Aunque un correo electrónico de confirmación de reserva parece bastante sencillo, no lo es. En muchos casos, es su primera interacción con el invitado. Para ayudarlo a impresionar de inmediato, compilamos una lista de contenido profesional, completo y acogedor que puede ayudar a mejorar el correo electrónico de confirmación de su hotel.
Comience con un Agradecimiento
Decir gracias es hospitalario en cualquier idioma y, a menudo, es la mejor manera de iniciar un correo electrónico de confirmación. Ya sea hecho a mano o mediante automatización, la personalización es apreciada por la mayoría. Incluya el nombre del huésped. Dirígete a ellos personalmente. Y considerar el uso de lenguaje coloquial para que tu correo electrónico se lee como una persona, no una máquina. (Más información sobre personalización a continuación.)
También puede invitar a los invitados a conectarse con usted por teléfono, correo electrónico o aplicaciones de mensajería si tienen alguna pregunta o inquietud, y luego proporcionar esa información. Recuerde, esto es idealmente el comienzo de una relación larga y mutuamente gratificante.
Personalización
Los correos electrónicos y otras comunicaciones con los huéspedes se pueden personalizar aprovechando los datos de los huéspedes almacenados en la mayoría de los sistemas CRM. El uso de esos datos con un sistema de automatización de correo electrónico puede permitir que sus correos electrónicos personalizados se envíen inmediatamente después de la reserva.Sin embargo,
La personalización no se trata solo de ser agradable. Es efectivo. De hecho, según Campaign Monitor, los mensajes de correo electrónico personalizados mejoran las tasas de clics en un promedio del 14%.
Una forma de recopilar estos valiosos datos es mediante el uso de una plataforma como OpenKey. Una vez que el huésped se registra en la aplicación (la recopilación de información), OpenKey permite a los huéspedes registrarse desde cualquier lugar y acceder a sus habitaciones utilizando solo sus dispositivos móviles. Los huéspedes aprecian la comodidad y usted obtiene los datos que necesita, incluida la información de contacto, las preferencias y más.
Utilice la automatización
Como se mencionó anteriormente, automatizar su proceso de correo electrónico es una forma rápida y sencilla de enviar correos electrónicos de confirmación de reserva. Puede agilizar todo el proceso y darle a su equipo más tiempo para otras tareas. Si está comprando software de automatización de correo electrónico, hay muchas opciones disponibles, incluidas algunas específicas para la hospitalidad.
El artículo,» El poder de la automatización del correo electrónico», explica, «La automatización del correo electrónico» se puede utilizar en un amplio espectro de su estrategia de interacción; comunicarse con los huéspedes una vez que hayan realizado una reserva, compartir información con los huéspedes antes de su llegada, interactuar con los huéspedes una vez que hayan realizado el check-out, invitarlos a reservar nuevamente en el futuro o informarles de próximos eventos/actividades que puedan interesarles.»La clave del éxito de estos correos electrónicos, dicen, es» asegurarse de que cada correo electrónico esté segmentado de la manera correcta y que cada correo electrónico esté personalizado.»
Preferencias de los huéspedes
El mejor ejemplo de personalización en la industria hotelera es proporcionar a cada huésped la experiencia individual que prefiera. Para lograr esto, sin embargo, necesita alguna información. Tal vez tu correo electrónico de confirmación tenga un enlace a una encuesta en línea para que un invitado personalice su perfil. Considere la posibilidad de hacer preguntas sobre sus preferencias. ¿Suelen viajar por negocios o por placer? ¿Viajan con niños? ¿Les gusta una almohada extra? Hacer ejercicio? ¿Reservan servicios en el spa?
Armado con esta información, puede proporcionar a cada huésped la experiencia personalizada que no olvidará, y una que los traerá de vuelta una y otra vez. Algunos ejemplos incluyen:
- Si les gustan los tratamientos de spa, envíales ofertas de spa actuales.
- Si juegan al golf, ofrezca reservar un tee time.
- Para una pareja que celebra un aniversario, ofrézcales champán o fresas cubiertas de chocolate a su llegada.
- Para turistas, proporcione guías de destino para ciudades e información turística.
Cuanto más específica sea la experiencia u oferta, mejor. Los expertos en marketing te sugieren que enlaces a información específica de tu sitio web, como la página de servicios de negocios o la publicación de tu blog sobre las atracciones familiares locales. Estos correos electrónicos son oportunidades para invitar al cliente a ponerse en contacto con cualquier pregunta o solicitud especial que pueda tener.
Servicios y otras características
Los correos electrónicos de confirmación y previos a la llegada representan una gran oportunidad para generar ingresos adicionales al promocionar los servicios del hotel en los que los huéspedes podrían estar interesados.
Para una experiencia perfecta para los huéspedes, puede enumerar los servicios disponibles con enlaces para hacer reservas en el spa o el restaurante.
Si la aplicación móvil de su hotel tiene funciones de registro de entrada remoto o acceso a la habitación sin llave a través de una solución como OpenKey, también puede incluir enlaces para descargar la aplicación con instrucciones de uso para sacarle el máximo partido. Tener funciones útiles en su aplicación, como registro de entrada móvil, llave móvil, solicitudes de limpieza y otros servicios para huéspedes, le da a los huéspedes una razón más para descargarla y usarla, lo que le permite personalizar su experiencia.
Factura & Información de reserva
Para muchos viajeros, estos correos electrónicos brindan la tranquilidad que tanto necesitan; saben que tienen un lugar para quedarse. Es importante que estén seguros de que han reservado el número correcto de noches, habitaciones, camas, etc., por lo que la información de confirmación debería ocupar habitualmente el centro del escenario.
También puede incluir un número de factura para que los huéspedes lo presenten a su llegada y ayuden a la recepción a encontrar más rápidamente una reserva de huéspedes.
Información de contacto del hotel
Fomente el contacto con los huéspedes y asegúrese de que tengan la información del hotel y de la reserva a mano. Si es apropiado, proporcione correos electrónicos y números de teléfono para cada aspecto de su hotel: recepción, reservas, conserjería, el spa, etc.
Y no olvides animar a tus huéspedes a seguir e interactuar con tu hotel en las redes sociales. Proporcione enlaces a todas sus páginas de redes sociales activas y asegúrese de que los enlaces funcionen. Esta es otra forma de ayudar a construir una relación duradera y proporcionar a su CRM datos más detallados sobre sus invitados, sus vidas y sus preferencias.
Por último, confirme que su marca almacena y utiliza los datos de manera responsable. Si los huéspedes de tu hotel o establecimiento residen en la UE, asegúrate de seguir los protocolos del RGPD.
