Transition d’un Profil Facebook à une Page – Navigation sur les médias sociaux en tant qu’agent public

Les médias sociaux sont un excellent moyen pour les fonctionnaires et les agences gouvernementales de communiquer avec le public. Comme vous le savez peut-être déjà, ces communications sont considérées comme faisant partie du dossier public. Mais saviez-vous que l’utilisation d’un profil Facebook pour partager des informations peut limiter illégalement l’accessibilité de ces communications et restreindre votre capacité à respecter les exigences en matière de documents publics? Si vous faites des affaires officielles, vous devez les mener sur une page officielle. Confus? Tu n’es pas seul. Poursuivez votre lecture pour comprendre la différence et comment utiliser Facebook efficacement et en conformité.

Les profils et les Pages ne sont pas la même chose

Vous devez d’abord comprendre les différences entre un profil Facebook et une Page Facebook. Les gens utilisent souvent ces termes de manière interchangeable, mais ils sont en fait très différents dans la façon dont ils sont accessibles et utilisés. Un profil représente une personne individuelle, a des amis et a la capacité de montrer du contenu à certaines personnes tout en le cachant aux autres. Une Page représente une entité telle qu’une entreprise, un gouvernement ou une fonction publique. Les pages sont publiques par conception, et le contenu des pages peut être consulté par n’importe qui, même ceux qui n’ont pas de compte Facebook.

La principale différence ici est de savoir qui peut voir et accéder au contenu. La visibilité des publications de profil est souvent limitée aux Amis de ce Profil et peut être limitée à des Amis spécifiques. Les publications sur les pages peuvent être consultées par n’importe qui. La seule façon de rendre une Page privée est de la dépublier complètement. Facebook limite également les types de contenu pouvant être capturés et archivés sur un profil, ce qui peut rendre presque impossible le respect des demandes de documents publics liées aux commentaires ou aux messages privés, qui sont tous deux considérés comme des documents publics dans la plupart des États.

D’autre part, les pages permettent l’accès et l’archivage publics des publications, des commentaires, des réponses aux commentaires, des photos, des vidéos, des vidéos en direct, des messages directs, etc. Tout le monde peut voir les publications de la page, même celles qui n’ont pas de compte Facebook, et le nombre de personnes pouvant suivre une page n’est pas limité.

La transition de votre Profil vers une Page présente des avantages supplémentaires au-delà de la conformité :

Les avantages de l’utilisation d’une Page pour les communications officielles vont au-delà de l’accès public et de la responsabilité. La gestion des pages est également plus facile pour vous et votre organisation:

• Vous pouvez attribuer des rôles de page appropriés à d’autres utilisateurs de votre organisation pour partager facilement la responsabilité de la maintenance des pages. Un profil représente une personne et ne peut pas être géré par d’autres sans connexions partagées risquées.
• Vous pouvez transférer en douceur la gestion de votre Page lorsqu’il y a un roulement d’employés ou de bureaux.
• Vous pouvez configurer des réponses automatiques pour les questions fréquemment posées reçues via des messages Facebook.
• Vous pouvez voir quels messages génèrent le plus d’engagement et les informations démographiques de vos visiteurs à l’aide des fonctionnalités de gestion de page et de reporting.
• Vous pouvez épingler les publications en haut de votre timeline pour vous assurer qu’elles restent en tête des préoccupations de vos abonnés (vous ne pouvez pas le faire sur un profil).
• Vous pouvez toujours garder votre profil! Engagez-vous simplement à l’utiliser pour votre vie personnelle et non pour vos affaires officielles.

Vous pouvez créer une Page en quelques minutes

Alors, que faites-vous si vous avez déjà un suivi sur votre Profil, mais que vous reconnaissez maintenant la nécessité de mettre vos pratiques de communication en conformité et de profiter des avantages supplémentaires de l’utilisation d’une Page? Facebook n’offre plus de solution en un clic pour convertir un profil en Page, mais vous pouvez suivre ces quatre étapes simples pour créer une Page et inviter vos amis à la suivre.

Comment créer une page:

1. Connectez-vous au profil Facebook que vous souhaitez convertir et cliquez sur Créer une page.
2. Entrez quelques informations de base sur votre Page: nom, catégorie et description facultative.
3. Passez en revue vos sélections et cliquez sur Créer une page.
4. Invitez vos amis à aimer ou à suivre votre nouvelle Page.

Que se passe-t-il ensuite?

• Lorsque vous cliquez sur Créer une page, votre profil reste intact, mais vous aurez désormais également une Page.
• Les amis que vous avez invités seront informés de la nouvelle Page.

Former les utilisateurs à interagir avec votre Page au lieu de votre Profil

Maintenant que vous avez terminé les étapes mécaniques, vous devrez aller un peu plus loin pour vous assurer que votre Page est adoptée par vos électeurs. Vos amis et abonnés ont été automatiquement avertis pendant le processus de conversion, voici donc quelques conseils supplémentaires pour effectuer une transition en douceur d’un profil personnel à une page officielle:

• Créez un message sur votre profil annonçant le changement et invitant les abonnés à s’engager avec la nouvelle Page à l’avenir. Assurez-vous d’inclure un lien vers la nouvelle page.
• Créez une réponse prédéfinie que vous pouvez utiliser pour répondre aux messages officiels envoyés à votre profil, en dirigeant le messager vers votre page. Bien que vous ne puissiez pas configurer de répondeurs automatiques sur un profil, vous pouvez l’enregistrer dans n’importe quelle application de texte pour un accès facile. Voici un exemple :
  • « Salut! Pour promouvoir la transparence et me conformer à la loi sur les archives publiques, je répondrai uniquement aux messages concernant les affaires publiques via ma page officielle. Veuillez me contacter ici:
• Créez un message épinglé sur votre Page expliquant le changement (prenez crédit pour votre transparence!)
• Mettez à jour le nom, la photo de profil et les détails de votre nouvelle page. Ceux-ci sont copiés à partir du Profil et peuvent devoir être mis à jour pour votre profil.
• Si le Profil que vous venez de convertir était un compte fictif, assurez-vous d’ajouter votre profil réel en tant qu’administrateur sur la nouvelle Page pour éviter d’en perdre l’accès (voir l’avis Facebook: Comptes fictifs pour plus de détails).
• Si vous avez besoin d’aide en cours de route, Facebook pour le gouvernement, la politique & Le plaidoyer en Amérique du Nord peut vous aider!

Cela vaut votre temps, et c’est la loi!

En tant qu’agent public, répondre aux électeurs est une partie essentielle de votre travail. Il est de votre responsabilité de le faire de manière transparente et consignée. Utiliser correctement Facebook vous protégera des risques juridiques et vous aidera à atteindre les personnes que vous servez. Si vous avez besoin d’aide, consultez les ressources supplémentaires ci-dessous ou contactez-nous.

Intéressé par des ressources supplémentaires pour les agents publics sur les médias sociaux? Consultez notre webinaire en replay,  » Les médias sociaux pour les élus : ce qui est personnel & ce qui est public » et apprenez-en plus sur notre logiciel d’archivage Facebook.