Lyt til indlæg
en af de mest almindelige udfordringer, som computerbrugere ofte står over for, er dataorganisation. Jeg ser brugere med rodede desktops fulde af individuelle filer, mapper, der duplikeres (desktop og standard hjemmekatalog), og brugere, der kæmper for at finde deres egne data, hvilket gør indholdsstyring meget vanskelig.
i denne artikel vil jeg dele nogle retningslinjer for organisering af dine data. Jeg vil foreslå nogle ideer til valg af en metode til at organisere dine data, håndtere mappestrukturen, dele filer med din familie, bruge drevpartitioner til din fordel osv.
vigtigheden af at organisere Data
for at forstå vigtigheden af dataorganisation (eller indholdsstyring) og sætte tingene i perspektiv er det nyttigt at overveje nogle udfordringer, som virksomheder står over for. Formålet med at dele disse oplysninger med dig er at hjælpe dig med at forstå den enorme mængde tid, vi brugte på en arbejdsdag på at administrere vores data, som inkluderer oprettelse, søgning, sletning, deling, duplikering, e-mail, gengivelse og opdatering af dokumenter, billeder, multimediefiler osv. Hver uge bruger en gennemsnitlig informationsmedarbejder:
- 9.5 timer søger efter indhold
- 3,5 timer søger men ikke at finde data
- 3,0 timer genskabe det
- 2.2 timer kæmper med dokumentversionering
når du knuser tallene, vil du opdage, at mængden af tid, brugerne spilder med at håndtere indholdsstyring, virkelig kan tilføje op. For eksempel, hvis en organisation har 1.000 ansatte, og medarbejderne bruger 8,7 timer om ugen på at søge, men ikke finde, genskabe det indhold, de ikke kunne finde, og håndtere flere versioner af det samme dokument (de sidste tre søjler i ovenstående grafik), kan det koste organisationen over $13 millioner dollars om året. Dette kan undgås ved bedre at organisere dataene og knytte metadata til dem, så de let kan placeres på få sekunder.
det er klart, at virksomheder har meget flere ressourcer og penge end deres ansatte. Hvis deres medarbejdere spilder så meget tid med indholdsstyring, kan du kun forestille dig, hvad statistikken kan være for hjemmebrugere. En af hovedårsagerne til, at organisationer kæmper med indholdsstyring, er mangel på dataorganisation. Derfor bruger mange virksomheder millioner af dollars på at ansætte konsulentfirmaer, der hjælper dem med indholdsstyring, dvs.organisere deres data.
hjemmebrugere, som også omfatter ejere af små virksomheder, der arbejder hjemmefra, står over for de samme udfordringer med indholdsstyring som virksomhederne, bortset fra at de har et mindre datasæt. De små virksomheder har ofte ikke råd til at ansætte IT-personale, så de har ikke en specialist, der træner dem, hvordan de organiserer deres data og bliver mere effektive. Derfor har jeg inkluderet hjemmebrugerne i min målgruppe, som jeg forklarer i næste afsnit.
målgruppe
målet med denne artikel er at hjælpe alle, der kæmper med at organisere deres data og kan bruge nogle retningslinjer. Ved at følge mine forslag og bedste praksis kan du spare betydelig tid og penge. Retningslinjerne i denne artikel fungerer muligvis ikke for alle, for som de siger, passer En størrelse ikke til alle. Imidlertid, Jeg har trænet bogstaveligt talt tusinder af studerende og adskillige erhvervskunder gennem årene. Jeg håber du vil drage fordel af mine tips. Husk, at du ikke behøver at organisere dine data nøjagtigt som jeg foreslår. Du kan foretage justeringer baseret på, hvad der fungerer bedst for dig.
valg af en metode til at organisere Data
skal du organisere data baseret på kategori, projekter, dato eller bruger? Svaret er ja. Det betyder ikke rigtig noget, om du vælger Kategori, projekt, dato, bruger eller noget andet for at organisere din mappestruktur. Du skal vælge en metode og holde fast ved den, men det er okay at gøre undtagelser, hvis det er nødvendigt. Husk, dette er dine data, og det er dig, der har brug for at finde dem. Hvis du beslutter at organisere data baseret på en kategori, f. eks. mad, så går data relateret til mad i det mappehierarki. Dette inkluderer alle ting relateret til maden, såsom billeder, opskrifter, bøger osv. Hvis der er 20 opskrifter, der blev sendt til dig af din fætter Rose, skal du gemme dem under Madmappen snarere end en mappe med navnet Rose. Hvis du beslutter at organisere dine mapper baseret på dato, kan du bruge en mappestruktur baseret på år og måneder. For eksempel vil du oprette mapper i årevis (2018, 2019, 2020…..). Hvert år kan derefter have undermapper i flere måneder (januar, februar, marts,…..). Du har muligvis ikke brug for separate mapper for hver måned eller hver uge, hvis der ikke er nogen data, der skal føjes til bestemte måneder eller uger. Det er helt op til dig at træffe den beslutning.
for så vidt angår billeder, kan du organisere dem ved hjælp af datakategorien, som vist på skærmbilledet nedenfor. Brug dato, måned og dag adskilt af understregninger. Dette giver mulighed for nem sortering af billeder. Hvis du kun skal gemme billeder, når de blev taget, er der ikke behov for at oprette en mappe for hver måned eller år. Du skal blot oprette mapper til, hvornår billederne blev taget.
billede 1
håndtering af mappestrukturen
som hovedregel anbefaler jeg, at du opretter en mappe til dit datahierarki og sørger for, at hver enkelt datafil på din computer gemmes i datahierarkiet. Du kan derefter gøre mappen på øverste niveau i dit hierarki til standarddokumentmappen i Vinduer 10. Det betyder ikke noget, hvad du kalder datamappen på øverste niveau. I mit eksempel vil jeg bare kalde det DATA. Du kan bruge store bogstaver til bestemte mapper for at få dem til at skille sig ud, hvis du vil. Din mappestruktur skal derefter se sådan ud.
billede 2
du har forskellige kategorier af mapper under DATA, der indeholder dine filer. Inden for hver mappe kan du have flere undermapper. For eksempel har du en masse mapper under arbejde, og undermapperne kan også have yderligere undermapper under dem. Dit mål er at organisere dine mapper og filer på en måde, så du hurtigt kan finde dem. Husk, der er ikke sådan noget som en perfekt mappestruktur. Hvad der fungerer for dig, fungerer muligvis ikke for en anden.
en stor fordel ved at organisere data på denne måde er, at hvis du nogensinde har brug for at sikkerhedskopiere hele dine data til skyen eller til en ekstern USB-harddisk, skal du blot trække en mappe øverst i hierarkiet til destinationen, og du er færdig. Du vil også finde dette at være nyttigt, når du søger efter data. Bare fremhævet den øverste mappe (f.eks. DATA) og søg i hele mappehierarkiet, som indeholder alle dens undermapper.
brug hurtig adgang til genveje til mapper
vinduer 10 Stifinder giver dig mulighed for at oprette en genvej til dine mapper for hurtig adgang. I stedet for at placere mapper på dit skrivebord, kan du fastgøre de mest anvendte mapper til hurtig adgang (Se billede 3 nedenfor). Ved at tilføje mapper til hurtig adgang opretter du simpelthen en genvej til den mappe, der stadig findes på dens oprindelige placering under D:\DATA (Se billede 2).
billede 3
Bemærk dine mapper og nogle af undermapperne i billede 2 er fastgjort til området hurtig adgang i ovenstående skærmbillede.
der er et par måder at fastgøre mapper til hurtig adgang. Metode 1 er at foretrække, men brug Metode 2, hvis det er lettere for dig.
Metode 1
Vælg den mappe, du vil fastgøre til hurtig adgang, og klik derefter på-og-træk mappen til området hurtig adgang. Dette er hurtigere og lettere af de to metoder.
vær forsigtig, når du trækker en mappe til hurtig adgang. Hvis du ikke er forsigtig, vil du ved et uheld flytte mappen inde i en anden mappe og ikke længere kunne finde den i dit datahierarki. Dette kan være forvirrende og lidt skræmmende på tidspunkter, hvor din mappe forsvinder. Når du klikker og trækker en mappe, skal du vente, indtil den viser en vandret bjælke på det sted (Se billede 4 nedenfor), hvor du vil oprette en hurtig adgang til mappen, og slip derefter musen. Du vil også bemærke en lille popup-Pin-kode til hurtig adgang med en pil ved siden af.
billede 4
vinduer 10 fortæller dig tydeligt, om du flytter en mappe, kopierer en mappe eller fastgør til hurtig adgang. Nogle gange, når du har travlt, er det let ikke at være opmærksom på popup-boksen, der fortæller dig, hvad du skal gøre, så vær forsigtig.
Bemærk: Du kan kun fastgøre mapper, ikke filer, til hurtig adgang.
Metode 2
en anden måde at fastgøre din mappe til hurtig adgang er at fremhæve den mappe, du vil fastgøre, og klik derefter på fanen Startside i Stifinder for hurtig adgang. Dette tilføjer mappen til bunden af listen. Du kan manuelt klikke og trække mappen for at arrangere din liste. Dette ekstra trin gør denne metode lidt langsommere end den første metode.
der er ingen nem måde at sortere emnerne alfabetisk i hurtig adgang, Du skal manuelt arrangere dem.
deling af filer med din familie
hvis du deler data med andre familiemedlemmer, skal du have en strategi for, hvordan du deler dataene. Ikke alle tænker på samme måde. Hvis du vil gemme billeder af sne til jul, kan du vælge at mærke mappen sne. Din ægtefælle kan dog lægge den i en mappe kaldet vinter, og dit barn kan gemme det i en mappe kaldet jul, fordi hun forbinder billederne af sne med jul. Det gør ikke ondt at diskutere med din familie, hvordan du gerne vil gemme filerne på en delt computer. Hvis du er den eneste person, der skal håndtere dine data, er tingene relativt lettere, men du skal stadig have en plan og organisere dataene på en måde, der er let for dig at finde.
Følg disse bedste fremgangsmåder, når du arbejder med filer og mapper.
- brug navne til filer og mapper, der er lette at genkende.
- undgå den dårlige vane med at oprette lange filnavne som erstatning for metadata.
Metadata indtastes under File- > Info i Office-programmer. Det inkluderer egenskaberne for en fil, såsom forfatter, titel, kommentarer, status, kategorier, emne, firma osv. Metadata bruges til at søge efter oplysninger relateret til en fil. Fordi du kan indtaste metadata i dokumentegenskaberne for en fil.), kom i vane med at bruge korte navne til filer og mapper. - undgå dublerede navne.
- Gem dine data på et andet drev end dit systemdrev C (f. eks. D:\DATA).
mere om dette i næste afsnit. - brug ikke standard hjem mappe placering, som peger på C:\Users\YourProfileName\Documents.
mens nogle mennesker opfordrer dig til at bruge standardplaceringen, gør jeg det ikke. dine data bør ikke være på systemdrevet, hvor operativsystemet er installeret. Jeg diskuterer dette mere detaljeret i næste afsnit. - undgå at gemme filer på dit skrivebord.
dit skrivebord skal være rent med kun et tapet og kun en genvej til dine DATA. Folk gemmer kun filer og mapper på deres skrivebord, fordi de føler, at de hurtigt finder dem, kun for at opdage, at når de først har et par hundrede filer på deres desktops, har de problemer med at finde dem. Opret en genvej til en mappe på skrivebordet, der peger på din datamappe. Alle dine filer skal være under data mappehierarkiet. Det er den eneste mappe, du har brug for på dit skrivebord. Hvis du ikke stopper med at gemme filer på dit skrivebord, vil du altid kæmpe med dataorganisation. - Krypter datadrevet (f.eks. drev D) med vinduer 10 BitLocker for at sikre dine data.
BitLocker er inkluderet i Vinduer 10 Pro og Enterprise udgaver, men ikke i Vinduer 10 Hjem. Du kan dog opgradere vinduer 10 Hjem til Vinduer 10 Pro gratis ved hjælp af spidsen i næste afsnit.
brug af Drevpartitioner til din fordel
som en bedste praksis anbefaler jeg at oprette mindst to partitioner på din computer (det er okay at have mere end to, hvis det er nødvendigt). Normalt opnås dette, når du første gang installerer operativsystemet, eller du tørrer din harddisk helt for at gøre det, der er kendt som en frisk installation eller en ren installation. Men når hjemmebrugere køber en ny computer fra en stor leverandør (Lenovo, Dell, HP, Acer osv.), det plejer:
- leveres med vinduer 10 Hjem forudinstalleret.
- indeholder tonsvis af ubrugelige filer, gratis programmer, programmer, uønskede værktøjslinjer og potentielt uønskede programmer (PUP ‘ er). Folk i det henvise til disse ubrugelige filer som skrald eller junk programmel.
- leveres konfigureret med kun en partition på drev C for at holde tingene enkle for brugerne.
vinduer 10 Hjem er dybest set en begrænset version af vinduer 10 Pro. Teknisk kyndige enkeltpersoner og forretningsansatte bruger vinduer 10 Pro, fordi det tilbyder flere sikkerheds-og netværksfunktioner, som vinduer 10 Hjem mangler.
TIP: Opgrader vinduer 10 Hjem til Vinduer 10 Pro Gratis
du kan opgradere dine vinduer 10 Hjem til Vinduer 10 Pro gratis, hvis du har en produktnøgle til Vinduer 7 Professional eller Ultimate, vinduer 8/8.1 Pro eller vinduer 10 Pro. Skriv blot “aktiveringsindstillinger” i søgefeltet, og tryk på Enter, klik på Skift produktnøgle, og indtast produktnøglen for en Pro-version af en tidligere udgave af vinduer. Din computer vil blive opgraderet til en Vinduer 10 Pro digital licens, hvilket betyder, at selvom du skulle geninstallere vinduer på denne computer, aktiveres den automatisk.
selvom nye computere ofte kommer forudkonfigureret med kun en partition på drev C, vinduer 10 giver dig mulighed for at oprette en anden partition uden at starte forfra og tørre din oprindelige partition. Du kan bruge Diskstyringsværktøjet, der er inkluderet i Vinduer 10 for at opnå dette. Der er andre tredjeparts gratis værktøjer til rådighed for at nå det samme mål. Tjek min artikel Den nemmeste måde i vinduer for at udvide systempartitionen (drev C). Jeg diskuterer flere partitionsstørrelsesværktøjer i denne artikel.
systempartitionen (normalt drev C) er, hvor alle dine operativsystemfiler er gemt. Ved at gemme data på et andet drev (f.eks. drev D) isolerer du dine data fra systemfilerne. Hvis dit operativsystem nogensinde går ned, eller hvis du opgraderer dit operativsystem, påvirker det slet ikke dine data, fordi det er på en anden partition. Men vent, det bliver endnu bedre.
hvis du vil gå et skridt videre, skal du tilføje en anden harddisk til din stationære computer. I modsætning til stationær PC kan du ikke let tilføje et andet fast drev til en bærbar computer, Du kan kun tilføje eksterne harddiske, USB-drev osv. Ved at tilføje en anden harddisk kan du konfigurere den som dit drev D og derefter oprette din datamappe på drevet D. Til alle praktiske formål vil du ikke bemærke nogen forskel mellem drev C og drev D, selvom de er to fysisk separate diske.
de fleste eksperter kan ikke lide at opgradere et operativsystem, de kan lide at tørre deres computere rene og starte frisk. Sådan har jeg installeret mine nyere versioner af operativsystemer på servere og klientcomputere i flere årtier. Den friske installation holder mit system rent og hurtigt. Frisk installation er også nødvendig, hvis din computer går ned på grund af en harddiskfejl eller et operativsystemnedbrud, der ikke kan gendannes. Hvis du gemmer dine data ved hjælp af standardmetoden, som gemmer dine data i din brugerprofil på systempartitionen (drev C), kan du miste dine data, når harddisken eller operativsystemet fejler. Du kan også miste nogle af dine data, hvis du har strømproblemer i dit område (f.eks. En uafbrydelig strømforsyning (UPS) kan hjælpe med at afbøde dette problem.
bedste praksis: brug en pålidelig cloud data backup-løsning til nemt at gendanne dine filer i tilfælde af harddiskfejl, operativsystemnedbrud eller utilsigtet sletning af filer.
ved at isolere dine data fra systempartitionen som beskrevet ovenfor, vil selv en systemdrevfejl eller en ny installation ikke have nogen effekt på dine data. Derudover, fordi dine data ikke deler drevet med systempartitionen, som konstant læser og skriver data til drev C, vil dit drev D ikke være så fragmenteret. Mindre fragmentering betyder bedre ydeevne og hurtigere adgang til dine data. En anden god ting ved at følge min anbefaling er, at hvis du nogensinde køber en ny computer, kan du blot tage drev D (som vil være et separat fysisk drev) og installere det på din nye computer. Dine data vil være alle i takt.
advarsel: hvis du flytter din krypterede harddisk fra en computer til en anden, skal du først dekryptere drevet (dvs.slukke for BitLocker) og derefter flytte det, ellers kan du ikke få adgang til dine data. Installer din harddisk som partition D i den nye computer, og brug derefter BitLocker igen til at kryptere hele drevet. For mere information, besøg sikring vinduer 10 med BitLocker Drive kryptering.
når det kommer til indholdsstyring, er der for meget at tale om. Helt ærligt er det nemt at skrive en hel bog om dette emne. Forhåbentlig vil de få ideer i denne artikel hjælpe dig i gang. Du er velkommen til at dele dine ideer med andre læsere og stille spørgsmål i kommentarfeltet nedenfor.
tak for at læse min artikel. Hvis du er interesseret i IT-rådgivning & uddannelsestjenester, bedes du kontakte mig. Besøg Jørgensen.com for information om min faglige baggrund.