeä. Siinä tapauksessa, voit käyttää ”Hyvä herra/rouva” sopiva korvike. Tämä lähestymistapa on käytännöllinen, liian, jos et tiedä, miten käsitellä virallista sähköpostia yritykselle.
päätettäessä virallisen sähköpostin aloittamisesta useille vastaanottajille on useita vaihtoehtoja. Voit esimerkiksi puhutella tiimiä (”rakas tiimi”), kollektiivia (”rakkaat kaikki”,” rakkaat kollegat”) tai tapahtumia (”tervehdykset”).
voit tarkistaa ohjeemme sähköpostin aloittamiseen.
virallisen sähköpostin avauslinjat
ei ole tavanomaista virallista sähköpostin avausta. Sen sijaan, sinun täytyy päättää, mikä on tarkoituksenmukaista viestintä ja asiayhteys.
jos ei tunne henkilöä (tai organisaatiota), jolle kirjoittaa, on kohteliasta esitellä itsensä. Jos kuitenkin tunnet henkilön, sinun ei tarvitse tehdä tätä ja voit hypätä suoraan viestisi lihaan.
alla on esimerkkejä useista virallisista sähköpostin avauslauseista. Jos tarvitset lisää sähköpostin intro-inspiraatiota, lue artikkelimme parhaista sähköpostin avauslinjoista.
kehotamme olemaan käyttämättä tyhjiä lauseita, kuten ”toivottavasti pärjäät hyvin” virallisessa sähköpostissa. Tällaiset lauseet ovat kliseitä, jotka eivät lisää viestiin mitään, ja niitä kannattaa välttää.
virallinen sähköpostielin
niin, olet kihlannut vastaanottajan ja esitellyt itsesi (tarvittaessa), nyt on aika päästä asiaan.
alla on muutamia esimerkkejä, mutta virallisen sähköpostiviestinnän tulee noudattaa Pyramidiperiaatetta. McKinseyn johtavan johtajan kehittämä Pyramidiperiaate sanoo, että sinun pitäisi aloittaa vastauksesta ensin ja jäsentää sen alla olevat tiedot argumenttisi tueksi.
virallisessa sähköpostissa vastaanottaja haluaa tietää, mistä viestissä on kyse ja miksi siitä pitäisi välittää. Kerro heille!
alla on muutamia esimerkkejä siitä, miten käsittelemme useita esimerkkejä. Kuvaamme myös, miten lopettaa virallisen sähköpostin, mukaan lukien yhteiset muodolliset sähköpostin loppulauseet.
Virallinen Sähköposti kuittaus
Virallinen Sähköposti päättyy käyttää tiettyä päätettä (tai valediction antaa sille sen virallisen nimen). Lukijat tuntevat (ja odottavat) muodollisia tapoja lopettaa Sähköposti.
useimmissa tapauksissa käytät virallista sähköpostia, joka päättyy ”terveisin”, jos tiedät henkilön nimen, jolle kirjoitat.
jos et (tai kirjoitat esimerkiksi jollekin ihmisryhmälle), lopetat yleensä virallisen sähköpostin sanoilla ”Yours faithly”.
on kuitenkin muutoksia siinä, miten sähköposti virallisesti lopetetaan. Esimerkkejä hyväksyttävistä muodollisista lopuista ovat ”vilpittömästi”,” Terveisin ”ja”parhain toivein”.
paras tapa lopettaa Virallinen Sähköposti riippuu henkilöstä, asiayhteydestä ja siitä, mitä viestität. Useimmissa tapauksissa, suosittelemme kiinni joko ”sinun vilpittömästi”, tai ”sinun uskollisesti”.
kamppailetko sopivan lopun löytämiseksi? Katso perusteellinen opas siitä, miten lopettaa sähköpostin.
formaalit sähköpostiesimerkit
yllä olevien kohtien havainnollistamiseksi olemme luoneet valikoiman formaaleja sähköpostikirjoitusesimerkkejä tilanteisiin, joita saatat kohdata.
vaikka voi olla hyödyllistä nähdä esimerkki virallisesta sähköpostista, emme suosittele, että leikkaat ja liität nämä ja käytät niitä itse. Sinun pitäisi räätälöidä jokainen Virallinen Sähköposti omiin olosuhteisiin. Käytä niitä sen sijaan olennaisena oppaana ymmärryksen lisäämiseen ennen kuin luot omia – tai käytät Flowriittia kirjoittaaksesi sähköpostisi puolestasi.
Formal introduction email
on useita syitä, joiden vuoksi saatat haluta esittäytyä virallisesti. Voit esimerkiksi tiedustella avoimesta työpaikasta, tutkimusmahdollisuudesta tai ottaa yhteyttä johonkuhun, jolta haluat kysyä neuvoa. Jos olet kamppailee miten esitellä itsesi sähköpostitse virallisesti, tämä on sinua varten.
katso alla oleva virallinen esittelysähköpostinäyte esimerkistä.
olen kolmannen vuoden opiskelija Oxfordin yliopistossa. Pyydän pääsyä netin opetusohjelmiin. Minua kiehtoo kuunnella ja oppia sinulta ja uskon, että nämä resurssit tukisivat nykyisiä opintojani.
If you are willing to provide me access, please contact me here with the details. Odotan vastaustanne.
terveisin,
Sarah Thomas
Formal thank you email
erinomaisen palvelun tai tuen jälkeen on kohteliasta osoittaa arvostustaan, mutta kuinka kiittää sähköpostissa formaalissa?
tässä virallisessa kiitossähköpostinäytteessä osoitamme, miten rakentaa henkilökohtainen ja positiivinen vastaus, joka voidaan jakaa organisaation sisällä ja ulkoisesti muiden asiakkaiden tai asiakkaiden kanssa.
I want to thank you for the hospitality you showed during a recent stay at your property. Kumppanini ja minä nautimme fantastisesta tauosta ja haluamme ilmaista kiitollisuutemme teille ja henkilökunnallenne kaikesta kovasta työstänne.
please extend my warest regards to your staff. Palaamme mielellämme tulevaisuudessa.
terveisin,
Sarah Thomas
virallinen erosähköposti
kun irtisanoudut työstä, on tärkeää, että lähetät virallisen erosähköpostin. Irtisanoutuminen paitsi ilmoittaa työnantajallesi, että olet lähdössä, toimii myös todisteena eropäivästäsi.
virallinen sähköpostiero voi olla lyhyt-joissakin tapauksissa vain yksi rivi. Kuitenkin, kuten näette tässä virallisessa irtisanoutumispostin näyte, olemme ottaneet aikaa osoittaa kiitollisuutemme työnantajallemme.
kirjoitan ilmoittaakseni, että irtisanoudun markkinointipäällikön tehtävästä.
haluan kiittää mahdollisuudesta oppia ja kehittyä organisaatiossa, ja olen nauttinut ajastani täällä. Olen valmis tukemaan seuraajani nimittämistä.
voit ottaa minuun yhteyttä milloin tahansa keskustellaksesi tarjoamastani tuesta tai yksityiskohdista, joita saatat tarvita, jotta siirtyminen olisi mahdollisimman sujuvaa.
yours vilpittömästi,
Steve Welch
virallinen kutsuposti tapahtumaan
tässä on virallinen kutsupostinäyte, joka on lähetetty ryhmälle kollegoita. Jokaisessa virallisessa kutsusähköpostissa tulee olla selkeä aiherivi, kaikki tiedot tapahtumasta (mukaan lukien päivämäärä, kellonaika ja sijainti) ja miten ihmiset voivat vastata kutsuun.
tässä virallinen kutsuviesti liike-elämän iltatilaisuuteen.
haluan kutsua teidät tilaisuuteen, jonka pidämme Steve Welchille, Markkinointipäälliköllemme, joka lähtee 12.joulukuuta. Tapahtuma järjestetään 12. joulukuuta kello 19-12.
numeroita on rajoitetusti, ja vieraiden on vastattava kutsuun ennen tapahtumaa riittävän tilan ja virvokkeiden varmistamiseksi.
jos haluat osallistua, vastaa tähän sähköpostiin mahdollisista ravitsemusvaatimuksista. Jos et voi osallistua, kehotamme sinua lähettämään tukiviestisi Stevelle ennen kuin hän lähtee aloittamaan uutta rooliaan.
Regards,
Mandy Smith
virallinen valitussähköposti
jos olet saanut huonoa palvelua tai olet Pettynyt johonkin tuotteeseen, virallinen valitussähköposti voi lisätä tietoisuutta ongelmistasi. Virallisissa sähköposteissa on tärkeää kertoa faktat, mutta välttää liian tunteelliseksi tulemista.
tässä esimerkki virallisesta valitussähköpostista.
otan yhteyttä valittaakseni 12. syyskuuta saamastani palvelusta. Henkilökuntanne oli töykeä ja vaitonainen vierailuni aikana.
olen ollut palvelujesi pitkäaikainen käyttäjä ja pettynyt siihen, että tällä kertaa et täyttänyt tyypillisen korkeita standardejasi.
haluan pyytää muodollista anteeksipyyntöä ja saada tietää, mitä aiot tehdä välttääksesi tämän tulevaisuudessa.
Yours faithfully,
Steve Roberts
muodollinen anteeksipyyntöposti
muodollisen anteeksipyyntöpostin laatiminen voi olla haastavaa, mutta virheen myöntäminen on ratkaisevaa vahinkojen rajoittamisessa ja parisuhteen palauttamisessa.
tässä suorasanainen virallinen anteeksipyyntöpostinäyte yritykseltä valituksen tehneen asiakkaan käsittelyyn.
Nimeni on Ryan Davies, ja olen asiakaspalvelun edustaja XXX: ssä. haluan käyttää tilaisuutta hyväkseni ja pyytää virallisesti anteeksi palvelua, jonka sait 12.syyskuuta 2021.
valitettavasti emme tällä kertaa saavuttaneet korkeaa vaatimustasoamme. Olemme keskustelleet kaikkien mukana olevien tiimin jäsenten kanssa ja korostaneet asiakaspalvelun tärkeyttä. Haluan vakuuttaa teille, että tämä ei toistu.
voit ottaa minuun suoraan yhteyttä, jos haluat keskustella valituksestasi lisää. Olemme liittäneet kupongin £10: lle, jotta voit käyttää seuraavalla vierailullasi, osoittaaksemme arvostuksemme.
vilpittömästi,
Ryan Davies
Haluatko kirjoittaa parempia virallisia sähköposteja? Kokeile Flowriittia
virallisten sähköpostien kirjoittaminen on helppoa, jos seuraat prosessiamme. Tähän blogikirjoitukseen sisältyvät viralliset sähköpostimallit antavat oppaan, mutta ne on aina mukautettava ja päivitettävä vastaamaan erityisiä olosuhteitasi. On kuitenkin vielä helpompi tapa. Flowrite on tekoälyn kirjoitustyökalu, joka muuttaa lyhyet ohjeet valmiina lähetettäviksi sähköposteiksi ja viesteiksi. Jos sinulla on vielä vaikeuksia löytää oikeat sanat virallisen sähköpostin kirjoittamiseen, Flowrite voi auttaa sinua pääsemään alkuun ja tarjota inspiraatiota – tai jopa kirjoittaa koko sähköpostin sinulle napin painalluksella. Kuten näet alla olevasta esimerkistä, kaikki se vie on napin painalluksella.
Mietitkö vielä, miten lähettää virallisen sähköpostin? Toivottavasti ei. Seuraavan kerran kirjoitat virallista sähköpostia vain pitää nämä esimerkit mielessä ja voit kommunikoida luottavaisin mielin.