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Eine der häufigsten Herausforderungen für Computerbenutzer ist die Datenorganisation. Ich sehe Benutzer mit überladenen Desktops voller einzelner Dateien, Ordner, die dupliziert werden (Desktop und Standard-Home-Verzeichnis), und Benutzer, die Schwierigkeiten haben, ihre eigenen Daten zu finden, was die Inhaltsverwaltung sehr schwierig macht.
In diesem Artikel werde ich einige Richtlinien für die Organisation Ihrer Daten teilen. Ich würde einige Ideen für die Auswahl einer Methode zum Organisieren Ihrer Daten, zum Umgang mit der Ordnerstruktur, zum Freigeben von Dateien für Ihre Familie, zum Verwenden von Laufwerkspartitionen zu Ihrem Vorteil usw. vorschlagen.
Bedeutung der Datenorganisation
Um die Bedeutung der Datenorganisation (oder des Content Managements) zu verstehen und die Dinge in die richtige Perspektive zu rücken, ist es hilfreich, einige Herausforderungen zu berücksichtigen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind. Der Zweck der Weitergabe dieser Informationen an Sie besteht darin, Ihnen zu helfen, den enormen Zeitaufwand zu verstehen, den wir an einem Arbeitstag für die Verwaltung unserer Daten aufgewendet haben, einschließlich des Erstellens, Suchens, Löschens, Teilens, Duplizierens, E-Mail-Versands, Reproduzierens und Aktualisierens von Dokumenten, Bildern, Multimediadateien usw. Jede Woche verbringt ein durchschnittlicher Informationsarbeiter:
- 9.5 stunden Suchen nach Inhalten
- 3,5 Stunden Suchen, aber nicht Finden der Daten
- 3,0 Stunden Neu erstellen
- 2.2 stunden Probleme mit der Dokumentversionierung
Wenn Sie die Zahlen zusammenfassen, werden Sie feststellen, dass sich die Zeit, die Benutzer mit der Inhaltsverwaltung verschwenden, wirklich summieren kann. Wenn eine Organisation beispielsweise 1.000 Mitarbeiter hat und die Mitarbeiter 8,7 Stunden pro Woche damit verbringen, zu suchen, aber nicht zu finden, den Inhalt neu zu erstellen, den sie nicht finden konnten, und sich mit mehreren Versionen desselben Dokuments zu befassen (die letzten drei Balken in der obigen Grafik), kann dies die Organisation über 13 Millionen US-Dollar pro Jahr kosten. Dies kann vermieden werden, indem die Daten besser organisiert und Metadaten zugeordnet werden, sodass sie in Sekundenschnelle leicht gefunden werden können.
Offensichtlich haben Unternehmen viel mehr Ressourcen und Geld als ihre Mitarbeiter. Wenn ihre Mitarbeiter so viel Zeit mit Content Management verschwenden, können Sie sich nur vorstellen, wie die Statistiken für Heimanwender aussehen könnten. Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen mit Content Management zu kämpfen haben, ist die mangelnde Datenorganisation. Aus diesem Grund geben viele Unternehmen Millionen von Dollar aus, um Beratungsunternehmen einzustellen, die ihnen beim Content Management, d. H. Bei der Organisation ihrer Daten, helfen.
Heimanwender, zu denen auch Kleinunternehmer gehören, die von zu Hause aus arbeiten, stehen beim Content Management vor den gleichen Herausforderungen wie Unternehmen, mit der Ausnahme, dass sie über einen kleineren Datensatz verfügen. Die kleinen Unternehmen können es sich oft nicht leisten, IT-Mitarbeiter einzustellen, sodass sie keinen Spezialisten haben, der sie darin schult, ihre Daten zu organisieren und effizienter zu werden. Deshalb habe ich die Heimanwender in meine Zielgruppe aufgenommen, wie ich im nächsten Abschnitt erkläre.
Zielgruppe
Das Ziel dieses Artikels ist es, jedem zu helfen, der mit der Organisation seiner Daten zu kämpfen hat und eine Anleitung verwenden kann. Wenn Sie meinen Vorschlägen und Best Practices folgen, können Sie viel Zeit und Geld sparen. Die Richtlinien in diesem Artikel funktionieren möglicherweise nicht für alle, da, wie sie sagen, eine Größe nicht für alle passt. Ich habe jedoch im Laufe der Jahre buchstäblich Tausende von Studenten und zahlreiche Geschäftskunden ausgebildet. Ich hoffe, Sie werden von meinen Tipps profitieren. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Daten nicht genau so organisieren müssen, wie ich es vorschlage. Sie können Anpassungen vornehmen, je nachdem, was für Sie am besten funktioniert.
Auswählen einer Methode zum Organisieren von Daten
Sollten Sie Daten nach Kategorie, Projekten, Datum oder Benutzer organisieren? Die Antwort ist ja. Es spielt keine Rolle, ob Sie Kategorie, Projekt, Datum, Benutzer oder etwas anderes auswählen, um Ihre Ordnerstruktur zu organisieren. Sie sollten eine Methode auswählen und dabei bleiben, aber es ist in Ordnung, bei Bedarf Ausnahmen zu machen. Denken Sie daran, dies sind Ihre Daten und Sie sind derjenige, der sie finden muss. Wenn Sie Daten anhand einer Kategorie organisieren möchten, z. lebensmittel, dann werden Daten im Zusammenhang mit Lebensmitteln in dieser Ordnerhierarchie gehen. Dazu gehören alle Dinge, die mit dem Essen zu tun haben, wie Bilder, Rezepte, Bücher usw. Wenn es 20 Rezepte gibt, die Ihnen von Ihrer Cousine Rose per E-Mail zugesandt wurden, speichern Sie sie im Food-Ordner und nicht in einem Ordner namens Rose. Wenn Sie Ihre Ordner nach Datum organisieren möchten, können Sie eine Ordnerstruktur verwenden, die auf Jahren und Monaten basiert. Zum Beispiel werden Sie Ordner für Jahre erstellen (2018, 2019, 2020…..). Jedes Jahr kann dann monatelang Unterordner haben (Januar, Februar, März, …..). Möglicherweise benötigen Sie keine separaten Ordner für jeden Monat oder jede Woche, wenn bestimmten Monaten oder Wochen keine Daten hinzugefügt werden müssen. Es liegt ganz an Ihnen, diese Entscheidung zu treffen.
Was Bilder betrifft, können Sie sie mit der Datumskategorie organisieren, wie in der Abbildung unten gezeigt. Verwenden Sie Datum, Monat und Tag getrennt durch Unterstriche. Dies ermöglicht eine einfache Sortierung von Bildern. Wenn Sie Bilder nur dann speichern müssen, wenn sie aufgenommen wurden, müssen Sie nicht für jeden Monat oder jedes Jahr einen Ordner erstellen. Erstellen Sie einfach Ordner, in denen die Bilder aufgenommen wurden.
Bild 1
Umgang mit der Ordnerstruktur
Generell empfehle ich Ihnen, einen Ordner für Ihre Datenhierarchie zu erstellen und sicherzustellen, dass jede einzelne Datendatei auf Ihrem Computer in der Datenhierarchie gespeichert ist. Sie können dann den Ordner der obersten Ebene in Ihrer Hierarchie zum Standardordner für Dokumente in Windows 10 machen. Es spielt keine Rolle, wie Sie den Datenordner der obersten Ebene nennen. In meinem Beispiel werde ich es einfach DATEN nennen. Sie können für bestimmte Ordner Großbuchstaben verwenden, um sie hervorzuheben, wenn Sie möchten. Ihre Ordnerstruktur sollte dann ungefähr so aussehen.
Bild 2
Sie haben verschiedene Kategorien von Ordnern unter DATEN, die Ihre Dateien enthalten. Innerhalb jedes Ordners können Sie mehrere Unterordner haben. Zum Beispiel haben Sie eine Reihe von Ordnern unter Arbeit und die Unterordner können auch zusätzliche Unterordner unter ihnen haben. Ihr Ziel ist es, Ihre Ordner und Dateien so zu organisieren, dass Sie sie schnell finden können. Denken Sie daran, es gibt keine perfekte Ordnerstruktur. Was für Sie funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für jemand anderen.
Ein großer Vorteil der Organisation von Daten auf diese Weise besteht darin, dass Sie, wenn Sie jemals Ihre gesamten Daten in der Cloud oder auf einer externen USB-Festplatte sichern müssen, einfach einen Ordner oben in der Hierarchie an das Ziel ziehen müssen und fertig. Sie werden dies auch hilfreich finden, wenn Sie nach Daten suchen. Markieren Sie einfach den obersten Ordner (z. B. DATEN) und durchsuchen Sie die gesamte Ordnerhierarchie, einschließlich aller Unterordner.
Verwenden Sie den Schnellzugriff für Verknüpfungen zu Ordnern
Windows 10 File Explorer bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Verknüpfung zu Ihren Ordnern für den schnellen Zugriff zu erstellen. Anstatt Ordner auf Ihrem Desktop zu platzieren, können Sie die am häufigsten verwendeten Ordner an den Schnellzugriff anheften (siehe Bild 3 unten). Durch Hinzufügen von Ordnern zum Schnellzugriff erstellen Sie einfach eine Verknüpfung zu dem Ordner, der sich noch an seinem ursprünglichen Speicherort befindet. D:\DATA (siehe Bild 2).
Bild 3
Hinweis Ihre Ordner und einige der Unterordner in Bild 2 sind im obigen Screenshot am Schnellzugriffsbereich angeheftet.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ordner an den Schnellzugriff anzuheften. Methode 1 ist vorzuziehen, aber verwenden Sie Methode 2, wenn es für Sie einfacher ist.
Methode 1
Wählen Sie den Ordner aus, den Sie an den Schnellzugriff anheften möchten, und klicken und ziehen Sie den Ordner in den Schnellzugriffsbereich. Dies ist eine schnellere und einfachere der beiden Methoden.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie einen Ordner in den Schnellzugriff ziehen. Wenn Sie nicht aufpassen, verschieben Sie den Ordner versehentlich in einen anderen Ordner und können ihn nicht mehr in Ihrer Datenhierarchie finden. Dies kann verwirrend und manchmal etwas beängstigend sein, wenn Ihr Ordner verschwindet. Wenn Sie auf einen Ordner klicken und ihn ziehen, warten Sie, bis an der Stelle (siehe Abbildung 4 unten), an der Sie einen Schnellzugriff für den Ordner erstellen möchten, ein horizontaler Balken angezeigt wird, und lassen Sie dann die Maus los. Sie werden auch eine kleine Popup-Box für den schnellen Zugriff mit einem Pfeil daneben bemerken.
Bild 4
Windows 10 zeigt Ihnen eindeutig an, ob Sie einen Ordner verschieben, einen Ordner kopieren oder an den Schnellzugriff anheften. Manchmal, wenn Sie es eilig haben, ist es einfach, nicht auf das Popup-Feld zu achten, das Ihnen sagt, was Sie tun werden.
HINWEIS: Sie können nur Ordner, nicht Dateien, an den Schnellzugriff anheften.
Methode 2
Eine weitere Möglichkeit, Ihren Ordner an den Schnellzugriff anzuheften, besteht darin, den Ordner zu markieren, den Sie anheften möchten. Dadurch wird der Ordner am Ende der Liste hinzugefügt. Sie können den Ordner manuell anklicken und ziehen, um die Liste anzuordnen. Dieser zusätzliche Schritt macht diese Methode etwas langsamer als die erste Methode.
Es gibt keine einfache Möglichkeit, die Elemente im Schnellzugriff alphabetisch zu sortieren.
Dateien mit Ihrer Familie teilen
Wenn Sie Daten mit anderen Familienmitgliedern teilen, müssen Sie eine Strategie haben, wie Sie die Daten teilen. Nicht jeder denkt gleich. Wenn Sie Bilder von Schnee zu Weihnachten speichern möchten, können Sie den Ordner Schnee beschriften. Ihr Ehepartner kann es jedoch in einem Ordner namens Winter ablegen, und Ihr Kind kann es in einem Ordner namens Weihnachten speichern, da es die Bilder von Schnee mit Weihnachten in Verbindung bringt. Es schadet nicht, mit Ihrer Familie zu besprechen, wie Sie die Dateien auf einem gemeinsam genutzten Computer speichern möchten. Wenn Sie die einzige Person sind, die mit Ihren Daten umgehen muss, sind die Dinge relativ einfacher, aber Sie müssen immer noch einen Plan haben und die Daten so organisieren, dass Sie sie leicht finden können.
Befolgen Sie diese Best Practices, wenn Sie mit Dateien und Ordnern arbeiten.
- Verwenden Sie Namen für Dateien und Ordner, die leicht zu erkennen sind.
- Vermeiden Sie die schlechte Angewohnheit, lange Dateinamen als Ersatz für Metadaten zu erstellen.
Metadaten werden unter Datei -> Info in Office-Anwendungen eingetragen. Es enthält die Eigenschaften einer Datei wie Autor, Titel, Kommentare, Status, Kategorien, Betreff, Firma usw. Metadaten werden zum Suchen von Informationen zu einer Datei verwendet. Weil Sie Metadaten in den Dokumenteigenschaften einer Datei (Word, Excel, PowerPoint usw.) eingeben können.), gewöhnen Sie sich an, kurze Namen für Dateien und Ordner zu verwenden. - Vermeiden Sie doppelte Namen.
- Speichern Sie Ihre Daten auf einem anderen Laufwerk als Ihrem Systemlaufwerk C (z. D:\DATA).
Mehr dazu im nächsten Abschnitt. - Verwenden Sie nicht den Standard-Home-Ordner, der auf C:\Users\YourProfileName\Documents.
Während einige Leute Sie ermutigen, den Standardspeicherort zu verwenden, tue ich das nicht. Ihre Daten sollten sich nicht auf dem Systemlaufwerk befinden, auf dem das Betriebssystem installiert ist. Ich diskutiere dies im nächsten Abschnitt ausführlicher. - Vermeiden Sie das Speichern von Dateien auf Ihrem Desktop.
Ihr Desktop sollte mit nur einem Hintergrundbild und nur einer Verknüpfung zu Ihren DATEN sauber sein. Menschen speichern nur Dateien und Ordner auf ihrem Desktop, weil sie das Gefühl haben, sie schnell zu finden, nur um festzustellen, dass sie Probleme haben, sie zu finden, sobald sie ein paar hundert Dateien auf ihren Desktops haben. Erstellen Sie eine Verknüpfung zu einem Ordner auf dem Desktop, der auf Ihren Datenordner verweist. Alle Ihre Dateien sollten sich in der Datenordnerhierarchie befinden. Dies ist der einzige Ordner, den Sie auf Ihrem Desktop benötigen. Wenn Sie nicht aufhören, Dateien auf Ihrem Desktop zu speichern, haben Sie immer Probleme mit der Datenorganisation. - Verschlüsseln Sie das Datenlaufwerk (z. B. Laufwerk D) mit Windows 10 BitLocker, um Ihre Daten zu sichern.
BitLocker ist in Windows 10 Pro und Enterprise Editions enthalten, jedoch nicht in Windows 10 Home. Sie können jedoch Windows 10 Home kostenlos auf Windows 10 Pro aktualisieren, indem Sie den Tipp im nächsten Abschnitt verwenden.
Laufwerkspartitionen zu Ihrem Vorteil verwenden
Als Best Practice empfehle ich, mindestens zwei Partitionen auf Ihrem Computer zu erstellen (es ist in Ordnung, mehr als zwei zu haben, falls erforderlich). Normalerweise wird dies erreicht, wenn Sie das Betriebssystem zum ersten Mal installieren, oder Sie wischen Ihre Festplatte vollständig ab, um eine so genannte Neuinstallation oder Neuinstallation durchzuführen. Wenn Heimanwender jedoch einen neuen Computer von einem großen Anbieter (Lenovo, Dell, HP, Acer usw.) kaufen.), es in der Regel:
- Kommt mit Windows 10 Home vorinstalliert.
- Enthält Tonnen von nutzlosen Dateien, Freeware, Bloatware, Adware, unerwünschte Symbolleisten und potenziell unerwünschte Programme (PUPs). Die Leute darin beziehen sich auf diese nutzlosen Dateien als Müll oder Junk-Software.
- Wird mit nur einer Partition auf Laufwerk C konfiguriert, um die Dinge für die Benutzer einfach zu halten.
Windows 10 Home ist im Grunde eine eingeschränkte Version von Windows 10 Pro. Technisch versierte Einzelpersonen und Geschäftsangestellte verwenden Windows 10 Pro, weil es einige Sicherheits- und Netzeigenschaften anbietet, denen Haus Windows 10 ermangelt.
TIPP: Upgrade von Windows 10 Home auf Windows 10 Pro kostenlos
Sie können Ihr Windows 10 Home kostenlos auf Windows 10 Pro aktualisieren, wenn Sie über einen Product Key für Windows 7 Professional oder Ultimate, Windows 8 / 8.1 Pro oder Windows 10 Pro verfügen. Geben Sie einfach „Aktivierungseinstellungen“ in das Windows-Suchfeld ein, drücken Sie die Eingabetaste, klicken Sie auf Produktschlüssel ändern, und geben Sie den Produktschlüssel für eine Pro-Version einer früheren Windows-Edition ein. Ihr Computer wird auf eine digitale Prolizenz Windows 10 verbessert, die bedeutet, selbst wenn Sie Windows auf diesem Computer neu installieren waren, wird es automatisch aktiviert.
Obwohl neue Computer häufig mit nur einer Partition auf Laufwerk C vorkonfiguriert sind, können Sie mit Windows 10 eine weitere Partition erstellen, ohne von vorne zu beginnen und Ihre ursprüngliche Partition zu löschen. Sie können das in Windows 10 enthaltene Datenträgerverwaltungstool verwenden, um dies zu erreichen. Es gibt andere kostenlose Tools von Drittanbietern, um das gleiche Ziel zu erreichen. Schauen Sie sich meinen Artikel Der einfachste Weg in Windows an, um die Systempartition (Laufwerk C) zu erweitern. Ich diskutiere mehrere Partition Sizing-Tools in diesem Artikel.
Auf der Systempartition (normalerweise Laufwerk C) werden alle Ihre Betriebssystemdateien gespeichert. Durch das Speichern von Daten auf einem anderen Laufwerk (z. B. Laufwerk D) isolieren Sie Ihre Daten von den Systemdateien. Wenn Ihr Betriebssystem jemals abstürzt oder wenn Sie Ihr Betriebssystem aktualisieren, hat dies keinerlei Auswirkungen auf Ihre Daten, da sie sich auf einer anderen Partition befinden. Aber warte, es wird noch besser.
Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, fügen Sie Ihrem Desktop-Computer eine zweite Festplatte hinzu. Im Gegensatz zu Desktop-PCS können Sie einem Laptop nicht einfach ein zweites festes Laufwerk hinzufügen, sondern nur externe Festplatten, USB-Laufwerke usw. Wenn Sie eine zweite Festplatte hinzufügen, können Sie diese als Laufwerk D konfigurieren und dann Ihren Datenordner auf Laufwerk D erstellen. Für alle praktischen Zwecke werden Sie keinen Unterschied zwischen Laufwerk C und Laufwerk D bemerken, obwohl es sich um zwei physisch getrennte Festplatten handelt.
Die meisten Experten möchten ein Betriebssystem nicht einfach aktualisieren, sie möchten ihre Computer sauber wischen und neu beginnen. So installiere ich seit mehreren Jahrzehnten meine neueren Versionen von Betriebssystemen auf Servern und Clientcomputern. Die Neuinstallation hält mein System sauber und schnell. Eine Neuinstallation ist auch erforderlich, wenn Ihr Computer aufgrund eines Festplattenfehlers oder eines nicht wiederherstellbaren Betriebssystemabsturzes abstürzt. Wenn Sie Ihre Daten mit der Standardmethode speichern, die Ihre Daten innerhalb Ihres Benutzerprofils auf der Systempartition (Laufwerk C) speichert, können Sie Ihre Daten verlieren, wenn die Festplatte oder das Betriebssystem ausfällt. Sie können auch einige Ihrer Daten verlieren, wenn Sie in Ihrer Nähe Probleme mit der Stromversorgung haben (z. B. Stromausfälle und Brownouts). Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) kann helfen, dieses Problem zu beheben.
BEST PRACTICE: Verwenden Sie eine zuverlässige Cloud-Datensicherungslösung, um Ihre Dateien im Falle eines Festplattenausfalls, eines Betriebssystemabsturzes oder eines versehentlichen Löschens von Dateien einfach wiederherzustellen.
Wenn Sie Ihre Daten wie oben beschrieben von der Systempartition isolieren, hat selbst ein Systemlaufwerksfehler oder eine Neuinstallation keine Auswirkungen auf Ihre Daten. Da Ihre Daten das Laufwerk nicht mit der Systempartition teilen, die ständig Daten auf Laufwerk C liest und schreibt, ist Ihr Laufwerk D nicht so fragmentiert. Weniger Fragmentierung bedeutet bessere Leistung und schnelleren Zugriff auf Ihre Daten. Eine weitere nette Sache, wenn Sie meiner Empfehlung folgen, ist, dass Sie, wenn Sie jemals einen neuen Computer kaufen, einfach Laufwerk D (ein separates physisches Laufwerk) herausnehmen und auf Ihrem neuen Computer installieren können. Ihre Daten werden alle in Takt sein.
WARNUNG: Wenn Sie Ihre verschlüsselte Festplatte von einem Computer auf einen anderen verschieben, stellen Sie sicher, dass Sie das Laufwerk zuerst entschlüsseln (d. H. BitLocker deaktivieren) und dann verschieben, da Sie sonst nicht auf Ihre Daten zugreifen können. Installieren Sie Ihre Festplatte als Partition D auf dem neuen Computer und verwenden Sie dann erneut BitLocker, um das gesamte Laufwerk zu verschlüsseln. Weitere Informationen finden Sie unter Sichern von Windows 10 mit BitLocker Drive Encryption.
Wenn es um Content Management geht, gibt es zu viel zu reden. Ehrlich gesagt ist es einfach, ein ganzes Buch zu diesem Thema zu schreiben. Hoffentlich helfen Ihnen die wenigen Ideen in diesem Artikel beim Einstieg. Fühlen Sie sich frei, Ihre Ideen mit anderen Lesern zu teilen und Fragen in den Kommentaren unten zu stellen.
Vielen Dank für das Lesen meines Artikels. Wenn Sie Interesse an IT-Beratung & Schulungen haben, wenden Sie sich bitte an mich. Besuchen Sie ZubairAlexander.com für Informationen über meinen beruflichen Hintergrund.