Un desafío que encontramos muy a menudo cuando trabajamos por primera vez con nuevos clientes es definir, a un nivel bastante granular, el alcance de un proyecto. A menudo, las organizaciones saben lo que quieren en términos de entregables de proyectos de alto nivel, pero no han llegado al meollo del asunto, ¡pero para eso estamos aquí!
El alcance del proyecto es la parte de la planificación del proyecto que implica determinar y documentar una lista de objetivos específicos del proyecto, entregables, características, funciones, tareas, plazos y, en última instancia, costos. En otras palabras, es lo que se necesita lograr y el trabajo que se debe hacer para entregar un proyecto.
Es importante determinar el alcance al principio del ciclo de vida de un proyecto, ya que puede tener un gran impacto en el cronograma o el costo (o ambos) del proyecto en el futuro.
A continuación se muestra una descripción general de algunos de los procesos clave a seguir para definir el alcance correctamente.
Definir los requisitos del producto
Antes de determinar cuál será el alcance del proyecto, debe tener muy claro cuáles son los requisitos del producto, también conocidos como alcance del producto. En otras palabras, ¿cuáles son las funciones y características requeridas para el sitio web, la aplicación y/o la solución de software a medida que se está desarrollando? ¿Hay algo específico que deba incluirse en el diseño? ¿Debe seguir un conjunto específico de pautas de marca? La lista continúa.
Definir los requisitos del proceso
Los requisitos del proceso describen cómo interactúan las personas con un producto y cómo un producto interactúa con otros procesos empresariales (a menudo existentes). Cuando se analiza cómo se mueven los datos y cómo fluyen las transacciones comerciales de un punto a otro, se describen los requisitos del proceso. Por ejemplo, es necesario detallar los requisitos para las transacciones de facturación dentro de un sitio web, cómo se vinculan dichas transacciones con la facturación y las cuentas, y en qué momento el personal puede ver y alterar el estado de los pedidos.
Involucrar a los interesados correctos
Por supuesto, no hace falta decir que para que un proyecto se entregue con éxito, los interesados correctos de la organización que lo encarga deben participar muy íntimamente en varias etapas del alcance del proyecto. Cuando esto no ocurre, comienzan a hacerse suposiciones (que generalmente son subjetivas) y la confusión de las partes interesadas puede ocurrir a medida que el proyecto avanza.
Identificar las limitaciones
Quizás incluso más importante que lo que está dentro del alcance de un proyecto es lo que está fuera del alcance de un proyecto. A menudo es crucial documentar lo que no se hará, especialmente cuando se trata de desarrollo de software; de lo contrario, la gente asumirá que se ejecutarán ciertas cosas que no se presupuestaron ni se incluyeron en el cronograma del proyecto.
Gestión de cambios
Es natural que partes de cualquier proyecto grande cambien a lo largo del camino. Si bien siempre es mejor evitar el deslizamiento del alcance (una situación en la que una o más partes de un proyecto terminan requiriendo más trabajo), a veces es inevitable debido a la naturaleza cambiante de cualquier negocio. Para evitar desacuerdos y cambios en el alcance de un proyecto por parte de todas las partes interesadas, tanto del lado del cliente como del lado de la agencia, es mejor contar con procesos estrictos de gestión de cambios. Una vez definido el alcance, no debe modificarse sin que se hayan establecido las funciones de gestión del cambio adecuadas, momento en el que se pueden adoptar las medidas adecuadas para hacer frente a los cambios en las necesidades del proyecto.
¡Así que ahí lo tienes! Una guía sencilla para que su proyecto comience correctamente al definir correctamente el alcance de su proyecto. En su propia base, la gestión eficaz del alcance requiere una buena comunicación para garantizar que todos comprendan los requisitos del proyecto y estén de acuerdo exactamente en cómo se cumplirán los objetivos del proyecto. Una vez que tenga esta cama, tendrá los cimientos para comenzar y, con suerte, completar con éxito su proyecto.