Un défi que nous rencontrons assez souvent lorsque nous travaillons pour la première fois avec de nouveaux clients consiste à définir, à un niveau assez granulaire, la portée d’un projet. Souvent, les organisations savent ce qu’elles veulent en termes de livrables de projet de haut niveau, mais elles ne se sont pas attelées aux détails, mais c’est pour cela que nous sommes ici!
La portée du projet est la partie de la planification du projet qui consiste à déterminer et à documenter une liste d’objectifs, de produits livrables, de caractéristiques, de fonctions, de tâches, de délais et, finalement, de coûts spécifiques au projet. En d’autres termes, c’est ce qui doit être réalisé et le travail qui doit être fait pour livrer un projet.
Il est important de déterminer la portée au début du cycle de vie d’un projet, car cela peut avoir un impact considérable sur le calendrier ou le coût (ou les deux) du projet.
Voici un aperçu de certains des processus clés à suivre afin de définir correctement la portée.
Définir les exigences du produit
Avant de déterminer ce qui sera dans la portée du projet, vous devez être très clair sur les exigences du produit, autrement appelées portée du produit. En d’autres termes, quelles sont les fonctions et fonctionnalités requises pour le site web, l’application et / ou la solution logicielle sur mesure en cours de développement? Y a-t-il quelque chose de spécifique qui doit être intégré dans la conception? Doit-il suivre un ensemble spécifique de directives de marque? La liste est longue.
Définir les exigences de processus
Les exigences de processus décrivent comment les personnes interagissent avec un produit et comment un produit interagit avec d’autres processus métier (souvent existants). Lorsque vous discutez de la façon dont les données sont déplacées et de la manière dont les transactions commerciales circulent d’un point à un autre, vous décrivez les exigences du processus. Par exemple, les exigences relatives aux transactions de facturation au sein d’un site Web, la manière dont ces transactions sont liées à la facturation et aux comptes, et à quel moment le personnel peut-il visualiser et modifier le statut des commandes doivent être détaillées.
Impliquer les bonnes parties prenantes
Il va bien entendu de soi que pour qu’un projet soit mené à bien, les bonnes parties prenantes de l’organisation chargée du projet doivent être impliquées de manière très intime aux différentes étapes de la portée du projet. Lorsque cela ne se produit pas, des hypothèses commencent à être formulées (qui sont généralement subjectives) et la confusion des intervenants peut se produire au fur et à mesure que le projet se poursuit.
Identifier les limites
Peut-être encore plus important que ce qui est dans la portée d’un projet est ce qui est hors de portée d’un projet. Il est souvent crucial de documenter ce qui ne sera pas fait, en particulier en ce qui concerne le développement de logiciels – sinon, les gens supposeront que certaines choses doivent être exécutées qui n’ont pas été budgétisées ou incluses dans le calendrier du projet.
Gestion du changement
Il est naturel que certaines parties de tout grand projet changent en cours de route. S’il est toujours préférable d’éviter le fluage de la portée (une situation dans laquelle une ou plusieurs parties d’un projet finissent par nécessiter plus de travail), il est parfois inévitable en raison de la nature changeante de toute entreprise. Afin d’éviter les désaccords et les modifications de la portée d’un projet par toutes les parties prenantes, tant côté client que côté agence, il est préférable d’avoir des processus de gestion du changement stricts en place. Une fois la portée définie, elle ne doit pas être modifiée sans que les fonctions de gestion du changement appropriées aient lieu, à quel moment des mesures appropriées peuvent être prises pour répondre aux exigences changeantes du projet.
Alors voilà ! Un guide simple pour démarrer correctement votre projet en définissant correctement la portée de votre projet. À la base même, une gestion efficace de la portée nécessite une bonne communication pour s’assurer que tout le monde comprend les exigences du projet et s’accorde sur la façon exacte dont les objectifs du projet seront atteints. Une fois que vous avez ce lit, vous avez les fondations pour commencer et, espérons-le, mener à bien votre projet.