någon gång i din karriär har du missat ett e-postmeddelande du borde ha fått. Kanske var det en RFP du väntade på, en faktura du hade letat efter, eller helt enkelt ett hej från en branschkollega.
sannolikt hittade du det här meddelandet senare i en skräppostmapp, i karantän eller värre, du såg aldrig meddelandet alls. Det är inte bara frustrerande att missa dessa e-postmeddelanden, men det kan också påverka ditt företags resultat.
vi får det. Det kan vara pinsamt när du inser att du aldrig svarade på en kollega, och det är krossande att missa en värdefull affärsmöjlighet eftersom du faktiskt inte såg memo.
i den här insikten förklarar vi hur och varför en e-postklient eller ISP (dvs. Outlook) filtrerar e-post och hur det håller våra företag säkra. Vi kommer också att diskutera de främsta orsakerna till att e-postmeddelanden flaggas som skräppost och de steg du och ditt IT-team kan göra för att öka sannolikheten för att viktiga e-postmeddelanden dyker upp i din primära inkorg.
men kunskap är makt, och vi vill visa dig vad andra organisationer gör för att bättre skydda sig från cyberattacker via e-post, så att du kan vidta liknande åtgärder för att säkra ditt företag.
hur e-postfiltrering fungerar
Spam fakta: 91% av cyberbrott börjar med ett e-postmeddelande.
den här saken vi kallar spam, oönskad och oönskad skräppost, står för mer än en fjärdedel av all e-posttrafik. Så det är viktigt att din Internetleverantör har verktyg för att hålla skräppost i schack. Din Internetleverantör vill hålla ditt företag säkert och dina inkorgar så skräppostfria som möjligt.
varje e-post som kommer i din inkorg går igenom en filtreringsprocess som granskar den för legitimitet och eventuella skadliga signaler. Om e-postmeddelandet inte passerar filtreringsprocessen placeras det på en av två platser: din skräppostmapp eller din karantänmapp om den är skadlig.
även om endast en av hundra e-postmeddelanden är skadliga, tar det bara en för att skicka din organisation spiral i en frenesi. Det är en riktigt bra sak att de flesta av dessa e-postmeddelanden filtreras bort innan du någonsin ser dem!
innan du når din inkorg måste varje meddelande passera genom tre olika uppsättningar av kriteriefilter med din Internetleverantör. Dessa kriterier är:
- delar av e – postmeddelandet-det faktiska innehållet i e-postmeddelandet utvärderas för att avgöra om något i e-postmeddelandet verkar olagligt eller skadligt.
- avsändarens domän rykte-poängen som din ISP ger avsändarens domän är baserad på faktorer som spam klagomål priser och avvisningsfrekvens.
- ditt engagemang med meddelandet – din handling eller passivitet med ett e-postmeddelande indikerar för din Internetleverantör om du är nöjd med att ta emot e-postmeddelandet.
Låt oss ta ett djupare dyk i vart och ett av dessa filter och hur leverans av e-postmeddelanden påverkas.
den främsta orsaken e-postmeddelanden flaggas som Spam
delar av e-postmeddelandet.
om du hittar ett e-postmeddelande i din skräppostmapp som inte borde vara där kan det mycket väl bero på att det enskilda e-postmeddelandet utlöste en av dessa vanliga triggers:
- det finns för många bilder i e-postmeddelandet.
- e-postmeddelandet använder SPAM trigger ord (fantastiska, avbryta när som helst, grattis, garanti, etc.).
- e-postmeddelandet innehåller ingen fysisk adress.
- det finns för många bilagor i e-postmeddelandet.
denna filtreringsnivå bestämmer i huvudsak om innehållet i e-postmeddelandet är önskat eller oönskat.
avsändarens domän rykte
varje IP-adress är betygsatt av varje ISP, så om den IP-adressen har flaggats för spam, bedräglig aktivitet eller virus, kommer alla e-postmeddelanden från den domänen att flaggas också.
dessutom tittar Internetleverantörer på domännivåautentisering för att säkerställa att e-postmeddelandet faktiskt skickas från vem det säger att det skickas från. Denna granskningsnivå tittar inte på innehållet i e-postmeddelandet.
ditt engagemang med meddelandet
Internetleverantörer lär sig ständigt av dina handlingar — hur du gör och inte interagerar med de e-postmeddelanden du får. Har du någonsin märkt att om du omedelbart tar bort marknadsföringsemail från ett företag som du inte är intresserad av, kommer du sluta se dessa e-postmeddelanden efter ett tag? Dessa e-postmeddelanden har inte försvunnit i tunn luft, de kommer fortfarande till dig, men din Internetleverantör har lärt sig att du inte vill ha dem och placerat dem i din skräppostmapp.
vanliga triggers för detta filter är:
- klicka på spam-knappen på ett meddelande i inkorgen
- öppna eller klicka på ett meddelande
- aktivera bilder
- vidarebefordra ett meddelande
vad du kan göra för att förbättra leverans av e-post
de primära faktorerna för leverans av e-post baseras på avsändarens åtgärder och ISP-inställning men det finns är en handfull saker som du och ditt IT-team kan göra för att förbättra e-postleverans inom din organisation.
om du använder Outlook, här är några tips för att säkerställa framtida leverans från avsändare som för närvarande flaggas felaktigt.
- klicka på ”inte spam” i ett e-postmeddelande i skräppostmappen från en betrodd källa eller flytta den till inkorgen.
- Lägg till avsändarens e-postadress i dina kontakter. E-postmeddelanden från den avsändaren ska inte markeras som skräppost i framtiden.
- Lägg till betrodda avsändare i listan” Säkra avsändare och domäner” för att förhindra att Outlook någonsin skickar e-post från dem till ditt spamfilter.
- fråga din IT-avdelning hur du kan se e-postmeddelanden i karantän som har skickats till dig.
din IT-avdelning ska kunna se till att dina brevlådor är korrekt inställda. Olika brevlådor tjänar olika behov och bör anpassas för att möta dessa behov.
för att se till att du får alla dina brevlådor korrekt inställda, här är några frågor att ställa ditt IT-team:
- Vad är syftet med E-postströmmen? Vilken affärsprocess stöder den? Är det för supportbiljetter, försäljning, marknadsföring?
- vilken tjänst eller server kommer att skicka e-postmeddelandet?
- kommer brevlådan att användas för att svara på meddelanden, eller kommer det att vara en adress utan svar? Kommer brevlådan att delas eller kommer den att vara för bara en användare? Krävs en licens?
- måste domänen vara ”e-postaktiverad” inom klientens primära e-postplattform (dvs. inom exchange online)?
- Vem är den viktigaste kontaktpunkten för e-postströmmen (särskilt om strömmen är värd för en 3: e part)?
e-post kanske aldrig är perfekt och tyvärr kanske vi inte kan hålla varje e-post ur skräpmappar. Men förhoppningsvis kommer tipsen i den här artikeln att hjälpa dig att göra dina inkorgar effektivare, så att du inte missar de riktigt viktiga e-postmeddelandena!
behöver du hjälp med att se till att din ISP är korrekt inställd? Prata med en Lazorpoint-expert idag.